BAB II PT. MITRA JAYA BAHARI BELAWAN

Transkripsi

1 BAB II PT. MITRA JAYA BAHARI BELAWAN A. Sejarah Ringkas Perusahaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan berdiri pada tahun 1997 bergerak dalam bidang jasa pengangkutan cargo dan container dengan pimpinan Bapak Irawan Rusli, beralamat Kantor di Jl. Prof. H. M. Yamin No. 32 G-H-I-J dan Depot kegiatan perusahaan di Jl. Raya Belawan No. 1 Belawan. PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang transportasi. Pada mulanya perusahaan ini hanya bergerak dalam bidang pengangkutan cargo yang kemudian berkembang menjadi perusahaan pengangkutan cargo sekaligus pengelola container. Perusahaan ini didirikan pada awal bulan Oktober 1996 dihadapan Notaris yang memperoleh izin usaha sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Perdagangan No. 311/Kp-M/X/1997 dan Surat Keputusan Kakanwil Diphub Provinsi Sumatera Utara No. AL.003/B-161/KW.II/PG pada tanggal 23 Oktober 1996 dengan memperhatikan Memo Dinas Direktur Industri Logam Mesin dan Kimia No. 1384/DJ-ILMK/MK/XI/1996 Tertanggal 25 November Surat Menteri Negara Penggerak Dana Investasi / Ketua Koordinasi Penanaman Modal No. 414/III/PMDN/1996 Tertanggal 6 Juni 1996 serta No. 2032/Pabean/1996 tanggal 23 Agustus 1996 terdaftar No. NPWP dengan nama perusahaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan yang bergerak dalam bidang jasa pengangkutan

2 yang berkedudukan di Jl. Belawan Baru No. 1 Medan-Belawan dengan kantor pusat di Jl. Prof. H. M. Yamin No. 32 G-H-I-J. Nama-nama pendiri perusahaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : Bapak Irwanto sebagai Komisaris/Direktur Utama, Bapak Irawan Rusli sebagai Komisaris, Bapak Sudirman sebagai Komisaris, Bapak Sucipto Kasan sebagai General Manager, Bapak Barry sebagai Kepala Keuangan, Miss Nenny sebagai Kepala Kasir, Bapak Alamsyah sebagai Kepala Pelaksana/Operational. B. Struktur Organisasi Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan dari orang-orang atau unit-unit organisasi yang masing-masing memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang tertentu. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan diperlukan struktur organisasi serta uraian tugas yang jelas dari setiap orang atau unit organisasi yang terlibat dalam organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing personil atau unit organisasi mengetahui dengan jelas dari mana mereka mendapat perintah dan kepada siapa mereka harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.

3 Ada empat hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi yaitu : a. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi. b. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi, tingkatan hirarki serta besarnya rentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan organisasi. c. Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian organisasi dan pengelompokan bagian-bagian organisasi menjadi suatu organisasi yang utuh. d. Struktur organisasi mentapkan sistem hubungan dalam organisasi yang memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik secara vertikal maupun horizontal. Tiga komponen pertama merupakan elemen-elemen yang bersifat statis, yang sesungguhnya tampak pada struktur diimplementasikan karena merupakan elemen yang sifatnya dinamis. Untuk melihat tugas dan tanggung jawab jabatan ditulis dalam daftar deskripsi jabatan (job description). Dalam pencapaian tujuannya PT. Mitra Jaya Bahari Belawan menggunakan bentuk organisasi staf dan garis. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan hubungan di antara fungsi bagian-bagian atau posisi orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

4 C. Job Description Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : a. Komisaris Utama Komisaris utama merupakan pemegang saham terbesar dalam perusahaan yang berwenang untuk menentukan arah dan tujuan perusahaan. Tugas dan wewenang Komisaris Utama adalah : 1. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang 2. Mengurus atau menyelenggarakan rapat-rapat direksi serta menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun dokumentasi. 3. Memberikan pengarahan dan membuat program kerja perusahaan. 4. Menyetujui strategi atau program kerja perusahaaan. 5. Dalam kesatuan direksi mewakili perusahaan dalam dan luar pengadilan yang berhubungan dengan kepemilikan. 6. Mengkoordinir tugas direksi mengenai pertanggungjawaban baik dalam bentuk laporan tahunan maupun tugas berkala lainnya. 7. Memimpin secara langsung kegiatan biro pengawasan intern dengan bekerjasama dengan direksi lain. 8. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

5 b. Komisaris Komisaris merupakan salah satu pemegang saham yang membantu Komisaris Utama dalam menyusun planning dan membantu tugas-tugas Komisaris Utama, diantaranya : 1. Mengendalikam seluruh kegiatan perusahaan dalam pengembangan perusahaan. 2. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan. 3. Mengadakan dan memelihara administrasi perusahaan dan pengawasan pembuatan laporan tahunan untuk diajukan pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). c. General Manager General Manager adalah pimpinan utama dalam pengambilan keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta sebagai pengendali seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan. Tugas dan wewenang General Manager adalah : 1. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 2. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan. 3. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan.

6 4. Memperbaiki dan menyempurnakan segeneap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. 5. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas. d. Operational Manager Operational Manager merupakan pimpinan dalam divisi operasi yang bertugas untuk mengatur, mengendalikan dan melaksanakan tugas operasional. Tugas dan wewenang Operational Manager adalah : 1. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan. 2. Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi seluruh kegiatan operasi dalam pengembangan perusahaan sampai tuntas. 3. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan di bidang pengembangan. Operational Manager membawahi enam sub bagian yaitu : 1. Kepala Lapangan bertugas mengatur pekerjaan di lapangan baik operator alat-alat berat, driver, dan cleaning service. 2. Kepala Mekanik bertugas mengatur pekerjaan dalam perbaikan alat-alat berat atau kendaraan yang rusak. 3. Assisten Mekanik 4. Operator dan Driver bertugas mengoperasikan/mengendalikan alat-alat berat atau kendaraan sesuai perintah Kepala Lapangan.

7 5. Cleaning service bertugas membersihkan, dan menata kantor maupun lapangan. 6. Operator e. Human Management Development (HRD) Manager Human Management Development (HRD) Manager merupakan pimpinan bagian personalia yang bertugas untuk mengatur dan menyelesaikan perihal yang berhubungan dengan dengan kepegawaian. Tugas dan wewenang Human Management Development (HRD) adalah : 1. Membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengembangan, mendokumentasikan data dan menyiapkan program kesejahteraan karyawan. 2. Melayani dalam perekrutan karyawan baru. 3. Mengawasi dan melakukan pembinaan dan evaluasi kinerja. 4. Menyiapkan dan memberikan laporan secara berkala tentang pelaksanaan kegiatan bagian personalia. Human Management Development (HRD) Manager membawahi dua sub bagian yaitu : 1. Kepala keamanan bertugas mengawasi petugas keamanan dalam menjamin keamanan dan kelancaran tugas-tugas di lapangan. 2. Satpam

8 f. Management Information System (MIS) Manager Management Information System (MIS) Manager merupakan pimpinan dalam bidang perancangan sistem sistem manajemen informasi yang bertugas merancang program-program komputer yang akan dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas dalam perusahaan. Management Information System (MIS) Manager membawahi programmer yang bertugas membuat dan memperbaiki sistem yang telah dirancang oleh MIS Manager. g. Accounting Chief Accounting Chief merupakan pimpinan bagian pembukuan. Tugas dan wewenang Chief Accounting adalah : 1. Menyelesaikan administrasi pembukuan atas transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. 2. Memeriksa penyelesaian buku induk, pos-pos material untuk penyelesaian neraca. 3. Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik. Accounting Chief membawahi dua sub bagian yaitu : 1. Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan. 2. Bagian Accounting merupakan staf yang bertugas untuk meng-input dan menyajikan laporan keuangan.

9 h. Finance Chief Finance Chief merupakan pimpinan bagian keuangan. Tugas dan wewenang Finance Chief adalah : 1. Membantu direksi melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang keuangan perusahaan, mengatur, mengendalikan, dan menyusun rencana kerja atau anggaran perusahaan. 2. Bertanggung jawab sebagai pemegang, pengaman penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil (petty cash fund). Finance Chief membawahi dua sub bagian yaitu : 1. Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan. 2. Administrasi merupakan staf yang bertugas untuk meng-input data-data yang diperoleh di lapangan yang berhubungan dengan operasional perusahaan. D. Jaringan Usaha PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan salah satu perusahaan PMDN (Penanaman Modal Dalam Negeri) yang ada di Indonesia yang bergerak di bidang jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah jasa pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan ON/OF Container). Jaringan usaha yang dilakukan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : Mengadakan pendekatan kepada eksportir/importir dengan biaya murah.

10 Selalu mengadakan lobi dengan pihak pemerintah agar biaya-biaya di pelabuhan tetap stabil atau tidak ada kenaikan. Selalu menjaga agar jangan sampai terjadi klaim akibat kerusakan barang baik ekspor maupun impor. E. Kinerja Usaha Terkini PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah jasa Pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan ON/OF Container) Barang, Merepacking, Marking, Sewa-menyewa (Gudang, Container, Forklift, Crane dan lain sebagainya). Dalam menjalankan usahanya PT. Mitra Jaya Bahari Belawanbekerja sama dengan perusahaan pemilik container atau disebut sebagai Principal. Pada saat ini PT. Mitra Jaya Bahari Belawan telah bekerjasama dengan tiga perusahaan principal yaitu MAERKS LINE Ltd, T.A ASIA LINE Ltd. dan PT. Segara Gelora Jaya (SGJ). Sistem Penerimaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan dari hasil pengelolaan cargo yang dimuat atau dibongkar dari container. Kegiatan-kegiatan yang terjadi dilaporkan oleh bagian administrasi di depot melalui laporan harian perusahaan dan laporan kegiatan perusahaan untuk dipertanggungjawabkan dan ditagih penerimaannya. Hasil dari tagihan tersebut dikirim ke kasir kantor pusat dan datadata penerimaan didistribusikan ke bagian accounting perusahaan untuk pengelolaan pengelolaan pencatatan.

11 Sistem pengeluaran PT. Mitra Jaya Bahari Belawan terjadi karena adanya pengeluaran operasional serta administrasi perusahaan, contoh dari pengeluaran operasional yaitu pembelian spare-part alat-alat berat, pembayaran biaya pengangkutan, biaya-biaya pelancar, dan lain sebagainya, sedangkan contoh dari pengeluaran administrasi yaitu pembelian peralatan kantor, perlengkapan kantor, dan biaya-biaya yang berhubungan dengan administrasi perusahaan. PT. Mitra Jaya Bahari Belawan menggunakan sistem kas kecil yang dilaporkan dan isi kembali setiap hari ke kasir kantor pusat. Adapun prosedur pengeluaran kas yaitu setiap transaksi untuk pengeluaran kas, kasir harus mendapat persetujuan dari kepala keuangan untuk pengeluaran administrasi dan kepala operasional untuk pengeluaran operasional sedangkan untuk gaji keseluruhan harus diketahui oleh pimpinan perusahaan (komisaris). F. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : Memperbesar usaha transportasi darat/angkutan. Membuat pergudangan baru tempat penyimpanan barang ekspor/impor. Memperbanyak alat-alat mekanik agar kegiatan arus bongkar/muat dalam keadaan stabil dan lancar. Menjaga kelancaran pengurusan dokumen ekspor/impor agar barang sampai ke tujuan tepat waktu dalam keadaan stabil dan lancar.