BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. hotel, dan pemesanan paket tour. Pembentukan Prima Vacation didirikan oleh

Transkripsi

1 28 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Prima Vacation merupakan sebuah perusahaan jasa yang bergerak di bidang pariwisata yang melayani pemesanan tiket pesawat, pemesanan kamar hotel, dan pemesanan paket tour. Pembentukan Prima Vacation didirikan oleh Martono Thio selaku Direktur Utama pada tahun 2004 di Jakarta. Berikut adalah gambaran umum Prima Vacation : Nama Pengusaha Alamat Pengusaha : Martono Thio : Wisma Sejahtera Suite 1 G Jalan Letjen. S. Parman Kav.75 Kecamatan Palmerah Jakarta Barat Nama Perusahaan Jenis/Bidang Usaha Status Usaha : Prima Vacation : Biro Perjalanan Wisata : Hak Milik Pada awalnya Prima Vacation hanya melayani tujuan wisata domestik saja, dan selanjutnya pada tahun 2005 perusahaan ini mengembangkan tujuan wisata hingga ke luar negeri. Proses terus berjalan hingga akhirnya pemilik memutuskan untuk mensahkan perusahaan ini dengan membuat akta izin tetap usaha pariwisata pada tanggal 15 Juli 2004, dengan berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Pariwisata Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dengan SK PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA RI NO.1075/2004.

2 29 Sehubungan dengan tekad menjadi penyedia jasa perjalanan dan wisata yang berkualitas, Prima Vacation selalu mengutamakan peningkatan kualitas manajemen layanan (service quality) melalui peningkatan kualitas sumber daya manusia dan kemudahan administrasi serta pelaporan yang lengkap. Selain menangani bidang Ticketing, inbound/outbond Tours dan dokumen perjalanan, Prima Vacation juga menyediakan paket kegiatan umroh, holyland, dan meetings. Sistem yang diterapkan dalam Prima Vacation masih dapat dikatakan semi manual atau kurang terkomputerisasi sehingga kurang mendukung kegiatan operasional.saat ini Prima Vacation memiliki 8 orang karyawan yang mana terdapat bagian-bagian fungsional seperti,, Keuangan, dan Manager.

3 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Prima Vacation STRUKTUR ORGANISASI Prima Vacation Direktur Manager Manager Manager Manager Keuangan Keuangan Gambar 3.1 Struktur organisasi Prima Vacation Sumber : Prima Vacation, Visi dan Misi Visi Perusahaan Memasuki era perdagangan bebas yang dimulai pada tahun 2003 dimana Asean Free Trade Area (AFTA) akan berlaku, maka perusahaan perlu menyatakan visi agar mapu menghadapi dan memenangkan persaingan

4 31 tersebut. Visi perusahaan adalah memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen dan menjadi salah satu perusahaan perjalanan yang akan melakukan usaha terbaik bagi konsumen. Visi ini harus menjadi bagian bagi setiap jajaran perusahaan Misi Perusahaan Misi perusahaan sesuai dengan yang terkandung dalam akte pendirian Prima Vacation adalah memberikan kepuasan pelayanan yang terbaik bagi konsumen dalam bidang jasa perjalanan, dengan suatu pelayanan yang profesional sehingga dapat dapat menjanjikan kualitas pelayanan terbaik bagi konsumen. Dalam mendukung misi tersebut Prima Vacation bertekad untuk : Meningkatkan kuantitas penjualan dan kualitas pelayanan untuk mendapatkan keuntungan melalui peningkatan efisiensi dan efektivitas. Selalu memperlakukan dengan baik pelanggan dan rekanan seperti halnya Prima Vacation sendiri ingin diperlakukan. Secara aktif mengejar kesempatan yang ada dipasar untuk dapat dikuasai. Menciptakan lingkungan kerja yang mendorong dan menghargai perkembangan kesejahteraan yang baik sesuai dengan kontribusinya terhadap perusahaan. Memberikan keuntungan yang layak bagi para pemegang saham

5 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Direktur Tugas Pokok : Menerapkan kebijakan pokok perusahaan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : - Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan seluruh karyawan dan bawahan. - Bertanggung jawab atas segala bentuk kinerja para karyawan. - Bersama Manager membuat perencanaan perusahaan. - Menganalisa dan mengototisasi laporan. 2. Manager Tugas Pokok : Mengelola proses kegiatan terjadwal yang sedang berjalan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : - Bertanggung jawab langsung kepada direktur utama yang merupakan pimpinan perusahaan. - Mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan secara umum. - Memeriksa Daily Report. - Menerima dan memberhentikan karyawan.

6 33 3. Tugas Pokok : Menangani proses pemesanan tiket, hotel dan paket tour. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : - Bertanggung jawab langsung kepada Manager. - Menangani proses reservasi terhadap pemesanan tiket, hotel,dan paket tour. - Berhubungan langsung dengan rekanan - Mencetak Voucher 4. Keuangan Tugas Pokok : Melayani pembayaran, mengelola semua proses bisnis yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan membuat laporan Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : - Bertanggung jawab langsung kepada Manager. - Melayani pembayaran. - Bertanggung jawab membuat Invoice. - Mengecek pembayaran dari pelanggan sesuai dengan Invoice. - Mengeluarkan kas atau biaya perjalanan. - Bertanggung jawab mengola keuangan. - Membuat Daily Report.

7 34 5. Tugas Pokok : Melayani pemesanan. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : - Bertanggung jawab langsung kepada Manager. - Menerima dan melayani pelanggan. - Bertanggung jawab mencatat data pelanggan dan data pemesanan. - Membuat Data Booking Card - Mengarsip Invoice rangkap 2 - Memastikan Tiket, Voucher dan Invoice sampai ditangan pelanggan.

8 Sistem yang Berjalan Prosedur Sistem yang Berjalan Pemesanan Tiket Proses bisnis pemesanan tiket pada Prima Vacation dimulai ketika pelanggan menghubungi melalui telepon, fax, , atau dapat datang langsung ke kantor. Pertama, akan mendata pelanggan dengan meminta identitas diri pelanggan sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk/Passport dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Selanjutnya akan mendata pemesanan dengan menanyakan kota/negara tujuan penerbangan, tanggal keberangkatan dan tanggal kembali. Namun apabila pelanggan sudah pernah melakukan pemesanan sebelumnya, pelanggan tidak perlu didata kembali, akan mengecek data pelanggan di pembukuan data pelanggan. Kemudian akan mencatat data pelanggan dan pemesanan tersebut ke dalam data booking card dan memberikannya ke. Setelah menerima data booking card, akan mengecek ketersediaan tiket melalui ABACUS. Jika tiket tersedia, maka akan mencatat kode booking sementara ke dalam data booking card dan akan mengkonfirmasikan status ketersediaan tiket ke pelanggan dan menginformasikan hari dan jam keberangkatan serta harga tiket. Kemudian pelanggan akan memilih hari dan jam keberangkatan sesuai keinginan. Sebelum melakukan reservasi tiket, akan mengkonfirmasikan persetujuan pelanggan kembali. Bila pelanggan setuju, maka akan segera melakukan reservasi tiket via reservation computer system (melalui ABACUS). Setelah itu

9 36 akan menginformasikan Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran. Kemudian Keuangan akan menghitung total pembayaran dan membuat Invoice 3 rangkap: Rangkap 1: putih, untuk Rangkap 2: merah, untuk Rangkap 3: biru, untuk diarsip Setelah itu Keuangan akan menginformasikan total pembayaran serta menjelaskan cara pembayaran ke pelanggan. dapat melakukan pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer. Apabila pembayaran via cash maka pelanggan akan memberikan sejumlah uang ke Keuangan. Apabila pembayaran via debit card maka Keuangan akan meminta debit card pelanggan dan menggesekkan debit card pada mesin debit card, lalu Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin debit card dan pelanggan akan memasukkan nomor pin debit card yang kemudian mesin debit card akan mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: Rangkap 1: Diberikan kepada pelanggan Rangkap 2: Disimpan oleh Keuangan Apabila pembayaran via credit card maka Keuangan akan meminta credit card pelanggan dan menggesekkan credit card pada mesin credit card, lalu Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin credit card yang kemudian mesin credit card akan

10 37 mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: Rangkap 1: Diberikan kepada Rangkap 2: Disimpan oleh Keuangan Bila pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan via transfer, maka pelanggan akan melakukan transfer uang melalui ATM ke dalam nomor rekening Prima Vacation dan mengirimkan bukti transfer melalui fax atau ke Keuangan. Kemudian Keuangan akan mencocokkan uang yang diterima dengan Invoice. Setelah transaksi pembayaran selesai, maka akan mencetak tiket lalu mengkonfirmasikan kepada untuk pengambilan tiket. Kemudian akan menyerahkan tiket dan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pembayaran ke pelanggan. Tiket dapat diambil langsung oleh pelanggan ataupun dapat dikirim melalui atau menggunakan jasa delivery ke alamat pelanggan. Setiap akhir jam kerja Keuangan akan membuat Daily Report berdasarkan Invoice yang berisi transaksi pemesanan tiket dan pembayaran yang didapat dari setiap transaksi. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan ke Manager untuk diperiksa, setelah itu Manager akan memberikan laporan yang telah diperiksa tersebut ke Direktur Pemesanan Hotel Proses bisnis pemesanan hotel pada Prima Vacation dimulai ketika menghubungi melalui telepon, fax, , atau dapat datang langsung ke kantor. Pertama, akan mendata pelanggan

11 38 dengan meminta identitas diri pelanggan sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk/Passport dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Selanjutnya akan mendata pemesanan dengan menanyakan kota/negara tujuan penginapan, tanggal check in dan check out. Namun apabila pelanggan sudah pernah melakukan pemesanan sebelumnya, pelanggan tidak perlu didata kembali, akan mengecek data pelanggan di pembukuan data pelanggan. Kemudian akan mencatat data pelanggan dan pemesanan tersebut ke dalam data booking card dan memberikannya ke. Setelah menerima data booking card, akan mencari hotel melalui system online, lalu memberikan beberapa pilihan hotel kepada untuk diberikan ke pelanggan. Kemudian akan memilih hotel berdasarkan tipe kamar dan harga yang sesuai dengan keinginan. Lalu akan mengecek ketersediaan kamar hotel via atau telepon ke Partner Hotel. Jika kamar tersedia, maka akan mengkonfirmasikan status ketersediaan kamar ke pelanggan. Sebelum melakukan reservasi hotel, akan mengkonfirmasikan persetujuan pelanggan kembali. Bila pelanggan setuju, maka akan segera melakukan reservasi hotel via reservation computer (melalui MGholiday). Setelah itu akan menginformasikan Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran. Kemudian Keuangan akan menghitung total pembayaran dan membuat Invoice 3 rangkap: Rangkap 1: putih, untuk pelanggan Rangkap 2: merah, untuk

12 39 Rangkap 3: biru, untuk diarsip Setelah itu Keuangan akan menginformasikan total pembayaran serta menjelaskan cara pembayaran ke. dapat melakukan pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer. Apabila pembayaran via cash maka akan memberikan sejumlah uang kepada Keuangan. Apabila pembayaran via debit card maka Keuangan akan meminta debit card pelanggan dan menggesekkan debit card pada mesin debit card, lalu Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin debit card dan pelanggan akan memasukkan nomor pin debit card yang kemudian mesin debit card akan mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh dan akan diserahkan dengan perincian: Rangkap 1: Diberikan kepada pelanggan Rangkap 2: Disimpan oleh Keuangan Apabila pembayaran via credit card maka Keuangan akan meminta credit card pelanggan dan menggesekkan credit card pada mesin credit card, lalu Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin credit card yang kemudian mesin credit card akan mencetak Bukti Struk Pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: Rangkap 1: Diberikan kepada Rangkap 2: Disimpan oleh Keuangan Bila pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan via transfer, maka pelanggan akan melakukan transfer uang melalui ATM ke dalam nomor rekening Prima Vacation dan mengirimkan bukti transfer melalui fax atau

13 40 ke Keuangan. Kemudian Keuangan akan mencocokkan uang yang diterima dengan Invoice. Setelah transaksi pembayaran selesai, maka akan mencetak Voucher hotel lalu mengkonfirmasikan kepada untuk pengambilan Voucher hotel. Voucher hotel digunakan pelanggan untuk check in dan check out. Kemudian akan menyerahkan Voucher hotel dan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pembayaran ke pelanggan. Voucher hotel dapat diambil langsung oleh pelanggan ataupun dapat dikirim melalui atau menggunakan jasa delivery ke alamat pelanggan. Setiap akhir jam kerja Keuangan akan membuat Daily Report berdasarkan Invoice yang berisi transaksi pemesanan hotel dan pembayaran yang didapat dari setiap transaksi. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan ke Manager untuk diperiksa, setelah itu Manager akan memberikan laporan yang telah diperiksa tersebut ke Direktur Pemesanan Paket Tour Proses bisnis pemesanan paket tour pada Prima Vacation dimulai ketika menghubungi melalui telepon, fax, , atau dapat datang langsung ke kantor. Pertama, akan mendata pelanggan dengan meminta identitas diri pelanggan sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk/Passport dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Selanjutnya akan mendata pemesanan dengan menanyakan kota/negara tujuan tour, tanggal keberangkatan dan kembali. Namun apabila pelanggan sudah pernah melakukan pemesanan sebelumnya, pelanggan tidak perlu didata kembali, akan mengecek data pelanggan di pembukuan data pelanggan.

14 41 Kemudian akan mencatat data pelanggan dan pemesanan tersebut ke dalam data booking card dan memberikannya ke. Setelah menerima data booking card, akan memberikan beberapa pilihan paket tour yang ditawarkan dari Partner Tour kepada untuk diberikan ke pelanggan. Setiap paket tour berisi keterangan tujuan tour, tanggal keberangkatan dan kembali, kegiatan yang sudah terjadwal, harga, dan minimal peserta yang mengikuti tour. Biasanya Partner Tour memberi ketentuan peserta yang akan mengikuti tour minimal berjumlah 15 orang. Bila jumlah pelanggan tidak sampai 15 orang, maka akan digabungkan dengan lain yang memilih paket tour yang sama. Namun jika berupa group dengan jumlah peserta yang banyak, biasanya mereka tidak mau digabung dengan peserta lain. Kemudian pelanggan akan memilih paket tour yang sesuai dengan keinginan. Lalu akan mengecek ketersediaan paket tour via atau telepon ke Partner Tour. Jika paket tour tersedia, maka akan mengkonfirmasikan status ketersediaan paket tour ke pelanggan. Sebelum melakukan reservasi paket tour, akan mengkonfirmasikan persetujuan pelanggan kembali. Bila pelanggan setuju, maka akan segera melakukan reservasi paket tour. Kemudian akan menghubungi Partner Tour untuk menginformasikannya adanya pemesanan dan mengirimkan data booking card melalui atau fax ke Partner Tour. Setelah itu akan menginformasikan Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran. Kemudian Keuangan akan menghitung total pembayaran dan membuat Invoice 3 rangkap:

15 42 Rangkap 1: putih, untuk pelanggan Rangkap 2: merah, untuk Rangkap 3: biru, untuk diarsip Setelah itu Keuangan akan menginformasikan total pembayaran serta menjelaskan cara pembayaran ke pelanggan. Apabila yang melakukan transaksi pembayaran untuk pemesanan paket tour merupakan group atau perusahaan, maka pihak group atau perusahaan diberi kebijakan untuk melakukan pembayaran 50% dari total pembayaran (deposit). dapat melakukan pembayaran via cash, debit card, credit card, dan transfer. Apabila pembayaran via cash maka pelanggan akan memberikan sejumlah uang kepada Keuangan. Apabila pembayaran via debit card maka Keuangan akan meminta debit card pelanggan dan menggesekkan debit card pada mesin debit card, lalu Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin debit card dan pelanggan akan memasukkan nomor pin debit card yang kemudian mesin debit card akan mencetak bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: Rangkap 1: Diberikan kepada pelanggan Rangkap 2: Disimpan oleh Keuangan Apabila pembayaran via credit card maka Keuangan akan meminta credit card pelanggan dan menggesekkan credit card pada mesin credit card, lalu Keuangan akan memasukkan nominal pembayaran ke dalam mesin credit card yang kemudian mesin credit card akan mencetak

16 43 bukti struk pembayaran dua rangkap yang akan diotorisasi oleh pelanggan dan akan diserahkan dengan perincian: Rangkap 1: Diberikan kepada Rangkap 2: Disimpan oleh Keuangan Bila pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan via transfer, maka pelanggan akan melakukan transfer uang melalui ATM ke dalam nomor rekening Prima Vacation dan mengirimkan bukti transfer melalui atau fax ke Keuangan. Kemudian Keuangan akan mencocokkan uang yang diterima dengan Invoice. Setelah transaksi pembayaran selesai, maka akan mencetak Voucher tour lalu mengkonfirmasikan kepada untuk pengambilan Voucher tour. Voucher tour digunakan pelanggan untuk mengikuti tour. Kemudian akan menyerahkan Voucher tour dan Invoice rangkap 1 sebagai bukti pembayaran ke pelanggan. Voucher tour dapat diambil langsung oleh pelanggan ataupun dapat dikirim melalui atau menggunakan jasa delivery ke alamat pelanggan. Setiap akhir jam kerja Keuangan akan membuat Daily Report berdasarkan Invoice yang berisi transaksi pemesanan paket tour dan pembayaran yang didapat dari setiap transaksi. Kemudian laporan tersebut akan diserahkan ke Manager untuk diperiksa, setelah itu Manager akan memberikan laporan yang telah diperiksa tersebut ke Direktur.

17 Rich Picture Rich Picture Pemesanan Tiket Gambar 3.2 Rich Picture Pemesanan Tiket

18 Rich Picture Pemesanan Hotel Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan Hotel

19 Rich Picture Pemesanan Paket Tour Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Paket Tour

20 Identifikasi Event/Event Table Event Table Pemesanan Tiket No Event Internal agent 1 Melayani Pemesanan Tiket 2 Melakukan Pengecekan Ketersediaan Tiket 3 Mengkonfirma sikan Status Ketersediaan Tiket Start when pelanggan melakukan pemesanan tiket menerima data booking card menerima informasi ketersediaan tiket dari Activity Mendata dan pemesanan Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card Memberikan data booking card ke Menerima data booking card Melakukan pengecekan ketersediaan tiket melalui ABACUS Mencatat kode booking sementara ke dalam data booking card Menginformasikan status ketersediaan tiket ke Menerima informasi status ketersediaan tiket Mengkonfirmasikan status ketersediaan tiket ke pelanggan Menginformasikan hari dan jam keberangkatan serta harga tiket yang tersedia Menanyakan persetujuan pelanggan untuk proses reverasi tiket Menginformasikan persetujuan pelanggan ke

21 48 4 Melakukan Reservasi Tiket 5 Melayani Pembayaran 6 Mencetak Tiket 7 Menyerahkan Tiket dan Invoice rangkap 1 Keuangan menerima persetujuan pelanggan proses reservasi tiket sudah selesai proses pembayaran selesai menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan Melakukan reservasi tiket via reservation computer system (melalui ABACUS) Menginformasikan Keuangan untuk melayani proses pembayaran Menghitung total biaya Membuat Invoice 3 rangkap Rangkap 1: putih, untuk Rangkap 2 : merah, untuk Rangkap 3 : biru, untuk diarsip Menginformasikan total pembayaran Menjelaskan cara pembayaran Melayani proses pembayaran Menerima Pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Mencetak tiket Memberikan tiket ke Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan Menyerahkan tiket dan Invoice rangkap 1 ke Menyimpan Invoice rangkap 2

22 49 8 Membuat Daily Report Keuangan akhir jam kerja Membuat Daily Report Menyerahkan Daily Report ke Manager 9 Melakukan pemeriksaan Daily Report 10 Menerima Daily Report Manager Direktur menerima Daily Report dari Keuangan menerima Daily Report dari Manager Tabel 3.1 Event Table Pemesanan Tiket Menerima Daily Report Melakukan Pemeriksaan Daily Report Menerima Daily Report Melakukan pemeriksaan dan otorisasi terhadap Daily Report Event Table Pemesanan Hotel No Event Internal agent 1 Melayani Pemesanan Hotel 2 Melakukan Pengecekan Ketersediaan Kamar Start when pelanggan melakukan pemesanan hotel menerima data booking card Activity Mendata dan pemesanan Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card Memberikan data booking card ke Menerima data booking card Menginformasikan beberapa pilihan hotel ke untuk diberikan ke pelanggan Melakukan pengecekan ketersediaan kamar Menghubungi Partner Hotel yang bersangkutan via telepon atau Menginformasikan status ketersediaan kamar ke 3 Mengkonfirma Menerima informasi

23 50 sikan Status Ketersediaan Kamar 4 Melakukan Reservasi Hotel 5 Melayani Pembayaran Keuangan menerima informasi ketersediaan kamar dari menerima persetujuan pelanggan proses reservasi hotel sudah selesai status ketersediaan kamar Mengkonfirmasikan status ketersediaan kamar ke pelanggan Menanyakan persetujuan pelanggan untuk proses reverasi kamar Menginformasikan persetujuan pelanggan ke Melakukan reservasi hotel via reservation computer system Mengirimkan data booking card ke Partner Hotel Menginformasikan Keuangan untuk melayani proses pembayaran Menghitung total biaya Membuat Invoice 3 rangkap Rangkap 1: putih, untuk pelanggan Rangkap 2 : merah, untuk Rangkap 3 : biru, untuk diarsip Menginformasikan total pembayaran Menjelaskan cara pembayaran Melayani proses pembayaran Menerima Pembayaran via cash, debit card, credit card, atau transfer Menerima Pembayaran Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke 6 Mencetak Mencetak Voucher

24 51 Voucher Hotel proses pembayaran selesai 7 Menyerahkan Voucher Hotel dan Invoice rangkap 1 8 Membuat Daily Report 9 Melakukan pemeriksaan Daily Report 10 Menerima Daily Report Keuangan Manager Direktur menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan akhir jam kerja menerima Daily Report dari Keuangan menerima Daily Report dari Manager Tabel 3.2 Event Table Pemesanan Hotel hotel Memberikan Voucher hotel ke Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan Menerima Voucher hotel dari Menyerahkan Voucher hotel dan Invoice rangkap 1 ke Menyimpan Invoice rangkap 2 Membuat Daily Report Menyerahkan Daily Report ke Manager Menerima Daily Report Melakukan Pemeriksaan Daily Report Menerima Daily Report Melakukan pemeriksaan dan otorisasi terhadap Daily Report Event Table Pemesanan Paket Tour No Event Internal agent 1 Melayani Pemesanan Paket Tour 2 Melakukan Pengecekan Ketersediaan Paket Tour Start when pelanggan melakukan pemesanan paket tour menerima data booking card Activity Mendata dan pemesanan Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card Memberikan data booking card ke Menerima data booking card Memberikan beberapa pilihan paket tour ke untuk diberikan

25 52 3 Mengkonfirma sikan Status Ketersediaan Paket Tour 4 Melakukan Reservasi Paket Tour 5 Melayani Pembayaran Keuangan menerima informasi ketersediaan paket tour dari menerima persetujuan proses reservasi hotel sudah selesai ke pelanggan Melakukan pengecekan ketersediaan paket tour Menghubungi Partner Tour yang bersangkutan via telepon atau Menginformasikan status ketersediaan paket tour ke Menerima informasi status ketersediaan paket tour Mengkonfirmasikan status ketersediaan paket tour ke Menanyakan persetujuan untuk proses reverasi paket tour Menginformasikan persetujuan pelanggan ke Melakukan reservasi paket tour melalui Mengirimkan data booking card ke Partner Tour Menginformasikan Keuangan untuk melayani proses pembayaran Menghitung total biaya Membuat Invoice 3 rangkap Rangkap 1: putih, untuk pelanggan Rangkap 2 : merah, untuk Rangkap 3 : biru, untuk diarsip Menginformasikan total pembayaran Menjelaskan cara pembayaran Melayani proses pembayaran Menerima Pembayaran via cash, debit card,

26 53 6 Mencetak Voucher Tour 7 Menyerahkan Voucher Tour Invoice rangkap 1 8 Membuat Daily Report 9 Melakukan pemeriksaan Daily Report 10 Menerima Daily Report Keuangan Manager Direktur proses pembayaran selesai menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan akhir jam kerja menerima Daily Report dari Keuangan menerima Daily Report dari Manager Tabel 3.3 Event Table Pemesanan Paket Tour credit card, atau transfer Menerima Pembayaran Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke Mencetak Voucher tour Memberikan Voucher tour ke Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan Menerima Voucher tour dari Menyerahkan Voucher tour dan Invoice rangkap 1 ke Menyimpan Invoice rangkap 2 Membuat Daily Report Menyerahkan Daily Report ke Manager Menerima Daily Report Melakukan Pemeriksaan Daily Report Menerima Daily Report Melakukan pemeriksaan dan otorisasi terhadap Daily Report

27 Workflow Table Workflow Table PemesananTiket Actor Keuangan Activity (Melayani Pemesanan Tiket) 1. Melakukan pemesanan tiket 2. Melayani pemesanan 3. Mendata identitas pelanggan 4. Memberikan identitas 5. Mendata pemesanan 6. Memberikan informasi pemesanan 7. Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card 8. Memberikan data booking card ke (Melakukan Penegecekan Ketersediaan Tiket) 9. Menerima data booking card 10. Mengecek ketersediaan tiket melalui ABACUS 11. Mencatat kode booking ke dalam data booking card 12. Menginformasikan ketersediaan tiket ke (Mengkonfirmasikan Status Ketersediaan Tiket) 13. Menerima informasi ketersediaan tiket 14. Mengkonfirmasikan ketersediaan tiket ke pelanggan 15. Memberikan pilihan hari dan jam keberangkatan ke pelangan 16. Memilih hari dan jam keberangkatan 17. Menanyakan persetujuan reservasi tiket 18. Menyetujui reservasi tiket (Melakukan Reservasi Tiket) 19. Melakukan reservasi tiket via reservation computer system (melalui ABACUS) 20. Menginformasikan Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran (Melayani Pembayaran) 21. Menghitung total pembayaran 22. Membuat Invoice 3 rangkap: Rangkap 1: putih, untuk pelanggan Rangkap 2: merah, untuk Rangkap 3: biru, untuk diarsip 23. Menginformasikan total pembayaran ke pelanggan 24. Menjelaskan cara pembayaran

28 55 Keuangan Keuangan Manager Direktur 25. Menanyakan via pembayaran apa yang akan digunakan oleh pelanggan 26. Memberi sejumlah uang kepada Keuangan sesuai dengan total pembayaran, jika pembayaran melalui cash 27. Memasukkan nomor pin debit card, jika pembayaran melalui debit card 28. Memberikan credit card kepada Keuangan, jika pembayaran melalui credit card 29. Memberikan bukti struk pembayaran, jika pembayaran melalui transfer 30. Menerima pembayaran 31. Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima 32. Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke (Mencetak Tiket) 33. Mencetak tiket 34. Memberikan tiket ke (Menyerahkan Tiket dan Invoice rangkap 1) 35. Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan 36. Menerima tiket dari 37. Menyerahkan tiket dan Invoice rangkap 1 ke pelanggan 38. Menerima tiket dan Invoice rangkap 1 (Membuat Daily Report) 39. Membuat Daily Report 40. Menyerahkan Daily Report ke Manager (Melakukan pemeriksaan Daily Report) 41. Menerima Daily Report 42. Melakukan pemeriksaan Daily Report (Menerima Daily Report) 43. Menerima Daily Report 44. Memeriksa dan mengotorisasi Daily Report Tabel 3.4 Workflow Table Pemesanan Tiket Workflow Table Pemesanan Hotel Actor Activity (Melayani Pemesanan Hotel) 1. Melakukan pemesanan hotel 2. Melayani pemesanan

29 56 Keuangan 3. Mendata identitas pelanggan 4. Memberikan identitas 5. Mendata pemesanan 6. Memberikan informasi pemesanan 7. Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card 8. Memberikan data booking card ke (Melakukan Penegecekan Ketersediaan Hotel) 9. Menerima data booking card 10. Menginformasikan beberapa pilihan hotel ke 11. Memberikan beberapa pilihan hotel ke 12. Memilih hotel berdasarkan tipe kamar dan harga yang sesuai dengan keinginan 13. Mengecek ketersediaan kamar 14. Menginformasikan status ketersediaan kamar ke (Mengkonfirmasikan Status Ketersediaan Hotel) 15. Menerima informasi ketersediaan kamar 16. Menanyakan persetujuan reservasi hotel 17. Menyetujui reservasi hotel (Melakukan Reservasi Hotel) 18. Melakukan reservasi hotel via reservation computer system 19. Menginformasikan Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran (Melayani Pembayaran) 20. Menghitung total pembayaran 21. Membuat Invoice 3 rangkap: Rangkap 1: putih, untuk pelanggan Rangkap 2: merah, untuk Rangkap 3: biru, untuk diarsip 22. Menginformasikan total pembayaran ke 23. Menjelaskan cara pembayaran 24. Menanyakan via pembayaran apa yang akan digunakan oleh 25. Memberi sejumlah uang kepada Keuangan sesuai dengan total pembayaran, jika pembayaran melalui cash 26. Memasukkan nomor pin debit card, jika pembayaran melalui debit card 27. Memberikan credit card kepada Keuangan, jika pembayaran melalui credit card

30 57 Keuangan Keuangan Manager Direktur 28. Memberikan bukti struk pembayaran, jika pembayaran melalui transfer 29. Menerima pembayaran 30. Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima 31. Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke (Mencetak Voucher) 32. Mencetak Voucher 33. Memberikan Voucher ke (Menyerahkan Voucher dan Invoice rangkap 1) 34. Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan 35. Menerima Voucher dari 36. Menyerahkan Voucher dan Invoice rangkap 1 ke 37. Menerima Voucher dan Invoice rangkap 1 (Membuat Daily Report) 38. Membuat Daily Report 39. Menyerahkan Daily Report ke Manager (Melakukan pemeriksaan Daily Report) 40. Menerima Daily Report 41. Melakukan pemeriksaan Daily Report (Menerima Daily Report) 42. Menerima Daily Report 43. Memeriksa dan mengotorisasi Daily Report Tabel 3.5 Workflow Table Pemesanan Hotel Workflow Table Pemesanan Paket Tour Actor Activiy (Melayani Pemesanan Paket Tour) 1. Melakukan pemesanan paket tour 2. Melayani pemesanan 3. Mendata identitas 4. Memberikan identitas 5. Mendata pemesanan 6. Memberikan informasi pemesanan 7. Mencatat data pelanggan dan pemesanan kedalam data booking card 8. Memberikan data booking card ke

31 58 (Melakukan Penegecekan Ketersediaan Paket Tour) Keuangan Keuangan 9. Menerima data booking card 10. Menginformasikan beberapa pilihan paket tour yang ditawarkan ke 11. Memberikan beberapa pilihan paket tour ke pelanggan 12. Memilih paket tour sesuai dengan keinginan 13. Mengecek ketersediaan paket tour 14. Menginformasikan status ketersediaan paket tour ke (Mengkonfirmasikan Status Ketersediaan Paket Tour) 15. Menerima informasi ketersediaan paket tour 16. Menanyakan persetujuan reservasi paket tour 17. Menyetujui reservasi paket tour (Melakukan Reservasi Paket Tour) 18. Melakukan reservasi paket tour melalui , messenger, atau telepon ke Partner 19. Mengirimkan data booking card ke Partner Tour 20. Menginformasikan Keuangan untuk melayani transaksi pembayaran (Melayani Pembayaran) 21. Menghitung total pembayaran 22. Membuat Invoice 3 rangkap: Rangkap 1: putih, untuk pelanggan Rangkap 2: merah, untuk Rangkap 3: biru, untuk diarsip 23. Menginformasikan total pembayaran ke pelanggan 24. Menjelaskan cara pembayaran 25. Menanyakan via pembayaran apa yang akan digunakan oleh pelanggan 26. Memberi sejumlah uang kepada Keuangan sesuai dengan total pembayaran, jika pembayaran melalui cash 27. Memasukkan nomor pin debit card, jika pembayaran melalui debit card 28. Memberikan credit card kepada Keuangan, jika pembayaran melalui credit card 29. Memberikan bukti struk pembayaran, jika pembayaran melalui transfer 30. Menerima pembayaran 31. Mencocokkan Invoice dengan pembayaran yang diterima 32. Memberikan Invoice rangkap 1 dan 2 ke

32 59 (Mencetak Voucher Tour) Keuangan Manager Direktur 33. Mencetak Voucher 34. Memberikan Voucher ke (Menyerahkan Voucher Tour dan Invoice rangkap 1) 35. Menerima Invoice rangkap 1 dan 2 dari Keuangan 36. Menerima Voucher dari 37. Menyerahkan Voucher dan Invoice rangkap 1 ke pelanggan 38. Menerima Voucher dan Invoice rangkap 1 (Membuat Daily Report) 39. Membuat Daily Report 40. Menyerahkan Daily Report ke Manager (Melakukan pemeriksaan Daily Report) 41. Menerima Daily Report 42. Melakukan pemeriksaan Daily Report (Menerima Daily Report) 43. Menerima Daily Report 44. Memeriksa dan mengotorisasi Daily Report Tabel 3.6 Workflow Table Pemesanan Paket Tour

33 Overview Activity Diagram Overview Activity Diagram Pemesanan Tiket Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Pemesanan Tiket

34 Overview Activity Diagram Pemesanan Hotel Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Pemesanan Hotel

35 Overview Activity Diagram Pemesanan Paket Tour Gambar 3.7 Overview Activity Diagram Pemesanan Paket Tour

36 Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan Beberapa formulir dan laporan yang dihasilkan dalam kegiatan bisnis yang berjalan pada Prima Vacation, dapat diuraikan sebagai berikut : Data Booking Card Catatan ini dibuat oleh bagian sales yang digunakan untuk mencatat secara sementara atas identitas diri pelanggan serta data tujuan perjalanan dan waktu yang diinginkan. Tiket Formulir Kartu ini dibuat sebagai suatu dokumen kepemilikan tiket atas nama pelanggan. Voucher Hotel & Tour Formulir ini dibuat sebagai suatu dokumen kepemilikan Voucher atas nama pelanggan. Invoice Formulir ini dibuat oleh bagian Keuangan yang merupakan sebagai bukti pembayaran. Formulir ini dibuat beserta hasil oleh mesin debit card atau credit card yang merupakan bagian dari sistem informasi bank dimana melaui bank tersebut pelanggan melakukan pembayaran atas pemesanan, reservasi, dan pemesanan paket tour melalui fasilitas cash, debit card, credit card, dan transfer. - Rangkap 1 : untuk - Rangkap 2 : untuk - Rangkap 3 : untuk diarsip

37 64 Daily Report Laporan ini dibuat oleh bagian Keuangan atau yang dicetak sebagai output hasil seluruh transaksi pemesanan tiket pesawat,hotel dan paket tour yang dilakukan per hari, dan merupakan bukti laporan summary harian atas penjualan tiket, voucher hotel dan voucher tour yang akan disimpan. 3.3 Analisis Temuan Hasil Survei Dari hasil temuan yang kami lakukan pada Prima Vacation maka permasalahan yang kami temukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: Tabel 3.7 Analisis Temuan Hasil Survei ke-1 Temuan 1 Tidak ada nomor urut tercetak dalam Invoice pembayaran dan voucher yang dibuat oleh Keuangan serta tiket yang dibuat oleh. Kriteria Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak. Sebab Penggunaan dokumen sumber tanpa nomor urut memungkinkan adanya kesalahan karena suatu transaksi dapat dicatat lebih dari satu kali. Akibat Perusahaan sulit menelusuri transaksi, kecurangan dan penyalahgunaan dokumen tersebut. Rekomendasi Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada

38 65 dokumen tersebut. Tabel 3.8 Analisis Temuan Hasil Survei ke-2 Temuan 2 Kurang lengkapnya informasi yang ditampilkan pada data booking card seperti rincian detail identitas pelanggan, pada tiket seperti rincian penerbangan, pada Invoice seperti rincian data pembayaran, dan pada Voucher hotel & tour seperti rincian data pelanggan. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p79), formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Sebab Pihak perusahaan belum memperhatikan manfaat dan pentingnya perekaman data yang terorganisir. Akibat Sulitnya menelusuri data-data terkait dalam dokumen yang telah dikeluarkan, sehingga arsip dokumen tidak secara cepat memberikan informasi bagi pengguna selanjutnya dari dokumen tersebut. Rekomendasi Membuat dokumen dengan atribut yang lengkap sehingga alur informasi dan tanggungjawab atas dokumen tersebut dapat ditelusuri dengan mudah.

39 66 Tabel 3. 9 Analisis Temuan Hasil Survei ke-3 Temuan 3 Tidak adanya Form Penerimaan baru yang digunakan untuk pendataan pelanggan. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p3), formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Sebab Tidak jelasnya prosedur pendaftaran pelanggan baru,sebab tidak adanya pencatatan akan hal-hal tersebut. Akibat Pihak travel akan kesulitan dalam melakukan pengendalian terhadap pelanggan karena kurangnya data data yang dimiliki Pihak travel. Rekomendasi Proses pencatatan pendaftaran pelanggan diolah dan disimpan secara terkomputerisasi. Tabel 3.10 Analisis Temuan Hasil Survei ke-4 Temuan 4 Tidak adanya Form Pemesanan Hotel dan Paket tour yang digunakan untuk mengkonfirmasi pemesanan pelanggan. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p80), Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.

40 67 Sebab Tidak adanya rincian detail reservasi hotel, dan paket tour yang jelas dalam prosedur permintaan reservasi hotel dan pemesanan paket tour. Akibat Jika dalam proses permintaan hotel tidak ada formulir pemesanan reservasi hotel tersebut tidak dapat mengetahui untuk mem-booking type room hotel dan paket tour yang tepat atau tidak. Rekomendasi Membuat detail dari waktu untuk check-in, check out dan type room yang diminatin serta harga type room yang diinginkan. Tabel 3.11 Analisis Temuan Hasil Survei ke-5 Temuan 5 Kesulitan dalam penyimpanan dan pencarian data terutama data pesanan pelanggan dan pembayaran yang masih disimpan dalam bentuk buku. Kriteria Data harus diatur secara logis pada peralatan penyimpanan fisik agar data dapat diproses dengan efisien. Hal tersebut dikemukakan oleh James A. O Brien (2006, p243) Sebab Tempat penyimpanan dokumen terbatas, data tidak disimpan dengan baik. Akibat Memperlambat kinerja karyawam dalam memberikan pelayanan terhadap pihak lain sehingga membutuhkan waktu yang lama.

41 68 Rekomendasi Data diatur dalam elemen data logis seperti karakter, field, catatan, file, database. Dicatat menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang berkapasitas besar. 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Laporan Manajerial yang diperlukan oleh Prima Vacation antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut : Daily Report (laporan harian) Laporan ini dibuat oleh Keuangan pada setiap akhir jam kerja yang nantinya akan diserahkan kepada Manager.