BAB III GAMBARAN UMUM PT MULTIFARMA SATWA MAJU. III.1. Sejarah dan Perkembangan PT.Multifarma Satwa Maju

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM PT MULTIFARMA SATWA MAJU III.1. Sejarah dan Perkembangan PT.Multifarma Satwa Maju III.1.1. Sejarah Singkat PT.Multifarma Satwa Maju PT.Multifarma Satwa Maju adalah sebuah perusahaan swasta yang berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT), yang didirikan pada tahun 2000 oleh Bapak Leopold Halim. Perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak dalam penjualan obat obatan ternak dimana perusahaan ini memproduksi sendiri obat-obatan tersebut. PT.Multifarma Satwa Maju ini berlokasi dimana Jln.Raya Parung Panjang No.81,Tanggerang. Awalnya hanya memiliki sekitar 40 karyawan. Dan sekarang perusahaan ini telah mempekerjakan sekitar 300 orang dan mempunyai total asset sekitar 5 milyar rupiah. Dan sekarang ini perusahaan tersebut sedang melakukan ekspansi yang dimana perusahaan tersebut sudah membuka kantor cabang di berbagai daerah di Indonesia, seperti di Blitar, Purwokerto, Solo, Palembang, dan Lampung. III.1.2 Bidang Usaha PT.Multifarma Satwa Maju adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang obat-obatan untuk ternak. PT.Multifarma Satwa Maju mempunyai visi untuk 35

2 menjadi perusahaan manufaktur terbesar di Indonesia dan dapat mencapai pasar internasional dalam obat obatan untuk ternak. III.1.3 Produk Produk PT.Multifarma Satwa Maju menawarkan produk obat obatan seperti vitamin, obat menghilangkan stres pada ternak, dan lain lain. III.1.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Setiap organisasi selalu berlandaskan kerja sama antara manusia baik dalam jumlah yang kecil atau jumlah yang besar. Kerja sama tersebut dapat berjalan dengan baik apabila adanya sistem pengendalian manajemen yang baik dan adanya pembagia tugas yang sesuai dengan fungsinya masing-masing terhadap kegiatan kerja sama tersebut. Struktur organisasi mempunyai peranan yang penting dalam perusahaan, karena dengan adanya struktur organisasi dalam suatu organisasi menyebabkan adanya pembagian tugas, dan fungsi untuk masing-masing anggota organisasi dalam kerja samanya dalam mencapai tujuan atau sasaran perusahaan. Oleh karena itu struktur organisasi harus dirancang sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlihat jelas dan tidak terjadi penyelewangan serta penyalahgunaan wewenang. 36

3 Berdasarkan struktur organisasi di atas tugas dan tanggung jawab masing masing bagian adalah sebagai berikut ( L1): 1. Dewan Komisaris Merupakan pemegang saham dalam perusahaan. Mempunyai wewenang dalam operasi perusahaan. Mengawasi pekerjaan yang dilaksanakan untuk kelangsungan hidup perusahaan dan menilai hasil kerja direktur. Memberikan modal tambahan untuk perusahaan. Menerima laporan mengenai kinerja perusahaan. 2. Direktur Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian. Menetapkan rencana kerja dan mengawasi pelaksanaan kerja secara keseluruhan.menjaga kelancaran organisasi untuk jangka panjang. Mempertanggung jawabkan keseluruhan pengambilan keputusan. Menjalankan fungsi manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisi, mengarahkan, dan mengawasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai baik jangka panjang maupun jangka pendek. Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan. Mengadakan evaluasi terhadap kinerja perusahaan. Bertanggung jawab kepada dewan komisaris atas operasi perusahaan. 37

4 3. Wakil direktur Mengawasi setiap manager dalam melakukan fungsi dan tugasnya masing masing. Menginstruksikan perintah kepada manajer kepada tiap tiap bagian dalam organisasi. Bertanggung jawab langsung kepada direktur. 4. Manajer Pemasaran Menyusun rencana serta program kegiatan penjualan dan mengkoordinir seluruh kegiatan penjualan sehingga dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan. Mengatur setiap marketing dalam fungsinya. Menyusun dan mengatur rencana promosi dan strategi pemasaran. Memastikan target setiap bulannya tercapai. Mengadakan analisi terhadap pesaing. 5. Manajer Produksi Mengawasi proses produksi barang sampai pada penyimpanan di gudang. Mengatur setiap orang yang berada di bawah nya. 6. Manajer Accounting dan Finance Mengawasi dan mencatat setiap transaksi yang tercatat agar tidak terjadi kesalahan pencatatan. Memastikan setiap PO yang di keluarkan benar adanya. Menyusun strategi yang tepat dalam mengatur pengeluaran dana perusahaan, agar dana yang dikeluarkan menjadi efisien. 38

5 7. Manajer Pembelian Mempunyai wewenang dalam melakukan pembelian baik untuk bahan baku maupun untuk operasional perusahaan atau organisasi. Berhak mengeluarkan Purchase Order. 8. Manajer personalia Mempunyai tugas dalam perekrutan karyawan. Mempunyai tugas untuk menyeleksi setiap pelamar. 9. Manajer IT Memastikan setiap sistem dalam komputer tidak ada masalah. Memperbaiki sistem pada computer yang bermasalah. Menunjang kelancaran aktivitas perusahaan dan bertanggung jawab atas segala sintem informasi perusahaan yang berhubungan dengan software, hardware, maupun aplikasi lainnya. 10. Marketing Mempunyai tugas untuk menjual ataupun memasarkan produk yang ada di perusahaan tersebut. Mencapai target penjualan yang sudah ditentukan perusahaan. Membatu manajer pemasaran dalam mempromosikan produk perusahaan. Membuat faktur penjualan dari pelanggan. 11. Adm penjualan Mengurus setiap faktur penjualan yang diberikan oleh marketing. Mengkonfirmasikan dengan bagian finace dan gudang. 39

6 12. Gudang Menyimpan hasil produksi. Melakukan pengecekan produk (stok opname). Bertanggung jawab atas pengeluaran barang dan pengiriman barang. Bertanggung jawab atas penerimaan barang dari supplier apakah telah sesuai dengan surat jalan dan PO. 13. Produksi Melakukan proses produksi. Memastikan setiap produk hasil produksi mempunyai kualitas yang bagus. Memastikan proses produksi selesai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Memastikan tidak ada kesalahan dalam pencampuran obat. 14. Accounting dan Finance Melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi Memsatikan bahwa pencatatan benar dengan menyesuaikan dengan dokumen dokumen yang ada. Menyusun laporan keuangan harian perusahaan. Memeriksa kebeneran dan keabsahan bukti dokumen dari setiap departemen yang di terima. Mengatur penyimpanan data dan menjaga kerahasian data keuangan perusahaan. 40

7 III.1.5. Aktivitas Pembelian Prosedur pembelian bahan baku : 1. Bagian finance memesan barang ke supplier untuk mengecek apakah barang yang ingin dipesan ada atau tidak, tanpa adanya pesanan dari bagian gudang. 2. Apabila barang yang ingin dipesan itu ada maka bagian finance membuat purchase order (PO) dan di kirim ke supplier via atau fax. 3. Setelah barang dikirim oleh supplier bagian gudang mengecek barang tersebut dan menerima surat jalan dan faktur pembayaran. 4. Bagian gudang mengirim faktur pembayaran tersebut ke bagian finance untuk membayar kepada supplier. 5. Bagian finance membayar invoice kepada supplier baik secara tunai maupun secara kredit. 6. Setelah pembayaran dilakukan bagian finance mengirimkan faktur pembayaran tersebut kepada bagian akuntasi untuk dicatat. 41

8 III.1.6. Aktivitas Produksi Prosedur Produksi: 1. Bagian admin penjualan menerima PO dari customer atau dari sales. 2. Setelah menerima PO bagian admin penjualan membuat faktur 2 rangkap yang rangkap pertama dikirim ke bagian produksi untuk segera melakukan produksi obat yang dipesan. Sedangkan rangkap kedua dikirm ke 2 untuk bagian finance. 3. Setelah menerima PO rangkap pertama tersebut bagian produksi akan memulai proses produksi apabila bahan baku yang diperlukan telah terpenuhi. 4. Setelah obat obatan selesai diproduksi akan di kirim ke bagian gudang untuk dikirim ke customer. III.1.7. Aktivitas pembayaran hutang 1. Invoice yang dibayarkan oleh bagian finance sesuai ketentuan yang disepakati oleh kedua belah pihak. 2. Bagian finance membayar sesuai dengan harga yang tertera pada invoice dan untuk jangka waktu yang sudah ditentukan. 3. Bukti pembayaran setiap bulannya akan dikirim ke suplier melalui atau fax sebagai bukti, dan akan di catat oleh bagian akuntansi untuk pembukuan. 4. Setelah pembayaran telah selesai maka supplier akan mengkonfirmasi ke bagian finance dan akan di catat oleh bagian accounting. 42

9 III.2. Kebijakan yang terkait dalam pembelian bahan baku 1. Barang yang sudah dikirim oleh supplier akan di cek oleh bagian gudang apakah mengalami kerusakan atau tidak, dan apabila mengalami kerusakan barang akan di retur kepada supplier. 2. Apabila pengiriman barang terlambat harus ada pemberitahuan, jika tidak ada pemberitahuan maka akan di kenakan sangsi kepada supplier. 3. Pembayaran bahan baku akan dilakukan oleh bagian finance apabila barang yang di pesan sudah sampai di gudang dan gudang akan mengkonfirmasikan dengan bagian finance agar pembayaran dapat dilakukan. 4. Pembayaran kepada supplier dengan menggunakan pembayaran tunai. 5. Pembayaran kepada supplier tergantung dengan mata uang yang berlaku, dan sesuai dengan currency mata uang tersebut pada hari transaksi terjadi. III.3 Metode Yang Digunakan Pada Objek Penelitian 1. Wawancara Who : Bagian Finance, Accounting, Gudang dan manajer operasional What : Bagaimana system yang ada di perusakaan, adakah penyimpangan penyimpangan, keluhan apa yang di dapat Where : Di perusahaan dan di lapangan tempat terjadinya kegiatan operasional When : 4 april 2011 s/d 8 april

10 Why : Bagaimana menanggulangi penyimpangan yang terjadi, bagaimana meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan keekonomisan perusahaan. How : dengan memperbaiki system 2. Observasi Who : bagian finance, accounting, gudang dan bagian operasional lainnya. What : kegiatan operasional di perusahaan terutama yang berhubungan dengan siklus pembelian dan produksi. Where : di perusahaan dan di lapangan tempat kegiatan operasional berjalan. When : 4 april 2011 s/d 8 april 2011 Why : mencari bentuk penyimpangan penyimpangan yang ada dan mencari cara agar dapat membenahinya. How : mengamati seluruh kegiatan dan mencari kelemahan dan penyimpanganyang terjadi. 3. Study pustaka Who : seluruh sistem yang terdapat dalam siklus pengeluaran. What : adanya kelalaian dalam proses produksi dan kejanggalan pada beberapa bagian perusahan. Where : perpustakaan When : 1 maret 2011 s/d 10 maret 2011 dan 6 april 2011 s/d 9 april 2011 Why : memperdalam teori untuk menyusun skripsi dan mencari cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan di dalam PT. Multifarma Satwa Maju How : mempelajari teori untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas,dan ekonomis dan memperbaiki system. 44