ANALISA DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT. VICTORY RETAILINDO Henby - 070726205 ABSTRAK PT. Victory Retailindo adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produkproduk yang sebagian besar produk dari Jepang. PT. Victory Retailindo menjalankan proses bisnis dalam bentuk supermarket sehingga faktor pengadaan barang menjadi sangat penting. Alasan dilakukan penelitian skripsi ini adalah masalah dalam PT. Victory Retailindo terhadap proses pengadaan barangnya seperti keberadaan Additional dan Revised PO yang sangat rumit, ketergantungan terhadap pemasok yang sangat tinggi, dan proses pengadaan barang yang lama. Oleh karena itu, tujuan dibuatnya sistem perancangan pengadaan barang ini adalah untuk mengatasi masalah-masalah yang saat ini terjadi sekaligus menciptakan suatu inovasi baru yang bisa menjadi keunggulan kompetitif yang dimiliki PT. Victory Retailindo. Metode penelitian yan digunakan adalah dengan melakukan perancangan suatu sistem pengadaan barang (procurement) yang berbasis teknologi informasi, sehingga dengan sistem yang baru tersebut, PT. Victory Retailindo dapat menjalankan proses procurementnya dengan lancar dan cepat, interaksi dan integrasi dengan pemasok menjadi sangat baik, ketergantungan terhadap pemasok menjadi rendah karena dengan adanya sistem tersebut, PT. Victory Retailindo bisa melakukan peyeleksian terhadap para supplier yang tentu saja lebih menguntungkan. Selain itu, inovasi-inovasi baru juga dapat diimplementasikan dalam sistem e-procurement ini. Kata Kunci: Perancangan, Procurement, Sistem e-procurement, tampilan web iii
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Analisa dan Perancangan E-Procurement Pada PT. Victory Retailindo ini tepat waktunya. Skripsi ini ditulis sebagai bagian dari persyaratan kelulusan program studi Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. Penulis mengharapkan skripsi ini dapat menambah pengetahuan dan dapat bermanfaat bagi teman-teman dan mahasiswa mahasiswi lainnya. Penyelesaian skripsi ini oleh penulis tidak lepas dari bantuan dan dukungan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya kepada: Bapak Prof. Dr. Geraldus Polla, M.App, Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah menyediakan fasilitas dan bimbingan akademik selama proses perkuliahan penulis. Semoga kesuksesan selalu menyertai Bapak. Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM. selaku Dekan Fakultas Ekonomi atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. Bapak Idris Gautama, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Manajemen dan Ibu Tjia Fie Tjoe, S.Kom., MM. selaku sekretaris Jurusan Manajemen. Ibu Nelly, S.Kom.,MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, ide-ide yang kreatif, dan nasehat-nasehat yang membantu penulis selama proses pembuatan skripsi. Terima kasih juga atas perhatian dan waktu yang telah diberikan kepada penulis. Sukses selalu. iv
Bapak Johny Chandra S.Kom selaku store manager PT. Victory Retailindo yang telah memberikan banyak informasi dan kesempatan kepada penulis selama melakukan survey. Orang tua dan saudara-saudara penulis yang telah banyak memberikan dukungan moril maupun materiil kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.. Saudari Meylina dan keluarga yang telah memberikan banyak dukungan moril kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini. Bapak Robertus Tang Herman, SE. dan saudari Yuliawati yang telah banyak membantu secara moril dan terima kasih juga atas dukungannya kepada penulis. Teman-teman Asisten Lab Manajemen khususnya Titus Haryanto, Melisa Kurniawati, Lillyanna yang telah meluangkan waktunya untuk berdiskusi bersama dan asisten lab lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Saudara Novianton, Ade Christo, Fendy Sutario, dan Alvin Anggono yang mau berbagi informasi dan berdiskusi seputar penyusunan skripsi ini. Sahabat-sahabat dan teman-teman terdekat penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu. Semoga kesuksesan selalu menyertai kalian. Penulis menyadari bahwa segala sesuatunya tidak ada yang sempurna termasuk juga dengan skripsi ini yang masih banyak kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu, dengan penuh kerendahan hati, penulis sangat menghargai saran dan kritik dari para pembacanya. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pihak terkait dan semua pihak yang memerlukan, serta dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi dunia pendidikan. v
Jakarta, 11 Januari 2006 Penulis, Henby 0700726205 vi
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul i Halaman Pengesahan ii ABSTRAK iii KATA PENGANTAR iv DAFTAR ISI vii DAFTAR TABEL xi DAFTAR GAMBAR xii DAFTAR LAMPIRAN xv Bab I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Identifikasi Masalah 3 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.4 Sistematika Penulisan 4 Bab II. LANDASAN TEORI 2.1 Perkembangan Internet di Indonesia 6 2.2 Pengertian Internet, Intranet, dan Ekstranet 7 2.3 Pengertian Sistem dan Perancangan 8 2.4 Kriteria Website yang Baik 8 2.5 Pengertian E-Bisnis 14 2.6 Pengertian E-Commerce 15 2.6.1 Jenis-jenis E-Commerce 15 2.7 Pengertian Procurement 16 2.7.1 Peranan strategik purchasing (The Strategic Role of Purchasing ) 17 2.7.2 Manajemen Pembelian 18 2.8 On-line Procurement 21 2.9 E-procurement 22 2.9.1 Pengertian E-procurement 22 2.9.2 Manfaat E-procurement 26 2.9.3 Metode-metode Procurement 29 vii
2.10 Kerangka Pemikiran 30 2.11 Metodologi Penelitian 30 2.11.1 Jenis dan Metode Penelitian 30 2.11.2 Teknik Pengumpulan Data 31 2.11.3 Teknik Analisis Data 32 2.11.3.1 Analisis Porter 32 2.11.3.2 Analisis SWOT 35 Bab III. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Perkembangan Perusahaan 44 3.1.1 Sejarah Perusahaan 44 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 45 3.1.2.1 Visi Perusahaan 45 3.1.2.2 Misi Perusahaan 45 3.1.3 Jenis Produk dan Jasa yang Dijual 45 3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan 45 3.2.1 Kondisi Procurement Perusahaan 45 3.2.2 Analisis Porter PT. Victory Retailindo 51 3.2.2.1 Ancaman Pendatang Baru 53 3.2.2.2 Daya Tawar Pemasok ( Supplier ) 54 3.2.2.3 Daya Tawar Pembeli 55 3.2.2.4 Ancaman Produk Pengganti (Substitusi) 56 3.2.2.5 Persaingan Antar Perusahaan Sejenis 56 3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan 3.3.1 Struktur Organisasi 57 3.3.2 Uraian Pekerjaan 57 3.4 Analisa Masalah 61 Bab IV. HASIL dan ANALISIS PENELITIAN 4.1 Analisa SWOT 64 4.1.1 Strength (Kekuatan) 64 4.1.2 Weakness (Kelemahan) 64 4.1.3 Opportunity (Peluang) 65 4.1.4 Threats (Ancaman) 65 viii
4.2 Perancangan konsep E-procurement 67 4.2.1 Site map E-procurement dan Struktur Menu (Navigasi) 69 4.2.1.1 Struktur Menu Supplier Site 70 4.2.1.2 Struktur Menu Admin Site 73 4.3 Rancangan Layar E-procurement 75 4.3.1 Rancangan Layar Supplier Site 75 4.3.1.1 Rancangan Layar Home Page Login 75 4.3.1.2 Rancangan Layar Registrasi 76 4.3.1.3 Rancangan Layar Keterangan Setelah Registrasi 77 4.3.1.4 Rancangan Layar untuk Login Awal Supplier 78 4.3.1.5 Rancangan Layar Menu Utama Supplier 79 4.3.1.6 Rancangan Layar Requisition atau Permintaan Barang 80 4.3.1.7 Rancangan Layar Detail of Requisition 81 4.3.1.8 Rancangan Layar Product Offer 82 4.3.1.9 Rancangan Layar Keterangan Setelah Penawaran Barang 83 4.3.1.10 Rancangan Layar Offer Status 84 4.3.1.11 Rancangan Layar Link Edit Offer Status 85 4.3.1.12 Rancangan Layar Status Order 86 4.3.1.13 Rancangan Layar Purchase Order 87 4.3.1.14 Rancangan Layar Order Tracking 88 4.3.1.15 Rancangan Layar Profile Settings 89 4.3.1.16 Rancangan Layar Change Password 90 4.3.1.17 Rancangan Layar Keterangan Setelah Mengganti 91 Password 4.3.2 Rancangan Layar Admin Site 92 4.3.2.1 Rancangan Layar untuk Login Admin 92 4.3.2.2 Rancangan Layar Registrasi untuk Admin 93 4.3.2.3 Rancangan Layar Keterangan Setelah Registrasi 94 4.3.2.4 Rancangan Layar Menu Utama Admin 94 4.3.2.5 Rancangan Layar Requisition 95 4.3.2.6 Rancangan Layar Link Edit Requisition 96 4.3.2.7 Rancangan Layar Create Request Order (RO) 97 ix
4.3.2.8 Rancangan Layar Keterangan Setelah Create RO 98 4.3.2.9 Rancangan Layar Incoming Offer 99 4.3.2.10 Rancangan Layar Link Detail of Incoming Offer 100 4.3.2.11 Rancangan Layar Cooperations List 101 4.3.2.12 Rancangan Layar Link Detail of Cooperations List 102 4.3.2.13 Rancangan Layar Status Order 103 4.3.2.14 Rancangan Layar Create PO 104 4.3.2.15 Rancangan Layar Ask Order Tracking 105 4.3.2.16 Rancangan Layar Look Order Tracking 106 4.3.2.17 Rancangan Layar Settings dan Supplier List 107 4.3.2.18 Rancangan Layar Link Detail of Supplier List 108 4.3.2.19 Rancangan Layar Add Supplier 109 4.3.2.20 Rancangan Layar Link Detail of Add Supplier 110 4.3.2.21 Rancangan Layar User Settings 111 4.3.2.22 Rancangan Layar Change Password 112 4.3.2.23Rancangan Layar Keterangan Setelah Mengganti 113 Password 4.3.2.24 Rancangan Layar Keluar dari Menu Utama 114 Bab V. SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 115 5.2 Saran 116 5.3 Keterbatasan Skripsi 117 Daftar Pustaka Riwayat Hidup Lampiran x
DAFTAR TABEL No Tabel Judul Tabel Halaman Tabel 2.1 Matriks IFAS 38 Tabel 2.2 Matriks EFAS 40 Tabel 3.1 Kategori dan Jenis Produk PT. Victory Retailindo 46 xi
DAFTAR GAMBAR No Gambar Judul Gambar Halaman Gambar 2.1 A Traditional Purchasing Process Flow Gambar 2.2 Procurement cycle activities 20 Gambar 2.3 E-procurement management 23 Gambar 2.4 E-procurement chain 24 Gambar 2.5 E-procurement proses 25 Gambar 2.6 Kerangka Pemikiran 30 Gambar 2.7 Kekuatan persaingan dalam industri 32 Gambar 2.8 Diagram SWOT 40 Gambar 2.9 Matrik SWOT 42 Gambar 3.1 Proses Procurement PT. Victory Retailindo 48 Gambar 3.2 Model Persaingan 5 Daya Porter 52 Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Victory Retailindo 57 Gambar 4.1 Matriks SWOT PT. Victory Retailindo 66 Gambar 4.2 Perancangan konsep e-procurement 67 Gambar 4.3 Penjelasan dari manfaat e-procurement 69 Gambar 4.4 Site map pada Supplier Site 69 Gambar 4.5 Site map pada Admin Site 70 Gambar 4.6 Struktur menu Login 70 Gambar 4.7 Struktur menu homepage supplier 71 Gambar 4.8 Struktur menu daftar permintaan 71 Gambar 4.9 Struktur menu penawaran produk 71 Gambar 4.10 Struktur menu status penawaran 72 Gambar 4.11 Struktur menu status pesanan 72 Gambar 4.12 Struktur menu pengaturan profil 72 20 xii
Gambar 4.13 Struktur menu Login admin 73 Gambar 4.14 Struktur menu homepage admin 73 Gambar 4.15 Struktur menu daftar permintaan 73 Gambar 4.16 Struktur menu penawaran masuk 74 Gambar 4.17 Struktur menu daftar kerjasama 74 Gambar 4.18 Struktur menu status pesanan 74 Gambar 4.19 Struktur menu pengaturan 75 Gambar 4.20 Rancangan homepage Login 75 Gambar 4.21 Rancangan registrasi calon supplier 76 Gambar 4.22 Rancangan keterangan setelah Registrasi 77 Gambar 4.23 Rancangan untuk Login awal supplier 78 Gambar 4.24 Rancangan menu utama supplier 79 Gambar 4.25 Rancangan Requisition atau permintaan barang 80 Gambar 4.26 Rancangan detail of Requisition 81 Gambar 4.27 Rancangan Product offer 82 Gambar 4.28 Rancangan keterangan setelah penawaran barang 83 Gambar 4.29 Rancangan status penawaran barang 84 Gambar 4.30 Rancangan link edit status penawaran 85 Gambar 4.31 Rancangan status pemesanan 86 Gambar 4.32 Rancangan Purchase Order 87 Gambar 4.33 Rancangan order tracking 88 Gambar 4.34 Rancangan pengaturan profil 89 Gambar 4.35 Rancangan Ubah password 90 Gambar 4.36 Rancangan keterangan setelah ganti password 91 Gambar 4.37 Rancangan untuk Login awal Admin 92 Gambar 4.38 Rancangan register admin 93 Gambar 4.39 Rancangan keterangan setelah registrasi 94 Gambar 4.40 Rancangan Menu Utama Admin 94 Gambar 4.41 Rancangan tampilan daftar permintaan 95 Gambar 4.42 Rancangan link edit daftar permintaan 96 Gambar 4.43 Rancangan buat RO baru 97 xiii
Gambar 4.44 Rancangan keterangan setelah membuat RO 98 Gambar 4.45 Rancangan tampilan penawaran masuk 99 Gambar 4.46 Rancangan link detail dari penawaran masuk 100 Gambar 4.47 Rancangan tampilan daftar kerjasama 101 Gambar 4.48 Rancangan detail dari daftar kerjasama 102 Gambar 4.49 Rancangan status pemesanan 103 Gambar 4.50 Rancangan membuat PO 104 Gambar 4.51 Rancangan pertanyaan order tracking 105 Gambar 4.52 Rancangan Look Order Tracking 106 Gambar 4.53 Rancangan settings dan daftar supplier 107 Gambar 4.54 Rancangan link detail daftar supplier 108 Gambar 4.55 Rancangan penambahan supplier 109 Gambar 4.56 Rancangan link detail penambahan supplier 110 Gambar 4.57 Rancangan pengaturan user 111 Gambar 4.58 Rancangan tampilan ganti password bagi user 112 Gambar 4.59 Rancangan keterangan setelah ganti password 113 Gambar 4.60 Rancangan tampilan setelah keluar 114 xiv
DAFTAR LAMPIRAN No Lampiran Judul Lampiran Halaman Lampiran 1 Wawancara dan Jawaban Wawancara L-1 Lampiran 2 Tampilan Layar L-2 xv