SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2016 GARIS PANDUAN KAD KORPORAT PTJ (KKP) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Transkripsi

1 SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2016 GARIS PANDUAN KAD KORPORAT PTJ (KKP) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI SAINS MALAYSIA 1 Oktober 2016 Diedarkan kepada: Semua Ketua Pusat Tanggungjawab

2 SPB 1/2016: GARIS PANDUAN KAD KORPORAT PTJ (KKP) UNIVERSITI SAINS MALAYSIA 1. TUJUAN Surat pekeliling ini adalah bertujuan untuk memaklumkan tentang pemakaian Garis Panduan Kad Korporat PTJ Universiti Sains Malaysia. 2. LATAR BELAKANG Selaras dengan usaha Universiti dalam melaksanakan langkah-langkah mengoptimum sumber serta mempelbagaikan mod pembayaran, satu kemudahan Kad Korporat PTJ telah diperkenalkan melalui Pekeliling Bendahari Bil. 3 Tahun 2016 Garis Panduan Kemudahan Bayaran Menggunakan Kad Korporat Universiti Sains Malaysia. Melalui kemudahan ini, Pusat Tanggungjawab berupaya untuk membuat bayaran secara dalam talian. 3. KAEDAH DAN SYARAT 3.1 PERMOHONAN Ketua PTJ hendaklah mencalonkan Pemegang Kad Korporat PTJ Kriteria Pemegang KKP adalah: a) Ketua PTJ atau pegawai kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) dari PTJ yang sama; dan b) Berstatus jawatan tetap Pegawai yang dinamakan hendaklah melengkapkan Borang Permohonan Kad Korporat PTJ (JB.BR.KK.PTJ.1/2016) dan mengemukakan kepada Jabatan Bendahari untuk dipertimbangkan Keputusan permohonan Pemegang KKP akan dimaklumkan kepada Ketua PTJ bersama dokumen yang perlu dilengkapkan seperti berikut: 1

3 Nomination Form (NF) CIMB; dan Surat Aku Janji Penggunaan Kad Korporat USM (JB.BR.KK.PTJ.2/2016) Pegawai yang dinamakan hendaklah mengambil tindakan dengan melengkapkan dokumen seperti dalam perenggan Satu salinan kad pengenalan yang disahkan benar (salinan depan dan belakang dalam satu muka surat) hendaklah disertakan bersama dokumen ini Dokumen dalam perenggan yang telah lengkap diisi dikemukakan kepada alamat berikut: Pejabat Bendahari Aras 3, Bangunan Canselori Jabatan Bendahari Universiti Sains Malaysia USM Pulau Pinang Talian: Emel: Jabatan Bendahari akan memaklumkan secara rasmi kepada Pemegang KKP apabila kad telah sedia untuk diambil. 3.2 KEHILANGAN & KEROSAKAN Pemegang KKP bertanggungjawab memastikan keselamatan kad dipelihara sepanjang masa Tindakan yang mesti diambil sekiranya berlaku kehilangan kad: (a) Melaporkan dalam tempoh 1 jam selepas berlaku kehilangan kepada pihak CIMB Bank Berhad di talian untuk tujuan penahanan transaksi; dan (b) Jabatan Bendahari di: i. talian ; atau ii. emel ke usmcorpcard@usm.my; dan 2

4 (c) Kemukakan Borang Makluman Kehilangan (JB.BR.KK.PTJ.3/2016) kepada Jabatan Bendahari dalam tempoh 24 jam selepas berlaku kehilangan Pemegang KKP yang gagal membuat laporan dengan kadar segera seperti yang ditetapkan adalah bertanggungjawab sepenuhnya untuk menjelaskan segala caj yang terlibat akibat dari kehilangan tersebut Bagi kad yang mengalami kerosakan dan perlu diganti, proses pemulangan kad perlu dilakukan terlebih dahulu (rujuk perenggan 3.3) Bagi menggantikan kad yang hilang atau rosak perlu melalui semula keseluruhan proses permohonan (rujuk perenggan 3.1) 3.3 PEMULANGAN Pemegang KKP bertanggungjawab untuk memulangkan kad kepada Universiti dua (2) minggu sebelum tarikh tidak lagi menguruskan perbelanjaan PTJ atau bersara Pemegang KKP yang ditamatkan perkhidmatan atau meletak jawatan perlu mengembalikan kad kepada Universiti dengan serta merta. Universiti tidak akan bertanggungjawab ke atas transaksi selepas tarikh perletakan jawatan dan berhak membuat tuntutan kepada Pemegang KKP Pemegang KKP perlu melengkapkan Borang Pemulangan Kad Korporat PTJ (JB.BR.KK.PTJ.4/2016) dan serahkan bersama kad kepada Jabatan Bendahari Jabatan Bendahari akan mengesahkan pemulangan kad melalui borang yang sama dan menyerahkan sesalinan kepada Pemegang KKP. 3.4 PEMBATALAN Jabatan Bendahari boleh membatal serta-merta kemudahan Kad Korporat sekiranya : 3

5 (a) Pemegang KKP tidak mematuhi mana-mana peraturan dalam perenggan 4 sehingga 9 di bawah; (b) Pemegang KKP gagal mengemukakan dokumen pesanan khas (DK), borang (JB.BR.KK.PTJ.8/2016) dan sesalinan resit pembayaran ke Jabatan Bendahari tidak lewat dari 3 hari bekerja selepas tarikh penyempurnaan bayaran secara dalam talian atau sebelum jam 12 tengah hari pada hari bekerja terakhir dalam bulan tersebut (mana yang terdahulu dan/atau; (c) Pemegang KKP didapati menyalahi undang-undang atau peraturan atau untuk apa-apa sebab lain yang munasabah pada pandangan Universiti dalam mengendalikan KKP. 3.5 HAD KREDIT Pemegang kad boleh membuat perbelanjaan setakat had amaun kad sahaja. Sebarang permohonan untuk peningkatan atau penurunan had amaun yang ditetapkan perlu dibuat melalui Jabatan Bendahari dengan mengisi Borang Permohonan Pindaan Had Kredit Kad Korporat PTJ (JB.BR.KK.PTJ.5/2016). 3.6 PERMOHONAN PENGGUNAAN KAD KORPORAT UNIVERSITI (KKU) Bagi menggunakan kemudahan KKU, permohonan kepada Bendahari boleh dibuat dengan melengkapkan Borang Permohonan Penggunaan Kad Korporat Universiti (JB.BR.KK.PTJ.9/2016). 4. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 4.1 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) Ketua PTJ adalah pentadbir utama dan bertanggungjawab sepenuhnya atas keseluruhan pengurusan kewangan menggunakan KKP Ketua PTJ hendaklah memastikan: 4

6 (a) Penggunaan KKP dilaksanakan di PTJ mengikut peraturan yang telah ditetapkan; (b) Perbelanjaan menggunakan kaedah yang paling menjimatkan dan mempunyai kelulusan peruntukan serta peruntukan yang mencukupi sebelum perbelanjaan dibuat; dan (c) Perbelanjaan adalah mengikut kelayakan pegawai, benar, teratur, lengkap, munasabah dan berpatutan. 4.2 Pemegang Kad Korporat PTJ (KKP) Pemegang KKP bertanggungjawab untuk: (a) Mengambil kira amalan perbelanjaan berhemah, berintegriti dan nilai untuk wang bagi semua jenis perbelanjaan; (b) KKP hendaklah disimpan dengan selamat dalam tempat simpanan berkunci oleh Pemegang KKP dan tidak dibawa keluar dari premis masing-masing; (c) Menggunakan KKP hanya bagi perbelanjaan rasmi Universiti sahaja sepertimana garis panduan penggunaan yang dikeluarkan; (d) Memastikan kelulusan peruntukan diperolehi dan kecukupan peruntukan untuk perbelanjaan dipatuhi serta dokumen pesanan khas (DK) dikeluarkan serta-merta, dalam hari yang sama selepas pembayaran dalam talian disempurnakan serta melengkapkan daftar KKP (JB.BR.KK.PTJ.6/2016); (e) Kemukakan dokumen lengkap dokumen pesanan khas (DK), borang (JB.BR.KK.PTJ.8/2016) dan resit pembayaran setelah pembayaran disempurnakan secara dalam talian kepada Jabatan Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan seperti perenggan 7.4 untuk proses perakaunan dan pengauditan; (f) Sebarang maklumat kad seperti nombor kad, nombor CVV dan lain-lain maklumat sulit berkaitan KKP tidak boleh dihebahkan kepada pihak ketiga; (g) Menyemak ketepatan data di penyata bulanan KKP; 5

7 (h) Melaporkan dengan serta merta sebarang perbezaan antara daftar penggunaan KKP (JB.BR.KK.PTJ.6/2016) dengan penyata bulanan KKP; (i) Menghantar daftar penggunaan KKP (JB.BR.KK.PTJ.6/2016) ke Jabatan Bendahari secara bulanan selewat-lewatnya setiap 10 haribulan bulan berikutnya; dan (j) Memulangkan KKP ke Jabatan Bendahari sekiranya berpindah, bersara, penamatan perkhidmatan atau perletakan jawatan (rujuk perenggan 3.3) 4.3 Jabatan Bendahari Jabatan Bendahari bertanggungjawab untuk: (a) Memproses bayaran kepada pihak bank setelah menerima daftar KKP (JB.BR.KK.PTJ.6/2016) bersama dengan dokumen sokongan yang lain; (b) Membuat semakan antara penyata KKP daripada pihak bank dengan daftar penggunaan KKP (JB.BR.KK.PTJ.6/2016) daripada Pemegang KKP; (c) Mengutip balik amaun perbelanjaan yang tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan dalam garis panduan KKP daripada Pemegang KKP; dan (d) Menarik balik serta-merta kemudahan KKP bagi sebarang ketidakpatuhan kepada peraturan yang telah ditetapkan dalam garis panduan KKP. 4.4 Pemohon/Pengguna Pemohon/pengguna perlu memastikan perkara seperti berikut: (a) Butiran tempahan dan pemohon adalah tepat dan tempahan adalah bagi tujuan rasmi Universiti yang diluluskan sahaja; (b) Melakukan perjalanan bagi tempahan yang telah dibayar; dan 6

8 (c) TIDAK MEMBUAT TUNTUTAN BERTINDIH dengan tempahan yang telah dibayar Pemohon/pengguna mesti membuat bayaran balik kepada Universiti bagi tempahan yang telah dibayar tetapi gagal disempurnakan kecuali: a) Kemuka justifikasi kepada Ketua PTJ untuk perakuan menggunakan Borang Makluman Ketidaksempurnaan Perjalanan Bagi Pembelian Menggunakan Kad Korporat (JB.BR.KK.PTJ.10/2016); dan b) Borang diperakukan perlu dikemukakan kepada Bendahari untuk kelulusan dalam tempoh 3 hari selepas tarikh perjalanan. Hanya permohonan yang diluluskan sahaja boleh dikecualikan daripada dikenakan tindakan bayaran balik. 5. PERBELANJAAN YANG DIBENARKAN 5.1 Pelaksanaan kemudahan KKP hanya boleh digunakan bagi pembelian secara dalam talian sepertimana digariskan di dalam Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2016 Garis Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Universiti Sains Malaysia, perkara Tempahan perjalanan secara dalam talian serta terhad kepada pembelian/tempahan bagi tujuan penerbangan. 5.2 Pembelian ini boleh dibuat terus kepada syarikat penerbangan nasional iaitu Malaysia Airlines Berhad (MAB) atau syarikat penerbangan milikan negara yang lain seperti AirAsia, FireFly, Malindo Air dan mana-mana syarikat penerbangan yang mendapat status yang sama. 5.3 Kelulusan Naib Canselor adalah diperlukan sebelum pembelian/tempahan penerbangan kepada syarikat penerbangan selain daripada kategori yang tersebut di perenggan Kelayakan tiket penerbangan bagi perjalanan domestik dan antarabangsa adalah tertakluk sepertimana PB 2/2015: Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Staf Universiti Sains Malaysia Kerana Menjalankan Tugas Rasmi. 7

9 6. SYARAT-SYARAT PENGGUNAAN 6.1 Perbelanjaan adalah tertakluk kepada Peraturan Kewangan dan Perakaunan USM yang sedang berkuatkuasa. 6.2 Pemegang KKP hendaklah memastikan kelulusan diperolehi dan peruntukan adalah mencukupi sebelum perbelanjaan dibuat. Transaksi hendaklah direkod menggunakan dokumen pesanan khas (DK) mengikut jumlah serta butiran bayaran yang dibuat. 6.3 Had nilai penggunaan adalah tertakluk kepada had kredit yang telah ditetapkan. 6.4 Pemegang KKP hendaklah memastikan semua transaksi perbelanjaan mempunyai dokumen sokongan yang lengkap mengikut garis panduan ditetapkan. 6.5 Daftar penggunaan KKP (JB.BR.KK.PTJ.6/2016) hendaklah diselenggara mengikut format yang ditetapkan. Pemegang KKP hendaklah menandatangani daftar tersebut dan mengemukakan daftar tersebut kepada Ketua PTJ untuk pengesahan secara bulanan. 6.6 Pemegang KKP hendaklah memantau penggunaan KKP berdasarkan had kredit yang ditetapkan bagi mengelakkan KKP disekat penggunaannya. Sekiranya jumlah perbelanjaan menghampiri had kredit yang ditetapkan dan/atau Pemegang KKP menjangka keperluan kredit tidak mencukupi bagi menanggung perbelanjaan bulanan, pemegang kad boleh menghantar laporan penggunaan KKP yang lengkap lebih awal kepada Jabatan Bendahari untuk bayaran awal kepada pihak bank. 6.7 Pemegang kad hendaklah menyemak penyata bulanan KKP yang diterima dan mengemukakan daftar penggunaan bulanan KKP (JB.BR.KK.PTJ.6/2016) kepada Jabatan Bendahari. Sebarang perbezaan di antara penyata dan daftar hendaklah dilaporkan seperti perenggan TATACARA PELAKSANAAN PEROLEHAN 7.1. Bagi pembelian/tempahan tiket penerbangan, Borang Tempahan Tiket Penerbangan (JB.BR.KK.PTJ.8/2016) perlu dilengkapkan oleh pemohon dan diluluskan oleh Ketua PTJ. Pemegang KKP akan membuat pembelian/tempahan penerbangan melalui syarikat penerbangan yang dimaksudkan mengikut tempoh dan tarikh perjalanan dinyatakan; 8

10 7.2 Setiap pembelian tiket penerbangan yang berjaya dibayar menggunakan kad kredit ini MESTI DIKOMIT serta merta, dalam hari yang sama mengikut akaun pembiayaan masing-masing menggunakan dokumen pesanan khas (DK) melalui sistem efas; 7.3 Dokumen pesanan khas (DK) perlu disertakan dengan maklumat berikut: i) INV: KK/ tarikh transaksi (hh/bb/tt)/nama pemohon (rujukan 1) ii) nama pembekal (rujukan 3) iii) nombor kad korporat PTJ (rujukan 4); 7.4 Dokumen pesanan khas (DK), borang JB.BR.KK.PTJ.8/2016 dan salinan resit bayaran kad kredit perlu dihantar ke Jabatan Bendahari dalam tempoh 3 hari bekerja selepas transaksi bayaran berjaya atau sebelum jam 12 tengah hari pada hari bekerja terakhir dalam bulan tersebut (mana yang terdahulu) untuk proses selanjutnya; dan 7.5 Sila rujuk Carta Alir: Pembayaran Menggunakan KKP (JB.CA.KK.PTJ.1/2016) untuk panduan lanjut. 8. PENGENDALIAN KAD KORPORAT PTJ (KKP) 8.1 Sekiranya Universiti mendapati mana-mana pihak di atas menyalahi undang-undang atau peraturan atau untuk apa-apa sebab lain yang munasabah pada pandangan Universiti dalam mengendalikan KKP, pihak yang tersebut boleh dikenakan tindakan tatatertib dan pembatalan serta merta kemudahan KKP akan dilakukan. 8.2 Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan tentang perkhidmatan KKP dan lain-lain perkara berkaitan, sila hubungi: Pejabat Bendahari Aras 3, Bangunan Canselori Jabatan Bendahari Universiti Sains Malaysia USM Pulau Pinang Talian: Emel: usmcorpcard@usm.my 9

11 9. PEMANTAUAN BAYARAN 9.1 Pemegang KKP perlu menyemak ketepatan maklumat transaksi yang direkodkan dalam penyata bank. 9.2 Sekiranya terdapat sebarang kesilapan di dalam penyata, lengkapkan Borang Pemberitahuan Kesilapan Penyata dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh transaksi dan kemukakan borang kepada CIMB Bank Berhad dan disalinkan kepada Jabatan Bendahari. 9.3 Sekiranya tiada pemberitahuan kesilapan daripada Pemegang KKP dalam tempoh tersebut, penyata bank dianggap tepat dan sah. 10. KUATKUASA Surat pekeliling ini adalah berkuatkuasa pada tarikh ia dikeluarkan dan hendaklah dibaca bersekali dengan Pekeliling Bendahari Bil. 3 Tahun 2016 dan lain-lain Pekeliling Bendahari dan Surat Pekeliling Bendahari yang berkaitan. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Memastikan Kelestarian Hari Esok (DR. ROHAYATI MOHD ISA) Bendahari 1 Oktober 2016 s.k. Naib Canselor Universiti Sains Malaysia 10

12