ANALISIS BUSINESS CONTINUITY PLAN (BCP) PADA UNIT PENYELENGGARAAN KLIRING - KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA WILAYAH IX (SUMATERA UTARA DAN ACEH) GELADIKARYA Oleh: Zulham Yahya 097007091 PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN SEKOLAH PASCASARJANA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2013
ANALISIS BUSINESS CONTINUITY PLAN (BCP) PADA UNIT PENYELENGGARAAN KLIRING - KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA WILAYAH IX (SUMATERA UTARA DAN ACEH) GELADIKARYA Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Magister Manajemen dalam Program Studi Magister Manajemen pada Sekolah Pascasarjana Oleh ZULHAM YAHYA 097007091 SEKOLAH PASCASARJANA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2013
PERSETUJUAN GELADIKARYA Judul Geladikarya : ANALISIS BUSINESS CONTINUITY PLAN (BCP) PADA UNIT PENYELENGGARAAN KLIRING KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA WILAYAH IX (SUMATERA UTARA DAN ACEH) Nama Mahasiswa : Zulham Yahya N I M : 097007091 Program Studi : Magister Manajemen Konsentrsi : Pemasaran Menyetujui Komisi Pembimbing Dr. Ir. Chairul Muluk, M. Sc Ketua Drs. Irwan Djanahar, Ak. MAFIS Anggota Ketua Program Studi Direktur Sekolah Pascasarjana Prof. Dr. Ir.Darwin Sitompul, M.Eng Prof. Dr. Erman Munir, M.Sc
LEMBAR PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa geladikarya yang berjudul : ANALISIS BUSINESS CONTINUITY PLAN (BCP) PADA UNIT PENYELENGGARAAN KLIRING KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA WILAYAH IX (SUMATERA UTARA DAN ACEH) Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh siapapun sebelumnya. Sumber-sumber data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara benar dan jelas. Medan, September 2013 Yang membuat pernyataan, ZULHAM YAHYA 097007091
RINGKASAN EKSEKUTIF Bank Indonesia adalah Bank Sentral Republik Indonesia yang memiliki kewenangan tunggal dalam penyelenggaraan Sistem Kliring Nasional atau lebih dikenal SKNBI (Sistem Kliring Nasional Bank Indonesia). Sebagai pelaksana penyelenggara sistem kliring yang bersifat kritikal, yaitu Sistem SKNBI yang systematically wide important payment system, yang artinya adalah sistem ini termasuk sistem utama yang digunakan oleh perbankan dan lembaga keuangan dalam melakukan transaksi pembayaran yang sangat besar peranannya dalam memperlancar roda perekonomian Indonesia, khususnya daerah Sumatera Utara. Dari data perputaran kliring di Sumatera Utara pada triwulan IV tahun 2012 tercatat bahwa nilai transaksi kliring adalah sebesar Rp37,789 triliun atau perharinya sebesar Rp618 miliar. Apabila terjadi gangguan dari bencana alam atau bencana sosial yang menyebabkan terhentinya penyelenggaraan proses kliring maka diperkirakan masyarakat dan pengguna jasa kliring di Sumatera Utara akan mengalami kerugian bisa mencapai Rp618 miliar, termasuk Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (disingkat KPw BI Wilayah IX) akan berkurang pendapatannya dari penerimaan jasa proses kliring sebagai penyelenggara kliring SKNBI. Gangguan ini tentunya berpotensi menciptakan ketidakstabilan pada sistem keuangan yang selama ini berjalan dengan baik.oleh karena itu sebagai penyelenggara sistem kliring tersebut, KPw BI Wilayah IX harus memberikan pelayanan yang handal dalam kondisi apapun dan tetap dapat beroperasi kembali (recovery) dalam waktu secepatnya apabila terjadi bencana/gangguan. Antisipasi untuk menghadapi kondisi bencana/gangguan telah dilakukan Bank Indonesia dengan menerapkan Business Continuity Plan (BCP) sebagai bagian dari manajemen bencana Business Continuity Management (BCM). Namun pada kenyataannya implementasi BCP masih belum mampu untuk menyelengarakan kliring SKNBI apabila terjadi bencana seperti yang terjadi musibah gempa bumi di Padang dan tsunami di Aceh penanggulangan bencananya memerlukan waktu yang begitu lama sehingga downtime pelaksanaan pelayanan kliring lokal begitu panjang yang akan mengakibatkan kegiatan transaksi non tunai masyarakat maupun lembaga keuangan/perbankan tidak berjalan. Untung saja masih bisa diselamatkan kegiatan perekonomian tidak diam sama sekali dengan adanya kelancaran pengedaran uang tunai yaitu dilakukannya pengedaran uang oleh Bank Indonesia yang bekerjasama dengan perbankan yang ada dan telah beroperasi yaitu untuk memperlancar pembayaran gaji pegawi negeri sipil, TNI dan Kepolisian serta penarikan tabungan/simpanan masyarakat. Pengalaman atas belum handalnya BCP yang dimiliki Bank Indonesia dalam menanggulangi dan tanggap terhadap bencana sangat menarik perhatian untuk dikaji dan dianalisis. Sebabnya apabila hal ini berlanjut terus tanpa ada perbaikan dan pembenahan maka hal ini akhirnya akan menjadi masalah dikemudian hari yaitu adanya tuntutan masyarakat dan lembaga perbankan untuk meminta kompensasi atas panjangnya downtime untuk mendapatkan kembali pelayanan jasa kliring SKNBI. Berdasarkan uraian singkat tersebut, maka dirumuskan masalah sebagai berikut : 1) Potensi gangguan/ ancama apa saja yang akan dihadapi dalam penyelenggaraan kliring di Unit Penyelenggaraan Kliring KPw BI Wilayah IX, 2) Bagaimana implementasi
penerapan BCP dalam mengatasi masing-masing jenis gangguan/ ancaman tersebut sehingga dapat terwujudnya pemulihan (recovery) keadaan apabila terjadi bencana (disaster) dan bagaimana kesiapan SDM nyadalam kesiapan menjalankan kelangsungan bisnis penyelenggaraan kliring SKNBI. Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah teori-teori Business Continuity Continuity Plan dan Disaster Recivery Plan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, sifat penelitian ini adalah penjelasan. Metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara (interview), membuat daftar pertanyaan (questionaire) dan observasi terhadap proses kerja pengolahan warkat kliring, data laporan jumlah warkat yang diproses, dan mengamati perangkat TI (server) SSK, KPK, TPK serta perangkat lainnya yang berhubungan dengan operasional kliring SKNBI. Hasil penelitian yang diperoleh dari pengumpulan data ini menunjukkan bahwa ada 5 (lima) kelompok potensi gangguan yang akan terjadi dalam pelaksanaan kliring lokal SKNBI yaitu : 1) Gangguan pada Hardware dan/atau Software Komputer Penyelenggara Kliring (KPK), 2) Gangguan pada Jaringan Komunikasi Data (JKD), 3)Gangguan pada Power Listrik, 4) Gangguan pada Lokasi Penyelenggaraan Kliring Lokal dan 5) Sumber Daya Manusia. Sementara untuk implementasi penerapan BCP nya masih berupa ketentuan-ketentuan yang masih perlu dilakukan penjabaran dan sosialisasi yang mana pengawan di Unit tersebut belum memahami bagaimana melaksanakan BCP tersebut karena dibutuhkan penjelasan yang kongkrit bagaimana melaksanakan BCP itu tahap demi tahap untuk mengatasi gangguan-gangguan tersebut diatas. Kesimpulan penelitian ini adalah : 1) Ada 5 kelompok potensi risiko gangguan yang mengancam kelangsungan proses bisnis penyelenggaraan kliring SKNBI di KPw BI Wilayah IX, yaitu : i) Gangguan pada Hardware dan/atau Software Komputer Penyelenggaraan Kliring (KPK) ii) Gangguan pada Jaringan Komunikasi Data (JKD) iii) Gangguan pada Power Listrik iv) Gangguan pada lokasi Penyelenggaraan Kliring Lokal, dan v) Terbatasnya Sumber Daya Manusia. 2) Belum pernah dilakukan pelatihan simulasi evakuasi dalam rangka menghadapi pemindahan lokasi dari lokasi yang terkena bencana dan belum sepenuhnya memahami bagaimana melaksanakan BCP yang mana sangat dibutuhkan suatu petunjuk berupa Standard Operating Procedure (SOP) sehingga pelaksana/pegawai kliring SKNBI dapat melaksanakan tahapan BCP dengan baik dan berhasil. Kata Kunci : BCP untuk Cepat, Tanggap Dalam Menghadapi Bencana.
KATA PENGANTAR Penulis mengucapkan puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan hidayah dan berkah-nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penelitian geladikarya ini. Shalawat dan salam disampaikan kepada Junjungan Rasulullah SAW, sebagai penuntun dalam menerangi jalan kehidupan. Penelitian ini merupakan tugas akhir pada Program Magister Manajemen Sekolah Pascasarjana. Judul Penelitian yang dilakukan adalah : Analisis Business Continuity Plan Pada Unit Penyelenggaraan Kliring Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumatera Utara dan Aceh). Selama melakukan penelitian dan penulisan ini, penulis banyak memperoleh bantuan moril dan mareil dari berbagai pihak. Terima kasih yang tulus dan tidak terhingga kepada orang tua tercinta Ibunda Hj.Badariyah dan Ayahanda (Alm) Muhammad Yahya Yunan. Keluargaku tercinta, Isteriku Hj.Hartati Mulyani, ketiga anakku Ahmad Taufik Yahya, Nabila Ulfah dan Jihan Mastura yang telah banyak memberikan semangat dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan tulisan Geladikarya ini. Pada kesempata ini pula penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu DTM&H., M.Sc, (CTM)., SP.A(K)., selaku Rektor. 2. Bapak Prof. Dr. Erman Munir, M.Sc., selaku Direktur Sekolah Pascasarjana. 3. Bapak Prof. Dr. Ir. Darwim Sitompul, M.Eng., selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Sekolah Pascasarjana. 4. Bapak Dr. Ir. Chairul Muluk, M.Sc., selaku Ketua Komisi Pembimbing 5. Bapak Drs. Irwan Djanahar, Ak. MAFIS, selaku Anggota Komisi Pembimbing 6. Bapak dan Ibu Dosen serta pegawai pada Program Studi Magister Manajemen Sekolah Pascasarjana. 7. Bapak Kepala Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumatera Utara dan Aceh) 8. Ibu Deputi Kepala Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumatera Utara dan Aceh) 9. Bapak Irwan Effendy selaku Kepala Unit Penyelenggaraan Kliring Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumatera Utara dan Aceh) beserta Pelaksana dan Pelaksana Junior yang telah banyak membantu penulis dalam penelitian dan penulisan Geladikarya ini. 10. Teman-teman sejawat di Unit Logistik Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumut dan Aceh) yang telah banyak memberikan dorongan dan semangat kepada penulis.
11. Teman-teman mahasiswa Angkatan 27 Program Studi Magister Manajemen Sekolah Pascasarjana yang telah banyak memberikan dukungan dan semangat kepada Penulis. 12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan dan partisipasi dalam mendukung penelitian dan penulisan Geladikarya ini. Penulis menyadari Geladikarya ini masih banyak memiliki kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, namun penulis mengharapkan Geladikarya ini bermanfaat bagi seluruh pembaca dan pemerhati terhadap manfaat metode kelangsungan pelayanan operasional pasca bencana yang menimpa suatu organisasi perusahaan. Semoga Allah SWT memberikan rahmat dan hidayahnya kepada kita semua. Amin. Medan, September 2013 Penulis, Zulham Yahya, SE
ii DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI ii DAFTAR GAMBAR DAN TABEL iv BAB I. PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Rumusan Masalah 7 1.3 Tujuan Penelitian 7 1.4 Manfaat Hasil Penelitian 7 1.5 Batasan dan Ruang Lingkup 8 BAB II. LANDASAN TEORI 9 2.1 Bencana dan Jenisnya 9 2.2 Sistem Tanggap Bencana 10 2.3 Business Continuity Plan dan Disaster Recovery Plan 12 2.3.1 Pengertian Business Continuity Plan (BCP) 14 2.3.2. Proses Business Continuity Plan 18 2.3.2.1. Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis) 19 2.3.2.2 Target Waktu Pemulihan (Recovery Time Objectives) 20 2.3.2.3 Identifikasi Resiko (Risk Assessment) 21 2.3.2.4 Manajemen Resiko (Risk Management) 23 2.3.2.5 Risk Monitor and Testing 24 2.4 Pengertian Disaster Recovery Plan (DRP) 25 2.4.1 Sistem Toleransi Kegagalan 27 2.4.2 Pemilihan Lokasi Pemulih Dari Bencana 29 2.4.3 Pemeliharaan Rencana Pemulihan Data 29 2.4.4 Pengujian Disaster Recovery Plan 30 2.4.5 Disaster Recovery Procedures 31 BAB III. KERANGKA KONSEPTUAL 33 3.1 Kerangka Konseptual 33
3.1.1 Identifikasi Potensi Gangguan/Ancaman 33 3.1.2 Penanggulangan Bencana 34 3.1.3 Percepatan Pemulihan 34 3.1.4 Memulai Operasional Pasca Bencana 34 BAB IV. METODOLOGI PENELITIAN 35 4.1 Metode Penelitian 35 4.2 Lokasi Penelitian dan Jadwal Penelitian 35 4.3 Metode Pengumpulan Data 36 4.4 Jenis dan Sumber Data 37 4.5 Metode Analisis 37 BAB V. GAMBARAN UMUM KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA WILAYAH IX (SUMATERA UTARA DAN ACEH) 38 5.1 Sejarah Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumatera Utara dan Aceh) 38 5.2 Visi dan Misi Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumatera Utara dan Aceh) 39 5.3 Fungsi dan Tugas Pokok Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah IX (Sumatera Utara dan Aceh) 39 5.4 Struktur Organisasi 41 BAB VI. ANALISIS BUSINESS CONTINUITY PLAN PADA UNIT PENYELENGGARAAN KLIRING SKNBI - KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA WILAYAH IX (SUMATERA UTARA DAN AC EH) 47 6.1 Penetapan Ruang Lingkup dan Perencanaan 49 6.2 Pengembangan BCP 63 6.3 Persetujuan Rencana dan Implementasi 64 6.4 Penyusunan Standard Operating Procedure 65 BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN 67 7.1 Kesimpulan 67 7.2 Saran 67 DAFTAR PUSTAKA 69
DAFTAR GAMBAR DAN TABEL iv A. Daftar Gambar 1. Gambar 1 Proses Pemulihan 2. Gambar 2 Proses Penyusunan SOP dalam pelaksanaan BCP 3. Gambar 3 Sistem Tanggap Bencana 4. Gambar 4 Fase Penanganan Bencana 5. Gambar 5 Tingkat RTO dan RPO 6. Gambar 6 Recovery Time Object. B. Daftar Tabel 1. Tabel 1.1 High Cost Downtime 2. Tabel 1.2 Total Cost of Worst Inciden on Avarage 3. Tabel 2 Daftar Lama Gangguan Berikut Pengaktifan BCP 4. Tabel 3 Penetapan Ruang Lingkup dan Perencanaan