Halaman : 1 / 8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara pemberian ubat di PKU dengan menggunakan sistem e-klinik. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara pemberian ubat kepada semua pelanggan yang mendapatkan rawatan di PKU. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN No. Rujukan OPR/PKU/SU04/Harga Ubat OPR/PKU/GP13/PPSM OPR/PKU/GP04/MMU OPR/PKU/AK04/DDA 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN Tajuk Dokumen Senarai Utama Nama dan Harga Ubat Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual Garis Panduan Membungkus dan Melabel Ubat Arahan Kerja Pemberian ubat psikotropik - Akta Dadah Berbahaya 1952 (AKTA 234) - Malaysian Laws On Poisons And Sales Of Drugs - Manual e-klinik DR idec JT KJ KS PHIMS PJR PK PKU PPF PPTM PTM PT(P/O) PT(KEW) : Pegawai Perubatan : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Jururawat Terlatih : Jururawat : Seksyen : Pharmacy Information Management System : Penyelia Jururawat : Pejabat : Pusat Kesihatan Universiti : Penolong Pegawai Farmasi : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat : Pegawai Teknologi Maklumat : Pembantu Tadbir (Pekeranian/Operasi) : Pembantu Tadbir (Kewangan)
Halaman : 2 / 8 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan KS, PPF, PJR, KJ, JT bertanggungjawab memastikan prosedur pemberian ubat ini dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam proses pemberian ubat ini perlu mematuhi prosedur ini. Jika sistem e-klinik tergendala, rujuk Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual (OPR/PKU/GP13/PPSM).
Halaman : 3 / 8 6.0 CARTA ALIR 7.1 MULA 7.2 KENAL PASTI PELANGGAN 7.3 SEMAK PRESKRIPSI 7.4 BOLEH ACCEPT 7.6 SEDIA UBAT 7.7 SEMAK UBAT 7.5 BERI MAKLUMBALAS 7.8 PANGGIL DAN SAHKAN PELANGGAN 7.9 BERI UBAT 7.10 TAMAT
Halaman : 4 / 8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Pelanggan 7.2.1 Klik nama pelanggan pada skrin Alert Queue. 7.3 Semak Preskripsi 7.3.1 Semak jenis ubat yang dipreskripsi. 7.3.2 Pastikan nama ubat, dos ubat, kekerapan mengambil ubat, tempoh yang diminta oleh DR adalah betul dan bersesuaian. 7.3.3 Pastikan bekalan ubat ada. 7.4 Boleh Accept? 7.4.1 Jika ya, cetak sticker, terus ke 7.6. 7.4.2 Jika mesin sticker tidak berfungsi, tulis secara manual pada kertas sticker. 7.4.3 Jika tidak, klik Reject untuk maklum kepada DR. 7.5 Beri Maklum Balas 7.5.1 Hubungi DR atau reject order dan beri alasan ubat tidak dapat disediakan. 7.5.2 Ulang semula langkah 7.3 setelah dapat maklum balas dari DR. 7.6 Sedia Ubat 7.6.1 Sediakan ubat mengikut jumlah yang tertera pada skrin e-klinik. 7.6.2 Masukkan ubat dalam plastik tetapi jangan tampal sticker di plastik ubat.
Halaman : 5 / 8 7.6.3 Sekiranya ubat yang diperlukan adalah jenis ubatan terkawal, PPF atau JT perlu rekod dalam Buku Log Ubatan Psikotropik dan pastikan baki ubat di dalam sistem e-klinik sama dengan fizikal dan buku log. Seterusnya JT atau PPF terlibat perlu menandatangani buku log tersebut. Rujuk Arahan Kerja Pemberian Ubat Psikotropik (OPR/PKU/AK04/DDA) 7.6.4 VERIFIER PERTAMA (PPF atau JT yang mulamula menerima arahan dari DR melalui sistem e-klinik) memastikan ubat-ubat yang disediakan adalah seperti yang terdapat pada skrin. 7.6.5 Tandatangan INITIAL VERIFIER PERTAMA pada sebelah kiri sticker. 7.6.6 Hantar ubat ke kaunter depan. Ini dilakukan oleh runner. 7.7 Semak Ubat 7.7.1 VERIFIER KEDUA (PPF atau JT) pastikan Ubat yang dihantar ke kaunter adalah sama dengan yang tertera di skrin. 7.7.2 VERIFIER KEDUA perlu semak ubat yang disediakan dan nama ubat pada sticker adalah sama seperti di dalam skrin e-klinik. INITIAL pada sebelah kanan sticker sebelum menampal sticker pada plastik ubat. PPF/JT/PPK 7.7.3 Bagi ubatan terkawal VERIFIER KEDUA perlu menandatangani Buku Log Ubatan Psikotropik.
Halaman : 6 / 8 7.8 Panggil Dan Sahkan Pelanggan 7.8.1 Klik nombor panggilan pelanggan pada skrin Pharmacy Queue. 7.8.2 Tanya nama pelanggan dan pastikan nama sama dengan sticker yang dicetak. 7.8.3 Pastikan nombor panggilan pelanggan dan nama pelanggan adalah sama seperti yang tertera pada skrin sistem e-klinik. 7.8.4 Bagi pelanggan yang mengambil ubat penyakit kronik PPF dan JT hendaklah menyemak Treatment Book atau rekod ubat terdahulu di dalam sistem e-klinik dan memastikan ia adalah sama dengan ubat yang disediakan. 7.9 Beri Ubat 7.9.1 Serah ubat dan beri penerangan cara-cara penggunaan yang betul kepada pelanggan. 7.9.2 Beritahu pelanggan jika berlaku kesan sampingan selepas makan ubat, perlu datang semula secepat mungkin. Sila bawa bersama ubat-ubatan yang dimakan. 7.9.3 Bagi staf/ pesara/ tanggungan UPM, minta dan catatkan jumlah harga ubat pada borang. Borang Kadar Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) perlu diserahkan kepada Unit Kewangan untuk tindakan selanjutnya apabila telah lengkap dengan jumlah harga. 7.10 Tamat
Halaman : 7 / 8 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail Dan Senarai Rekod 1. Pangkalan Data PHIMS Screen (Elektronik) 2. UPM/PKU/300-1/7/1 Buku Log Ubatan Psikotropik Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tangungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTM/PPTM PTM/PPTM Server di idec, UPM Kekal PJR/KJ/PPF/JT PJR/KJ/PPF/JT Unit Farmasi 5 tahun Kuasa Melupus Naib Canselor 3. UPM/PKU/04/First Aid Fail Rekod Bekalan Keluar First Aid Kit Surat-surat permohonan bekalan ubat first aid 4. UPM/PKU/04/Malaria Fail Rekod Ujian Darah G6PD Malaria Surat-surat permohonan ubat antimalaria Borang Permohonan Ubat Anti Malaria (OPR/PKU/BR04/MAL) 5. UPM /PKU/04/Ubat Masuk Fail Rekod Bekalan Ubat Masuk ke Farmasi PPF/PT(P/O) PPF/PT(P/O) Unit Farmasi 1 tahun PPF/PT(P/O) PPF/PT(P/O) Unit Farmasi 1 tahun PPF/JT/PT(P/O) PPF/JT/PT(P/O) Unit Farmasi 1 tahun Salinan Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB) 6. UPM /PKU/04/Bekalan Rawatan Fail Rekod Bekalan Rawatan Masuk Ke Farmasi Salinan Borang Pengeluaran Bekalan (OPR/PKU/BR05/PB) 7. UPM/PKU/300-2/3/1 Fail Rekod Suhu Peti Sejuk Borang Rekod Suhu Peti Sejuk (OPR/PKU/BR13/Suhu) PPF/JT/PT(P/O) PPF/JT/PT(P/O) Unit Farmasi 5 tahun PPF/JT/PT(P/O) PPF/JT/PT(P/O) Unit Farmasi 1 tahun
Halaman : 8 / 8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia/ Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 02 01 PKU - 8/2011 Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 5/2011 WP 22/08/2011 02 02 PKU - 2/2012 Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 11/2011 WP 30/01/2012