BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. penjualan alat-alat rumah tangga dari Korea dan Cina. Alat-alat yang dijual berupa

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan CV. Sumber Mas merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi penjualan alat-alat rumah tangga dari Korea dan Cina. Alat-alat yang dijual berupa panci, oven, teflon, kompor, dan lain-lain. Perusahaan ini awalnya berdiri pada tanggal 19 November 1989, yang berlokasi di Jl. Daan Mogot Kav 119, komplek ALDIRON HERO blok E-5, jakarta barat. Perusahaan ini terdiri dari kantor dan gudang. Kegiatan kantor meliputi kegiatan pencatatan, laporan penjualan,dan hal lainnya yang berhubungan dengan administrasi, sedangkan kegiatan di gudang sebagai tempat penyimpanan alat-alat rumah tangga yang akan dijual. Proses penjualan yang dilakukan CV. Sumber Mas ini adalah penjualan yang langsung terjun ke konsumen, maksudnya sales perusahaan terjun langsung menjual alat-alat rumah tangga ke rumah-rumah. Oleh sebab itu penjualan yang dilakukan oleh CV. Sumber Mas adalah penjualan tunai dan kredit dimana penjualan kredit lebih diutamakan. 56

2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3 58 Uraian pekerjaan dijelaskan/dikemukakan di bawah ini adalah uraian pekerjaan pokok yang berhubungan dengan CV. Sumber Mas. Uraian pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama Direktur Utama merupakan pemilik perusahaan yang paling berwenang atas segala sesuatu yang terjadi di perusahaan. Adapun tugas dari Direktur Utama antara lain : a. Mewakili perusahaan baik eksternal maupun internal. b. Mewakili Komisaris membina seluruh subordinasi dibawah Direktur. c. Menandatangani kontrak-kontrak kerja dengan pihak ketiga lainnya. d. Bersama direksi lain menetapkan target dan realisasi perusahaan. e. Menetapkan goals perusahaan. f. Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap Direktur dan Manajer Perusahaan. g. Pengembangan perusahaan dan peningkatan kinerja perusahaan. h. Menyetujui usulan budget tiap departemen bersama Direktur.

4 59 2. Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi bertanggung jawab terhadap Direktur Utama atas terlaksananya administrasi pembukuan. Adapun tugas dari Bagian Akuntansi ini yaitu : a. Menyusun dan menyampaikan laporan keuangan secara berkala. b. Mengatur serta mengarsipkan bukti-bukti pembukuan. c. Menerima laporan-laporan dari pabrik. d. Menghitung perpajakan. e Membuat faktur PPn serta penyelenggaraan administrasinya. f. Mengarsip laporan penjualan. 3. Manajer Penjualan Manajer Penjualan bertanggung jawab terhadap Direktur Utama dalam kegiatan penjualan perusahaan yang membawahi Bagian Pengawas dan Tim Divisi. Adapun wewenang dan tugas Manajer Penjualan adalah : a. Membuat price list. b. Membuat rencana penjualan dan mengikuti perkembangan pasar. c. Bertanggung jawab atas administrasi penjualan yang baik dan memberikan laporan periodik.

5 60 d. Memelihara hubungan dengan para pelanggan dan berupaya untuk meningkatkan penjualan. e. Mengadministrasikan transaksi penjualan, baik tunai maupun kredit. f. Membuat surat tagihan dan laporan penjualan. g. Bertanggung jawab dalam kegiatan penjualan perusahaan. 4. Bagian Pengawas Bagian Pengawas bertangguang jawab terhadap Manager Penjualan dan membawahi Tim Survei yang bertugas mengawasi jalannya transaksi penjualan. Adapun tugas dan wewenang Bagian Pengawas adalah sebagai berikut : a. Menugaskan Tim Survei untuk melakukan survei. b. Mencatat Surat Survei. c. Membuat laporan kepada Manager Penjualan. 5. Tim Divisi Tim Divisi bertanggung jawab terhadap Manajer Penjualan dan membawahi Tim Sales yang berperan atas berjalannya transaksi penjualan. Adapun tugas dari Tim Divisi yaitu :

6 61 a. Bertanggung jawab atas tugas sales. b. Menugaskan sales untuk melakukan penjualan. c. Melaporkan penjualan kepada Manajer Penjualan. d. Mencatat barang dagangan yang dibawa sales. e. Mencatat wilayah sales dalam menjual barang dagangan. 6. Tim Survei Tim Survei bertanggung jawab terhadap Bagian Pengawas yang melakukan peninjauan langsung ke konsumen atas pemesanan barang. Adapun tugas dan wewenang Tim Survei adalah sebagai berikut : a. Melakukan survei. b. Mencatat Surat Survei. c. Memberikan Surat Survei ke Bagian Pengawas. c. Mencatat setiap barang yang di bawa sales untuk dijual.

7 62 7. Tim Sales Tim Sales bertanggung jawab terhadap Tim Divisi yang melakukan penjualan kepada konsumen. Adapun tugas dari Tim Sales yaitu : a. Membantu mencari calon pelanggan. b. Memasarkan hasil produksi. c. Melaksanakan strategy dan policy Marketing yang telah ditetapkan oleh Manajer Penjualan. d. Melaksanakan penjualan atas produk-produk yang ada. e. Memelihara para pelanggan agar tidak beralih. 8. Manajer Personalia Manajer Personalia bertanggung jawab terhadap Direktur Utama dalam hal seleksi pegawai baru. Adapun tugas dari Manajer Personalia adalah : a. Mengawasi pelaksanaan pencarian, seleksi penerimaan, dan penempatan pegawai pada bagian-bagian yang dibutuhkan. b. Melaksanakan mutasi, promosi, dan pemberhentian karyawan. c. Mengontrol kualitas daripada pegawai perusahaan.

8 63 d. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan, dan biaya yang berhubungan dengan kepegawaian serta menjaga kerahasiaannya. e. Mengeluarkan instruksi dan peraturan mengenai kepegawaian 10. Manajer Kolektor Manajer Kolektor bertanggung jawab terhadap Direktur Utama dalam hal mengawasi kinerja Tim Kolektor. Adapun tugas dari Manajer Kolektor yaitu : a. Mengawasi setiap kegiatan kolektor. b memberikan pembayaran dari penjualan kredit kepada bagian akuntansi 11. Tim Kolektor Tim Kolektor bertanggung jawab terhadap Manajer Kolektor dalam hal penagihan kepada konsumen. Adapun tugas Tim Kolektor adalah : a. Melakukan penagihan kepada pelanggan sesuai tanggal jatuh tempo pembayaran. b. Menyerahkan hasil tagihan kepada Manajer Kolektor.

9 Prosedur Sistem Berjalan Pada sistem penjualan Kredit yang baru, Sales datang dan siap menawarkan barang kepada Konsumen kemudian Divisi mengambil barang di gudang. Kemudian Divisi memberikan barang-barang untuk dijual kepada sales kepada konsumen. Kemudian Divisi menugaskan kepada sales ke wilayah di mana nanti sales akan menjual barang tersebut. Sales menawarkan barang sesuai dengan wilayah yang sudah ditetapkan sebelumnya dengan cara datang ke rumah-rumah konsumen, dan memperlihatkan price list (daftar harga barang yang dijual). Di saat konsumen setuju untuk membeli barang tersebut, sales mengsisi order sheet dan memberikan surat persetujuan kepada konsumen. Order Sheet yang sudah diisi kemudian di tanda tangani oleh konsumen. Order Sheet beserta surat persetujuan yang sudah ditanda tangani dibawa kembali oleh sales. Sales memberikan barang sesuai dengan persetujuan awal kepada konsumen dan konsumen memberikan uang muka beserta biaya administrasi kepada sales. Divisi melaporkan penjualan kepada Manager penjualan untuk diproses lebih lanjut yang sebelumnya menerima Order Sheet dan Surat Persetujuan beserta uang muka dari Sales yang telah berhasil menjual barang. Manager Penjualan menrerima Order Sheet, Surat persetujuan, dan uang muka dari Divisi dan Manager Penjualan memberikan uang muka kepada bagian akuntansi untuk diproses.bagian Akuntansi menerima Order Sheet, Surat Persetujuan, dan uang muka dari Manajer Penjualan.

10 65 Setelah itu, Bagian pengawas menugaskan tim survey untuk melakukan survey kepada konsumen sesuai dengan Order Sheet dan surat persetujuan yang sudah ditandatangani tersebut. Tim survey melakukan suvey dengan cara mendatangi konsumen yang membeli barang dagangan tersebut untuk mengecek ke valid-an order sheet dan kelengkapan barang yang dibeli konsumen. Tim Survey kemudian mengisi surat survey dan memberikan kepada konsumen untuk ditandatangani kemudian diserahkan kembali ke tim survey. Tim survey memberikan surat survey kepada bagian pengawas sebagai bukti survey. Bagian pengawas menerima Surat Survey dari tim Survey dan memberikan laporan Survey kepada Manager penjualan. Manager penjualan menerima laporan Survey yang kemudian memberikan laporan Survey ke Manager Kolektor. Manager Kolektor meminta dibuatkan faktur dan kwitansi 2 rangkap kepada bagian akuntansi untuk melakukan penagihan, sesuai dengan nama konsumen yang akan dimintai pembayarannya. Faktur dan kwitansi 2 rangkap itu kemudian diberikan kepada Manager kolektor. Manager Kolektor menugaskan tim kolektornya untuk menagih pembayaran kepada konsumen serta membawa faktur dan kwitansi 2 rangkap setiap bulannya sesuai dengan perjanjian kredit. Tim kolektor menerima faktur dan kwitansi 2rangkap dari Manajer kolektor dan kemudian mendatangi rumah konsumen untuk menagih. Konsumen memberikan sejumlah uang sebagai pembayaran atas kredit yang diambilnya kepada kolektor. Kolektor memberikan faktur dan kwitansi 2 rangkap yang sudah diisi oleh bagian akuntansi ke konsumen untuk ditandatangani. Faktur dan

11 66 kwitansi 2 rangkap diberikan kembali kepada kolektor. Kolektor mengecek kembali faktur dan kwitansi 2 rangkap tersebut dengan jumlah uang yang diberikan sebagai pembayaran kredit tersebut. Setelah itu kolektor memberikan kwitansi rangkap 1 kepada konsumen. Kemudian kolektor memberikan faktur, kwitansi rangkap 2 yang sudah ditandatangani oleh konsumen, serta sejumlah uang pembayaran kredit kepada Manager Kolektor. Manager Kolektor memberikan faktur, kwitansi rangkap 2 yang sudah ditandatangani oleh konsumen, serta sejumlah uang pembayaran kredit ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi membuatkan jurnal. Setiap bulannya bagian akuntansi melaporkan setiap penjualan tersebut kepada Direktur Utama.

12 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang berjalan

13 Event Table Event Internal Agent Start When Activities Mengambil barang Divisi Sales datang dan siap 1. Mengambil di gudang menawarkan barang persediaan barang kepada Konsumen di gudang 2. Memberikan barang ke Sales Menugaskan Sales Divisi Memberikan barang ke Sales 3. Menugaskan kepada sales ke wilayah di mana nanti sales akan menjual barang tersebut Menjual Barang Sales Divisi menugaskan Sales 4. Menawarkan barang sesuai dengan wilayah yang sudah ditetapkan sebelumnya 5. Memperlihatkan

14 69 price list 6. Mengsisi order sheet 7. Memberikan surat persetujuan kepada konsumen 8. Memberikan barang sesuai dengan persetujuan awal kepada konsumen 9. Menerima uang muka beserta biaya administrasi dari Konsumen Melaporkan Divisi Sales menerima uang 10. Menerima Order penjualan muka beserta biaya Sheet dari Sales administrasi 11. Menerima Surat persetujuan dari Sales 12. Memberikan uang muka ke Manajer Penjualan 13. Melaporkan

15 70 penjualan berupa Order sheet ke Manajer Penjualan Mencatat ke sistem Manajer Divisi melaporkan 14. mencatat Order Penjualan penjualan Sheet 15. Memberikan uang muka ke Bagian Akuntansi Menerima uang Bagian Manajer Penjualan 16. Menerima Order muka Akuntansi memberikan uang Sheet muka 17. Menerima Surat Persetujuan 18. Menerima uang muka Menugaskan Tim Bagian Bagian Akuntansi 19. Mengkoordinir Tim Survey Pengawas Menerima uang muka survey untuk melakukan Survey 20. Menkoordinir Tim survey untuk melakukan Survey sesuai dengan Order Sheet, Surat persetujuan kepada

16 71 Konsumen Melakukan Survey Tim Survey Menerima koordinasi 21. Mendatangi dari Bagian konsumen yang Pengawas membeli barang dagangan tersebut untuk mengecek ke valid-an order sheet 22. mengisi surat survey 23. Memberikan Surat Survey konsumen kepada untuk ditandatangani oleh Konsumen 24. Memberikan surat survey bagian sebagai kepada pengawas bukti survey Menerima SS Bagian Tim survey 25. Memberikan Pengawas memberikan surat laporan survey survey kepada Manager penjualan

17 72 Memberikan Manajer Bagian Pengawas 26. Memberikan laporan Survey Penjualan memberikan laporan laporan Survey ke survey Manager Kolektor Membuat faktur dan Bagian Manager Kolektor 27. Membuat faktur Kw2 Akuntansi menerima laporan 28. Membuat kwitansi Survey 2 rangkap 29. Memberikan faktur dan kwitansi 2 rangkap ke Manager kolektor Menugaskan Tim Manajer Menerima faktur dan 30. Memberikan tugas Kolektor Kolektor Kw2 dari bagian ke Tim Kolektor Akuntansi untuk menagih ke Konsumen 31. Memberikan faktur dan 2rangkap kwitansi kepada Tim Kolektor Melakukan Tim Kolektor Menerima faktur dan 32. Melakukan Penagihan kwitansi dari Manajer penagihan Kolektor 33. Menerima uang dari konsumen atas pembayaran

18 Memberikan faktur 35. Memberikan kwitansi 2 rangkap kepada Konsumen 36. Melakukan pengecekan terhadap faktur dan Kwitansi 2rangkap tersebut dengan jumlah uang yang diberikan oleh Konsumen 37. Memberikan kwitansi rangkap 1 kepada Konsumen 38. Memberikan faktur, kwitansi rangkap 2 yang sudah ditandatangani oleh konsumen, sejumlah serta uang pembayaran kredit kepada Manager

19 74 Kolektor Membuat laporan Bagian Manager kolektor 39. Menerima faktur Akuntansi menerima faktur, dari Manager kwitansi rangkap2, Kolektor sejumlah uang dari 40. Menerima kwitansi Tim Kolektor rangkap2 dari Manager Kolektor 41. Menerima sejumlah uang dari Manager Kolektor 42. Membuatkan jurnal 43. Melaporkan setiap penjualan kepada Direktur Utama Menerima laporan Direktur Utama Menerima laporan 44. Mengecek laporan dari Bagian penjualan dari Akuntansi Bagian Akuntansi 45. Mengarsip laporan penjualan Tabel 3.1 Event Table Sistem Berjalan

20 3.3.3 Over View Activity Diagram 75

21 WorkFlow Table Penjualan Kredit Actor Divisi Bagian Gudang Divisi Komputer Sales Divisi Manager Penjualan Bagian Akuntansi Bagian Pengawas Tim Survey Activities Event : Ambil Persediaan barang di gudang 1. Mengambil persediaan barang di gudang 2. Memberikan barang ke Sales Event : Menugaskan Sales 3. Menugaskan kepada sales ke wilayah di mana nanti sales akan menjual barang tersebut 4. Mencatat kedalam sistem setiap barang yang dibawa sales dan wilayah dimana sales tersebut menjual barang 5. Menyimpan barang ke dalam sistem Event : Menjual Barang 6. Menawarkan barang sesuai wilayah yang ditetapkan 7. Memperlihatkan Price List 8. Mengisi order sheet 9. Memberikan surat persetujuan ke konsumen 10. Memberikan barang sesuai dengan persetujuan awal ke konsumen 11. Menerima uang muka berserta biaya administrasi dari konsumen Event : Melaporkan Penjualan 12. Menerima order sheet dari sales 13. Menerima surat persetujuan dari sales 14. Memberi uang muka ke manager penjualan 15. Melaporkan penjualan berupa order sheet ke manager penjualan Event : Mencatat Kedalam Sistem 16. Mencatat order sheet 17. Mencatat surat persetujuan (signed) kedalam sistem 18. Memberi uang muka ke bagian akuntansi Event : Menerima Uang Muka 19. Menerima order sheet 20. Menerima surat persetujuaan 21. Menerima uang muka Event : Menugaskan Tim Survey 22. Mengkoordinir tim survey 23. Mengkoordinir tim survey sesuai dengan order sheet, surat persetujuaan ke konsumen Event : Melakukan Survey 24. Mendatangi konsumen yang membeli barang untuk mengecek kevalidan order sheet 25. Mengisi surat survey 26. Memberikan surat survey ke konsumen untuk ditandatangani 27. Memberikan surat survey (signed) ke bagian pengawas sebagai bukti survey

22 77 Bagian pengawas Manager Penjualan Bagian Akuntansi Manager Kolektor Tim Kolektor Bagian Akuntansi Direktur Utama Event : Menerima SS 28. Mencatat surat survey kedalam sistem 29. Memberikan surat survet ke manager penjualan Event : Memberikan Laporan Survey 30. Memberikan laporan survey ke manager kolektor Event : Membuat Faktur dan Kwitansi Membuat faktur 32. Membuat kwitansi 2 rangkap 33. Memberikan faktur dan kwitansi 2 rangkap ke manager kolektor Event : Menugaskan Tim Kolektor 34. Memberikan tugas ke tim kolektor untuk menagih ke konsumen 35. Memberikan faktur dan kwitansi 2 rangkap ke tim kolektor Event : Melakukan Penagihan 36. Melakukan penagihan 37. Menerima uang dari konsumen 38. Memberikan faktur 39. Memberikan kwitansi rangkap 2 ke konsumen 40. Melakukan pengecekan faktur dan kwitansi dengan jumlah uang dari konsumen 41. Memberikan kwitansi rangkap1 ke konsumen 42. Memberikan faktur kwitansi (signed) serta uang pembayaran ke manager kolektor Event : Membuat Laporan 43. Menerima faktur dari manager kolektor 44. Menerima kwitansi rangkap 2 dari manager kolektor 45. Menerima sejumlah uang dari manager kolektor 46. Mencatat faktur kwitansi rangkap 2 ke dalam sistem 47. Membuat jurnal 48. Melaporkan penjualan kepada direktur utama Event : menerima laporan 49. Mengecek laporan penjualan dari bagian akuntansi 50. Mengarsip laporan penjualan Tabel 3.2 WorkFlow Table

23 Formulir dan Laporan Pada Sistem Berjalan Order sheet Surat bukti adanya transaksi penjualan. Order sheet dibuat oleh Divisi yang kemudian diberikan Sales Kwitansi Bukti pembayaran setelah terjadinya transaksi penjualan. Kwitansi dibuat oleh Bagian Akuntansi sebanyak 2 rangkap (rangkap 1 diberikan oleh Konsumen, rangkap 2 untuk arsip perusahaan) Surat Persetujuan Surat perjanjian Konsumen dengan Perusahaan. Surat Persetujuan dibuat oleh Divisi yang kemudian diberikan kepala Sales. Surat Survei Surat yang digunakan untuk melakukan penagihan ansuran. Surat Survei dibuat oleh Bagian Pengawas yang kemudian diberikan kepada Tim Survei. Price List Surat yang berisi daftar harga beserta pembayaran angsuran. Price List ini dibuat oleh Divisi yang kemudian diberikan ke Sales.

24 Masalah yang Ada Pada Sistem Berjalan 1. Proses bisnis masih secara manual, hanya menggunakan Microsoft Excel. 2. Laporan yang dihasilkan belum lengkap atau masih sedikit (masih yang standar). 3. Tidak adanya pengecekan barang lebih lanjut pada saat keluar dari gudang 3.5 Analisis hasil temuan 1. Temuan Proses pencatan bisnis seperti formulir Order sheet, Surat Persetujuan, Surat Survei, faktur, Kwintansi, masih manual Kriteria Menurut Jones, Frederick L. & Rama, Darasatha V. (2003). Accounting Information System. P 105) Sistem informasi perusahaan adalah kumpulan dari prosedur manual dan otomatis, dan menentukan penyimpanan dimulai, disimpan, diproses dan dilaporkan berdasarkan event-envent Sebab Banyak menggunakan form seperti formulir Order sheet, Surat Persetujuan, Surat Survei, faktur, Kwintansi, Akibat Rekomendasi Cost Biaya menjadi tinggi Membuat sistem informasi akuntansi untuk memperbaiki yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada atau sistem yang sedang berjalan, baik mengenai

25 80 mutu, ketepatan penyajian, maupun sturuktur organisasi dan untuk mengurangi biaya dalam penyelengaraan pencatatan akuntansi 2. Temuan Perusahaan kesulitan mengecekan stock barang yang ada dikatalok seperti Teplon, kompor Gas, lampur Pijar DLL Kriteria Menurut Jones dan Rama 2006, p 6 Perlunya laporan untuk mendukung kegiatan rutin, contohnya penerimaan order, mengiriman barang, mengetahui stock barang. Sebab Perusahaan tidak mengetahui jumlah stock produk di gudang Fungsi Gudang Akibat Kurang mendukung kegiatan kegiatan rutin Perusahaan membuat laporan pendukung Kegiatan Rekomendasi kegiatan Rutin penerimaan order, mengiriman barang, mengetahui stock barang, 3. Temuan Tidak adanya pengecekan intern pada saat barang keluar dari gudang. Kriteria Menurut Mulyadi 2001, p211 Pengecekan Order Sheet yang ada ( fungsi penjulan ) Sebab Tidak ada nya pengecekan intern Dapat terjadi kecurangan internal Akibat Perlu dilakukan pengecekan intern atas barang yang

26 81 Rekomendasi telah keluar dari gudang harus sesuai dengan OSkeluar dari gudang yang disesuaikan dengan OS oleh Divisi Tabel 3.3 Analisa Hasil Temuan 3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi Dari hasil analisa temuan yang didapat pada saat melakukan survey, maka dapat diidentifikasikan bahwa kebutuhan informasi yang diperlukan untuk menunjang kinerja perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut : 1. Membuat laporan barang yang paling laku. 2. Membuat laporan Sales Order. 3. Membuat laporan Outstanding. 4. Membuat laporan Customer yang piutangnya jatuh tempo. 5. Membuat laporan Customer yang paling banyak membeli. 6. Membuat laporan Sales yang paling banyak menjual