OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: OPR/BEN/GP009/BYR GARIS PANDUAN PERMOHONAN PEMBATALAN DAN MENGGANTI CEK / BANK DERAF / PINDAHAN BANK 1.0 TUJUAN Garis panduan ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembatalan dan permohonan mengganti cek/ bank deraf dan pindahan bank. 2.0 SKOP Garis panduan ini merangkumi semua jenis pembatalan dan pembayaran bagi penggantian:- I. Cek II. Bank Deraf/Pindahan Bank 3.0. TATACARA TERPERINCI I. TATACARA PEMBATALAN DAN PENGGANTIAN CEK:- 3.1 Terima permohonan / arahan membatalkan / mengganti cek 3.1.1 Terima permohonan / arahan pembatalan / menggantikan cek dari:- Pembekal Individu atau staf 3.1.2 Cop tarikh terima pada dokumen tersebut di atas. 3.1.3 Cek boleh dibatalkan dan diganti atas sebab - sebab berikut:- Kesilapan nama penerima, nombor kad pengenalan atau nombor akaun bank ; atau, Cek hilang atau tidak diterima oleh penerima dalam tempoh 3 minggu dari tarikh ia dipos ; atau Cek telah tamat tempoh laku ; atau, Cek rosak. Contoh cek rosak disebabkan oleh terkoyak, masuk mesin basuh, dipinda dengan tulisan di atas fizikal cek atau mana-mana perkara yang membolehkan cek tersebut tidak sah laku di bank. TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 1 drp. 5
3.1.4 Tentukan jenis pembatalan cek :- Fizikal cek disertakan, ikuti langkah 3.2 Fizikal cek tidak disertakan, ikuti langkah 3.3 Cek tamat tempoh, ikuti langkah 3.4 3.2 Pembatalan cek yang disertakan fizikal cek. 3.2.1 Semak permohonan/arahan mengganti/ membatalkan cek dan pastikan ia mengandungi sebab - sebab cek perlu digantikan. 3.2.2 Pastikan perkataan DIBATALKAN dicop/ditulis pada cek tersebut oleh pihak Sekysen/Zon Kewangan yang menerima permohonan penggantian cek. 3.2.3 Isi Borang Permohonan Cek Ganti (SOK/KEW/BR033/BYR) dan lampirkan cek bersama-sama dokumen sokongan yang ada seperti memo/surat permohonan dari pembekal/individu/staf. 3.2.4 Hantar ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk proses jernal pembatalan cek. 3.3 Pembatalan cek yang tidak disertakan fizikal cek. 3.3.1 Sekiranya cek asal tidak dikemukakan, semak status cek melalui Sistem SAGA berdasarkan Manual Semakan Status Pembayaran (M017) untuk memastikan :- sama ada cek telah ditunaikan atau tidak; dan status tempoh sah laku cek, samaada cek masih dalam tempoh laku (3 bulan dari tarikh cek dikeluarkan) atau cek telah tamat tempoh. 3.3.2 Sekiranya cek masih dalam tempoh laku, terus ke proses 3.3.3. Sekiranya cek telah tamat tempoh laku, teruskan ke proses 3.4. 3.3.3 Sekiranya cek belum ditunaikan dan masih laku, lengkapkan Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek (OPR/BEN/DF047/BYR) yang diisi di dalam dua (2) salinan dan dihantar ke bank. 3.3.4 Pastikan pengesahan dibuat oleh pihak bank pada kedua-dua TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 2 drp. 5
Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek (OPR/BEN/DF047/BYR). 3.3.5 Dapatkan salinan kedua Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek (OPR/BEN/DF047/BYR). 3.3.5 Cop tarikh terima pada Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek (OPR/BEN/DF047/BYR) oleh Seksyen/Zon Kewangan yang menerima borang tersebut. 3.3.6 Isi Borang Permohonan Cek Ganti (SOK/KEW/BR033/BYR) dan lampirkan:- surat/arahan permohonan penggantian/pembatalan cek; dan surat Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek (OPR/BEN/DF047/BYR) seperti di 3.3.5. 3.3.7 Hantar kesemua dokumen di para 3.3.6 ke Seksyen Perakaunan Kewangan untuk proses jernal pembatalan cek. 3.4 Pengurusan Bagi Cek Tamat Tempoh Laku / Cek Tidak Dituntut 3.4.1 Rujuk Garis Panduan Urusan Cek Tidak Dituntut (OPR/BEN/GP016/AKN) 3.5 Penyediaan Baucer Untuk Cek Ganti bagi cek yang masih dalam tempoh laku / Cek yang telah tamat tempoh laku. 3.5.1 Pastikan dokumen seperti berikut diterima dari Seksyen Perakaunan Kewangan :- Borang Permohonan Cek Ganti (SOK/KEW/BR033/BYR) ; Salinan Jernal Pembatalan Cek; Surat Permohonan Penggantian Cek ; (e) Cek asal - sekiranya fizikal cek ada; dan Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek (OPR/BEN/DF047/BYR)-sekiranya fizikal cek tiada bagi cek yang masih dalam tempoh laku. TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 3 drp. 5
3.5.2 Sediakan baucar bayaran untuk cek ganti dengan menggunakan Baucar Bayaran (BEN/BYR/DF01) berpandukan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Accounts Payable (M004) 3.6 Penyediaan Cek dan Pengedaran Cek 3.6.1 Rujuk Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR-AKN/P005) untuk proses penyediaan dan pengedaran cek. II. TATACARA PEMBATALAN DAN PENGGANTIAN BANK DERAF/ PINDAHAN BANK:- 3.7 Terima Permohonan / Arahan Mengganti/ Membatalkan Bank Deraf/ Pindahan Bank 3.7.1 Terima permohonan/arahan menggantikan/membatalkan bank deraf/pindahan bank dari:- Penerima bayaran; atau Pemohon; atau Staf 3.7.2 Bank Deraf/Pindahan Bank boleh dibatalkan dan diganti atas sebab - sebab berikut :- (e) Kesilapan nama penerima atau nombor akaun bank; atau Bank Deraf telah tamat tempoh laku; atau Bank Deraf hilang atau tidak diterima oleh penerima dalam tempoh 3 minggu dari tarikh ia dipos; atau Pindahan Bank tidak diterima oleh penerima, atau Bank Deraf rosak. 3.8 Permohonan Pembatalan Bank Deraf/Pindahan Bank 3.8.1 Lengkapkan Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Bank Deraf/ Pindahan Bank (OPR/BEN/DF043/BYR) di dalam tiga (3) salinan. TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 4 drp. 5
3.8.2 Dapatkan pengesahan Seksyen Perakaunan Kewangan di atas ketiga-tiga Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Bank Deraf/ Pindahan Bank (OPR/BEN/DF043/BYR) tersebut. 3.8.3 Pastikan satu (1) salinan Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Bank Deraf/ Pindahan Bank (OPR/BEN/DF043/BYR) diberi kepada Seksyen Perakaunan Kewangan. 3.8.4 Hantar dua (2) salinan Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Bank Deraf/ Pindahan Bank (OPR/BEN/DF043/BYR) kepada pihak bank. 3.8.5 Dapatkan cop pengesahan terimaan dari pihak bank ke atas kedua-dua salinan Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Bank Deraf/ Pindahan Bank (OPR/BEN/DF043/BYR). 3.8.6 Seksyen Perakaunan Kewangan akan membuat jernal pembatalan cek/pindahan bank sekiranya bayaran balik telah dikreditkan ke akaun bank UPM semula berdasarkan salinan kedua Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Bank Deraf/ Pindahan Bank (OPR/BEN/DF043/BYR). 3.9 Proses Penggantian Bank Deraf / Pindahan Bank Yang Telah Dibatalkan 3.9.1 Proses semula bank deraf / pindahan bank deraf yang telah dibatalkan berdasarkan Prosedur Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (UPM/SOK-KEW-BYR/P009). TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 5 drp. 5