OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011"

Yuliani Tedja
7 tahun lalu
Tontonan:

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Halaman: 1/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011 1.

1 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Halaman: 1/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/ Penyediaan Pesanan Belian TINDAKAN 1.1 Sebelum pesanan belian dikeluarkan, pastikan dokumen sokongan berikut dilampirkan:- (a) Borang Permohonan Pembelian- SOK/KEW/BR002/BUY TANGGUNGJAWAB PK/PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan) (b) (c) (d) (e) (f) Daftar Serahan RO/PO held PO held yang perlu ditandatangani ringkas dan cop pegawai yang menginput. Sebut Harga sebagai sokongan untuk pembelian terus. Minit kelulusan (jika berkaitan) Salinan sijil yang berkaitan 1.2 Borang pesanan belian yang masih belum digunakan hendaklah disimpan dengan kemas di tempat berkunci bagi memastikan keselamatannya. 1.3 Pastikan pesanan dikeluarkan seperti berikut:- PTK (Zon/Seksyen Kewangan) (a) (b) (c) Salinan asal dan pendua diserahkan kepada syarikat melalui PTJ/Seksyen Kewangan; Salinan ketiga disimpan di Unit Pembelian PTJ; dan Salinan keempat disimpan di Zon/Seksyen Kewangan

2 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Halaman: 2/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/ Pastikan setiap pesanan yang dikeluarkan ditandatangani oleh pegawai kewangan yang telah diberikuasa. PK/PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan) TINDAKAN TANGGUNGJAWAB 2. Fail Pesanan Belian PTK 2.1 Satu daftar pesanan belian hendaklah disediakan bagi pesanan yang telah dikeluarkan dan maklumat berikut hendaklah dicatat pada daftar tersebut. (Zon/Seksyen Kewangan) (a) (b) Nombor siri pesanan Pre printed Nombor pesanan (SAGA) (c) (d) (e) (f) Nama PTJ Jumlah Tarikh commit Tandatangan PTJ Pesanan belian hendaklah difailkan di dalam fail mengikut PTJ/ nombor siri sistem SAGA bersama satu daftar pesanan yang mengandungi nombor siri pre printed. 2.2 Daftar ini hendaklah dikemaskini setiap kali pesanan belian baru dikeluarkan. PT PTJ/PTK (Zon/Seksyen Kewangan) 3. Pesanan Rosak Atau Batal 3.1 PT PTJPesanan belian yang telah rosak atau batal tidak boleh dibuang atau dipindahkan ke merata tempat ianya hendaklah dicop batal dan catat tarikh dan sebab dibatalkan pada pesanan tersebut. PTK (Zon/Seksyen Kewangan)

3 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Halaman: 3/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/ Rekod pesanan yang dibatalkan di dalam daftar pesanan dan failkan pesanan tersebut bersama pesanan yang lain. Tindakan ini dibuat bagi tujuan pemantauan dan untuk mengelakkan penyalahgunaan. 4. Edar Pesanan Belian 4.1 Serahkan dua (2) salinan pesanan belian termasuk salinan asal kepada syarikat. 4.2 Simpan satu salinan pesanan belian di Unit Pembelian PTJ. Tujuan: Skop: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan pesanan belian melalui modul Purchasing melalui SAGA Ver 7.4. Arahan Kerja ini meliputi semua jenis permohonan pesanan belian. Keperluan Pengguna: Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web skrin 1 akan dipaparkan. 5. Tatacara: 5.1 Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA. Masukkan userid dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK.

4 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Halaman: 4/18 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011 Skrin 1

5 5.2 Klik Modul Distribution. Skrin Klik Modul Purchasing Skrin Pilih Process dan klik Purchase Order

Skrin 4 5.5 Skrin 5 iaitu Purchase Order- Services Only akan dipaparkan. i. Pilih ikon dan kemudian klik selected.

6 Skrin Skrin 5 iaitu Purchase Order- Services Only akan dipaparkan. i. Pilih ikon dan kemudian klik selected. Skrin Pilih ikon. Klik Selected seperti skrin di bawah. Skrin 6

7 5.7 Pada skrin 7, masukkan kod company serta nombor PO pada ruangan PO Order seperti mana yang dikehendaki dan tekan OK. Skrin Contoh yang boleh dilihat pada skrin 8 adalah kod Company 0801 untuk nombor PO Skrin 8

8 6. COMMIT PESANAN BELIAN (PO) 6.1 Pastikan Pesanan Belian yang berstatus HELD bertukar status menjadi READY sebelum COMMIT PO. Berikut adalah langkah-langkah untuk COMMIT PO:- Skrin Pada skrin 9, klik ikon dan ruangan USER FIELDS seperti di skrin 10 akan dipaparkan. Skrin Pilih ruangan order details untuk menyemak maklumat. Skrin 11 seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK.

Skrin 11 6.4 Skrin akan terus memaparkan ruangan order lines. Tekan OK.

9 Skrin Skrin akan terus memaparkan ruangan order lines. Tekan OK. Skrin Skrin PC Distribution seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK. Skrin 13

10 6.6 Skrin 14 di bawah akan dipaparkan dan pilih YES. Skrin Skrin GL DISTRIBUTION akan dipamerkan. Tekan OK. Skrin 15

6.8 Skrin ACTION akan dipamerkan dan pilih NO. Skrin 16 6.

11 6.8 Skrin ACTION akan dipamerkan dan pilih NO. Skrin Status PO akan bertukar kepada READY dan skrin pilihan COMMIT akan dipamerkan. Pilih YES. Skrin Skrin GP Password Input akan dipamerkan. Masukkan password dan tekan OK.

12 Skrin Status PO akan bertukar kepada COMMITTED seperti skrin 19 di bawah: Skrin 19 7 Mencetak Pesanan Belian 7.1 Klik ikon. Pilih PO Print.

13 Skrin GP Printer Selection akan dipamerkan. Klik ikon untuk mencetak. Skrin Jika Pesanan Belian difaktorkan, pihak penerima perlu didaftarkan mengikut Arahan berikut: i. Masukkan kod company mengikut PTJ yang telah ditetapkan dan nombor PO pada ruangan PO Order seperti mana yang dikehendaki.

14 Skrin 22 ii. Pada skrin 22, Klik ikon. Pilih Factor PO sebagaimana skrin 23 berikut. Skrin 23 iii. Seterusnya skrin 24 seperti di bawah dipaparkan.

15 Skrin 24 iii. Klik ikon. Pilih Selected seperti skrin di bawah. Skrin 25 iv. Masukkan kod Company dan nombor PO yang hendak difaktorkan. Tekan OK. v. Masukkan Factoring Company di ruang Factor Supplier seperti yang ditunjukkan di bawah. Sebelum itu, pastikan Factoring Company telah berdaftar dengan UPM. Tekan OK.

16 Skrin 26 vi. Skrin PU:Purchase Order akan dipamerkan dan ruang Factor akan bertanda ( ) yang bermaksud PO itu telah difaktorkan. Skrin Pembatalan Pesanan Belian (Forced Completion) 8.1 Pembatalan hanya boleh dilakukan di zon-zon kewangan atas sebabsebab tertentu ataupun atas arahan PTJ. Berikut adalah langkah-langkah pembatalan Pesanan Belian (PO): i. Pada modul Purchasing. Klik ikon Process dan pilih Forced Completion. Skrin 28

17 ii. Skrin PU: Forced Completion akan dipamerkan. Skrin 29 iii. Masukkan kod Company (kod PTJ) dan no. PO seperti mana yang terdapat pada PO yang hendak dibatalkan. Contohnya pembatalan PO untuk Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (4001) yang dapat dilihat pada skrin seperti di bawah. Tekan OK. Skrin 30 iii. Skrin 31 akan memaparkan status FORCED.

18 Skrin 31

dokumen-dokumen yang mirip

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL Halaman: 1/13 TINDAKAN 1. Setiap syarikat, staf tetap, kontrak dan sambilan serta individu yang mempunyai kontrak serta bayaran berkala yang akan berurusniaga dengan UPM hendaklah berdaftar dengan UPM.