: MANAGER & STAFF. 5 Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang dilakukaan perusahaan?

Transkripsi

1 Nama Perusahaan Dilengkapi oleh Jabatan : PT. PP LONDON SUMATRA INDONESIA TBK : PROCUREMENT & HUMAN RESOURCES : MANAGER & STAFF FUNGSI PEMBELIAN A. Umum Ya Tidak Ket. 1 Apakah struktur organisasi telah dijalankan sesuai dengan pembagian tugas yang ada? 2 Apakah ada kebijakan dan prosedur secara tertulis dalam menjalankan tugas dari masing-masing fungsi? Kebijakan dan prosedur tertulis terdapat di SOP 3 Apakah manajemen membuat target jangka panjang? 4 Apakah setiap akhir periode dilakukan evaluasi terhadap target yang telah ditetapkan? 5 Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang dilakukaan perusahaan? B. Prosedur Permintaan Barang Ya Tidak Ket. 1 Apakah sebelum dipersiapkan Purchase Order disyaratkan harus ada Surat Permintaan Barang? 2 Apakah dalam Surat Permintaan Barang terdapat 1. Spesifikasi (jenis barang yang dipesan) 2. Kualitas 3. Kuantitas 3 Apakah permintaan pembelian dilakukan oleh Bagian Gudang? L1 Tetapi tidak dalam periode yang sering, jika terdapat karyawan yang memiliki kinerja yang baik/buruk, maka akan dipindah ke departemen lain sesuai kinerja karyawan tersebut. Karena untuk dijadikan bukti bahwa bagian pembelian pernah melakukan permintaan barang dan sesuai dengan yang tertera di PO (Purchase Order). Permintaan pembelian tidak selalu dilakukan oleh Bagian

2 L2 4 Apakah pemesanan pembelian dilakukan dengan otorisasi manajemen? 5 Apakah pengajuan pemesanan material dibuat dengan mempertimbangkan 1. Sales Order 2. Jumlah persediaan bahan baku C. Prosedur Pemilihan Supplier Ya Tidak Ket. 1 Apakah Bagian Pembelian memiliki daftar harga yang berlaku dari pemasok? 2 Apakah terdapat arsip mengenai prestasi pemasok untuk dijadikan pedoman dalam memilih pemasok? 3 Apakah Bagian Pembelian mencari informasi untuk mendapatkan pemasok yang baru? 4 Apakah Bagian Pembelian melakukan pembelian kepada pemasok di luar dari pemasok yang terdaftar? 5 Apakah Bagian Pembelian memiliki daftar tanggal pengiriman bahan baku dari pemasok? 6 Apakah Bagian Pembelian membuat Surat Penawaran Harga untuk mengumpulkan informasi harga dari para pemasok? Gudang, karena permintaan biasanya dilakukan oleh Bagian User. Karena jika persediaan material masih memiliki kuantitas yang lebih, maka tidak perlu membeli material baru. Setiap buyer harus merefresh suppliersupplier baru yang memiliki kualitas barang bagus dengan harga yang minimal. Untuk perbandingan harga, jika pada vendor baru memiliki harga yang bagus, maka Bagian Pembelian akan langsung memakai supplier tersebut dan menjadikannya sebagai supplier baru dalam daftar supplier yang sudhah ada. Maksimal 30 hari dari pemesanan barang.

3 7 Apakah Bagian Pembelian membuat laporan perbandingan harga antar pemasok? Prosedur Pembelian Ya Tidak Ket. 1 Apakah karyawan pembelian memiliki job description yang dibuat secara tertulis 2 Apakah untuk setiap pembelian selalu digunakan pesanan pembelian 3 Apakah Bagian Pembelian memiliki anggaran pembelian 4 Apakah dalam prosedur pembelian terdapat dokumen : 1. Surat Permintaan Barang 2. Purchase Order 3. Surat Penawaran Harga 5 Apakah dalam Purchase Order ditetapkan persetujuan : 1. Spesifikasi (jenis barang yang dipesan) 2. Kualitas 3. Kuantitas 4. Jumlah Rupiah 5. Harga Satuan 6. Tanggal pengiriman barang 6 Apakah Bagian Pembelian selalu mempertimbangkan syarat penawaran dari pemasok seperti pengangkutan dan jangka waktu pengiriman? 7 Apakah Bagian Pembelian selalu mencoba untuk memusatkan pembelian pada perusahaan tertentu untuk mendapatkan diskon kuantitas? 8 Apakah Bagian Pembelian terpisah dengan Bagian Gudang? 9 Apakah laporan pembelian dibuat secara bulanan? Prosedur Penerimaan Barang Ya Tidak Ket. 1 Apakah material yang datang dicocokkan dengan : 1. Surat Jalan 2. Purchase Order 2 Apakah material yang dipesan sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang diinginkan? L3 Telah dianggarkan per item barang Karena perusahaan terkadang memiliki distributor tetap atas suatu barang, tetapi jika tidak ada barang tersebut maka Bagian Pembelian mencari ke supplier lain

4 L4 3 Apakah persediaan material diletakkan terpisah dengan bahan pelengkap? 4 Apakah terdapat pemisahan tugas antara Bagian Penerimaan dan Bagian Gudang? 5 Apakah setiap material dapat digunakan untuk proses produksi? 6 Apakah material yang diterima langsung disimpan oleh Bagian Gudang? 7 Apakah pemasok mengirimkan barang yg dipesan tepat pada waktu yg telah ditentukan? Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang 1 Apakah ada dokumen tertulis dari Bagian Produksi untuk meminta material kepada Bagian Gudang 2 Apakah Bukti Permintaan dibuatkan : 1. Tanggal 2. No. urut tercetak 3. Jenis Barang 4, Jumlah Barang 5. Otorisasi pihak terkait 6. Rangkap 2 (untuk diarsipkan oleh bagian yang meminta barang, dan sebagai arsip Bagian Gudang) 3 Apakah terdapat pos-pos penjagaan yang mengawasi arus keluar masuk bahan baku secara efektif? Ya Tidak Ket. Untuk bagian tertentu tidak ada pemisahan tugas, misal pada bagian penerimaan pupuk. Tetapi, jika untuk penerimaan material office langsung diterima kepada bagian General Services.

5 PROSEDUR PEMBELIAN A. Lingkungan Pengendalian Ya Tidak Ket. 1 Apakah manajemen menetapkan dan mengkomunikasikan standar nilai prilaku perusahaan kepada karyawan melalui pernyataan kebijakan dan aturan pelaksanaan dan melalui contoh-contoh? 2 Apakah manajemen membuat pertimbangan terhadap tingkat kompetensi (pengetahuan dan keahlian) yang diperlukan dari tiap pekerjaan tertentu? 3 Apakah perusahaan memiliki dewan direksi dan komite audit yang independen yang ditentukan komposisi tanggung jawabnya untuk menunjang efektivitas pekerjaannya? 4 Apakah manajemen memonitor risiko bisnis dan menempatkan prioritas yang tinggi terhadap pengendalian internal? 5 Apakah manajemen lebih mengandalkan pada pertemuan informal secara langsung (face to face) dengan manajer kunci dibandingkan dengan sistem formal yang tertera di dalam kebijakan tertulis? L5 Semua pekerja diberikan orientasi mengenai peraturan tata tertib dan kedisiplinan kerja yang telah tertulis di dalam SOP perusahaan dengan membawa, nilai kerja yaitu : 1. Integritas (Integrity) 2. Kerja Sama (Teamwork) 3. Unggul (Excellence). Ya, tetapi juga pengawasan dilakukan oleh Departemen Managing Director Human Resources and General Services setelah memonitor secara rutin terhadap resiko yang bisa terjadi, hasil laporan yang telah dibuat akan dilakukan persetujun oleh Dewan Direksi. Perusahaan cenderung melakukan sistem formal yang tertera di dalam kebijakan yang telah tertulis dengan cara mengirimkan laporan audit kepada masing-masing departemen. 6 Apakah struktur organisasi perusahaan telah menggambarkan

6 L6 wewenang, tanggung jawab dan garis pelaporan yang jelas yang dibuat secara tertulis? 7 Apakah pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya? 8 Apakah kebijakan perekrutan, proses penyeleksian dan pengembangan karyawan dijalankan dengan baik? 9 Apakah manajemen melakukan pengevaluasian, konseling dan mempromosikan karyawan berdasarkan penilaian kinerja periodik? 10 Apakah terdapat tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran terhadap perilaku yang tidak diharapkan di dalam perusahaan? B. Penilaian Risiko 1. Apakah perusahaan selalu memantau perubahan lingkungan? 2 Apakah bagian pembelian perusahaan menyesuaikan tujuannya dengan perubahan kondisi? 3 Apakah perusahaan pernah melakukan modifikasi terhadap sistem informasi sehingga mengubah Pimpinan perusahaan mendelegasikan wewenangnya kepada kepala bagian masing-masing fungsi bila pimpinan (direktur) meninggalakan tempat kerja, dan begitu juga masing-masing kepala bagian mendelegasikan wewenangnya kepada bawahannya satu level dibawahnya bila kepala bagian meninggalkan pekerjaannya. Pendelegasian ini memastikan kelangsungan kepemimpinan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dan membantu perusahaan dalam pencapaian target dan tujuan perusahaan. Perusahaan telah melakukan modifikasi terhadap sistem

7 L7 risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal? 4 Apakah perusahaan memiliki atensi terhadap risiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan? 5 Apakah perusahaan pernah melakukan pemasangan teknologi baru kedalam operasi sehingga mengubah resiko yang berhubungan dengan pengendalian internal? 6 Apakah perusahaan pernah mengembangkan atau memasuki bidang bisnis baru yang dapat menimbulkan resiko baru yang berkaitan dengan pengendalian intern? 7 Apakah perusahaan pernah melakukan restrukturisasi perusahaan yang dapat merubah resiko berkaitan dengan pengendalian internal? Informasi dan Komunikasi 1 Apakah sistem akuntansi perusahaan dapat menjamin bahwa seluruh transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas, pembelian yang valid dicatat dengan benar, lengkap dan tercermin dalam laporan keuangan pada periode yang sesuai? 2 Apakah terdapat pedoman kebijakan, pedoman pelaporan akuntansi dan keuangan, bagan akun dan memorandum yang membentuk pengendalian internal? informasi yaitu mengganti sistem informasi nya dengan menggunakan SAP yang memiliki kelebihan dapat menghilangkan input data duplikasi, menyediakan informasi yang berkualitas untuk pengambilan keputusan perusahaan, cepat dan efisien, dan memberi kepuasan kepada partner dan pelanggan. Sehingga dapat mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal.

8 L8 3 Apakah dokumen dan catatan keuangan perusahaan bisa diandalkan sebagai bukti atas terjadinya transaksi dan dijadikan dasar dalam penyusunan laporan keuangan? 4 Apakah manajemen memperoleh informasi mengenai total pembelian untuk setiap bulannya? 5 Apakah upaya pembelian material perusahaan didukung oleh sistem informasi pembelian yang memadai? 6 Apakah komunikasi antara atasan dan bawahan terjalin dengan baik? Aktivitas Pengendalian 1 Apakah fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi penerimaan? 2 Apakah fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi akuntansi? 3 Apakah fungsi penerimaan sudah terpisah dari fungsi penyimpanan barang? 4 Apakah transaksi sudah dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi? 5 Apakah perusahaan telah melakukan pemisahaan tugas untuk setiap bagian secara tertulis? Komunikasi antara pimpinan dan bawahan terjalin sangat baik dikarenakan perusahaan ini sangat membangun kekeluargaan satu sama lain tanpa melihat jabatan seseorang, sehingga permasalahan yang timbul dapat segera didiskusikan segera dan bersama untuk penyelesaiannya. Fungsi pembelian dilakukan oleh procurement department. Fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian gudang / warehouse staff. Karena menurut perusahaan untuk efisiensi tenaga kerja. Transaksi pembelian dilakukan oleh satu orang yaitu oleh buyer, demikian pula untuk pencatatan transaksi keuangan hanya dilakukan oleh bagian accounting.

9 L9 6 Apakah masing-masing bagian telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing yang telah disepakati bersama dengan pihak perusahaan? 7 Apakah ada surat permintaan pembelian yang diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang? 8 Apakah ada Surat Order pembelian barang yang diotorisasi oleh fungsi pembelian? 9 Apakah Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan? 10 Apakah Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi? 11 Apakah perusahaan menggunakan formulir bernomor urut cetak? 12 Apakah pemilihan pemasok berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok? 13 Apakah material diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan? 14 Apakah fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan membadingkannya dengan tembusan surat order pembelian? 15 Apakah terdapat pengecekan harga? 16 Apakah bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap Lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok?. Semua bagian dan masing-masing karyawan telah melakukan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan job description masingmasing. Harga pembelian material berdasarkan penawaran harga buyer oleh berbagai supplier. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan membandingkannya dengan surat order pembelian yang ada. Fungsi penerimaan memeriksa dan mencocokkan pembayaran berdasarkan harga yang disetujui dalam formulir konfirmasi pembelian.

10 L10 17 Apakah terdapat penjagaan di luar lokasi, penggunaan password, kunci, dan tanda pengenal identifikasi untuk mengendalikan akses? Pemantauan 1 Apakah perusahaan memiliki fungsi audit intern? 2 Apakah manajemen melakukan tindakan korektif berdasarkan informasi keluhan/kelemahan yang diterima dari pemasok/pelanggan, lembaga pengatur, dan auditor eksternal? 3 Apakah pemantauan dimasukkan dalam agenda rutin kegiatan operasi perusahaan? 4 Apakah pimpinan atau manajemen melakukan pengecekkan independen atau evaluasi terhadap kinerja karyawan di setiap bagian? 5 Apakah hasil dari aktivitas pemantauan dijadikan pedoman bagi pimpinan untuk menentukan langkah perbaikan? Perusahaan telah melakukan pengecekkan independen atau evaluasi terhadap kinerja karyawan di setiap bagian, dan juga hal in dilakukan pengawasannya secara langsung oleh Dewan Komisaris. Hasil pemantauannya akan dijadikan acuan untuk langkah perbaikan yang diperlukan.

11 L11

12 L12

13 L13

14 L14

15 L15