BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan MITRA PENABUR secara resmi berdiri pada tanggal 2 November 2002 dengan akta notaris Winanto Wiryomartani S.H telah disahkan berdasarkan SK nomor 750/BPMSM/Bdn SK/XI yang berlokasi di Jl. Tanjung Duren Raya No.4, Jakarta Barat. MITRA PENABUR memfokuskan diri menjadi suatu organisasi atau ba usaha yang bergerak di big pendidikan. MITRA PENABUR ini berada di bawah naungan PT PENABUR KRIDA WACANA yang merupakan salah satu unit usaha formal legal dari Yayasan Ba Pendidikan Kristen PENABUR. PT PENABUR KRIDA WACANA adalah bagian dari yayasan BPK PENABUR. MITRA PENABUR adalah unit usaha waralaba pendidikan BPK PENABUR. BPK PENABUR akan bermitra dengan Perusahaan/Yayasan/Perorangan yang disebut Terwaralaba/Penerimaan Waralaba/Franchisee/Pemilik Modal Usaha yang memiliki kemiripan visi, misi, tujuan filosofi. Hubungan kerjasama ini akan diikat dalam kontrak waralaba selama 5 tahun dengan perpanjangan otomatis 5 tahun berikut bila memenuhi standar/kinerja tertentu. BPK PENABUR bertujuan 48

2 49 untuk berperan serta secara aktif membentuk manusia Indonesia seutuhnya melalui big pendidikan. Untuk mencapai tujuan di atas maka BPK PENABUR melakukan beberapa kegiatan pengembangan di dunia pendidikan, salah satunya dengan melakukan kemitraan di jenjang pendidikan usia dini. Kemitraan ini bertujuan untuk membangun kerjasama dengan mitra yang tertarik untuk mengembangkan usaha dalam dunia pendidikan, khususnya di jenjang Taman Kanak Kanak untuk tahap pera. Para mitra yang bergabung dengan BPK PENABUR akan disebut sebagai PENABUR Preferred Partner atau MITRA PENABUR Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Manajer Operasional Bagian Sistem Pendidikan Dukungan Kegiatan Belajar mengajar Bagian Keuangan Bagian Pemasaran Dukungan Sistem Waralaba Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan yang seg berjalan

3 50 Berikut adalah uraian mengenai tugas, wewenang tanggung jawab masingmasing bagian tersebut menurut struktur organisasinya : 1. Direktur a. Merencanakan membina pengembangan potensi tiap TK MITRA PENABUR. b. Memeriksa kebenaran pelaksanaan akademis. c. Memeriksa kebenaran laporan-laporan. d. Memeriksa kebenaran pengguna sarana pendidikan. e. Memeriksa kebenaran kelengkapan data karyawan. 2. Manajer Operasional Manajer Operasional memiliki tugas wewenang dalam mengatur aktivitas operasional MITRA PENABUR, memeriksa laporan-laporan, bertanggung jawab langsung kepada direktur. 3. Bagian Sistem Pendidikan & Dukungan Kegiatan Belajar Mengajar a. Bertanggung jawab atas kualitas akademis tiap TK MITRA PENABUR. b. Melakukan evaluasi kualitas akademis tiap TK MITRA PENABUR. c. Memonitor atas berjalannya proses belajar mengajar di tiap TK MITRA PENABUR d. Memberikan dukungan / bantuan penyediaan buku materi pada tiap TK MITRA PENABUR. 4. Bagian Keuangan a. Menyusun anggaran. b. Bertanggung jawab terhadap aliran kas masuk keluar. c. Melakukan evaluasi setiap biaya yang digunakan.

4 51 d. Melakukan pembayaran gaji karyawan. e. Membuat laporan penerimaan kas. f. Melakukan pencatatan akuntansi atas transaksi yang ada. g. Menyusun laporan keuangan. 5. Bagian Pemasaran Dukungan Sistem WARALABA a. Membuat perencanaan pemasaran jangka pendek jangka panjang. b. Mengatur semua event yang berhubungan dengan promosi. c. Menawarkan transaksi WARALABA via telepon / iklan. d. Melayani calon franchisee 3.2 Sistem yang berjalan Mekanisme kerja sama Franschisee Franchisor Hak kewajiban yang harus disepakati adalah sebagai berikut: Kewajiban Franchisor: Menyediakan design memberikan up date kurikulum Melakukan penelitian seleksi Tempat Usaha Menyediakan standarisasi spesifikasi sarana pendidikan Menyediakan standarisasi spesifikasi alat peraga bantuan pengajaran Menyediakan perumusan, internalisasi up date vital sign Melakukan penelitian seleksi karyawan mitra Memberikan pelatihan pembinaan karyawan mitra Menyediakan sistem informasi administrasi usaha

5 52 Memberi market entry development strategy and programs Pemantauan berkala vital sign pencapaian standar Kewajiban Franchisee: Menyediakan a/modal sesuai anggaran Menyediakan tempat/lahan strategis Menyediakan sumber daya manusia yang handal Menyediakan sarana, peralatan perlengakapan sesuai dengan standar spesifikasi yang telah ditetapkan Mengelola langsung fulltime atau menunjuk pengelola profesional Menyediakan akses informasi memberi laporan berkala Proaktif mengevaluasi mengembangkan usaha Proaktif menggunakan pengetahuan, jaringan akses setempat Menyelesaikan kewajiban aneka fees ke Franchisor Menjaga integritas HAKI Franchisor peraturan pemerintah Perjanjian waralaba akan dikaji ulang apabila: Meninggal Keterlibatan fisik(masalah dalam kesehatan) Pindah ke luar negri selama 3 bulan berturu-turut Di declare ada kasus kriminal Perpanjangan otomatis apabila terwaralaba: Memenuhi proyeksi jumlah murid Memenuhi proyeksi pemasukan Memenuhi proyeksi pengeluaran

6 53 Memenuhi persyaratan standar/spesifikasi infrastruktur kompetensi guru Memenuhi persyaratan ung ung peraturan pemerintah yang berlaku Prosedur/narasi sistem yang berjalan Berikut sistem berjalan setelah terjadinya kerja sama antara kedua belah pihak. Tiap Sekolah cabang TK MITRA PENABUR mengirimkan weekly report menggunakan fax tiap hari sabtu jam 15.00wib kepada Bagian Keuangan & MITRA PENABUR untuk diarsip. Dimana report ini digunakan untuk melihat perkembangan setiap TK MITRA PENABUR. Setiap tanggal 20 Bagian Keuangan akan mengirimkan form siswa aktif menggunakan fax kepada setiap Sekolah TK MITRA PENABUR untuk di isi, form report ini digunakan untuk mengetahui jumlah siswa pada jenjang TK mulai dari Toddler, Play Group, K-1 K-2 dimana Toddler untuk anak berusia 6bulan-3tahun, play Group untuk anak yang berusia 3tahun-4tahun, K-1 merupakan TK kecil untuk anak berusia 4tahun K-2 merupakan TK besar untuk anak berusia 5tahun, serta jumlah siswa yang membayar sumbangan sarana pendidikan (SSP) uang sekolah (SPP). Kemudian setiap Sekolah akan mengirimkan kembali form report siswa aktif yang telah diisi kepada Bagian Keuangan MITRA PENABUR untuk membuat monthly report yang berisikan data dari form report siswa aktif tersebut.

7 54 Bagian Keuangan MITRA PENABUR akan menghitung biaya franchisee berdasarkan monthly royalty fee sebesar 12,5% dari pemasukan kotor sumbangan sarana pendidikan (SSP) uang sekolah bulanan setiap TK atau minimum fixed monthly royalty fee sebesar Rp , jika pendapatan TK setelah dikalikan 12,5% masih dibawah Rp maka tagihan tetap dikenakan sebesar Rp tiap bulannya, jika pendapatan TK setelah di kalikan 12,5% di atas Rp maka tagihannya sesuai dengan jumlah biaya yang terhitung. Monthly report yang telah dibuat ini akan dievaluasi oleh Manajer Operasional untuk diperiksa disetujui yang kemudian akan diberikan kembali kepada Bagian Keuangan. Setelah menerima hasil evaluasi monthly report dari Manajer Opersioanal, Bagian Keuangan akan membuat invoice monthly yang berupa tagihan kepada tiap TK sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 untuk di arsip rangkap 2 untuk pemegang franchisee di masing-masing TK. Setelah itu masing-masing pemegang franchisee akan mentransfer biaya yang tercantum di invoice monthly tersebut melalui ATM dengan nomor rekening yang tertera didalam invoice. Bagian Keuangan akan membuat laporan keuangan atas penerimaan bukti transfer tersebut melakukan pengarsipan bukti transfer yang kemudian akan diperiksa oleh Manajer Operasional.

8 Rich Picture sistem yang berjalan Gambar 3.2 Rich picture

9 Overview Activity Diagram Gambar 3.3 Overview Activity Diagram

10 Event Table Event Internal agent Start When Activities assuming responsibilities Membuat weekly Sekolah Tiap hari sabtu sekolah mengisi report TK jam wib weekly report yang sudah di siapkan mengirimkannya ke Bagian Keuangan & Membuat form Bagian Tanggal 20 tiap Bagian siswa aktif Keuangan bulannya Keuangan mengirimkan form siswa aktif untuk melakukan pengecekan jumlah siswa Mengisi form Sekolah Bagian Sekolah tiap TK report siswa aktif TK Keuangan menerima form siswa aktif untuk di isi mengirim form form siswa aktif yang siswa aktif telah di isi akan dikirim kembali kepada Bagian Keuangan

11 58 Membuat Bagian Menerima form Bagian monthly report Keuangan report siswa aktif Keuangan yang di kirim menerima oleh tiap Sekolah form report siswa aktif yang telah di isi oleh kemudian Sekolah, Bagian Keuangan membuat monthly report dengan menghitung jumlah siswa tagihannya. Mengevaluasi Manajer Menerima Manajer Operasional monthly report Operasional monthly report memeriksa dari mengevaluasi monthly Bagian Keuangan report yang telah dibuat oleh Bagian Keuangan Manajer memberikan kemudian Operasional hasil evaluasi monthly report

12 59 kepada Bagian Keuangan dibuatkan untuk tagihan invoice ke pemegang franchisee. Membuat invoice Bagian Menerima hasil Membuat invoice untuk monthly Keuangan evaluasi monthly tiap TK report dari mengirimkannya ke tiap Manajer pemegang franchisee Operasional Melakukan Pemegang Menerima Pemegang franchisee pembayaran Franchisee invoice tagihan menerima invoice dari monthy memeriksa Bagian Keuangan kebenarannya, kemudian mentransfer sejumlah uang yang telah tercantum pada tagihan ke rekening yang telah di tetapkan sebelumnya.

13 60 Membuat laporan Bagian Menerima bukti Bagian keuangan Keuangan transfer Keuangan membuat laporan keuangan akhir bulan diberikan ke Manajer Operasional Mengevaluasi Manajer Menerima Manajer Operasional laporan keuangan Operasional laporan keuangan memeriksa dari mengevaluasi laporan Bagian Keuangan keuangan Tabel 3.1 Event Table Workflow Table Sekolah TK Actor Activities I. Membuat weekly report 1. sekolah TK mengisi weekly report. 2. Mengirim weekly report kepada Bagian Keuangan &. Bagian Keuangan II. Membuat form siswa aktif 3. menerima weekly report dari Sekolah

14 61 4. memeriksa weekly report 5. membuat form siswa aktif 6. mengirim form siswa aktif ke Sekolah TK Sekolah TK III. Mengisi form report siswa aktif 7. menerima form siswa aktif dari Bagian Keuangan 8. mengisi form siswa aktif 9. mengirim form report siswa aktif ke Bagian Keuangan Bagian Keuangan IV. Membuat monthly report 10. menerima form report siswa aktif dari Sekolah TK 11. memeriksa form report siswa aktif 12. membuat monthly report dari report form siswa aktif 13. mengirim monthly report ke Manager Operasional untuk di evaluasi. Manager Operasional V. Mengevaluasi monthly report 14. menerima monthly report dari kepala bagian keuangan personalia 15. memeriksa & mengevaluasi monthly

15 62 report 16. mengirim hasil evaluasi monthly report ke Bagian Keuangan Bagian Keuangan VI. Membuat invoice monthly 17. menerima hasil evaluasi monthly report dari Manager Operasional 18. membuat invoice monthly 2 rangkap berdasarkan monthly report. 19. mengirim invoice rangkap 2 kepada pemegang franchisee Pemegang Franchisee VII. Melakukan pembayaran 20. menerima invoice monthly 21. melakukan pembayaran sesuai dengan invoice Bagian Keuangan VIII. Membuat laporan keuangan 22.menyimpan invoice rangkap 1 23.menyimpan bukti transfer yang diberikan oleh pemegang franchisee 24.membuat laporan keuangan berdasarkan laporan laporan yang ada selama sebulan 25.memberikan hasil laporan keuangan

16 63 kepada Manager Operasional Manager Operasional IX. Mengevaluasi laporan keuangan 26. menerima hasil laporan keuangan dari Bagian Keuangan 24. mengevaluasi laporan keuangan Tabel 3.2 Workflow Table Formulir Laporan yang digunakan pada sistem yang seg berjalan 1. Weekly Report adalah laporan tiap minggu, berisi jumlah siswa mulai dari Toddler, Play Group, K-1, K-2, laporan mutasi siswa, serta calon orang tua siswa yang menanyakan sekolah TK MITRA PENABUR, dibuat oleh Sekolah TK MITRA PENABUR. 2. Form siswa aktif adalah form yang berisikan data jumlah siswa perbulan apakah ada penambahan atau tidak mengetahui pembayaran SSP SPP tiap murid, dibuat oleh kepala bagian keuangan personalia. 3. Monthly Report adalah laporan tiap bulan yang dibuat oleh Bagian Keuangan, berisi jumlah siswa dikalikan dengan SSP SPP.

17 64 4. Invoice monthly adalah tagihan bulanan yang dibuat oleh Bagian Keuangan, berisi data franchisee nominal yang harus dibayar. 3.3 Analisis Hasil Temuan Temuan I: Kesulitan dalam mengetahui jumlah siswa yang berada di masing-masing TK Mitra Penabur. Kriteria: Menurut Render, Heizer yang diterjemahkan Kresnohadi Ariyoto (2001, P314), kegunaan dari persediaan adalah sebagai berikut: Untuk memberikan suatu stock barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen Sebab: Belum aya sistem informasi terintegrasi mengenai database siswa. Akibat: Sering terjadi kesalahan dalam mengetahui jumlah siswa yang ada di masing-masing TK Mitra Penabur. Rekomendasi: Membuat suatu sistem informasi terintegrasi mengenai database siswa yang ada di masing-masing TK Mitra Penabur Tabel 3.3 Analisis hasil temuan 1

18 65 Temuan II: Aya kerangkapan tugas yaitu Bagian Keuangan yang merangkap juga sebagai Accounting. Kriteria Menurut Mulyadi (2001,p165) suatu fungsi tidak boleh diberikan tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Sebab Akibat Ingin mengurangi biaya pengeluaran perusahaan Bagian Keuangan sering membuat kesalahan yang terjadi pada saat pencatatan tagihan pembuatan laporan. Rekomendasi Menghilangkan kerangkapan tugas dengan mengangkat seseorang untuk mengisi jabatan pada bagian accounting. Tabel 3.4 Analisis hasil temuan 2 Temuan III: Dokumen laporan dibuat secara manual (form siswa aktif, weekly report,monthly report, invoice monthly). Kriteria Menurut Jones Rama (2003,p33) walaupun dokumen sumber (manual) memiliki informasi yang mendetil setiap event, data harus diorganisir disimpan dengan cara lain dengan tujuan menyediakan informasi yang berguna Sebab MITRA PENABUR menganggap sistem yang lama

19 66 (manual) masih cukup baik untuk dijalankan. Akibat Memakan waktu yang lama dalam semua pancatatan laporan yang dibutuhkan, juga kesalahan pencatatan, pencarian dokumen serta kehilangan dokumen karena tidak aya dokumen cagan. Rekomendasi Menerapkan sistem secara terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi program yang dapat mendukung sistem sehingga pemasukkan semua data pencetakan laporan akan jauh lebih mudah, aman cepat Tabel 3.5 Analisis hasil temuan 3 Temuan IV: Kriteria Data siswa masih di catat secara manual tidak tersimpan dengan baik. Menurut Mulyadi (2001, P186), Operasi komputer menjamin keandalan data yang diolah memberikan perlindungan terhadap arsip data program dari kehilangan, kerusakan atau pengubahan tanpa ijin. Sebab Belum aya sumber daya manusia yang mampu menerapkan software aplikasi database. Akibat Sering terjadi pengulangan data, kerusakan/kehilangan data karena data yang tidak dipelihara. Apabila data seg dibutuhkan maka diperlukan waktu yang cukup

20 67 lama untuk mencari data tersebut. Rekomendasi Menerapkan software aplikasi database pada data yang ada sehingga data yang ada dapat diatur/dikelompokkan sesuai tipenya serta dapat dijaga kerahasiaan integritasnya. Tabel 3.6 Analisis hasil temuan Identifikasi Kebutuhan Informasi Laporan Management Laporan SPP (Uang Bulanan) Laporan ini berisi tentang data jumlah murid yang melakukan pembayaran SPP tiap bulan Laporan SSP (Sumbangan Sarana Pendidikan) Laporan ini berisi tentang data jumlah murid yang melakukan pembayaran SSP tiap tahun Monthly Report Laporan ini berisi informasi mengenai jumlah siswa total pembayaran SSP SPP untuk membuat invoice Monthly atau tagihan untuk pemegang franchisee Laporan Analisis Weekly Report Laporan ini berisi informasi mengenai perkembangan TK MITRA PENABUR mulai dari jumlah siswa untuk masingmasing tingkatan (Toddler, playgroup, K1, K2), mutasi siswa TK

21 68 serta mencatat berapa banyak calon orang tua murid yang kiranya akan menyekolahkan anaknya di TK MITRA PENABUR Laporan Keuangan Laporan Bulanan Laporan bulanan berisi tentang pendapatan MITRA PENABUR yang dilakukan pada bulan tertentu Laporan Tahunan Laporan tahunan berisi tentang Pendatapan MITRA PENABUR yang dilakukan pada tahun-tahun tertentu Jurnal Jurnal ini meliputi pencatatan, penerimaan kas pembukuan mempermudah bagian accounting dalam mencatat setiap transaksi yang masuk keluar Buku Besar Buku besar ini memberikan informasi saldo pada setiap kode perkiraan dalam periode tertentu.