BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan Temuan risiko dalam sistem perekrutan PT.Metrodata Electronics,Tbk, yaitu: 1. Prosedur Mengidentifikasi Kebutuhan Rekrut a. Keterlambatan pembuatan MPP dan O-Chart b. Hilangnya dokumen MPP dan O-Chart c. Kesulitan dalam mendapatkan approval. 2. Prosedur Pembuatan RTR (Request to Recruit) a. Kesalahan penginputan data b. Gangguan pada jaringan atau koneksi c. Kesalahan pada aplikasi. 3. Prosedur Pemberitahuan atasan dari atasan langsung a. Rendahnya tingkat kesadaran atasan langsung untuk memproses persetujuan b. Hilangnya bukti persetujuan oleh atasan langsung 4. Prosedur Pencarian Calon Kandidat a. Rendahnya jumlah calon kandidat yang melamar 5. Prosedur Seleksi Awal a. CV calon kandidat hilang b. Kesulitan melakukan screening awal CV calon kandidat c. Mis-scrooling dalam pencarian email calon kandidat 6. Prosedur Pemanggilan Calon Kandidat a. Kesulitan menghubungi calon kandidat b. Calon kandidat tidak hadir 7. Prosedur Interview HR dan User a. Kandidat tidak menghadiri panggilan interview b. Jadwal Interview dengan User tertunda 8. Prosedur Psikotest a. Proses tes yang tidak berjalan secara efektif 9. Prosedur Job Offering a. Tidak dapat membuat SPK 116
117 10. Prosedur Pembuatan Personnel Change Notice (PCN) a. Tidak dapat mengakses aplikasi PCN b. Kesalahan penginputan data pada PCN 5.2. Saran Berikut risiko dan saran pengendalian bagi pihak PT. Metrodata Electronics, Tbk: 1. Mengidentifikasi Kebutuhan Rekrut Dalam kegiatan mengidentifikasi kebutuhan rekrut, hal yang paling penting adalah pembuatan MPP (Main Power Planning) karena merupakan perencanaan untuk merealisasikan kegiatan rekrutmen. Sehingga saran kami agar mengurangi resiko dalam pembuatan MPP adalah : a) Melakukan koordinasi setiap departemen terkait dalam pembuatan hingga pengumpulan MPP b) Mengawasi dan memonitor proses pembuatan MPP setiap departemen c) Setiap MPP yang telah dibuat harus diarsip atau dibuat duplikasi dokumen fisik d) Melakukan sosialisasi terkait permintaan persetujuan mulai dari BOD, Manager Divisi hingga manager departemen e) Menerapkan kebijakan untuk pendelegasian wewenang dalam hal proses persetujuan Pihak yang berwenang: Manager setiap departemen, Manager Divisi, BOD 2. Pembuatan RTR (Request to Recruit) Pembuatan RTR sangatlah penting karena merupakan kegiatan permintaan penambahan sumber daya manusia. Pembuatan RTR dalam perusahaan memiliki batas akses yaitu hanya manager yang dapat mengakes dan membuat RTR tersebut. Untuk menghindari resiko dan kesalahan pembuatan RTR, maka saran penulis adalah: a) Melakukan pengembangan pada sistem terkait validasi isian form RTR sehingga informasi lebih valid dan akurat b) Melakukan maintenance secara rutin pada aplikasi RTR agar dapat berjalan dengan optimal
118 c) Melakukan pengecekkan berkala pada jaringan untuk memastikan koneksivitas dalam mengakses RTR d) Melakukan update software dan bugs tracking pada aplikasi RTR secara berkala Pihak yang berwenang: Application Developer, IT Support 3. Permintaan persetujuan Kegiatan permintaan persetujuan melibatkan manager dan manager divisi untuk menyetujui permintaan RTR yang merupakan dasar melakukan kegiatan rekrut. Sehingga tanpa adanya persetujuan, maka kegiatan tidak dapat dilanjutkan. Oleh karena itu penulis memberi saran berupa : a) Membuat dan menerapkan kebijakan pendelegasian wewenang bagi manager untuk memperlancar proses persetujuan b) Mencetak bukti persetujuan secara tertulis untuk menghindari kehilangan bukti approval pada sistem c) Mengirimkan notifikasi permintaan persetujuan kepada manager dan manager divisi dalam system mobile sehingga dapat diakses secara cepat,mudah dan fleksibel Pihak yang berwenang: Manager HR, Human Resources Division 4. Pencarian Calon Kandidat Proses pencarian calon kandidat merupakan tahapan paling awal dalam perekrutan karena sumber daya manusia akan diseleksi sesuai persyaratan dan kebutuhan perusahaan. Untuk menghindari kesalahan dalam pencarian kandidat maka penulis memberi saran berupa: a) Melakukan pemasangan iklan lowongan pada website dan jobsite ternama b) Melakukan survei penilaian media pemasangan iklan agar mengetahui media mana yang lebih efektif c) Menambah kegiatan campus hiring dengan mengadakan seminar, open recruitment, walk-in interview dan job fair pada setiap kampus Pihak yang berwenang: Sourcing Officer, Human Resources Division
119 5. Seleksi Awal Kegiatan seleksi merupakan salah satu bentuk pemilihan calon kandidat yang lebih rinci dan detail karena dalam tahapan ini, CV calon kandidat akan diseleksi berdasarkan persyaratan khusus dan kebutuhan perusahaan. Proses seleksi dimulai dengan screening awal pada CV calon kandidat sehingga untuk mendukung kegiatan agar berjalan lebih efektif, maka penulis memberi saran berupa : a) Mengatur dan mengelola CV yang masuk ke email setiap harinya b) Menambahkan folder khusus untuk menampung CV yang dikelompokkan per periode 3 bulan c) Membuang CV yang sudah tidak terpakai atau CV yang telah lama disimpan (lebih dari satu tahun) d) Mencantumkan persyaratan pengiriman format CV yang diterima perusahaan hanya dalam format.pdf atau.doc di setiap iklan lowongan e) Membuat validasi atau pesan pop-up pada website perusahaan dalam menu Career apabila calon kandidat mengirim CV diluar format yang berlaku Pihak yang berwenang: Sourcing Officer, Application Developer, Departemen Human Resource 6. Pemanggilan calon kandidat Calon kandidat yang telah lolos seleksi awal akan dipanggil untuk melakukan interview dan test. Pemanggilan calon kandidat dilakukan melalui telepon langsung terkait permintaan kehadiran untuk proses lebih lanjut. Untuk memperlancar proses pemanggilan calon kandidat, maka penulis memberi saran yaitu: a) Menerapkan alternatif pemanggilan kandidat lain melalui email jika kandidat tidak dapat dihubungi melalui nomor telepon atau handphone yang tertera pada CV b) Mengirimkan undangan khusus melalui pos atau surat c) Memberikan kebijakan penjadwalan ulang (reschedule) bila kandidat berhalangan hadir Pihak yang berwewenang: Sourcing Officer
120 7. Interview HR dan User Interview HR dan User merupakan tahapan penilaian kepribadian dan kemampuan teknis kandidat karena hanya kandidat yang dinilai berkompeten dan memenuhi kualifikasi akan diterima perusahaan. Maka proses interview harus dijalankan dengan seksama. Oleh karena itu, penulis memberikan saran berupa: a) Melakukan sosialisasi atau pertemuan (meeting) sebelumnya untuk menghindari adanya ketidakhadiran pihak user atau HR saat penjadwalan interview Pihak yang berwenang: Recruitment Specialist 8. Psikotest Proses tes merupakan kegiatan penilaian lebih teknis untuk kandidat yang telah dinyatakan lulus interview. Proses ini juga merupakan proses akhir dalam penilaian kandidat, sehingga kegiatan ini harus diawasi agar tidak menimbulkan kesalahan atau hambatan. Penulis memberi saran yaitu: a) Mengadakan sosialisasi terkait prosedur tes, penggunaan aplikasi tes dan peraturan lainnya sebelum kandidat menjalani tes agar terhindar dari kesalahan b) Menyediakan penyimpanan tersendiri (server) dalam hal penyimpanan hasil tes kandidat selama proses tes berlangsung c) Melakukan maintenance dan update berkala pada aplikasi penilaian tes (IST : PAPI Kostick) untuk memastikan kinerja sistem Pihak yang berwenang: Recruitment Specialist, IT Support 9. Job Offering Prosedur job offering merupakan proses kesepakatan dengan kandidat untuk bergabung dalam perusahaan. Dalam kegiatan ini, antara pihak perusahaan dan kandidat akan melakukan suatu kesepakatan yang tertulis dan dinamakan SPK (Surat Persetujuan Kerja) serta kandidat harus menyertakan data-data pribadi sebagai dokumen pelengkap. Untuk melancarkan proses kesepakatan, maka penulis memberi saran yaitu: a) Memberikan tenggang waktu penyerahan data-data agar dapat diproses lebih lanjut
121 b) Menyimpan data-data diri kandidat dalam safe deposit box c) Proses kesepakatan diawasi oleh manager departemen atau manager langsung agar terhindar dari kesalahan penyampaian informasi Pihak yang berwenang: Manager HR 10. Pembuatan PCN (Personnel Change Notice) PCN merupakan aplikasi yang berisi data-data diri karyawan yang terintegrasi dalam SAP sehingga dapat sekaligus memperhitungkan gaji, bonus dan komisi karyawan, mencatat kehadiran karyawan dan mencatat fasilitas serta tunjangan yang didapat karyawan. Dalam pembuatan PCN, aplikasi harus dapat diandalkan dalam menyajikan informasi sehingga penulis memberi saran berupa: a) Maintenance secara rutin pada aplikasi PCN untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik b) Adanya validasi pada setiap inputan data karyawan c) Menerapkan otorisasi oleh manager setelah proses penginputan data Pihak yang berwenang: IT Support, Payroll Staff, Manager HR