BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Wijaya Metalindo Optical didirikan oleh Bapak Wong Sukianto Wihardjo berdasarkan atas Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No /P/09-03/PK/X/1993 yang dikeluarkan oleh Kantor Departemen Perdagangan pada tanggal 25 Oktober Pada waktu itu perusahaan ini masih berlokasi di Jl. Palmerah Barat No. 80 B, Jakarta Barat, tetapi karena sesuatu hal kantor Wijaya Metalindo Optical pindah ke Jl. Raya Kebayoran Lama No. 194 A1, Jakarta Selatan dan semua kegiatan pokok perusahaan dilakukan di tempat yang baru hingga sekarang. Bidang usaha yang dilakukan oleh Wijaya Metalindo Optical adalah perdagangan barang, yaitu penjualan frame kacamata. Wijaya Metalindo Optical melakukan impor berbagai jenis dan merek frame kacamata langsung dari luar negeri kemudian mendistribusikan dan menjualnya secara grosir kepada optik-optik terkemuka, baik itu yang ada di dalam maupun yang ada di luar kota. Tujuan didirikan perusahaan Wijaya Metalindo Optical adalah untuk memperoleh laba yang sebesar-besarnya bagi perusahaan dan dari laba yang diperoleh tersebut akan digunakan untuk mengembangkan perusahaan di masa-masa mendatang. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan itu, kebijakan utama yang dilakukan oleh Wijaya Metalindo Optical dalam menjalankan kegiatan usahanya seharihari adalah dengan mengutamakan kualitas dari frame kacamata yang ditawarkan tetapi dengan harga yang bersaing sehingga dapat memuaskan para pelanggan-pelanggannya. 28

2 Struktur Organisasi Struktur organisasi menunjukan susunan dan perwujudan pola tetap hubungan antara fungsi-fungsi, posisi-posisi, maupun pegawai yang menunjukan kedudukan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam tugas pada suatu organisasi sehingga dapat dicapai koordinasi yang baik antara sesama karyawan, baik atasan maupun bawahan. Dalam melaksanakan kegiatan perusahaan perlu adanya struktur organisasi yang tujuannya untuk menyeimbangkan kebutuhan organisasi akan stabilitas dan perubahan serta memberikan stabilitas dan kepercayaan terhadap tindakan anggotanya. Struktur organisasi biasanya ditetapkan dalam organisasi formal untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut diatas, maka bentuk struktur organisasi di Wijaya Metalindo Optical dapat digambarkan dalam bentuk bagan pada Gambar 3.1.

3 30 STRUKTUR ORGANISASI WIJAYA METALINDO OPTICAL Pimpinan Fungsi Pembelian Fungsi Penjualan Fungsi Gudang Fungsi Akuntansi Sumber: WIJAYA METALINDO OPTICAL Tahun 2000 Gambar 3.1: Struktur Organisasi Wijaya Metalindo Optical

4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Adapun uraian pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing fungsi pada Wijaya Metalindo Optical adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Merumuskan, menyusun, dan melaksanakan kebijakan-kebijakan dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan. Menandatangani segala perjanjian dengan pihak lain dalam hubungan kerja sama. Bertanggung jawab atas kelangsungan jalannya perusahaan. Bertanggung jawab atas operasi perusahaan sehari-hari secara keseluruhan. Melakukan penerimaan dan pemberhentian pegawai. Melakukan pembayaran gaji pegawai. Melakukan pembayaran komisi salesman. 2. Fungsi Penjualan Menetapkan kebijakan-kebijakan untuk meningkatkan hasil penjualan. Mengawasi kerja salesman dan administrasi penjualan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Bertanggung jawab atas omzet penjualan dan membina hubungan baik dengan pelanggan. Bertanggung jawab terhadap komplain dari pelanggan mengenai kualitas barang yang dijual.

5 32 Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. Menginformasikan hasil penagihan piutang kepada fungsi akuntansi. 3. Fungsi Pembelian Menyeleksi barang-barang dan harga yang ditawarkan oleh para pemasok. Menangani permintaan pemesanan barang dari fungsi gudang. Mengatur perencanaan dengan membuat rencana anggaran pembelian dan menjaga hubungan baik dengan pemasok. Bertanggung jawab terhadap komplain kepada pemasok mengenai kualitas barang yang dibeli. Melakukan pembayaran hutang kepada pemasok. Menginformasikan hasil pembayaran hutang kepada fungsi akuntansi. 4. Fungsi Gudang Menyiapkan barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan. Membuat daftar barang yang kurang atau barang yang telah habis dan diberikan kepada fungsi pembelian untuk dilakukan pemesanan ulang. Menerima, menghitung, dan memeriksa kembali barang-barang yang masuk ke gudang. 5. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab dalam mengelola prosedur akuntansi perusahaan. Mengadakan usaha-usaha peningkatan dalam sistem dan prosedur akuntansi perusahaan. Mengawasi pelaksanaan prosedur akuntansi yang diterapkan.

6 33 Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan perusahaan. Menyusun laporan neraca, laba rugi, dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. 3.4 Tata Laksana/Prosedur Retur Penjualan yang Sedang Berjalan Prosedur retur penjualan yang diterapkan oleh Wijaya Metalindo Optical dimulai dari pihak pelanggan yang menyampaikan pemberitahuan retur kepada fungsi penjualan. Berdasarkan pemberitahuan retur dari pelanggan tersebut, maka fungsi penjualan akan membuat memo kredit sebanyak dua rangkap yang lembar pertama akan dikirim ke fungsi gudang sedangkan lembar keduanya dikirimkan ke fungsi akuntansi. Fungsi gudang menerima memo kredit lembar pertama dari fungsi penjualan dan menerima barang yang diretur dari pelanggan, kemudian melakukan pemeriksaan apakah barang yang diterima sesuai dengan memo kredit. Bila sesuai maka fungsi gudang akan membuat surat bukti terima barang yang nantinya akan dikirim ke fungsi akuntansi. Tetapi bila barang yang diterima tidak sesuai dengan memo kredit maka barang tersebut akan dikembalikan kepada pelanggan disertai dengan keterangan alasan pengembalian barang tersebut. Barang rusak yang diretur oleh pelanggan akan disimpan kembali oleh fungsi gudang dan berdasarkan memo kredit lembar pertama tersebut fungsi gudang akan mencatat barang rusak yang telah diterima dalam kartu barang rusak. Kemudian memo kredit lembar pertama yang diterima dari fungsi penjualan diarsip permanen berdasarkan nomor oleh fungsi gudang. Fungsi akuntansi yang menerima memo kredit lembar kedua dari fungsi penjualan dan surat bukti terima barang dari fungsi gudang akan melakukan pemeriksaan, dan bila sesuai maka fungsi akuntansi akan mengkredit piutang pelanggan

7 34 sebesar jumlah yang terdapat pada memo kredit lembar kedua tersebut. Selanjutnya memo kredit lembar kedua dan surat bukti terima barang tersebut diarsip permanen berdasarkan nomor oleh fungsi akuntansi.

8 Penggambaran Sistem Informasi Retur Penjualan yang Sedang Berjalan Diagram arus dokumen Fungsi Penjualan Fungsi Gudang Fungsi Akuntansi Mulai Menerima pemberitahuan retur Memo kredit 1 Menerima barang Bukti terima barang 2 Memo kredit Membuat memo kredit Memeriksa memo kredit dengan barang yang diterima Memeriksa memo kredit dengan bukti terima barang 2 1 Sesuai Tidak Memo kredit 1 2 Ya Membuat bukti terima barang Membuat surat keterangan alasan penolakan retur Bukti terima barang 2 Memo kredit Bukti terima barang 1 Memo kredit Surat keterangan alasan penolakan retur Ke pelanggan Bersama barang Kartu piutang N Kartu barang rusak N 3 Selesai Gambar 3.2: Diagram Arus Dokumen Tata Laksana/Prosedur Retur Penjualan yang Sedang Berjalan

9 Diagram arus data Diagram hubungan sistem informasi retur penjualan yang sedang berjalan Pimpinan Pemberitahuan_Permohonan_Retur Pelanggan Surat_Jalan_Barang_Retur Surat_Tolak_Retur Sistem Informasi Retur Penjualan Akuntansi Surat_Jalan_Barang_Retur_Valid Laporan_Retur_Penjualan Surat_Bukti_Terima_Barang Gudang Gambar 3.3: Diagram Hubungan Sistem Informasi Retur Penjualan yang Sedang Berjalan

10 Diagram nol sistem informasi retur penjualan yang sedang berjalan 37 Pelanggan Pemberitahuan_Permohonan_Retur 1.0 Penerimaan Permohonan Retur Penjualan Surat_Jalan_Barang_Retur Surat_Tolak_Retur Retur Penjualan 2.0 Penerimaan Surat Jalan Barang Retur Memo_Kredit 3.0 Cetak Memo Kredit 4.0 Cetak Laporan Laporan_Retur_Penjualan Pimpinan Surat_Jalan_Barang_Retur_Valid Gudang Akuntansi Surat_Bukti_Terima_Barang Gambar 3.4: Diagram Nol Sistem Informasi Retur Penjualan yang Sedang Berjalan

11 Permasalahan yang Dihadapi Sejalan dengan bertambah pesatnya frekuensi penjualan yang dilakukan oleh Wijaya Metalindo Optical sejak tahun 2000, hingga total penjualannya saat ini rata-rata mencapai pieces frame kacamata per triwulannya dengan nilai rupiahnya rata-rata mencapai Rp ,00-Rp ,00. Tetapi dibalik tingginya tingkat penjualan yang dicapai oleh Wijaya Metalindo Optical, pihak manajemen perusahaan menghadapi masalah yang sangat serius berhubungan dengan tingkat persentase pengembalian barang yang dilakukan oleh para pelanggan-pelanggannya, yaitu sekitar 20-30% dari total penjualan. Sedangkan sampai saat ini pihak manajemen perusahaan kesulitan untuk mengambil langkah-langkah atau kebijakan yang tepat untuk mengatasi tingginya tingkat persentase pengembalian barang tersebut, hal ini disebabkan karena keterbatasan-keterbatasan yang terdapat pada sistem informasi yang sedang berjalan khususnya yang berhubungan dengan retur penjualan. Berdasarkan pengamatan pada Wijaya Metalindo Optical, maka permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Tidak ada persyaratan mengenai retur penjualan yang jelas untuk setiap barang yang dikembalikan oleh pelanggan. Karena tidak adanya persyaratan mengenai retur penjualan yang jelas tersebut mengakibatkan perusahaan cenderung untuk menyetujui setiap pengembalian barang yang dilakukan oleh pelanggan. Selain itu mengakibatkan perusahaan kekurangan informasi mengenai sebab-sebab pengembalian barang yang terjadi selama ini apakah memang karena kualitas barangnya yang rendah, cara pengepakannya yang kurang baik, atau mungkin karena hal-hal lainnya.

12 39 2. Tidak ada pengendalian terhadap retur penjualan sehingga catatan piutang perusahaan menjadi tidak akurat apakah retur penjualan sudah diterima dan disetujui. 3. Tidak ada informasi yang disajikan secara berkala mengenai retur penjualan, seperti: laporan retur penjualan yang terjadi, laporan barang-barang beserta pemasok barang-barang yang produknya sering dikembalikan oleh pelanggan, dan laporan pelanggan yang sering melakukan pengembalian barang. Hal ini mengakibatkan pihak manajemen dan fungsi-fungsi yang terkait dengan retur penjualan mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah Untuk membantu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi Wijaya Metalindo Optical, maka berikut ini adalah pemecahan untuk mengatasi masalah tersebut: 1. Membuat persyaratan mengenai retur penjualan yang dapat memberikan kepastian dalam menyetujui atau menolak barang yang dikembalikan oleh pelanggan secara tegas. 2. Pengembalian barang yang dilakukan oleh pelanggan harus melalui sistem yang terkomputerisasi, agar transaksi retur penjualan yang terjadi dapat segera dicatat oleh fungsi akuntansi, sehingga catatan piutang perusahaan menjadi akurat. 3. Perlu dirancang laporan-laporan mengenai retur penjualan yang disajikan secara berkala, jelas, dan akurat untuk mendukung pihak manajemen perusahaan dan fungsi-fungsi yang terkait dengan retur penjualan dalam mengambil keputusan.