BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Lokasi Perusahaan Dalam menyusun skripsi ini, penulis melakukan penelitian pada PT. X (Group) merupakan kantor pusat yang bertempat di Jl. Ks.Tubun Raya No.72 Jakarta Barat. 2. Sejarah Perusahaan PT. X (Group) didirikan pada tanggal 13 Januari 1989 pertama kali berlokasi di Jl. Pakubuwono no.6 Jakarta Selatan yang merupakan kantor pusat pertama kali. PT. X memulai usahanya outlet retail pertama kali di Jl Melawai Raya Jakarta Selatan yang. Perusahaan ini juga merupakan PT. X Group yang bergerak dibidang perdagangan. 3. Struktur Organisasi dan Ruang Lingkup Usaha PT. X (Group) merupakan perusahaan dagang yang memiliki berbagai macam unit usaha. Dalam bagan struktur organisasi saat ini terlihat bahwa unit bisnis PT. X Group digolongkan dalam 3 divisi unit bisnis diantaranya : Alat bantu kesehatan, Sarana Kesehatan, dan Makanan. Sementara itu juga terdapat divisi-divisi yang mendukung kegiatan unit bisnis tersebut. 40
a. Divisi Unit Bisnis Alat Bantu Kesehatan PT. X didirikan pada tanggal 13 Januari 1989 yang terdiri dari 2 subdivisi unit bisnis yaitu : 1. Optik merupakan pusat alat bantu penglihatan terbesar di Indonesia pada saat ini telah memiliki sejumlah 200 outlet yang tersebar di seluruh kota kota di Indonesia. Untuk di Jabotabek sendiri Optik sudah mencapai 150 outlet. Selain Outlet Optik juga terdapat Galerry Optik untuk melebarkan jangkauan usahanya dibukalah Optik Keluarga dengan harga yang terjangkau namun juga tetap menyediakan produk yang berkualitas untuk semua lapisan masyarakat. 2. Hearing Aid yang merupakan pusat alat bantu dengar yang didirikan pada tahun 1997. Saat ini sudah berjumlah 6 cabang outlet yang tersebar di Jakarta (3 outlet), Bandung, Semarang, dan Surabaya. b. Divisi unit bisnis Sarana Kesehatan Cv.Prima International merupakan unit bisnis sarana kesehatan yang terdiri dari 2 sub divisi unit bisnis yang terdiri dari : 1. Apotik yang didirikan pada tahun 1971 outlet pertama kali berada di Jl. Melawai Raya Jakarta Selatan. Apotik adalah kiprah pertama dari PT. X Group di dalam usahanya jumlah Apotik pada saat ini terdapat sejumlah 15 outlet yang tersebar luas di Jakarta. 41
2. Laboratorium yang didirikan pada tahun 1973 pada saat ini hanya terdapat 1 outlet yang berada di Jl. Melawai Raya Jakarta Selatan. c. Divisi unit bisnis Makanan Divisi unit bisnis makanan terdiri dari 2 sub divisi unit bisnis diantaranya 1. Cv. Sarirasa Nusantara merupakan sub unit bisnis Restaurant yang didirikan pada tahun 1974. Restaurant pertama PT. X Group yang dibuka di Jl. Pakubuwono VI Jakarta Selatan merupakan restaurant yang berciri masakan Indonesia, pada saat ini telah terdapat 15 outlet di Jakarta. 2. Cv. Cahaya Sakti merupakan sub divisi unit bisnis Café yang didirikan pada tahun 1999 yang berlokasi di Jl. Kemang Raya Jakarta Selatan. Konsep dari café ini adalah konsep tradisional taman desa Ubud Bali. Menu yang ditawarkan mulai dari makanan Barat, Eropa dan Oriental Asia, pada saat ini sudah ada 26 cabang outlet. Struktur organisasi dirumuskan sebagai cermin hubungan antara fungsi, wewenang, dan tanggungjawab yang berhubungan satu sama lain dari organisasi yang diberi tugas atau tanggungjawab atas semua fungsi yang bersangkutan. Berikut ini uraian tugas dari masingmasing divisi sebagai berikut : 42
a. President Director Tugas dan tanggung jawab President Director adalah : 1. Menentukan tujuan dan kebijakan perusahaan. 2. Merumuskan strategi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 3. Mempertimbangkan dan menyetujui rancangan anggaran perusahaan yang diajukan oleh direktur. b. Director Tugas dan tanggung jawab Director adalah : 1. Memimpin perusahaan merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, mengkoordinasi, mengawasi tugas dan tanggung jawab divisi yang ada dalam perusahaan. 2. Menilai, menganalisa dan mengevaluasi perkembangan perusahaan. 3. Menganalisa dan mengevaluasi program kerja dan rencana anggaran. 4. Memberikan laporan secara berkala kepada dewan direksi mengenai perkembangan perusahaan. c. Corporate Secretary Tugas dan tanggung jawab Director adalah : 1. Membantu dewan direksi dalam korespondensi didalam persahaan. 2. Menyiapkan dan memberikan jadwal anggaran yang telah ditetapkan oleh dewan direksi. d. General Manager Tugas dan tanggung jawab General Manager adalah : 1. Memeriksa, menganalisa dan mengawasi laporan berkala dan insidentil yang diterima dari para bawahannya dan sekaligus mengambil mengambil langkah atas tindakan perbaikan yang diperlukan. 2. Mengambil tindakan dan keputusan yang diperlukan untuk memajukan perusahaan sepanjang itu menyangkut wewenang dan tanggungjawabnya. 43
e. Accounting dan Finance Manager Tugas dan tanggung jawab Accounting Manager adalah : 1. Membuat berbagai laporan yang menjadi tanggungjawab yaitu laporan pajak dan laporan kkun biaya. 2. Secara periodik membuat laporan keuangan yang meliputi neraca, laporan keuangan, dan laporan rugi laba. 3. Memeriksa kembali rencana anggaran yang telah direncanakan setiap divisi. 4. Mengumpulkan data anggaran yang dibutuhkan oleh perusahaan. 5. Menyajikan keputusan anggaran untuk diajukan kepada president director. f. Finace Tugas dan tanggung jawab Fince adalah : 1. Melakukan pencatatan penerimaan kas dan pengeluaan kas. 2. Menerima dan melakukan pembayaran kas. 3. Bertanggung jawab atas penerimaan kas dan pengeluaran kas perusahaan. 4. Menyajikan laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas kepada manajer finance dan accounting manager. g. Accounting Tugas dan tanggung jawab Accounting adalah : 1. Membukukan segala transaksi yang terjadi di dalam perusahaan yang bersifat financial pada setiap akhir periode tertentu. 2. Menyusun laporan keuangan. 3. Memberikan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh manager accounting dan finance dalam rangka pengambilan keputusan. 4. Membantu manager accounting dan finance dalam mengawasi anggaran yang telah disusun. 44
h. Manager Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan 1. Mengatur kerja bagian penjualan. 2. Menentukan target laba yang ingin dicapai. 3. Memeriksa hasil perencanaan bagian penjualan dalam mencapai target laba. 4. Menyusun strategi dan tindakan untuk mencapai target laba. i. Penjualan Tugas dan tanggung jawab Penjualan : 1. Melakukan promosi produk yang dijual oleh perusahaan. 2. Mencatat data pelanggan. 3. Membuat faktur penjualan. 4. Membuat laporan penjualan. j. Manager Operasional Tugas dan tanggung jawab Manager Operasional adalah : 1. Mengatur kerja bagian pembelian dan gudang. 2. Melakukan pemeriksaan jumlah biaya pembelian barang. 3. Melakukan pemeriksaan persediaan barang. k. Pembelian Tugas dan tanggung jawab Pembelian adalah : 1. Memilih supplier yang tepat untuk perusahaan. 2. Menentukan jumlah pembelian barang. 3. Melakukan pemesanan barang yang diperlukan perusahaan. 4. Melakukan transaksi pembelian dengan supplier. 5. Membuat laporan pembelian. 45
l. Gudang Tugas dan tanggung jawab Gudang adalah : 1. Melakukan pendataan persediaan barang (stock) di gudang. 2. Mengeluarkan barang untuk dikirim ke seluruh outlet perusahaan. 3. Memasukan barang yang dibeli dari supplier. 4. Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang. 5. Membuat laporan persediaan barang. m. Manager Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia adalah : 1. Mengatur kerja bagian personalia. 2. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. 3. Memutuskan apakah karyawan bias diterima atau tidak untuk bekerja di perusahaan. 4. Melakukan pemecatan karyawan yang tidak disiplin. n. Personalia Tugas dan tanggung jawab Personalia adalah : 1. Melakukan perekrutan dan seleksi calon karyawan baru. 2. Menetapkan persyaratan karyawan yang akan diterima oleh perusahaan. 3. Mengurus data-data yang diperlukan sebagai dasar perhitungan gaji, bonus, komisi, tunjangan lain-lain sehubungan dengan imbalan atas prestasi yang telah dicapai oleh karyawan tersebut. 4. Melakukan system pencatatan dan pemeliharaan terhadap seluruh data karyawan. 46
B. Metode Penelitian Dalam menyusun skiripsi ini, penulis menggunakan metode deskriptif, karena tujuan dari metode ini adalah untuk menjelaskan secara sistematis dan obyektif mengenai fakta dan karakteristik dari suatu perusahaan yang dilakukan dengan mengidentifikasi masalah yang ada dan mengevaluasi untuk memecahkan masalah yang ada sehingga dapat tercapai secara efisien, efektif, dan ekonomis. C. Definisi Operasional Variabel 1. Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu dimasa yang akan datang. 2. Proses Sistem Pengendalian Manajemen Sistem pengendalian manajemen merupakan perangkat struktur komunikasi yang saling berhubungan yang memudahkah pemrosesan informasi dengan maksud membantu para manajer mengkoordinasikan bagian bagian yang ada dan pencapaian tujuan secara terus menerus. 48
D. Metode Pengumpulan Data Dalam metode pengumpulan data dan informasi dalam penyusunan skripsi ini, penulis Menggunakan dua cara penelitian yakni penelitian kepustakaan (library research) dan penelitian lapangan (field research). 1. Penelitian Kepustakaan Adapun penelitian kepustakaan yang penulis lakukan untuk mendapatkan data yang diperoleh yaitu data sekunder merupakan data yang dapat langsung dimanfaatkan oleh penulis dan telah disediakan oleh pihak tempat penulis mengadakan penelitian, seperti : sejarah perusahaan, struktur organisasi dan data data lainnya dan data lain yang penulis peroleh yaitu data primer yangmerupakan data yang diperoleh penulis dengan cara melakukan observasi dan wawancara langsung dengan pihak pihak yang terkait dengan topik permasalahan dari penelitian yang penulis lakukan. 2. Penelitian Lapangan Pada penelitian lapangan ini penulis lakukan untuk mendaptkan data primer dengan cara observasi yakni dengan cara melihat berbagai aktivas dari pihak pihak terkait dalam proses penelitian yang terdapat pada PT. X (Group), dan cara lain yang diperoleh dengan cara interview yaitu 49
wawancara yang penulis lakukan dengan melakukan tanya jawab kepada pihak yang berkepentingan dan pihak terkait dengan penelitian yang penulis lakukan. E. Metode Analisa Data Metode analisa data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu dengan : 1. Analisis Deskriptif Kuantitatif Data yang dianalisa akan disajikan dalam bentuk sederhana, agar mudah dipahami pembaca, sehingga pembaca diharapkan akan lebih mudah mengerti tentang maksud penulisan ini. 2. Analisis Deskriptif Kualitatif Dalam metode ini digunakan untuk menganalisa data yang diperoleh dalam rangka memperoleh pengertian yang lebih luas dengan menginterprestasikan data yang telah dianalisa dan membandingkannya dengan teori teori yang ada untuk nantinya diambil kesimpulan. 50
STRUKTUR ORGANISASI PT. X (GROUP) PRESIDENT DIRECTOR Corporate Secretary General Manager Manajer Finance dan Accounting Manajer Penjualan Manajer Operasional Manajer Personalia Finance Accounting Penjualan Pembelian Gudang Personalia Gambar 3.1 47
Accounting & Finance HRD Marketing Purchasing STRUKTUR ORGANISASI PT.X PRESIDENT DIRECTOR Corporate Secretary DIRECTOR Accounting Finance Administrasi Purchasing Marketing HRD Area Manager
Pimpinan Cabang General Manager Finance and Accounting HRD Purchasing Marketing General Affair Progammer/EDP