OTOMATISASI KANTOR PENUNJANG EFISIENSI KERJA DI UPTD PENDIDIKAN KECAMATAN TUNTANG KABUPATEN SEMARANG SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Guna Menyelesaikan Program (S1) Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Program Studi Pendidikan Ekonomi TITIS CANDRA 162010021 PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014 i
S
ii
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan penyususnan skripsi yang berjudul Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang Kabupaten Semarang. Skripsi ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Pendidikan di Program Studi Pendidikan Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Selama melaksanakan penelitian dan penyusunan skripsi ini, penulis banyak menerima bantuan, bimbingan, masukan, kritikan, saran dan banyak pihak yang sangat berarti bagi penulis. Maka pada kesempatan ini pula perkenankanlah penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dalam penyusunan skripssi ini. 2. Ibu Dra.Entri Sulistari G., M.Si selaku ibu dosen pembimbing yang banyak memberikan waktu, tenaga dan pengetahuannya kepada penulis dalam penyusunan skripsi. 3. Bapak Drs.Alex Ch D. Mira Kaho, M.Si. selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dalam rangka perbaikan skripsi ini. 4. Ibu Dra.Sri Muryani, M.M selaku Kaprogdi yang telah membantu penulis kurang lebih 4 tahun di dalam perkuliahan. 5. Bapak Arief Sadjjiarto, SE., M.Pd selaku dosen wali studi yang telah membantu penulis kurang lebih 4 tahun di dalam perkuliahan. iv
6. Segenap dosen dan staff pengajar di Pendidikan Ekonomi yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetauan dan pengalaman saat menjadi mahasiswi di Universitas Kristen Satya Wacana. 7. Seluruh pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang yang telah memberikan izin penulis untuk melakukan observasi serta waktu, tenaga dan pikiran sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan lancar. 8. Bapak dan ibu selaku motivator terhebat dalam hidup saya. Terimaksih untuk doa dan kasih sayang bapak ibu sehingga skripsi ini selesai sesuai dengan harapan bapak dan ibu inginkan. 9. Mas dan Mba yang saya banggakan terimakasih untuk doa, motivasi dan pengorbanannya. 10. Keponakan tersayang Dek Arasy terimaksih untuk canda dan tawa yang selalu diberikan di sela-sela kepenatan penulis dalam menyusun skripsi. 11. Mas Taufik Hidayat yang ada di hati penulis. Terimaksih untuk doa, motivasi dan kasih sayang yang selalu diberikan. 12. Sahabat ku Desy patner terdasyat dalam hidup saya dan tak lupa sahabat ku Ayu dan Silvia. 13. Teman-teman angkatan 2010 Pendidikan Ekonomi. Terimakasih atas kerja sama dan canda tawa yang diberikan selama kita kuliah. 14. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang turut memberikan dukungan selama penyusunan skripsi ini. v
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna oleh karena itu segala saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan hati terbuka. Maka dengan segala keterbukaan hati semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Salatiga, Agustus 2014 Penulis Titis Candra vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO 1. Permasalahan akan terus meningkat, oleh karena itu tingkatkan kemampuan diri untuk menghadapinya. 2. Peluang tidak datang begitu saja, tetapi bisa diciptakan. 3. Imajinasi lebih berarti dari sekedar ilmu pasti (Albert Einsten). 4. Keadaan manusia tidak akan berubah jika manusia itu sendiri tidak bisa merubahnya. Laporan ini kupersempahkan kepada: Bapak, Ibu dan keluarga tercinta Seseorang yang dekat di hati. vii
DAFTAR ISI Daftar Tabel Daftar Lampiran Abstrak xi xii xiii BAB I PENDAHULUAN 1 1.1. Latar Belakang Penelitian 1 1.2. Fokus Penelitian 4 1.3. Tujuan Penelitian 4 1.4. Signifikansi Penelitian 5 1.5. Keterbatasan Penelitian 6 BAB II LANDASAN TEORI 7 2.1. Kantor 7 2.2. Otomatisasi Kantor 9 2.2.1.Konsep-Konsep Otomatisasi Kantor 13 2.2.2.Manfaat Otomatisasi Kantor 14 2.2.3.Tujuan Otomatisasi Kantor 14 2.3. Tenaga Kerja 16 2.4. Prosedur Kerja 20 2.4.1.Pentingnya Prosedur Kerja 22 2.4.2.Prinsip-Prinsip Prosedur Kerja 22 2.5. Mesin-Mesin Kantor 23 2.5.1.Klasifikasi Mesin-Mesin kantor 24 viii
2.6. Efisiensi Kerja 27 2.7. Penelitian Terdahulu 32 2.8. Kerangka Berfikir 34 BAB III METODE PENELITIAN 36 3.1. Jenis dan Sumber Data 36 3.2. Metode Penelitian 37 3.3. Objek Penelitian 38 3.4. Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis 38 3.5. Teknik Pengumpulan Data 39 3.6. Instrumen Penelitian 41 3.7. Teknis Analisis Data 44 3.7.1.Pengumpulan Data (Data Collection) 45 3.7.2. Reduksi Data (Data Reduction) 46 3.7.3.Penyajian Data (Data Display) 46 3.7.4.Penarikan Kesimpulan (Conclusion) 46 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 47 4.1. Hasil Penelitian 47 4.1.1. Gambaran Umum UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang 47 4.1.2. Otomatisasi Kantor 51 4.1.3. Tenaga Kerja 51 4.1.4. Prosedur Kerja 53 4.1.5. Mesin-Mesin Kantor 54 ix
4.1.6. Efisiensi Kerja 54 4.2. Pembahasan 55 4.2.1. Otomatisasi Kantor 55 4.2.2. Tenaga Kerja 55 4.2.3. Prosedur Kerja 57 4.2.4. Mesin-Mesin Kantor 58 4.2.5. Efisiensi Kerja 61 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 62 5.1. Kesimpulan 62 5.2. Saran 62 DAFTAR PUSTAKA 64 LAMPIRAN-LAMPIRAN 65 x
DAFTAR TABEL 3.1 Pedoman Wawancara Penelitian Otomatisasi Kantor... 39 3.2 Teknis Analisis Data Penelitian Otomatisasi Kantor... 42 xi
DAFTAR LAMPIRAN I. Pedoman Wawancara... 66 II. Data Collection... 67 III. Data Reduksi... 74 IV. Data Display... 79 V. Coding... 82 xii
ABSTRAK Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat kegiatan informasi. Kantor juga dapat diartikan sebagai tempat yang biasanya digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatau usaha (tulis menulis). Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan. Otomatisasi kantor adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun di luar perusahaan. Tujuan daripada otomatisasi bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Melalui otomatisasi kantor fungsi fungsi kantor menjadi lebih efektif dan efisien. Dari fenomena yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang terdapat gejala problematik diantaranya: pegawai menggunakan 2 komputer yang ada dari 5 komputer yang disediakan, beberapa pegawai tidak terampil dalam mengoperasikan alat kantor yaitu komputer namun ada beberapa pegawai yang lain mampu mengoperasikan komputer, belum ada job description yang jelas dalam penyelesaian pekerjaan administratif sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Tujuan dari penelitian ini adalah ingin mengetahui otomatisasi kantor yang digunakan dalam menunjang efisiensi kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dan mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dalam otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Penelitian ini secara khusus didasari teori Dwi Eko Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi dan efektifitas kerja dengan memanfaatkan teknologi informasi, efisiensi dan efektifitas berujung pada penghematan. Penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif yaitu menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karateristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian dilakukan oleh peneliti sendiri dengan menggunakan metode wawancara. Penelitian ini tentang hal-hal yang berkaitan dengan otomatisasi kantor yang ditinjau dari tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur kerja, mesin-mesin kantor. Hasil penelitian menunjukkan : Tidak semua tenaga kerja mengikuti pelatihan komputer hanya di bidang kepegawaian saja ; Prosedur Kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum merata karena job description yang tidak jelas ; Penggunaan mesin-mesin kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum efektif dan merata karena dari 5 mesin komputer yang ada hanya 2 mesin komputer saja yang dimanfaatkan oleh pegawai yaitu di bidang TU dan Kepegawaian. Kata Kunci: Otomatisasi Kantor, Efisiensi Kerja xiii