UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Dan Manajemen Program Studi Ganda Skripsi Sarjana Ilmu Komputer dan Ekonomi Semester Ganjil tahun 2006/2007 ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI SERTA PERENCANAAN PROYEK PADA PT. STAR ENERGY DENGAN MENGGUNAKAN METODA NEW INFORMATION ECONOMICS Layla 0600655372 ABSTRAK Perusahaan Star Energy telah memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses bisnisnya. Peneliti ingin mengetahui seberapa penting aplikasi-aplikasi tersebut dan sudah sesuaikah dengan kebutuhan perusahaan, seberapa besar dampak dan manfaatnya pada perusahaan dan sebandingkah dengan pengeluarannnya. Investasi teknologi biasasanya dilakukan perusahaan dengan merencanakan dan memprioritaskan teknologi apa yang akan digunakan kedepannya. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam pencapaian efektifitas dan dampak bottom line. Ada banyak cara atau metode yang digunakan untuk melakukan investasi TI, salah satunya adalah dengan menggunakan metode New Information Economics. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu perusahaan dapat mengetahui TI mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan TI yang tidak dibutuhkan serta dapat mengalokasikan investasi TI ke TI yang mendukung kinerja perusahaan. Kata Kunci : New Information Economic, Investasi Teknologi Informasi, TI, sistem, aplikasi, infrastruktur, service, manajemen. vii
KATA PENGANTAR Pertama-tama saya mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT atas segala berkat dan karunia-nya sehingga penulisan laporan akhir praktek kerja lapangan ini dapat diselesaikan. Pada kesempatan kali ini perkenankanlah saya untuk mengucapkan terima kasih kepada semua pihak, terutama kepada : 1. Papa, Mama,Kakak dan Adik tersayang atas doa dan dukungannya. 2. Bpk Ir. Hudiarto, MM, selaku dosen pembimbing dari jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan masukan dan saran atas penyusunan skripsi ini. 3. Bpk Chandra W.W,SE.,MM.,M.Com (IS) selaku dosen pembimbing dari jurusan Manajemen yang telah memberikan masukan dan saran atas penyusunan skripsi ini. 4. Bpk Prof. Dr. Geradus Polla, M.App.Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 5. Ibu Lianawati Christian, S.Kom., MM. selaku Koordinator Mata Kuliah Program Ganda AKSI dan MNSI, atas saran dan kritiknya. 6. Bpk Heri Harjono Muljo, S.Kom selaku Koordinator Mata Kuliah Program Ganda yang terdahulu atas saran dan kritiknya. 7. Bpk Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 8. Bpk Engkos Ahmad Kuncoro, SE., MM selaku selaku Dekan Fakultas Ekonomi 9. Perusahaan Star Energy yang mengijinkan saya untuk melakukan penelitian. 10. Bpk Ari Santoso selaku dosen pembimbing dan koodinator IT yang telah memberikan saya kesempatan untuk melakukan survey dan wawancara untuk mendukung skripsi ini. 11. Bpk Rahmani Rasga yang juga telah memberikan banyak masukan. 12. Bpk Harlen Situmorang yang memberikan penjelasan secara terperinci. 13. Bpk Dennis Hassanbasry yang memberikan penjelasan mengenai jaringan. 14. Bpk Triyo Basuki yang banyak memberikan masukan dan saran. 15. Ledy, teman yang bersama-sama melakukan praktek kerja lapangan ini. 16. Segenap staff dan karyawan perusahaan Star Energy yang tidak dapat disebutkan satu persatu atas sambutan hangat dan kerja samanya selama melakukan praktek kerja lapangan. viii
17. Ajeng atas bantuan yang tiada hentinya dari sebelum penyusunan skripsi hingga selesai perkuliahan. Dan juga kepada Andre yang sudah memberikan tempatnya selama skripsi ini. 18. Merrynda Lyanova dan Willy Suteja yang telah menjadi sahabat terbaik dan selalu membantu dalam suka maupun duka. 19. Trio Angkasa (Satya Duhita, Vicky Rasvita dan Rendy Salendu) dan additional player (thomson) atas kebahagian yang ditawarkan selama ini. 20. Semua anak PAY angkatan 2002 yang tidak bisa disebutkan satu persatu, atas semangat dan dukungannya. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa meskipun telah berusaha dengan sebaikbaiknya, skripsi ini tidak luput dari kesalahan maupun kekurangan. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran-saran dan masukan dari pembaca utnuk mengembangkan maupun menyempurnakan karya skripsi ini. Semoga karya skripsi ini bermanfaat bagi pembaca Jakarta, 14 Januari 2007 Penulis Layla 0600655372 ix
DAFTAR ISI Abstrak Prakata Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran Halaman iv v vii ix xi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Identifikasi Masalah 3 1.3 Ruang Lingkup 4 1.4 Tujuan dan Manfaat 5 1.5 Sistematika Penulisan 6 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan 8 2.1.1 Sejarah Kakap 9 2.2 Visi dan Misi 12 2.3 Struktur Organisasi 12 2.3.1 Tugas dan Tanggung jawab 14 2.4 Proses Bisnis 18 2.5 Teknologi Informasi Yang Telah Berjalan Pada 19 PT. Star Energy 2.5.1 Aplikasi Teknologi Informasi yang 20 Digunakan Perusahaan 2.5.2 Aplikasi Proyek Yang Sedang 31 Direncanakan x
BAB 3 2.6 IS/IT Planning 33 LANDASAN TEORI 3.1 Teori Khusus 35 3.1.1 New Information Economics 35 3.1.1.1Tehnik New Information Economic 37 3.1.1.2Tujuan New Information Economics 51 3.1.1.3Pedoman Mendapatkan Hasil New 53 Information Economics 3.1.2 The Strategy to Bottom Line Value Chain 54 3.1.3 Connect To Bottom Line 59 3.1.3.1 Dampak Garis Bawah berdasar 60 pada Sebab dan Akibat 3.1.3.2 Strategic Intention (Arahan 62 Strategi) 3.1.3.3 Prinsip-prinsip dari dampak TI ke 63 bottom line 3.1.3.4 Sasaran-sasaran untuk keputusan 65 yang jitu dan hasil yang benar 3.1.4 Portfolio 68 3.1.4.1 Pengertian Portfolio 68 3.1.4.2 Portfolio dalam praktek NIE 70 3.1.4.3 Empat Konsep Portfolio TI 72 3.1.4.4 Empat Faktor Portfolio Lights On 76 3.1.4.5 Tingkat Kualitas dan Layanan 76 3.1.4.6 Pemberian Skor Pada Portfolio 77 Lights On 3.1.4.7 Dua Faktor Portfolio Proyek 81 3.1.4.8 Pemberian Skor Pada Portfolio 83 Proyek 3.1.5 Strategi investasi 84 xi
3.2 Teori Umum 85 3.2.1 Tekhnologi Informasi dan Sistem 85 Informasi 3.2.1.1 Sistem Informasi (SI) 86 3.2.1.2 Tekhnologi Informasi (TI) 88 3.2.1.3 Proyek Sistem Informasi 89 3.2.1.4 Investasi TI 91 3.2.2 Manajemen 91 3.2.2.1 Pengertian Biaya, Anggaran dan 92 Penganggaran 3.2.2.2 Investasi 92 3.2.2.3 Portfolio Perusahaan 93 3.2.2.4 Analisis SWOT 93 3.2.2.4.1 Strength (Kekuatan) 94 3.2.2.4.2 Weakness (Kelemahan) 94 3.2.2.4.3Opportunity (Kesempatan) 95 3.2.2.4.4 Threat (Ancaman) 96 3.2.4.4.5Cara Penentuan Faktor- 97 faktor SWOT 3.2.2.5 Diagram SWOT 101 3.2.2.6 Matrix SWOT 103 3.2.2.7 Matrix Internal-Eksternal (IE) 106 3.2.2.8 Lima Kekuatan Bersaing Porter 108 3.2.2.8.1 Persaingan Intra Industri 110 3.2.2.8.2 Ancaman Pendatang Baru 111 3.2.2.8.3 Kekuatan Tawar Menawar 114 Pemasok 3.2.2.8.4 Kekuatan Tawar Menawar 115 Pembeli 3.2.2.8.5AncamanProduk Pengganti 116 xii
3.2.3 Teori Perminyakkan 117 3.2.3.1 Minyak 117 3.2.3.2 Jenis- jenis minyak 117 3.2.3.3 Pengolahan Minyak 118 3.2.3.4 Kilang Minyak 119 BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Kerangka Berpikir 120 4.2 Jenis dan metode penelitian 122 4.2.1 Teknik Pengumpulan data 122 4.2.2 Teknik Analisis Data 122 4.3 Tempat Penelitian 123 4.4 Jadwal Penelitian 123 BAB 5 DATA ANALISIS DAN HASIL PEMBAHASAN 5.1 Kondisi Lingkungan Industri 125 5.1.1 Persaingan Intra Industri 126 5.1.2 Ancaman Pendatang Baru 127 5.1.3 Kekuatan Tawar Menawar Pemasok 128 5.1.4 Kekuatan Tawar Menawar Pembeli 128 5.1.5 Ancaman Produk Pengganti 128 5.2 Analisis Industri 129 5.2.1 Evaluasi Faktor Internal 129 5.2.1.1 Strength (Kekuatan) 129 5.2.1.2 Weakness (Kelemahan) 131 5.2.1.3 Hasil Evaluasi Faktor Internal 132 5.2.2 Evaluasi Faktor Eksternal 133 5.2.2.1 Opportunity (Kesempatan) 134 5.2.2.2 Threat (Ancaman) 135 xiii
5.2.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal 136 5.3 Diagram SWOT 137 5.4 Matrix SWOT 139 5.5 Matriks Internal Eksternal (IE) 140 5.6 Arahan strategi bisnis 142 5.7 Analisis Kebutuhan / Pasokan Strategis 144 5.7.1 Analisis Kebutuhan Strategis 145 5.7.2 Analisis Pasokan Strategis 146 5.7.3 Agenda TI 150 5.7.4 Perencanaan TI 152 5.8 Teknik Innovation 153 5.8.1 Business and Technology Monitoring 153 5.8.2 Innovation Visioning 154 5.8.3 Business Context and Choises 155 5.8.4 Actionable Innovation 156 5. 9 Tehnik Prioritization 157 5.9.1 IT Strategic Intention and Scoring 158 5.9.2 Cause and Effect 161 5.9.3 Risk Assesment 161 5.9.3.1 Portfolio Proyek 162 5.9.4 Analisis Resiko dan Dampak Terhadap 166 Biaya 5.10 Teknik Alignment 167 5.10.1 Alignment Data-Aplikasi 167 5.10.2 Alignment Data-Infrastruktur 174 5.10.3 Alignment Data-Services 179 5.10.4 Alignment Data-Management 184 5.11 Portfolio Aplikasi Yang Sedang Berjalan Dan 188 Proyek Sistem Aplikasi 5.11.1 Portfolio Lights On Yang Sedang 189 xiv
Berjalan 5.12 Analisis Portfolio Lights On 200 5.12.1 Persentase Biaya 201 5.12.2 Persentase Alignment 207 5.12.3 Analisis Hubungan Kualitas dengan Nilai 209 Penyelarasan 5.12.4 Persentase Depedency 216 5.12.5 Analisis Hubungan Kualitas dengan 218 Ketergantungan 5.12.6 Perkiraan Biaya Lights-on dengan 225 perbandingan antara alignment dan quality 5.12.7 Perkiraan Biaya Lights-on dengan 231 perbandingan antara depedency dan quality 5.12.8 Analisis Portfolio dengan perbandingan 238 antara breadth dan dependency 5.7 Management Agenda 244 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 254 6.1 Kesimpulan 254 6.2 Saran 256 DAFTAR PUSTAKA 257 RIWAYAT HIDUP 258 FOTOKOPI SURAT SURVEY xv
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 IS / IT Planning 34 Tabel 3.1 Strategic Intention to IT Strategic Plan 39 Tabel 3.2 Aspek Budaya Inovasi 41 Tabel 3.3 Contoh Aligment Data 49 Tabel 3.4 Skala Penilaian Alignment 50 Tabel 3.5 Rantai Nilai Strategi ke Bottom Line 55 Tabel 3.6 Contoh Arahan Strategi 62 Tabel 3.7 Unsur-Unsur Layanan dan Kualitas 77 Tabel 3.8 Skor Availability 78 Tabel 3.9 Skor Responsiveness 78 Tabel 3.10 Skor Functionality 79 Tabel 3.11 Skor Accuracy 79 Tabel 3.12 Skor Breadth 80 Tabel 3.13 Skor Depedency 80 Tabel 3.14 Skor Portfolio Proyek 83 Tabel 3.15 Strategi Investasi 84 Tabel 3.16 Contoh Matriks EFE 99 Tabel 3.17 Contoh Matriks IFE 101 Tabel 3.18 Alternatif Strategi 107 Tabel 4.1 Waktu dan Kegiatan 124 Tabel 5.1 Internal Factors Analysis (IFAS) 133 Tabel 5.2 External Factors Analysis (EFAS) 137 Tabel 5.3 Arahan Strategi Dari Kombinasi Faktor Internal 143 Dan Faktor Eksternal Tabel 5.4 Arahan Strategi Perusahaan Star Energy 144 Tabel 5.5 Analisis Kebutuhan Strategis 145 Tabel 5.6 Demand / Supply Planning Fokus Pada 146 Kebutuhan User Tabel 5.7 Demand / Supply Planning Fokus Pada 147 Perluasan Jaringan Wilayah Pengoperasian di Seluruh Indonesia Tabel 5.8 Demand / Supply Planning Meningkatkan Kerja 148 Sama Dengan Partner Bisnis, Client Dan Supplier Tabel 5.9 Perencanaan TI 152 Tabel 5.10 Strategy IT Requirement 157 Tabel 5.11 Business Value Scorecard untuk Web Sphere 159 Tabel 5.12 Business Value Scorecard untuk IP 160 Tabel 5.13 Business Value Scorecard untuk Radio Link 160 Tabel 5.14 Portfolio Proyek 162 Tabel 5.15 Penilaian Resiko Web Sphere 164 Tabel 5.16 Penilaian Resiko IP (Internet Protocol) 165 xvi
Tabel 5.17 Penilaian Resiko Radio Link 165 Tabel 5.18 Alignment Data Aplikasi 168 Tabel 5.19 Perhitungan Total Alignment Gap 173 Tabel 5.20 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 173 Penelitian Tabel 5.21 Alignment Data Infrastruktur 175 Tabel 5.22 Perhitungan Total Alignment Gap Pada 178 Infrastruktur Tabel 5.23 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 178 Penelitian Pada Infrastruktur Tabel 5.24 Alignment Data Service 180 Tabel 5.25 Perhitungan Total Alignment Gap Pada Services 182 Tabel 5.26 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 183 Penelitian Pada Services Tabel 5.27 Alignment Data Management 184 Tabel 5.28 Perhitungan Total Alignment Gap Pada 187 Management Tabel 5.29 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 187 Penelitian Pada Management Tabel 5.30 Portofolio Aplikasi 189 Tabel 5.31 Portfolio Infrastruktur 195 Tabel 5.32 Portfolio Services 197 Tabel 5.33 Portfolio Manajemen 199 Tabel 5.34 Management Agenda 1 : Menentukan sasaran 244 Tabel 5.35 Management Agenda 2 : Bertanya dengan 245 pertanyaan yang tepat Tabel 5.36 Management Agenda 3 : Menghubungkan 245 dengan lapisan bawah Tabel 5.37 Management Agenda 4 : Memahami biaya dan 245 sumber daya Tabel 5.38 Management Agenda 5 : Fokus pada sesuatu 246 yang benar Tabel 5.39 Management Agenda 6 : Mengadopsi proses 246 yang efektif untuk menghasilkan tindakan Tabel 5.40 Management Agenda 7 : Menangani masalahmasalah 247 yang umum terjadi pada praktek Tabel 5.41 Management Agenda 8 : Membuat keputusan 247 yang jitu Tabel 5.42 Management Agenda 9: Perencanaan untuk 247 mendapatkan hasil yang benar Tabel 5.43 Management Agenda 10: Menjaga angka 248 kinerja Tabel 5.44 Management Agenda 11: Berhubungan dengan budaya 248 xvii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Lapangan kakap 9 Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Star Enegy 13 Gambar 2.3 Proses Bisnis 18 Gambar 2.4 Total Dana Investasi 19 Gambar 2.5 Total Dana Lights On 20 Gambar 2.6 Tampilan Lotus Notes 21 Gambar 2.7 Contoh page dalam portal Web Sphere 32 Gambar 3.1 IT Improvement Zone 36 Gambar 3.2 Kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan 37 Gambar 3.3 Lima Tehnik New Information Economics 38 Gambar 3.4 Strategic Demand/Supply Planning in the Value 40 Chain Gambar 3.5 Praktek Perencanaan Alignment / Innovation 41 Gambar 3.6 Kompenen dan Pertanyaan Perencanaan Inovasi 42 Gambar 3.7 Pemberian skor prioritas pada proyek 45 Gambar 3.8 Alignment / Assessment 46 Gambar 3.9 Strategic Alignment : Six Test 47 Gambar 3.10 Internal IT Alignment : Six Tests 48 Gambar 3.11 Dua belas tahapan dalam The Strategy to 56 Bottom Line Value Chain Gambar 3.12 Cause-and-Effect to Bottom Line 61 Gambar 3.13 Improvements in Effectiveness Produce 64 Revenue/Expense Improvement which Produces Bottom-Line Impact Gambar 3.14 Template Portfolio Dasar 69 Gambar 3.15 Portfolio dalam praktek NIE 70 Gambar 3.16 Jumlah sumber TI yang dibagi kedalam 73 portfolio Gambar 3.17 Empat Portfolio Lights-On 74 Gambar 3.18 Portfolio dari perspektif IT dan Management 75 Gambar 3.19 Empat Kategori Portfolio 75 Gambar 3.20 Portfolio Proyek 83 Gambar 3.21 Keputusan investasi didalam portfolio 85 Gambar 3.22 Diagram SWOT 102 Gambar 3.23 Mariks SWOT 105 Gambar 3.24 Matrix Internal-Eksternal (IE) 106 Gambar 3.25 Lima Kekuatan Bersaing Porter 109 Gambar 4.1 Kerangka Berpikir 120 Gambar 5.1 Lima Kekuatan Porter 126 Gambar 5.2 Diagram SWOT 138 Gambar 5.3 Matriks SWOT 140 xviii
Gambar 5.4 Matriks IE 141 Gambar 5.5 Analisis Resiko Dan Dampak Terhadap Biaya 166 Gambar 5.6 Total Persentase Biaya Aplikasi (US$) 201 Gambar 5.7 Total Persentase Biaya Infrastruktur 203 Gambar 5.8 Total Persentase Biaya Services 204 Gambar 5.9 Total Persentase Biaya Management 205 Gambar 5.10 Total Persentase Biaya Proyek 206 Gambar 5.11 Total Persentase Penyelarasan Strategi 208 Gambar 5.12 Total Biaya Aplikasi berdasarkan Nilai 210 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.13 Total Biaya Infrastruktur berdasarkan Nilai 211 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.14 Total Biaya Services berdasarkan Nilai 213 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.15 Total Biaya Management berdasarkan Nilai 214 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.16 Total Biaya Lights On berdasarkan Nilai 215 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.17 Total Persentase Ketergantungan 217 Gambar 5.18 Total Biaya Aplikasi berdasarkan 220 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.19 Total Biaya Infrastruktur berdasarkan 221 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.20 Total Biaya Services berdasarkan 222 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.21 Total Biaya Management berdasarkan 223 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.22 Total Biaya Lights On berdasarkan 224 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.23 Perkiraan Portfolio Aplikasi berdasarkan 226 Alignment dan Quality Gambar 5.24 Perkiraan Portfolio Infrastruktur berdasarkan 228 Alignment dan Quality Gambar 5.25 Perkiraan Portfolio Services berdasarkan 229 Alignment dan Quality Gambar 5.26 Perkiraan Portfolio Management berdasarkan 230 Alignment dan Quality Gambar 5.27 Perkiraan Portfolio Aplikasi berdasarkan 232 Depedency dan Quality Gambar 5.28 Perkiraan Portfolio Infrastruktur berdasarkan 234 Depedency dan Quality Gambar 5.29 Perkiraan Portfolio Services berdasarkan 235 Depedency dan Quality Gambar 5.30 Perkiraan Portfolio Management berdasarkan Depedency dan Quality 237 xix
Gambar 5.31 Analisis Portfolio Aplikasi 239 Gambar 5.32 Analisis Portfolio Infrastruktur 241 Gambar 5.33 Analisis Portfolio Services 242 Gambar 5.34 Analisis Portfolio Management 243 xx
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Wawancara L. 1 Lampiran 2 Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal L. 5 Lampiran 3 Menghitung Bobot Internal ( Strenght and L. 6 Weakness) Lampiran 4 Menghitung Bobot Eksternal ( Oportunity and L. 8 Threath ) Lampiran 5 Menentukan Normalisasi IFAS L.10 Lampiran 6 Menentukan Normalisasi EFAS L.11 Lampiran 7 IFAS & EFAS L.12 Lampiran 8 Kuesioner application L.13 Lampiran 9 Kuesioner infrastructure L.16 Lampiran 10 Kuesioner management L.19 Lampiran 11 Kuesioner services L.22 Lampiran 12 Jawaban Kuesioner L.25 xxi