UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Ilmu Komputer Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005 / 2006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA PT SAAG UTAMA Ratna Levina S 0500555021 Kelas / Kelompok : 07PBA / 11 Abstrak Tujuan penelitian adalah untuk membantu memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh PT. SAAG Utama, khususnya pada sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang sedang berjalan dengan merancang sistem informasi terkomputerisasi. Dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan metode analisis dan metode perancangan. Adapun metode analisis dilakukan dengan studi kepustakaan terutama mempelajari buku-buku literatur yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan dan piutang dagang pada pada perpustakaan, survei pada sistem yang sedang berjalan, meliputi wawancara dengan manajemen puncak, dan staff PT. SAAG Utama dan observasi langsung pada objek penelitian untuk mengumpulkan hasil penelitian kemudian dilanjutkan dengan mempelajari dan menganalisis hasil penelitian terhadap sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang lama untuk mencari solusi pengembangan sistem yang lebih baik. Pada perancangan sistem informasi yang baru digunakan metode perancangan terstruktur yang meliputi pembuatan DFD, kamus data, spesifikasi file, ERD, dan perancangan masukan dan keluaran. Dari hasil penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern pada PT. SAAG Utama terdapat beberapa kelemahan, sistem pencatatan transaksi penjualan dan piutang dagang yang dijalankan secara manual masih kurang efisien, terjadinya kesalahan-kesalahan, dan lemahnya pengendalian manajemen terhadap piutang dagang. Penulis menyarankan PT. SAAG Utama menggunakan suatu sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang yang terkomputerisasi ini untuk membantu manajemen mengendalikan transaksi piutang usaha melalui perbaikan struktur informasi pada laporan, penerapan manajemen kredit yang disertai pengawasan teratur dan membantu karyawan PT. SAAG Utama melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif. Kata Kunci Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Sistem Pengendalian Intern, Piutang dagang. vii
PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah Bapa atas rahmatnya yang melindungi, memberkati, memberikan kekuatan, dan semangat dalam penyusunan skripsi ini sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA PT SAAG UTAMA semaksimal mungkin. Dalam kesempatan ini penulis juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan dukungan moril maupun materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih penulis berikan kepada : 1. Ibu Dr. Ir. Theresia Widia Soeryaningsih, MM (alm), selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Envermy Vem, M.Sc., selaku Pejabat Rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Idris Gautama S.E., S.Kom, MM, MBA, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi atas segala saran, bantuan, dan masukan yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyusun skripsi dengan kreatif dan lebih baik lagi. 4. Ibu Noerlina, S.Kom, MM, sebagai dosen pembimbing yang menyediakan waktu untuk memberikan masukan, bimbingan dan dukungan yang positif selama penyusunan skripsi. 5. Bapak Petrus Indratjuaja, pemilik dan Presiden Direktur PT. SAAG Utama yang telah mengijinkan penulis melakukan survei dan pengumpulan data untuk skripsi, Ibu. Rully Andalusia, Direktur PT. SAAG Utama dan Ibu Melati, Accounting viii
Manager, serta karyawan PT. SAAG UTAMA lainnya yang tak dapat penulis sebutkan namanya satu-persatu turut membantu penulis untuk memperoleh data untuk analisis penelitian skripsi. 5. Teman-teman dekat penulis yang telah memberikan dukungan untuk menyelesaikan skripsi seperti Efa Defi, Jenny, Sioe, Mimi Lea, Vivi Liornadi, William, Diny, dan lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu persatu. 6. Bpk Rudy Hadi Salim dan Kel. Effendy Salim yang membangkitkan semangat penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini di bawah tekanan dan terima kasih banyak atas segala dukungan baik bersifat material dan immaterial yang diberikan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. Ada pepatah yang mengatakan tak ada gading yang tidak retak, di akhir kata, penulis menyadari bahwa skripsi yang dibangun masih terdapat beberapa kekurangan baik yang disadari atau tidak. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis berharap agar pembaca turut serta memberikan kritik dan masukan yang dapat memperbaiki kelemahan skripsi ini ke arah penyempurnaan yang lebih baik lagi. Sekian dan terima kasih atas perhatiannya. Jakarta, 15 Maret 2006 Ratna Levina Sari.S ix
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam i Halaman Persetujuan Hardcover ii Abstrak iii Prakata iv Daftar Isi vi Daftar Gambar xi Daftar Tabel xiv BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.3.1 Tujuan 3 1.3.2 Manfaat 4 1.4 Metodologi Penelitian 4 1.4.1 Metode Analisis 4 1.4.2 Metode Perancangan 5 1.5 Sistematika Penulisan 6 BAB 2 LANDASAN TEORI 7 2.1 Sistem dan Informasi 7 2.1.1 Pengertian Sistem 7 2.1.2 Pengertian Informasi 7 2.1.3 Kualitas Informasi 8 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi 9 2.1.5 Tujuan Sistem Informasi 9 2.1.6 Pengertian SIA 10 2.1.7 Komponen Utama Sistem Informasi 10 vi
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 11 2.2.1 Pengertian Analisis Sistem 11 2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem 12 2.3 Tools yang Digunakan 12 2.3.1 Kamus Data 12 2.3.2 Isi Kamus Data 13 2.3.3 Entity Relationships Diagram 14 2.3.4 Bagan Terstruktur 15 2.4 Normalisasi 15 2.4.1 Pengertian Normalisasi 15 2.4.2 Langkah-langkah Normalisasi 16 2.5 Penjualan Kredit 16 2.5.1 Standar Pemberian Kredit 17 2.5.2 Fungsi yang terkait 18 2.5.3 Informasi yang diperlukan oleh Manajemen 19 2.5.4 Dokumen yang digunakan 19 2.5.5 Catatan Akuntansi yang digunakan 20 2.5.6 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem 21 2.5.7 Unsur Pengendalian Intern 22 2.6 Piutang Dagang 24 2.6.1 Pengertian Piutang Dagang 24 2.6.2 Pengendalian Internal atas Piutang Usaha 24 2.6.3 Dokumen untuk Pencatatan Piutang Dagang 24 2.6.4 Informasi yang diperlukan Manajemen 25 2.6.5 Catatan Akuntansi dalam Pencatatan Transaksi Piutang Usaha 25 2.7 Sistem Retur Penjualan 26 2.7.1 Fungsi terkait 26 2.7.2 Informasi yang diperlukan Manajemen 27 2.7.3 Dokumen yang digunakan 27 2.8 JIT ( Just in Time ) 28 vii
2.8.1 Pengertian JIT 28 2.8.2 Dampak penerapan JIT 28 2.8.3 Manfaat JIT 29 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 34 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan 34 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan 40 3.13 Uraian Tanggung Jawab 40 3.1.4 Prosedur Sistem yang berjalan 40 3.1.4.1 Prosedur Sistem Penjualan yang sedang berjalan 45 3.1.4.2 Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan 49 3.1.4.3 Prosedur Sistem Retur Penjualan 50 3.1.4.4 Prosedur Sistem Penggantian Barang 53 3.2 Diagram Aliran Dokumen pada Sistem yang Berjalan 55 3.2.1 Prosedur Transaksi Penawaran Barang Melalui Tender 55 3.2.2 Prosedur Transaksi Penawaran Barang Melalui Inquiry 56 3.2.3 Prosedur Sistem Penjualan Kredit 57 3.2.4 Prosedur Sistem Penerimaan Pembayaran Pelanggan 60 3.2.5 Prosedur Sistem Retur Penjualan 62 3.2.6 Prosedur Sistem Penggantian Barang 65 3.3 Diagram Aliran Data 67 3.3.1 Diagram Hubungan Sistem yang Sedang Berjalan 67 3.4 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan 68 3.5 Analisa Permasalahan dan Identifikasi Kebutuhan Informasi 69 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN 80 4.1 Prosedur yang diusulkan pada Sistem yang Baru 80 4.1.1 Prosedur Penerimaan Order Penjualan yang diusulkan 80 4.1.2 Prosedur Evaluasi Kredit yang diusulkan 81 4.1.3 Prosedur Pengendalian Pengiriman Barang yang diusulkan 81 4.1.4 Prosedur Merekam Transaksi Penerimaan Barang yang diusulkan 82 4.1.5 Prosedur Penerimaan Kas 82 viii
4.1.6 Prosedur Retur Penjualan yang diusulkan 83 4.1.7 Usulan Prosedur Transaksi Penggantian Barang yang telah diretur 83 4.2 Diagram Aliran Data 85 4.2.1 Diagram Hubungan 85 4.2.2 Diagram Nol 86 4.2.3 Diagram Rinci Proses 1.0 87 4.2.4 Diagram Rinci Proses 2.0 88 4.2.5 Diagram Rinci Proses 3.0 89 4.2.6 Diagram Rinci Proses 4.0 90 4.2.7 Diagram Rinci Proses 5.0 91 4.2.8 Diagram Rinci Proses 6.0 92 4.2.9 Diagram Rinci Proses 7.0 93 4.2.10 Diagram Rinci Proses 8.0 94 4.2.10 Diagram Rinci Proses 8.0 ( Lanjutan ) 95 4.3 Data Sistem 96 4.3.1 Kamus Data untuk Aliran Data 96 4.3.2 Kamus Data untuk Penyimpanan Data 100 4.3.3 Kamus Data untuk Laporan 101 4.3.4 Kamus Data untuk Jurnal 104 4.4 Normalisasi 105 4.5 Spesifikasi File 117 4.6 Entity Relationship Diagram 132 4.7 Bagan Terstruktur 133 4.8 Spesifikasi Proses 158 4.9 Rancangan Layar Masukan ( Input ) 176 4.10 Rancangan Layar Keluaran ( Output ) 190 4.11 Rencana Implementasi 194 4.11.1 Tata Laksana Sistem yang diusulkan 194 4.11.2 Struktur Organisasi yang diusulkan 195 4.11.3 Jadwal Rencana Pengembangan dan Implementasi Sistem 196 ix
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 197 5.2 Saran 199 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI x
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan 40 Gambar 3.2 Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Tender 55 Gambar 3.3 Transaksi Permintaan Penawaran Barang Melalui Inquiry 56 Gambar 3.4 Sistem Prosedur Penjualan Kredit 57 Gambar 3.5 Sistem Prosedur Penjualan Kredit ( Lanjutan ) 58 Gambar 3.6 Sistem Prosedur Penjualan Kredit ( Lanjutan ) 59 Gambar 3.7 Sistem Prosedur Penerimaan Kas 60 Gambar 3.8 Sistem Prosedur Penerimaan Kas ( Lanjutan ) 61 Gambar 3.9 Sistem Prosedur Retur Penjualan 62 Gambar 3.10 Sistem Prosedur Retur Penjualan ( Lanjutan ) 63 Gambar 3.11 Sistem Prosedur Retur Penjualan ( Lanjutan ) 64 Gambar 3.12 Sistem Prosedur Penggantian Barang 65 Gambar 3.13 Sistem Prosedur Penggantian Barang ( Lanjutan ) 66 Gambar 3.14 Diagram Hubungan Sistem yang sedang berjalan 67 Gambar 3.15 Diagram Nol Sistem yang sedang berjalan 68 Gambar 4.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi yang Diusulkan 85 Gambar 4.2 Diagram Nol Sistem Informasi yang Diusulkan 86 Gambar 4.3 Diagram Rinci Proses 1.0 87 Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 2.0 88 Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 3.0 89 Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses 4.0 90 Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 5.0 91 Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 6.0 92 Gambar 4.9 Diagram Rinci Proses 7.0 93 Gambar 4.10 Diagram Rinci Proses 8.0 94 Gambar 4.11 Diagram Rinci Proses 8.0 ( Lanjutan ) 95 Gambar 4.12 Diagram Hubungan Entitas 132 Gambar 4.13 Bagan Terstruktur untuk Modul Utama 133 Gambar 4.14 Bagan Terstruktur untuk Modul Master 133 Gambar 4.15 Bagan Terstruktur untuk Modul File 134 xi
Gambar 4.16 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Pelanggan 134 Gambar 4.17 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Principal 135 Gambar 4.18 Bagan Terstruktur untuk Pendataan Barang 135 Gambar 4.19 Bagan Terstruktur untuk Pembuatan S.O 136 Gambar 4.20 Bagan Terstruktur untuk Pembuatan S.O ( lanjutan ) 137 Gambar 4.21 Bagan Terstruktur untuk Proses Evaluasi Kredit Pelanggan 138 Gambar 4.22 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Surat Jalan 139 Gambar 4.23 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Invoice 140 Gambar 4.24 Bagan Terstruktur untuk Proses merekam Penjualan 141 Gambar 4.25 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan BKM 142 Gambar 4.26 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan TTB 143 Gambar 4.27 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan Memo Kredit 144 Gambar 4.28 Bagan Terstruktur untuk Proses pembuatan BPB 144 Gambar 4.29 Bagan Terstruktur untuk Laporan Status Order Penjualan 145 Gambar 4.30 Bagan Terstruktur untuk Laporan Status Pengiriman Barang 145 Gambar 4.31 Bagan Terstruktur untuk Laporan Penjualan 146 Gambar 4.32 Bagan Terstruktur untuk Laporan Piutang 146 Gambar 4.33 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Status Order Penjualan 147 Gambar 4.34 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Status Pengiriman barang 148 Gambar 4.35 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Penjualan Produk 149 Gambar 4.36 Bagan Terstruktur Cetak Laporan Penjualan daerah Pemasaran 150 Gambar 4.37 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Kredibilitas Pelanggan 151 Gambar 4.38 Bagan Terstruktur untuk Cetak Laporan Umur Piutang 152 Gambar 4.39 Bagan Terstruktur untuk Laporan Saldo Piutang 153 Gambar 4.40 Bagan Terstruktur untuk Laporan Pembayaran 154 Gambar 4.41 Bagan Terstruktur untuk Laporan Mutasi Kredit Pelanggan 155 Gambar 4.42 Bagan Terstruktur untuk Laporan Retur dan Penggantian barang 156 Gambar 4.43 Bagan Terstruktur untuk Jurnal Penjualan 156 Gambar 4.44 Bagan Terstruktur untuk Jurnal Penerimaan Kas 157 Gambar 4.45 Rancangan Layar Masukan Login 176 Gambar 4.46 Rancangan Layar Masukan Menu Master 176 Gambar 4.47 Rancangan Layar Masukan Menu Transaksi 176 Gambar 4.48 Rancangan Layar Masukan Master Pelanggam 177 xii
Gambar 4.49 Rancangan Layar Masukan Master Barang 178 Gambar 4.50 Rancangan Layar Masukan Master Principal 179 Gambar 4.51 Rancangan Layar Masukan Sales Order 180 Gambar 4.52 Rancangan Layar Masukan Surat Jalan 181 Gambar 4.53 Rancangan Layar Masukan Invoice 182 Gambar 4.54 Rancangan Layar View Status Invoice 183 Gambar 4.55 Rancangan Layar Masukan BKM 184 Gambar 4.56 Rancangan Layar Masukan TTB 185 Gambar 4.57 Rancangan Layar Masukan Memo Kredit 186 Gambar 4.58 Rancangan Layar Masukan BPB 187 Gambar 4.59 Rancangan Layar Penambahan / Pengurangan Limit Kredit 188 Gambar 4.60 Rancangan Layar View Transaksi Piutang Pelanggan 189 Gambar 4.61 Rancangan Layar Menu Laporan Penjualan 190 Gambar 4.62 Rancangan Layar Menu Laporan Piutang 190 Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Status Order Penjualan 191 Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Pengiriman Barang 191 Gambar 4.65 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Penjualan Kelompok Produk 191 Gambar 4.66 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Penjualan Daerah Pemasaran 192 Gambar 4.67 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Kredibilitas Pelanggan 192 Gambar 4.68 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Umur Piutang 192 Gambar 4.69 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Saldo Piutang 193 Gambar 4.70 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Pembayaran Pelanggan 193 Gambar 4.71 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Mutasi Kredit Pelanggan 193 Gambar 4.72 Rancangan Layar Menu Cetak Laporan Retur Penjualan & Penggantian Barang 194 Gambar 4.73 Rancangan Layar Menu Cetak Jurnal Penjualan 194 Gambar 4.74 Rancangan Layar Menu Cetak Jurnal Penerimaan Kas 194 xiii
DAFTAR TABEL Tabel 4.1 File Master Pelanggan 117 Tabel 4.2 File Master Barang 119 Tabel 4.4 File Master Principal 120 Tabel 4.5 File Sales Order 122 Tabel 4.6 File Sales Order Detail 122 Tabel 4.7 File Surat Jalan Header 122 Tabel 4.8 File Surat Jalan Detail 123 Tabel 4.9 File Invoice Header 124 Tabel 4.10 File Invoice Detail 124 Tabel 4.11 File Transaksi Piutang Pelanggan Header 125 Tabel 4.12 File Transaksi Piutang Pelanggan Detail 125 Tabel 4.13 File BKM 126 Tabel 4.14 File TTB Header 127 Tabel 4.15 File TTB Detail 128 Tabel 4.16 File Memo Kredit Header 129 Tabel 4.17 File Memo Kredit Detail 130 Tabel 4.18 File BPB Header 131 Tabel 4.19 File BPB Detail 131 Tabel 4.67 Jadwal Rencana Pengembangan Implementasi 196 ix