BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Sejarah Perusahaan Dengan tujuan pasti sebagai usaha untuk mencerdaskan bangsa di negeri ke-4 terpadat di dunia, PT Toko Gunung Agung Tbk telah melalui jalan yang panjang sejak didirikan pada tahun 1953 oleh Tjio Wie Tay yang kemudian dikenal sebagai Haji Masagung. Ia memulai usahanya di Jalan Kwitang No 6, Jakarta. Dalam memasuki usia perusahaan yang ke-50 tahun, kantor pusat PT Toko Gunung Agung Tbk tetap menempati alamat yang sama. Saat ini PT Toko Gunung Agung Tbk dikenal sebagai perusahaan perintis toko buku dan stationery terkemuka di Indonesia, yang selalu berusaha memberikan kepuasan kepada pelanggannya dengan menyediakan produkproduk pilihan dengan harga bersaing dan dengan pelayanan yang prima. Sejak tahun 1991 PT Toko Gunung Agung Tbk telah menjadi perusahaan publik yang tercatat di Jakarta Stock Exchange. Dalam memasuki milenium baru ini, PT Toko Gunung Agung Tbk telah mengembangkan produknya dengan stationery, perlengkapan sekolah, fancy, perlengkapan olahraga, musik, office automation, perlengkapan kantor, produk teknologi tinggi, dan komputer. Saat ini perusahaan mengoperasikan 32 cabang di kota-kota besar sekitar Jawa-Bali dengan luas area penjualan 1,28 km persegi. 20 cabang diantaranya 57

2 58 berada di Jakarta dan sekitarnya, yang merupakan ibu kota Negara Indonesia dengan jumlah penduduk sekitar 7,5 juta jiwa. Memasuki milenium baru, PT Toko Gunung Agung Tbk lebih banyak memberikan harapan baru yang menjanjikan untuk pengembangan usaha. Mengingat negeri dengan jumlah penduduk sekitar 210 juta jiwa, usaha menyediakan produk kebutuhan pendidikan akan selaras dengan kehausan akan ilmu pengetahuan dalam memasuki era globalisasi. PT Toko Gunung Agung Tbk dengan pengalamannya yang telah memasuki setengah abad siap untuk menyambut era globalisasi Visi dan Misi Perusahaan Visi yang ingin dicapai oleh PT Toko Gunung Agung Tbk adalah bersama kita bangun toko buku dan peralatan kantor/sekolah terbaik di Indonesia. Adapun misi dari PT Toko Gunung Agung Tbk yaitu : 1. Membuat pelayanan yang berkualitas sebagai tanggung jawab setiap orang. 2. Membuat keputusan yang menguntungkan pada jangka panjang. 3. Menjadi perusahaan yang bisa dibanggakan olehkaryawan. Tujuan yang ingin dicapai dari PT Toko Gunung Agung Tbk adalah meningkatkan keuntungan yang juga akan meningkatkan kepuasan pihakpihak yang berkepentingan.

3 Struktur Organisasi Berikut ini adalah Struktur Organisasi PT Toko Gunung Agung Tbk yang menggambarkan kedudukan dari setiap jabatan. Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Toko Gunung Agung Tbk

4 60 Berikut ini merupakan struktur organisasi dari PT Toko Gunung Agung Tbk secara keseluruhan. Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Operasional

5 Tugas dan Tanggung Jawab 1. Board of Commisioners Tugas dan tanggung jawab board of commissioners : Wajib untuk lebih mengutamakan kepentingan para pemegang saham. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham. Mengadakan rapat pada setiap 3 (tiga) bulan sekali yang diikuti oleh Audit Divisions. Menjalankan fungsi pengawasan terhadap kegiatan dalam menjalankan dan mengelola perusahaan. 2. Audit Commitee Tugas dan tanggung jawab audit committee : Secara berkala melakukan pertemuan dengan auditor internal PT Toko Gunung Agung Tbk. Mengakses secara penuh, bebas, dan tidak terbatas terhadap catatan, karyawan, dana aset serta sumber daya lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas komite. Menerima dan menelaah Laporan Keuangan. Menerima, mempelajari, dan memahami laporan direksi dan komisaris. M elakukan koordinasi kerja untuk memastikan semua kebijakankebijakan yang telah ditetapkan oleh direksi dan komisaris telah dijalankan dengan baik. Membahas anggaran tahunan, rencana-rencana strategis yang akan diambil perusahaan pada tahun-tahun mendatang dan hal-hal penting

6 62 lainnya yang berhubungan dengan operasi perusahaan bersama manajemen perusahaan. 3. President Director Tugas dan tanggung jawab seorang president director : Bertugas membuat rencana mengambil keputusan, melaksanakan kebijakan umum, dan mengatur strategi perusahaan agar dapat memajukan dan mengembangkan perusahaan yang dipimpinnya. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Bertanggung jawab serta memiliki wewenang dalam memilih, memberhentikan, menegur, serta memberikan saran terhadap karyawan secara keseluruhan. 4. Board of Advisor Tugas dan tanggung jawab board of advisor : Membentuk tim pengambil keputusan untuk mengambil keputusan final dari suatu permasalahan di dalam perusahaan. Menyetujui dan memerintahkan pembentukan tim pengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah, atau menolak permintaan. Mencabut dan memberhentikan karyawan.

7 63 5. Managing Director Tugas dan tanggung jawab managing director : Mewakilkan president director dalam mengawasi kegiatan operasional perusahaan. Memberikan laporan kerja per periode yang dibutuhkan oleh president director. Bertanggung jawab kepada president director. Mengkoordinasikan tugas tugas manajer yang berada dibawahnya. Mengatur jadwal kegiatan operasional pada perusahaan. 6. Internal Audit Divison Tugas dan tanggung jawab internal audit division : Secara struktural bertanggung jawab kepada president director dan mempunyai hubungan fungsional dengan divisi audit. Membantu President Director dalam menjalankan fungsi pengawasan untuk memastikan bahwa pengendalian internal, manajemen resiko, dan implementasi tata kelola perusahaan pada proses-proses dalam perusahaan telah berjalan sesuai dengan ketentuan. Memberikan jasa konsultasi dan sebagai katalisator untuk membantu manajemen.

8 64 7. Corporate Secretary Tugas dan tanggung jawab corporate secretary : Memastikan kelancaran komunikasi antara perusahaan dengan pemangku kepentingan. Menjamin tersedianya informasi yang boleh diakses dengan kebutuhan yang wajar. Bertanggung jawab kepada direksi dan laporan pelaksanaan tugasnya juga disampaikan kepada board of commissioners. Memutakhirkan informasi tentang peraturan atau regulasi yang harus dipatuhi oleh perusahaan berikut pengadministrasiannya. Menyampaikan informasi tindakan perusahaan kepada regulator yang berkepentingan. Menjalalankan fungsi government relations yang bertujuan untuk menciptakan dan memelihara goodwill perusahaan dimata regulator. Menjaga konsistensi pesan dan citra yang ingin disampaikan kepada masyarakat seraya menjaga agar informasi yang disampaikan tidak melanggar hukum. 8. General Affair Tugas dan tanggung jawab general affair : Memberikan dukungan kepada fungsi fungsi di organisasi dengan cara menangani semua masalah pelayanan umum untuk perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

9 65 Memberikan pelayanan internal organisasi yang sifatnya sangat strategis. Sebagai pelaksana Operasional Pelayanan Umum didalam Divisi Sumber Daya Manusia. 3.2 Penentuan Fakta dan Tujuan Sistem Analisis Sistem Berjalan Saat ini PT Toko Gunung Agung Tbk menggunakan sistem semicomputerized untuk pembuatan surat jalan, permohonan untuk melakukan pembelian, permintaan, retur, dan pencatatan stock item barang. Dokumen dokumen tersebut dibuat dengan komputer dengan menggunakan Microsoft excel dan mengisi template yang telah dibuat untuk membuat tiap dokumen. 1. Prosedur Permintaan Barang Kantor cabang PT Toko Gunung Agung Tbk membuat surat permintaan pembelian barang dengan menggunakan template yang telah dibuat sebelumnya. Surat permintaan tersebut dalam bentuk print out akan dikirimkan ke kantor pusat secara manual untuk ditindaklanjuti. Surat tersebut akan diterima pertama kali oleh divisi operasional di kantor pusat PT Toko Gunung Agung Tbk yang akan meneruskan ke bagian Divisi General Affair di kantor pusat. Setelah sampai di Divisi General Affair pusat, maka surat tersebut akan diberikan oleh manager Divisi General Affair pusat untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut dengan kebijakan yang ditentukan oleh PT Toko Gunung Agung Tbk.

10 66 2. Prosedur Pembelian Barang Setelah manager Divisi General Affair pusat menyetujui permintaan pembelian dari kantor cabang, staff di Divisi General Affair membuat surat pembelian atau purchase order dengan menggunakan template yang telah dibuat sebelumnya. Surat tersebut diisi berdasarkan data dan informasi yang terdapat pada surat permintaan yang disetujui oleh manager Divisi General Affait pusat. Setelah surat tersebut dicetak, surat tersebut diberikan oleh supplier yang sebelumnya telah dihubungi oleh staff di Divisi General Affair. Surat tersebut menjadi surat pemesanan bagi supplier untuk pembelian yang dilakukan oleh PT Toko Gunung Agung Tbk. 3. Prosedur Penerimaan Barang Barang yang dikirimkan oleh supplier ke PT Toko Gunung Agung Tbk akan dicatat secara manual oleh staff Divisi General Affair. Staff yang menerima barang tersebut akan mengisi nota yang telah disediakan oleh perusahaan sebagai tanda bukti penerimaan barang. Nota tersebut terdiri dari 3 rangkap, yaitu : Nota berwarna putih dan pink diberikan kepada supplier dimana nota berwarna pink akan diberikan oleh supplier kepada divisi keuangan yang akan menjadi surat penagihan. Nota berwarna biru disimpan oleh staff General Affair untuk dijadikan dokumentasi.

11 67 4. Prosedur Retur Barang Staff General Affair yang memeriksa barang yang dibeli dari supplier dan menemukan kerusakan atau alasan lain yang menyebabkan barang tersebut harus direturn akan membuat surat permohonan return dan menghubungi supplier yang bersangkutan bahwa akan diadakan retur barang. Surat permohonan tersebut dibuat dengan mengisi template dokumen yang telah dibuat sebelumnya dan akan dicetak untuk diberikan kepada supplier. 5. Prosedur Pengiriman Barang Bila staff divisi General Affair ingin melakukan pengiriman barang ke kantor cabang maka staff tersebut harus mengisi template dokumen yang telah diisi dan dicetak untuk diberikan kepada staff divisi General Affair kantor cabang yang diikuti dengan barang yang dikirim tersebut. Setelah itu, staff divisi General Affair di kantor cabang akan memberikan nota yang diisi secara manual oleh staff tersebut Analisis kebutuhan dan masalah Analisis kebutuhan Informasi yang dibutuhkan oleh PT Toko Gunung Agung Tbk : Informasi tentang stock item barang Dibutuhkan informasi mengenai item barang yang ada pada stock baik yang keluar, masuk, maupun sisa.

12 68 Informasi tentang permintaan item barang Dibutuhkan informasi mengenai transaksi permintaan yang telah dilakukan. Informasi tentang pembelian item barang Dibutuhkan informasi mengenai transaksi pembelian yang telah dilakukan. Informasi tentang penerimaan item barang Dibutuhkan informasi mengenai item barang yang telah diterima dari supplier. Informasi tentang karyawan Dibutuhkan informasi mengenai karyawan pada PT Toko Gunung Agung Tbk. Informasi tentang supplier Dibutuhkan informasi mengenai supplier yang telah bekerja sama dengan PT Toko Gunung Agung Tbk. Informasi tentang pengiriman item barang Dibutuhkan informasi mengenai pengiriman yang telah dilakukan dari pusat ke cabang. Informasi tentang pemakaian item barang Dibutuhkan informasi mengenai item barang yang telah dipakai. Informasi tentang retur item barang Dibutuhkan informasi mengenai retur item barang. Informasi tentang cabang Dibutuhkan informasi mengenai cabang-cabang yang ada.

13 69 Informasi tentang departemen Dibutuhkan informasi mengenai departemen-departemen yang ada. Informasi tentang user Dibutuhkan informasi mengenai karyawan yang memiliki hak akses sebagi user Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang sedang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan sekarang ini adalah : Sulitnya meng-update stock sehingga resiko data stock dan kondisi fisiknya bisa jauh berbeda. Sulitnya mengawasi sisa barang pada cabang lain. Sulitnya mengontrol pergerakan stock dari cabang yang satu ke cabang yang lain, maupun barang retur. Sulitnya mengakses data yang sama secara bersamaan, dikarenakan masalah shared data yang ditimbulkan. Data stock tidak valid, sehingga menyulitkan pimpinan dalam mengambil keputusan dalam hal persediaan item barang Penentuan Kebutuhan dan Tujuan Basis Data Need and Goal : Need 1. Membutuhkan informasi stock item barang dengan lengkap dan akurat.

14 70 2. Dapat melihat stock item barang yang berada di cabang lain. 3. Membutuhkan informasi tentang supplier. 4. Membutuhkan informasi tentang pengiriman item barang. 5. Membutuhkan informasi tentang pembelian item barang. 6. Membutuhkan informasi tentang permintaan item barang. 7. Membutuhkan informasi tentang pemakaian item barang. 8. Membutuhkan informasi tentang penerimaan item barang. 9. Membutuhkan hak akses user bagi karyawan agar tidak semua karyawan dapat mengakses informasi. Goal 1. Membuat sistem informasi stock item barang 2. Membuat sistem informasi tentang stock pada cabang lain 3. Membuat sistem informasi tentang supplier 4. Membuat sistem informasi tentang pengiriman item barang 5. Membuat sistem informasi tentang pembelian item barang 6. Membuat sistem informasi tentang permintaan item barang 7. Membuat sistem informasi tentang pemakaian item barang 8. Membuat sistem informasi tentang penerimaan item barang 9. Membuat enkripsi agar informasi tidak dapat dilihat oleh karyawan yang tidak memiliki hak akses.

15 71 Tujuan basis data : Setelah melihat permasalahan yang dihadapai, penulis memberikan usulan pemecahan masalah dengan merancang suatu sistem basis data yang mendukung kinerja PT Toko Gunung Agung Tbk yang akan digunakan baik di kantor pusat ataupun cabang dalam hal pencatatan stock item barang secara komputerisasi.