DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir program pengajian prasiswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti pengedaran notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, moderasi, penyemakan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, percetakan kertas soalan, penyimpanan kertas soalan peperiksaan akhir pengambilan kertas soalan peperiksaan akhir, dan penyerahan buku jawapan kepada Penyelaras Kursus (PK)/ pensyarah berkaitan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems - Requirements MS ISO : Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) PU/PS/GP007 Garis Panduan Peperiksaan - Kalendar Akademik 4.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN AKD : Bahagian Akademik JPSSJ : Jawatankuasa Penyemakan Soalan dan Skema Jawapan. : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar KJ : Ketua Jabatan di Fakulti KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah Moderator : Pensyarah yang dilantik oleh KJ untuk tujuan moderasi soalan ujian/peperiksaan akhir Moderasi kertas soalan : Penetapan tahap tinggi rendah soalan dari aspek kesukaran dan pencapaian hasil pembelajaran (LO) yang telah ditetapkan bagi

2 Halaman: 2/12 peperiksaan akhir setiap kursus yang lebih dari satu kumpulan agar soalan yang dihasilkan adalah sama dan seragam. Pengawas : Pegawai yang dilantik untuk mengawal selia ujian/ peperiksaan Pensyarah : Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan Peperiksaan : Peperiksaan Akhir Semester PK : Penyelaras Kursus Program : Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian Pengajian Prasiswazah PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat Tanggungjawab PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PTJ : Pusat Tanggungjawab TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang menguruskan hal Akademik TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR 7.1 Mula Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan Sedia Kertas Soalan/Skema Jawapan Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan Tidak Pindaan? Cetak Kertas Soalan Simpan Kertas Soalan Pinda Kertas Soalan/ Skema Jawapan Sebelum 7.11 Soalan Bocor? 7.12 Peperiksaan? Ya Tidak 7.15 Perlu Moderasi? Tidak Tidak Ya Laksana Peperiksaan Ya Laksana Moderasi Ya Guna soalan set kedua (2) Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk Penyerahan Buku Jawapan Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian 7.18 Tamat Ya

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan Edar notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir kepada pensyarah selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8) dan hantar salinan kepada Bahagian Akademik UPM. 7.3 Sedia Kertas Soalan/ Skema Jawapan Sediakan dua set (set pilihan dan set simpanan) kertas soalan/ skema jawapan yang berbeza bagi setiap kursus dengan merujuk silibus kursus berkenaan selewat-lewatnya pada minggu ke 10 (kesepuluh). (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) Para Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan). 7.4 Perlu Moderasi? Sekiranya kursus melibatkan lebih dari seorang pensyarah buat moderasi kertas soalan dan skema jawapan Jika Ya, ikut langkah 7.5 /TDA PK/Pensyarah PK/Pensyarah Jika Tidak, ikut langkah Laksana Moderasi Lantik moderator bagi kursus yang mempunyai lebih dari satu kumpulan dan berlainan pensyarah Buat moderasi kertas soalan/ skema jawapan melalui perbincangan dengan pensyarah berkaitan dengan mengambil kira keseimbangan soalan mengikut silibus, kesesuaian dan kejelasan soalan, dan ketepatan skema jawapan. KJ KJ/PK

5 Halaman: 5/ Rekodkan hasil perbincangan dengan menggunakan Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP) dan serahkan senarai semak berkenaan kepada KJ untuk mendapat pengesahan. Moderator/PK Jika ada perbezaan pendapat yang tidak dapat diselesaikan antara moderator dengan pensyarah kursus, lantik seorang arbitrator untuk menangani masalah tersebut Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dimoderasi kepada KJ. (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan)) 7.6 Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan Maklum kepada, Kertas Soalan/ Skema Jawapan yang belum diterima dan ambil tindakan susulan. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP) Buat semakan soalan/ skema jawapan pada minggu ke 11 (kesebelas) Rekodkan semakan kertas soalan/ skema jawapan menggunakan Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP) TDA/KJ PK/Pensyarah TDA/KJ JPSSJ KJ 7.7 Pindaan? Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP) yang memerlukan pindaan kepada PK/Pensyarah berkenaan. KJ Jika Ya, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah 7.9

6 Halaman: 6/ Pinda Kertas Soalan/ Skema Jawapan Pinda Kertas soalan/ Skema Jawapan peperiksaan akhir berdasarkan cadangan JPSSJ. PK/Pensyarah Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dipinda kepada KJ untuk pengesahan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan) Serah Skema Jawapan kepada TDA. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP) Serah Kertas Soalan dan Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) kepada PT PTJ Rekodkan kertas soalan yang diterima dalam Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP) Simpan dan pastikan keselamatan kertas soalan dan skema jawapan ujian/ peperiksan akhir Maklumkan kepada Ketua Jabatan kertas soalan yang belum dihantar untuk dicetak. PK/Pensyarah KJ KJ PT PTJ TDA/PT PTJ PT PTJ 7.9 Cetak Kertas Soalan Cetak Kertas Soalan mengikut keperluan di Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) Pastikan keselamatan kertas soalan semasa proses pencetakan. Lengkapkan Log Percetakan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP) (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) - Para Percetakan Kertas soalan dan Para Keselamatan Kertas Soalan) PT (PTJ)/ PT(P/O) PTJ PT PTJ/PT (P/O) PTJ

7 Halaman: 7/ Simpan Kertas Soalan Simpan dan susun kertas soalan didalam sampul berlakri mengikut tarikh peperiksaan dalam peti keselamatan di bilik Khas/ Pejabat TDA hingga hari peperiksaan. PT (PTJ)/KJ 7.11 Soalan Bocor? Pastikan kertas soalan disimpan dengan selamat supaya tidak berlaku kebocoran Jika Ya, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah Sebelum Peperiksaan? Jika soalan bocor sebelum peperiksaan, ikut langkah Jika Tidak, ikut langkah Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk Sekiranya kebocoran dikesan selepas peperiksaan laksana tindakan kawalan ketidakpatuhan produk (Rujuk: Prosedur Kawalan Ketidakpatuhan Produk (UPM/PGR/P003)) 7.14 Guna Soalan Set Kedua (2) Cetak kertas soalan simpanan dan ikut langkah 7.9 PT PTJ Pastikan Peperiksaan dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan.

8 Halaman: 8/ Laksana Peperiksaan Ambil kertas soalan dan keperluan peperiksaan dalam tempoh satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (Rujuk : PU/PS/LG02/PEP) Laksanakan Peperiksaan mengikut jadual yang ditetapkan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) Para Tugas Dan Tanggungjawab Pengawas Peperiksaan dan Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP)) 7.16 Penyerahan Buku Jawapan Arahkan pelajar meninggalkan dewan peperiksaan dengan meletakkan buku jawapan dan soalan ditempat masingmasing atau letak di tempat yang disediakan Kumpul dan semak bilangan kertas soalan dan buku jawapan selaras dengan bilangan calon yang hadir Serahkan Buku Jawapan, Kertas Soalan dan Laporan Ketua Pengawas kepada PT PTJ Agihkan Buku Jawapan kepada PK/ Pensyarah. Lengkapkan Log Penyerahan & Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP). Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas Ketua Pengawas/ Pengawas Ketua Pengawas PT PTJ Agihkan Buku Jawapan kepada pensyarah jika terdapat lebih daripada seorang pensyarah yang mengajar kursus. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP). PK

9 Halaman: 9/ Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian 7.18 Tamat Periksa Buku jawapan, beri markah dan rekodkan markah menggunakan pen berdakwat kekal dan penggunaan pensil adalah tidak dibenarkan (Rujuk : Prosedur pemarkahan dan Penggredan Kursus (UPM/PU/PS/P010) Simpan buku jawapan yang telah diperiksa dan diberi penilaian dalam tempat berkunci. Pensyarah PT PTJ

10 Halaman: 10/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/600-3/1/5-(Kod Kursus) FAIL KURSUS SEMESTER Kertas Soalan Peperiksaan Akhir dan Skema Jawapan yang telah dimoderasi/disemak 2. UPM/(Kod PTJ)/ 600-4/1/14 Keperluan Ujian dan Peperiksaan Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP) Borang Semakan Soalan/Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP) Log Penerimaan Kertas Soalan/Skema Jawapan (Peperiksaan Akhir) (PU/PS/LG14/PEP) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O) PTJ PT (P/O) PTJ Tanggungjawab Menyelenggara Penyelaras Kursus/ Pensyarah KJ/Pensyarah/ PT PTJ Tempat dan Tempoh Simpanan Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti 3 Tahun Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti 2 Tahun Kuasa Melupus Rincih 3. UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/2 PENYEDIAAN KERTAS SOALAN Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan keperluan peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP) Log Pencetakan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP) Log Penyerahan & Penerimaan PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 2 Tahun Rincih

11 Halaman: 11/12 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Dokumen Peperiksaan & Pemulangan Kertas Jawapan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP) Surat-surat berkaitan 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/13 PENGENDALIAN PEPERIKSAAN Perakuan Akta Rahsia Rasmi Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP) Buku Jawapan Surat-surat berkaitan 5. UPM/600-4/1/2 PENYEDIAAN KERTAS SOALAN Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir Surat-surat berkaitan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 1 Tahun PT (P/O) AKD PT Pusat Dokumen dan Rekod 5 Tahun Kuasa Melupus KPPP Rincih KPPP Rincih

12 Halaman: 12/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama TNC (A&A) WP 03/01/ /2011 Mesyuarat Pengurusan Akademik 5/2011 TNC (A&A) WP 12/09/ /2011 Mesyuarat Pengurusan Akademik 6/2011 TNC (A&A) WP 18/11/ /2012 Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 09/05/ /2012 Mesyuarat Pengurusan Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012