SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SEMARANG

Transkripsi

1 i SISTEM MANAGEMEN KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF PADA BAGIAN PENGOLAHAN DAN AKUISISI KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SEMARANG SKRIPSI Disusun dan Diajukan Untuk Melengkapi Syarat-Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Pada Program Studi Pendidikan Ekonomi Oleh MATTIUS WAHYU SEPTIYADI PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2012

2 ii

3 iii

4 iv MOTTO 1. Persahabatan yang abadi adalah persahabatan hati nurani bukan persahabatan materi 2. Lakukan sesuatu yang terbaik kepada orang lain sebelum dirinya dikasihani. PERSEMBAHAN Skripsi ini Saya persembahkan untuk 1. Yang terkasih Bapak dan Ibu, yang selalu memberikan support dan dukungan serta semangat. 2. Semua sahabat seangkatan yang juga memberi semangat. 3. Kepada semua pihak yang telah membantu dan menyelesaikan skripsi ini.

5 v ABSTARKSI Managemen kearsipan arsip sangatlah penting bagi suatu instansi pemerintah, karena arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan. Masalah penelitian ini adalah Bagaimana sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem managemen kearsipan arsip dinamis inaktif pada bagian pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang. Penelitian ini dilakukan di Kantor Arsip Daerah Kab. Semarang pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data menggunakan metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan triangulasi. Berdasarkan hasil penelitian sistem penyimpanan arsip dinamis adalah sistem gabungan. Filling sistem kearsipan arsip dinamis inaktif menggunakan fiiling system subjek, kronologis dan geografis. Ruangan penyimpanan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif menggunakan ruangan bekas Kantor Transmigrasi. Suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan arsip belum sesuai. Besar ruangan penyimpanan arsip tidak seimbang dengan volume arsip. Prosedur dan metode penyimpanan menggunakan Peraturan Bupati Semarang Nomor 20 tahun 2005 tentang Pedoman Penataan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah kabupaten Semarang. Pemusnahan belum pernah dilakukan. Peralatan dan perlengkapan bagian pengolahan dan Akuisisi tidak ada penambahan. Pegawai kearsipan jarang melakukan kegiatan penemuan kembali arsip dinamis inaktif. Syarat-syarat pegawai kearsipan tidak begitu diperhatikan. Saran yang dapat disampaikan penelitian ini peralatan penyimpanan arsip perlu ditambah. Perlu disediakan ruangan pengolahan sendiri untuk pengolahan arsip. Ruangan penyimpanan arsip perlu ditambah 1 AC lagi. Penyusutan dan pemusnahan harus dilakukan secara teratur. Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif lebih diperhatikan karena menyangkut pemeliharaan. Kata kunci : sistem, managemen, dan arsip dinamis inaktif

6 vi KATA PENGANTAR Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat Rahmat dan HidayahNya telah menjadikan penulis mampu menyelesaikan skripsi biarpun dalam bentuk yang sederhana guna memenuhi persyaratan dalam mencapai gelar Sarjana Pendidikan pada Universitas Kristen Satya Wacana program FKIP Pendidikan Ekonomi. Penyusunan skripsi ini penulis mencoba menganalisa Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Dukungan penelitian ini berasal dari hasil pendidikan formal yang doperoleh selama peneliti dibangku kuliah, bimbingan dan petunjuk dari Dosen Pembimbing serta literature-literature sebagai penunjang penulis rangkai dalam satu judul Sistem Managemen Kerasipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Terwujudnya skripsi ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan dan motivasi dari semua pihak, oleh karena ini ijinkan penulis mengucapkan terima kasih kepada :

7 vii 1. Dra. Entri Sulistari Gundo, M.Si. Sebagai pembimbing yang telah memberikan masukan bagi para mahasiswa progdi Pendidikan Ekonomi serta memberikan kelancaran, waktu, pikiran, tenaga dan bimbingan selama studi di progdi Pndidikan Ekonomi dalam menyusun skripsi ini.. 2. Drs. Alex Ch. D. Mira Kaho, M.Si. sebagai penguji yang telah memberi masukan, waktu, tenaga, dan pikiran dalam menyusun skripsi ini. 3. Dr. Bambang Ismanto, M.Si. selaku Kaprogdi Pendidikan Ekonomi dan yang telah memberikan dukungan serta mengesahkan skripsi. 4. Ibu Dra. Sri Muryani, M.M. sebagai wali studi, penulis ucapkan terima kasih atas waktu, pikiran, tenaga dan bimbingan selama studi di Progdi Pendidikan Ekonomi. 5. Seluruh dosen dan staff Fakultas Keguruan dan Ilmu pendidikan yang telah mendidik dan memberi bekal ilmu pengetahuan kepada penulis selama study di Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.

8 viii 6. Teman terbaik sepanjang masa Ratna Dwi Hastuti, Yulia Devi, Ryan Andhitya Novellino, dan Dwi Handayani. Terima kasih atas semua bantuannya. 7. Kepada teman-teman seperjuangan di PE. Ida, Anti, Ambar, monica, Ocky, Octisca, Dadiek dan teman-teman angkatan 2007, kakak angkatan 2006 serta adik angkatan 2008, terima kasih dukungannya. 8. Seluruh pegawai Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang yang telah membantu dalam penyusunan skripsi. 9. Tercinta Ibu, Bapak, dan Adik yang senantiasa memberikan restu dan doa, serta dorongan semangat kepada penulis. Kiranya Tuhan Yang Maha Esa senantiasa melimpahkan berkat dan kasih karunia-nya kepada semua pihak yang telah membantu penulis selama ini. Di dalam penulisan Skripsi ini penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan penuh kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan. Akhir kata,

9 ix semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Terima kasih. Salatiga, Januari 2012 Penulis

10 x DAFTAR ISI DAFTAR TABEL... xvi DAFTAR GAMBAR...xvii DAFTAR LAMPIRAN... xviii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Masalah Penelitian Tujuan Penelitian Signifikansi Penelitian Keterbatasan... 9 BAB II LANDASAN TEORI Konsep Sistem Pengertian Arsip Kearsipan Sistem Penyimpanan Filling Sistem Penyimpanan Arsip... 19

11 xi Ruang Penyimpanan Memilih Tempat Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Prosedur Filling Hastawi atau Manual Arsip Dinamis Inaktif Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Proses Penyusutan Arsip Dinamis Inaktif Retensi Arsip Penilaian Arsip Dinamis Penentuan Seri Asip Dinamis Nilai Guna Arsip Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Berita Acara Pemusnahan Peralatan dan Perlengkapan Penyimpnan Arsip Dinamis Penemuan Kembali Arsip Dinamis Syarat-syarat Pegawai Kearsipan Sistem Kearsipan yang Baik... 41

12 xii 2.9. Kerangka Dasar Penelitian BAB III METODOLOGI PENELITIAN Jenis Penelitian Lokasi Penelitian Sumber Data Metode Pengumpulan Data Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis Instrumentasi Metode Analisis Data BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian Visi Misi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang Tupoksi Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang Struktur Organisasi Tugas Seksi Pengolahan dan Akuisisi... 62

13 xiii Visi dan Misi Arsip Arsip Kantor Arsip Daerah Kab.Semarang Sistem Penyimpanan Arsip Filling Sistem Kearsipan di Pengolahan dan Akuisisi Ruang Penyimpanan bagian Pengolahan dan Akuisisi Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif di Pengolahan dan Akuisisi Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif bagian Pengolahan dan Akuisisi Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip di Pengolahan dan Akuisisi Penemuan Kembali Arsip Dinamis Inaktif Syarat-syarat Pegawai Kearsipan Pembahasan... 96

14 xiv Sistem Managemen Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif pada Bagian Pengolahan dan Akuisisi Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Filling Sistem Kearsipan Ruangan Penyimpanan Prosedur Filling Hastawi Arsip Dinamis Inaktif Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Peralatan dan Perlengkapan Penemuan Kembali Arsip Syarat-syarat Pegawai Kearsipan Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik

15 xv BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

16 xvi DAFTAR TABEL Tabel 2.1. Jadwal Retensi Arsip Dinamis Tabel 3.1. Pedoman Wawancara Responden... 53

17 xvii DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Desain Sebuah Sistem Gambar 2.2 Kerangka Pikir Gambar 4.1 Struktur Organisasi Gambar 4.2 Skema Penyimpanan Arsip Gambar 4.3 Mekanisme Penyusutan Arsip... 83

18 xviii DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Observasi Lapangan Lampiran 2 Hasil Wawancara Lampiran 3 Reduksi Data Lampiran 4 Foto Lampiran 5 Kuesioner