UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005/2006 MENGEVALUASI KINERJA APLIKASI K SOFT DAN MENENTUKAN PRIORITAS PENERAPAN APLIKASI SHAGA ERP DENGAN METODE NEW INFORMATION ECONOMICS STUDI KASUS : PT. SHAGA SWASTIKA Rayendra Minarsa ( ) David Dwiyanto ( ) Yunita Angelina ( ) Kelas : 07 PAM Abstrak Dalam menghadapi ekonomi yang global dewasa ini, perusahaan dituntut untuk dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam persaingan bisnis yang semakin tajam terutama dalam melakukan investasi Teknologi Informasi. Pengalokasian sumber daya Teknologi Informasi yang tepat akan mempengaruhi perencanaan strategis perusahaan, sehingga Teknologi Informasi merupakan suatu faktor yang kritis dalam memenangkan persaingan terutama dalam strategi pemasaran untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan. Perusahaan harus mampu mengambil keputusan investasi Teknologi Informasi secara tepat sehingga akan dapat dioperasikan secara optimal dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Penelitian dan penulisan skripsi ini dilakukan berdasarkan metode New Information Economics yang dikembangkan oleh Robert J. Benson dan mengambil objek penelitian pada analisis implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT. Shaga Swastika, dimana pengumpulan data dilakukan dengan wawancara pada pengguna sistem dan pelaku Teknologi Informasi. Penelitian dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah dalam New Information Economics, dan akan menghasilkan agenda strategik perusahaan, serta inovasi-inovasi yang dapat dilakukan sehubungan dengan strategic intention perusahaan, resiko, dan dampak. Dengan adanya studi kasus ini, diharapkan adanya kejelasan alokasi sumber daya IT, sehingga manajemen dapat menciptakan alternatif investasi yang lebih baik. Kata kunci : New Information Economics, ERP. iii

2 PRAKATA Sebelumnya penulis ingin mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini. Yang merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan program pendidikan Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara. Walaupun tugas membuat Skripsi ini dirasakan berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan bantuan berupa kritikan dari para dosen serta saran - saran untuk mengurangi kekurangan kekurangan yang yang terdapat didalam skripsi ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar besarnya kepada, 1. Orangtua dan saudara-saudara yang tidak henti-hentinya mendorong penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak Hudiarto, Ir.,MM, selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan menberikan bantuan, saran dan juga dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Prof. Dr. Drs. Gerardus Polla, M.App.Sc, sebagai Rektor Universitas Bina Nusantara yang berkenan memberikan kesempatan pada penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi di Universitas Bina Nusantara. iv

3 4. Bapak Rudolf Effendi, selaku pimpinan dan segenap Staff dan karyawan PT. Shaga Swastika, yang telah memberikan izin kepada kami dan membantu penulis dalam mengumpulkan data guna penyusunan skripsi ini. 5. Bapak Robert, selaku manager IT pada PT. Shaga Swastika, yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data guna penyusunan skripsi ini. 6. Pihak pihak lain yang penulis tidak dapat jelaskan satu persatu yang telah banyak memberikan bantuan didalam menyusun skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung. Akhirnya harapan penulis agar skripsi dapat memberikan sumbangan pemikiran dan menambah pengetahuan bagi siapa saja yeng membutuhkan. Jakarta, 21 Januari 2006 Penulis v

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan HardCover... Halaman Pernyataan Dewan Penguji... Abstrak... Prakata... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Gambar... Daftar Lampiran... i ii iii iv vi xii xv xvii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan dan Manfaat Ruang Lingkup Sistematika Penulisan... 4 BAB 2 LANDASAN TEORI Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Teknologi Informasi... 6 vi

5 2.1.2 Sistem Informasi Proyek Sistem Informasi Enterprise Resource Planning (ERP) Sistem Informasi Akuntansi Right Results dan Right Decision The Strategy-to-Bottom-Line Value Chain Value chain New Information Economics (NIE) Practice Support : IT Impact, Portfolio, Culture Management Portfolio Management Management s Stratregic Intention Strategic Effectiveness Operational Effectiveness Risk Assessment Service and Quality Dependency Cause and Effect Project Portfolio for Decision Making.. 29 BAB 3 KERANGKA PIKIR PT. SHAGA SWASTIKA Sejarah Perusahaan vii

6 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Tugas dan Tanggung Jawab Visi dan Misi Perusahaan Strategi Bisnis Perusahaan Sistem Penjualan yang Sedang Berjalan pada PT. SHAGA SWASTIKA Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada PT. Shaga Swastika Management s Strategic Intentions Operational Effectiveness Strategic Effectiveness Strategic Intentions Value Chain Teknologi Informasi yang Telah Berjalan Pada PT. Shaga Swastika Aplikasi Teknologi Informasi yang Digunakan Perusahaan Masalah Teknologi Informasi yang Terjadi pada PT. Shaga Swastika Total Light-On Budget Applications Portfolio Service Portfolio Infrastructure Portfolio viii

7 3.4.7 Management Portfolio Sistem Informasi yang Sedang Dikembangkan Pada PT. Shaga Swastika Aplikasi Teknologi Informasi yang Dikembangkan pada PT. Shaga Swastika Total Project Budget Strategic Portfolio Mandatory Portfolio Factory Portfolio New Strategic Portfolio Management Agenda. 98 BAB 4 HASIL PENELITIAN Demand / Supply Planning Strategic Agenda Strategic Intention to IT Strategic Plan Innovation Business and Technology Monitoring Innovation Visioning Business Context and Choices Actionable Innovation ix

8 4.3 Prioritization IT Strategic Intentions and Scoring Cause and Effect Impact Management Risk Assesment Dependency Project Plan Penilaian Management Agenda Management Agenda Menentukan Sasaran Management Agenda Investasi IT pada Perusahaan Management Agenda Dampak IT pada Lapisan Bawah Management Agenda Biaya dan Sumber Daya Management Agenda Fokus pada Arahan IT dan Manajemen Perusahaan 131 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP x

9 LAMPIRAN-LAMPIRAN... FOTOCOPY SURAT SURVEI.. L1 L20 xi

10 Daftar Tabel Tabel 2.1 Deskripsi 12 elemen value chain (Benson, 2004, p96) Tabel 2.2 Deskripsi empat kategori portfolio NIE (Benson, 2004, p61) Table 2.3 Service Level Ketersediaan (Notes 14 Benson, p44) 25 Table 2.4 Service Level Kecepatan Respon (Notes 14 Benson, p44).. 25 Table 2.5 Quality Fungsionalitas (Notes 14 Benson, p45).. 26 Table 2.6 Quality Keakuratan (Notes 14 Benson, p45) 26 Table 2.7 Service Level Ketersediaan dan Kecepatan respon (Notes 14 Benson, p46). 27 Table 2.8 Quality Functionality and Accuracy (Notes 14 Benson, p46) Table 2.9 Deskripsi Dependency (Notes 14 Benson, p50).. 28 Tabel 2.10 Standar Penilaian Cause and Effect (Benson, 2004, p297) Table 2.11 Portfolio Assessments for Intensity of Use and Service Level/Quality (Benson, 2004, p138).. 31 Table 2.12 Investment Strategies for the Lights-On Application Portfolio (Benson, 2004, p139) Tabel 3.1 Strategic Intention 58 Tabel 3.2 Penilaian Tingkat Layanan dan Kualitas Light s on Application.. 68 Tabel 3.3 Value Scorecard untuk K-Soft Point of Sales Tabel 3.4 Value Scorecard untuk K-Soft General Ledger. 71 Tabel 3.5 Value Scorecard untuk Shaga CS.. 72 xii

11 Tabel 3.6 Value Scorecard untuk Shaga HRD.. 73 Tabel 3.7 Application Portfolio. 74 Table 3.8 Penilaian Tingkat Layanan dan Kualitas Light s on Service. 78 Tabel 3.9 Service Portfolio Tabel 3.10 Penilaian Tingkat Layanan dan Kualitas light s on Infrastruktur. 83 Tabel 3.11 Infrastruktur Portfolio Tabel 3.12 Penilaian Tingkat Layanan dan Kualitas Light s on Management Tabel 3.13 Management Portfolio Tabel 3.14 Factory Portfolio Tabel 3.15 Management agenda : Menentukan sasaran Tabel 3.16 Management agenda : Bertanya dengan pertanyaan yang tepat Tabel 3.17 Management agenda : Menghubungkan dengan lapisan bawah (Bottom-line) Tabel 3.18 Management agenda : Memahami biaya dan sumber daya Tabel 3.19 Management agenda : Fokus pada sesuatu yang benar Tabel 4.1 Strategic Intention to IT Plan (Fokus pada Karyawan dan Konsumen) Tabel 4.2 Strategic Intention to IT Plan (Meningkatkan Kinerja Perusahaan). 107 Tabel 4.3 Strategic Intention to IT Plan (Meningkatkan Citra Perusahaan) Tabel 4.4 Strategic Intention to IT Plan (Meningkatkan Penjualan). 108 Tabel 4.5 Business Value Scorecard for Shaga Sales 117 Tabel 4.6 Business Value Scorecard for Shaga Accounting xiii

12 Tabel 4.7 Business Value Scorecard for Shaga ERP IC Tabel 4.8 Strandart Penilaian Cause and Effect 120 Tabel 4.9 Hasil Penilaian Cause and Effect pada PT. Shaga Swastika. 121 Tabel 4.10 Penilaian Resiko pada Shaga ERP Sales Tabel 4.11 Penilaian Resiko pada Shaga ERP Accounting. 124 Tabel 4.12 Penilaian Resiko pada Shaga ERP Inventory Control Tabel 4.13 Total Nilai Resiko pada Seluruh Aplikasi Proyek Baru (new project) Tabel 4.14 Ketentuan Penilaian untuk Dependency 126 Tabel 4.15 Dependency Scoring Table 4.16 Project Plan PT. Shaga Swastika. 127 xiv

13 Daftar Gambar Gambar 2.1 IT Improvement Zone ( Benson, 2004, p2) Gambar 2.2 Strategy-to-Bottom-Line Value Chain (Benson, 2004, p6) Gambar 2.3 Value Chain Deliverables (Benson, 2004, p12).. 11 Gambar 2.4 Pembagian sumber daya IT (Benson, 2004, p57). 17 Gambar 2.5 Portfolio Lights-on (Benson, 2004, p59) Gambar 2.6 Portfolio Investasi baru (Benson, 2004, p60) Gambar 2.7 Project Portfolio for Decision Making (Benson, 2004, p136).. 30 Gambar 2.8 Investment Decisions within Lights-On Application Portfolio (Benson, 2004, p140) Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Shaga Swastika Gambar 3.2 Value Chain PT. Shaga Swastika Gambar 3.3 Modul GL(General Ledger) pada aplikasi K SOFT Gambar 3.4 Total IT Resource Diagram (focus on Light-On).. 65 Gambar 3.5 Total Light-On Resources Diagram.. 66 Gambar 3.6 Penilaian untuk Light s on Application.. 74 Gambar 3.7 Grafik Keadaan Investasi Aplikasi TI. 75 Gambar 3.8 Penilaian untuk Light s on Service Gambar 3.9 Penilaian untuk Light s on Infrastruktur Gambar 3.10 Penilaian untuk Light s on Management Gambar 3.11 Total IT Resources Diagram (focus on Project). 91 xv

14 Gambar 3.12 Total Project Resources Diagram 91 Gambar 4.1 Risk and impact xvi

15 DAFTAR LAMPIRAN I. BUSINESS VALUE SCORECARD FOR K-SOFT POINT OF SALES (POS)... L1 II. SERVICE AND QUALITY UNTUK APLIKASI. L4 III. SERVICE AND QUALITY UNTUK JASA.. L6 IV. SERVICE AND QUALITY UNTUK INFRASTRUKTUR. L8 V. SERVICE AND QUALITY UNTUK MANAJEMEN. L12 VI. BUSINESS VALUE SCORECARD UNTUK SHAGA ERP SALES, SHAGA ERP ACCOUNTING, DAN SHAGA ERP IC.. L14 VII. CAUSE AND EFFECT... L17 VIII. DEPENDENCY... L19 Surat Survey.. L20 xvii