Universitas Bina Nusantara Program Studi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2007 IT COLLABORATION SUITE UNTUK MEMONITOR DAN MENGENDALIKAN CHANGE REQUEST ATAU PROJECT DI PT SERASI AUTORAYA Siswoyo 0800787435 Erwin Fatchurrahman 0800787454 Wuri Prasetyarini 0800787460 Kelas / Kelompok : 07MAP / Kelompok 2 ABSTRAK IT Collaboration Suite adalah satu kesatuan sistem yang mencakup proses permintaan perubahan (change request) maupun project oleh user sampai pada proses scoring staf IT yang terlibat. Dalam IT Collaboration Suite dibutuhkan suatu integritas dari setiap bagian yang terkait untuk kelancaran proses distribusi dari setiap dokumen yang dihasilkan. Oleh karena itu dikembangkan suatu sistem tekomputerisasi yang mampu mengkolaborasikan dan meningkatkan kecepatan kinerja operasional dari setiap bagian tersebut. Tahapan yang dilakukan dalam melakukan penelitian yaitu dengan menganalisis visi, misi dan strategi PT Serasi Autoraya, dan dilanjutkan dengan menganalisis kebutuhan sistem informasi, yang didasarkan pada lingkungan strategi pertumbuhan PT Serasi Autoraya. Penentuan strategi perusahaan dilakukan dengan mengkolaborasikan antara metode SWOT Analysis dan Critical Success Factor. Sementara untuk analisis kebutuhan dilakukan dengan metode Fishbone Diagram dan Questioner. Sitem yang dirancang menggunakan metode OOAD ini dikembangkan dengan tools Microsoft visual studio 2003 dan database Microsoft SQL Server 2000. Hasil dari penyusunan skripsi ini berupa model proses bisnis pengajuan change request atau project yang berjalan di bagian Information Technology. Kesimpulan yang didapat adalah, bagian Information Technology memiliki peran yang sangat penting, khususnya dalam memberikan dukungan terhadap proses pengajuan change request dan project di PT Serasi Autoraya. Selain itu penggunaan sistem informasi berbasis komputer dapat meningkatkan kecepatan pengerjaan change request dan project. Hal ini dapat dicapai dengan mengotomatisasi dan mengkolaborasikan semua bagian yang terlibat dalam change request maupun project yang diajukan. Keywords : information system model, change request, project, collaboration. iv
PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul IT Collaboration Suite untuk memonitor dan mengendalikan Change Request atau Project di PT Serasi Autoraya. Adapun tujuan pembuatan skripsi ini adalah untuk memenuhi kurikulum Sarjana Strata-1. Selama penyelesaian skripsi ini, penulis mendapat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla M.App., Sc., selaku rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Siswono, selaku kepala Program Studi Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Tri Pudjadi, S.Sos., MM, selaku pembimbing yang dengan sabar telah meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan, arahan dan pendapat yang berharga dalam menyelesaikan outline skripsi ini. 4. Bapak Bambang Kriswantara, selaku pembimbing pada PT. Serasi Autoraya, yang telah mengijinkan kami untuk melakukan testing dan saran serta pendapat yang diberikan. 5. Orang tua, saudara dan keluarga penulis yang telah memberikan dorongan, bantuan, dan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan pembuatan skripsi ini. v
6. Semua rekan-rekan penulis yang telah membantu proses penyusunan skripsi ini. vi
DAFTAR ISI ABSTRAK...iv PRAKATA... v DAFTAR ISI...vii DAFTAR TABEL...xi DAFTAR GAMBAR...xii DAFTAR LAMPIRAN...xiv BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 3 1.3 Tujuan dan Manfaat... 4 1.4 Metodologi... 4 1.5 Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI... 7 2.1 Teori Umum / Dasar... 7 2.1.1 Konsep Dasar Sistem... 7 2.1.2 Konsep Dasar Informasi... 9 2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi... 10 2.1.4 Teknologi Informasi... 14 2.1.5 Object Oriented Analysis and Design Methodology... 15 2.1.6 Unified Modeling Language (UML)... 17 2.1.6.1 Implementasi UML dalam perancangan perangkat lunak... 18 2.1.7 End User Computing Systems (Sistem Komputasi Pemakai Akhir)... 24 2.2 Teori Khusus... 25 2.2.1 Work Group Computing... 25 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN... 30 3.1 Profil Perusahaan... 30 3.1.1 Sejarah Perusahaan... 30 vii
3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan... 30 3.1.3 Owner... 31 3.1.4 Perkembangan Bisnis... 31 3.1.5 Struktur Organisasi... 31 3.1.6 Tugas Dan Wewenang... 34 3.2 Analisis Sistem... 38 3.2.1 System Definition... 38 3.2.2 Context... 40 3.2.3 Analisis Lingkungan Strategis... 46 3.2.3.1 Analisis Lingkungan Internal (ALI)... 46 3.2.3.2 Analisis Lingkungan Eksternal (ALE)... 47 3.2.3.3 Analisis Critical Success Factor... 47 3.2.3.4 Analisis Strategik dan Pilihan... 49 3.2.4 Analisis Kebutuhan berdasarkan Fishbone Diagram... 50 3.2.5 Analisis Kebutuhan berdasarkan Hasil Questioner... 55 3.2.5.1 Hasil Questioner User... 55 3.2.5.2 Hasil Questioner Staf IT... 57 3.2.6 Usulan Perbaikan Masalah... 62 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN... 66 4.1 Problem Domain... 66 4.1.1 Cluster... 66 4.1.2 Structure... 66 4.1.3 Class Diagram... 69 4.1.3.1 Definition... 70 4.2 Application Domain... 75 4.2.1 Usage... 75 4.2.1.1 Mengajukan Request... 75 4.2.1.2 Mengerjakan Request... 77 4.2.1.3 Melakukan Testing... 79 4.2.1.4 View Status... 81 4.2.1.5 Scoring... 83 viii
4.2.2 Functions... 84 4.2.3 User Interface... 86 4.2.3.1 Menu Utama... 87 4.2.3.2 Halaman Utama... 89 4.2.3.3 URF List... 91 4.2.3.4 User Request Form (URF)... 92 4.2.3.5 Proposal... 95 4.2.3.6 Addendum Proposal... 99 4.2.3.7 User Acceptence Test (UAT)... 101 4.2.3.8 Completion... 103 4.2.3.9 Rejection... 105 4.2.3.10 Score... 105 4.2.3.11 Report Budget... 106 4.2.3.12 Report URF... 107 4.2.3.13 Report Project... 108 4.2.3.14 Report Score... 109 4.3 Technical Platform... 109 4.3.1 Equipment... 109 4.3.2 System Software... 110 4.3.3 System Interface... 110 4.3.4 Design Language... 110 4.4 Architecture... 110 4.4.1 Component Architecture... 110 4.4.2 Process Architecture... 111 4.5 Recommendations... 114 4.5.1 The System Usefulness and Feasibility... 114 4.5.2 Strategy... 114 4.6 Kriteria Kegunaan Sistem... 114 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 117 5.1 Simpulan... 117 5.2 Saran... 118 ix
DAFTAR PUSTAKA... 119 RIWAYAT HIDUP... 120 x
DAFTAR TABEL Tabel 3-1 Analisis CSF... 48 Tabel 4-1 Use Case Specification untuk Mengajukan Request... 76 Tabel 4-2 Use Case Specification untuk Mengerjakan Request... 78 Tabel 4-3 Use Case Specification untuk Melakukan Testing... 80 Tabel 4-4 Use Case Specification untuk View Status... 81 Tabel 4-5 Use Case Specification untuk Scoring... 83 Tabel 4-6 Daftar fungsi... 85 Tabel 4-7 Format Penomoran Dokumen... 90 Tabel 4-8 Status Project... 91 Tabel 4-9 Prioritas dari Design Criteria... 116 xi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2-1 Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi... 12 Gambar 2-2 Contoh Use-case Diagram... 19 Gambar 2-3 Bentuk umum Class Diagram... 20 Gambar 2-4 Contoh Class Diagram... 21 Gambar 2-5 Contoh Sequence Diagram... 22 Gambar 2-6 Contoh Component Diagram... 23 Gambar 2-7 Contoh Deployment Diagram... 24 Gambar 3-1 Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Serasi Autoraya, periode tahun 2006 (Sumber : PT Serasi Autoraya tahun 2006)... 32 Gambar 3-2 Struktur Organisasi Kantor Cabang PT Serasi Autoraya, periode tahun 2006 (Sumber : PT Serasi Autoraya tahun 2006)... 33 Gambar 3-3 Tata laksana prosedur berjalan... 42 Gambar 3-4 Fishbone Diagram... 54 Gambar 3.5 Presentase Jawaban Questioner User Pertama... 55 Gambar 3.6 Presentase Jawaban Questioner User Kedua... 56 Gambar 3.7 Presentase Jawaban Questioner User Ketiga... 56 Gambar 3.8 Presentase Jawaban Questioner User Keempat... 57 Gambar 3.9 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Pertama... 58 Gambar 3.10 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Kedua... 58 Gambar 3.11 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Ketiga... 59 Gambar 3.12 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Keempat... 59 Gambar 3.13 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Kelima... 60 Gambar 3.14 Presentase Jawaban Questioner Staf IT Keenam... 60 Gambar 3-15 Alur proses pengajuan change request atau project... 64 Gambar 4-1 Cluster... 66 Gambar 4-2 Struktur untuk CR/Project Development... 67 Gambar 4-3 Struktur untuk CR/Project Completion... 68 Gambar 4-4 Class Diagram... 69 Gambar 4-5 Use Case Diagram Sistem IT Collaboration Suite... 75 xii
Gambar 4-6 Sequence Diagram Mengajukan Request... 77 Gambar 4-7 Sequence Diagram Mengerjakan Request... 79 Gambar 4-8 Sequence Diagram Melakukan Testing... 81 Gambar 4-9 Sequence Diagram View Status... 83 Gambar 4-10 Sequence Diagram Scoring... 84 Gambar 4-11 Navigation Diagram... 86 Gambar 4-12 User Inetrface Menu Transaction... 87 Gambar 4-13 User Interface Menu User Guide... 88 Gambar 4-14 User Inetrface Main Menu... 89 Gambar 4-15 User Interface List URF... 92 Gambar 4-16 User Interface User Request Form (URF)... 94 Gambar 4-17 User Interface Layar Utama Menu Proposal... 95 Gambar 4-18 User Interface Input Nomor URF... 96 Gambar 4-19 User Interface Proposal... 97 Gambar 4-20 User Interfacce Layar Utama Menu Addendum Proposal... 99 Gambar 4-21 User Interface Input Nomor Proposal... 99 Gambar 4-22 User Interface Addendum Proposal... 100 Gambar 4-23 User Interface Layar Utama Menu UAT... 101 Gambar 4-24 User Interface UAT... 102 Gambar 4-25 User Interface Test Scenario... 102 Gambar 4-26 User Interface Layar Utama Menu Completion... 103 Gambar 4-27 User Interface Input Nomor Proposal untuk UAT... 103 Gambar 4-28 User Interface Completion Form... 104 Gambar 4-29 User Interface Completion Form... 105 Gambar 4-30 User Interface Scoring... 105 Gambar 4-31 User Interface Report Budget... 106 Gambar 4-32 User Interface Report URF... 107 Gambar 4-33 User Interface Report Project... 108 Gambar 4-34 User Interface Report Score... 109 Gambar 4-35 Component Architecture... 112 Gambar 4-36 Deployment Diagram... 113 xiii
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D LAMPIRAN E LAMPIRAN F DAFTAR ISTILAH YANG DIGUNAKAN... L1 DAFTAR SIMBOL... L2 DAFTAR PERTANYAAN... L5 SPESIFIKASI EMAIL NOTIFIKASI... L8 CAPTURE SCREEN LAYAR... L12 CONTOH REPORT APLIKASI... L27 xiv