BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT ABC

Transkripsi

1 BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT ABC IV.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Tahap survei pendahuluan merupakan tahap awal yang harus dilaksanakan oleh seorang auditor dalam melaksanakan audit operasional dalam menilai aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu unit bisnis. Tujuan dari dilaksanakannya tahap survei pendahuluan ini adalah untuk mendapatkan berbagai informasi umum dan latar belakang bidang usaha yang dijalankan oleh klien auditor dalam waktu yang relatif singkat, agar dapat diperoleh pengetahuan dan gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan. Setelah pengumpulan informasi umum mengenai auditee diperoleh maka auditor dapat mengidentifikasikan berbagai kelemahan di dalam perusahaan auditee untuk dijadikan tentative audit objektif (TAO) atau sasaran audit sementara. Prosedur audit yang penulis gunakan dalam memperoleh data agar dapat diketahui kegiatan operasional auditee yang potensial mengandung kelemahan sehingga dapat diidentifikasikan sebagai temuan diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Observasi merupakan langkah awal yang dilaksanakan penulis dalam memperoleh informasi mengenai latar belakang kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan menyaksikan secara langsung segala aktivitas 56

2 kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas operasional SDM yang dijalankan oleh divisi HRD pada PT ABC. 2. Wawancara dengan pihak yang berwenang dimana penulis melaksanakan wawancara kepada 3 karyawan yang bekerja pada PT ABC diantaranya : Kepala divisi HRD, staf divisi HRD dan Kepala divisi administrasi. Hasil dari wawancara tersebut penulis mendapat data yang akurat karena diperoleh dari pihak pihak yang telah lama bekerja di PT ABC dan selain itu ada beberapa kegiatan yang tidak didapat diperoleh dalam observasi kemudian dilengkapi melalui prosedur wawancara ini. 3. Kuesioner atau mengajukan daftar pertanyaan kepada pihak pihak yang terkait dengan kegiatan SDM perusahaan yang akan diperiksa oleh penulis hingga dapat diidentifikasikan menjadi temuan. Pada langkah ini keterangan yang diperoleh lebih terinci, berdasarkan data yang diperoleh dari pencatatan langsung melalui observasi sesuai dengan keadaan disertai dengan berbagai pertanyaan yang belum diajukan dalam wawancara atau mengajukan ulang pertanyaan yang telah diajukan dalam wawancara guna mengakuratkan keterangan yang diperoleh karena sasaran yang dituju dalam kuesioner ini tidak hanya orang orang pada divisi tertentu tetapi melainkan dari berbagai divisi yang ada dalam PT ABC (lihat lampiran pada L1 s/d L10). Melalui prosedur audit yang digunakan penulis pada tahap survei pendahuluan ini maka penulis memperoleh informasi sebagai berikut : 1. Struktur organisasi perusahaan beserta uraian tugas dari masing masing divisi. 57

3 2. Kebijakan dan prosedur yang dikeluarkan oleh perusahaan beserta pelaksanaannya. 3. Sistem rekruitmen, sistem pengupahan beserta tunjangan yang diberikan, sistem cuti, sistem absensi yang dilaksanakan perusahaan, sistem PHK dan lain lain. 4. Dokumen - dokumen yang digunakan mulai dari proses penerimaan karyawan, karyawan tersebut bekerja sampai dengan PHK. Hasil dari tahap survei pendahuluan yang bersifat tentative audit objektif yang penulis peroleh dari observasi, wawancara dan pengisian kuesioner adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi beserta uraian posisi jabatan dan job description secara tertulis telah ada namun dalam praktiknya job description hanya diberikan secara lisan. 2. Dalam merekrut karyawan baru perusahaan belum memiliki perencanaan tenaga kerja hanya berdasarkan permintaan dari masing masing divisi yang membutuhkan tenaga kerja. 3. Jika perusahaan membutuhkan tenaga kerja lebih mengutamakan pelamar dari dalam perusahaan melalui referensi dari karyawan yang telah bekerja pada PT ABC. 4. Perusahaan belum menerapkan medical check up (tes kesehatan) untuk karyawan baru. 5. Sistem absensi yang diciptakan perusahaan belum cukup efektif dalam mencegah karyawan melaksanakan kecurangan dalam hal penitipan absen. 58

4 6. Setiap karyawan tidak diwajibkan untuk mengambil hak cuti tahunannya dan jika tidak diambil karyawan tidak memperoleh sejumlah bonus sebagai ganti atas hak cutinya. 7. Perusahaan belum memiliki peraturan tertulis dan tidak ada sistem yang mengatur pelaksanaan mengenai kerja lembur. 8. Penghargaan bagi karyawan yang bekerja dengan rajin dan loyal terhadap perusahaan hanya berlaku bagi Kepala divisi. 9. Pelaksanaan program pelatihan yang seringkali terjadi hanya berbentuk pengarahan secara lisan dari masing masing Kepala divisi. 10. Perusahaan belum melaksanakan hari dan waktu kerja sesuai dengan kebijakan yang dikeluarkan oleh perusahaan. 11. Perusahaan belum memiliki tindak lanjut atas penilaian kinerja karyawan. 12. Sistem rotasi jabatan hanya berlaku bagi karyawan yang belum menguasai keahlian yang ditekuninya saat itu. 13. Perusahaan belum memiliki kebijakan yang mengatur dilaksanakannya promosi jabatan. 14. Perusahaan belum memiliki kebijakan yang mengatur dilaksanakannya jenjang karier. 15. Perusahaan belum melaksanakan pendataan secara periodik mengenai besarnya tingkat perputaran karyawan yang masuk dan keluar pada PT ABC. 59

5 IV.2. Penelaahan Dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen Sistem pengendalian manajemen adalah ilmu yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi yang terkoordinir untuk mengamankan harta, menjaga data agar terjamin keandalan laporan yang dihasilkan, meningkatkan efisiensi, efektivitas dan kehematan dalam operasi serta mendorong ditaatinya kebijakan dan peraturan. Proses utama dari sistem pengendalian manajemen adanya keselarasan tujuan antara perusahaan dengan masing masing individu yang bekerja diperusahaan tersebut guna memotivasi setiap karyawan yang bekerja diperusahaan dengan mendeteksi pelaksanaan proses kinerja yang salah dan tidak teratur secara baik. Tujuan dari penelaahan dan pengujian atas SPM adalah untuk mendapatkan bukti bukti mengenai kriteria, sebab dan akibat dari tentative audit objektif dengan melakukan pengetesan terhadap transaksi transaksi yang berkaitan dengan SPM serta memastikan bahwa bukti yang diperoleh benar benar kompeten. Berdasarkan bukti bukti tersebut auditor dapat menentukan apakah tentative audit objektif dapat dijadikan sebagai firm audit objektif. Proses pengendalian manajemen yang diuji oleh penulis pada PT ABC : 1. Informasi mengenai kegiatan SDM yang dikendalikan divisi HRD. 2. Kebijakan dan prosedur yang dikeluarkan oleh direktur PT ABC dijadikan sebagai perangkat pengendalian. 3. Pembandingan antara kegiatan SDM dengan kebijakan yang tertulis untuk mengidentifikasikan berbagai bentuk penyimpangan. 4. Mencari pengubahan perilaku atas penyimpangan yang telah terjadi agar penyimpangan dapat diatasi dan tidak terjadi lagi. 60

6 Hasil penelaahan dan pengujian atas SPM yang dapat menentukan tentative audit objektif diatas yang dapat dijadikan sebagai firm audit objektif dimana penulis menggunakan pengujian SPM tersebut berdasarkan teoritis menurut COSO, diantaranya : 1. Lingkungan pengendalian yang mempengaruhi kesadaran pengendalian orang orangnya dalam suatu organisasi dimana bentuk bentuk penyimpangan yang terjadi sebagai berikut : a. Job description hanya diberikan secara lisan yang bertentangan dengan penetapan wewenang dan tanggung jawab dimana sumber daya yang tersedia untuk melaksanakan tugas tidak mengetahui lingkupnya secara terinci. b. Merekrut karyawan baru perusahaan belum memiliki perencanaan, belum ada tindak lanjut atas penilaian kinerja karyawan, sistem rotasi jabatan yang bertentangan dengan kebijakan dan praktik SDM dimana praktik yang baik mencakup kebijakan yang dikembangkan dan dikomunikasikan kepada para pemakainya. 2. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang menjamin arahan manajemen dilaksanakan dimana bentuk bentuk penyimpangan yang terjadi sebagai berikut : a. Sistem absensi yang belum cukup efektif dalam mencegah karyawan melaksanakan penitipan absen yang bertentangan dengan pengendalian pemrosesan informasi. b. Setiap karyawan tidak diwajibkan mengambil hak cuti tahunan, belum memiliki peraturan tertulis mengenai kerja lembur, melaksanakan hari dan 61

7 waktu kerja tidak sesuai dengan kebijakan, tidak memiliki kebijakan yang mengatur dilaksanakannya promosi jabatan beserta jenjang karier yang bertentangan dengan review kinerja. IV.3. Pengembangan Temuan Dalam Manajemen SDM Temuan merupakan kegiatan yang tidak seharusnya terjadi dalam suatu sistem. Sumber informasi dari temuan dapat diperoleh dari kegiatan efektivitas secara keseluruhan dari setiap program manajemen SDM kemudian dianalisis untuk mengidentifikasikan tindakan korektif yang diperlukan dan personil yang cocok melaksanakannya. Berdasarkan tahap survei pendahuluan disertai dengan tahap penelaahan dan pengujian atas SPM pada PT ABC maka diketahui adanya beberapa temuan penyimpangan yang terjadi pada PT ABC dan akan dibahas sebagai berikut : IV.3.1. Merekrut Karyawan Baru Perusahaan Belum Memiliki Perencanaan Tenaga Kerja Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan prosedur permintaan karyawan dimana dalam merekrut karyawan baru perusahaan belum memiliki perencanaan tenaga kerja hanya berdasarkan permintaan dari masing masing divisi yang membutuhkan tenaga kerja. Seharusnya perusahaan membuat program perencanaan SDM dalam merekrut karyawan baru yang dibutuhkan perusahaan (Hasibuan, h.276) 62

8 Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa perencanaan SDM membutuhkan biaya yang cukup besar dalam pelaksanaannya serta dibutuhkan orang orang yang memiliki keahlian dalam meramalkan besarnya jumlah karyawan yang akan diperkirakan untuk dianggarkan setiap tahunnya. Akibatnya sering terjadi karyawan baru yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat diperoleh dengan mudah sehingga pekerjaan menjadi semakin banyak dengan sumber daya yang minim. Sebaiknya perusahaan memilih salah satu diantaranya 2 metode perencanaan SDM yang dianggap fleksibel dalam membuat program perencanaan SDM (Hasibuan, h.277) IV.3.2. Pengaturan Waktu Kerja Antara Kebijakan Dengan Praktiknya Tidak Sejalan Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan prosedur hari kerja dan waktu kerja dimana dalam praktik yang terjadi di perusahaan seringkali ketika hari libur atau hari besar digunakan sebagai waktu kerja. Pengaturan waktu kerja antara kebijakan dengan praktiknya tidak sejalan. Seharusnya perusahaan mengikuti kebijakan tertulis yang telah dikeluarkan perusahaan berdasarkan ketentuan peraturan UU No. 13 tahun 2003 berdasarkan paragraf 4 pasal 77 ayat 2. Kondisi tersebut disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa para karyawan yang bekerja di PT ABC harus menanamkan nilai 63

9 nilai perusahaan di dalam dirinya sendiri. Isi dari nilai nilai perusahaan yang diharapkan diantaranya : tanggung jawab dan setia terhadap perusahaan. Jadi ketika hari libur karyawan diharuskan masuk kerja karena pekerjaan yang belum selesai sebagai bentuk loyalitas terhadap perusahaan. Akibatnya para karyawan akan merasa jenuh dengan aktivitas sehari hari di kantor tanpa adanya waktu istirahat yang memadai guna mengurangi tingkat stres dalam menghadapi pekerjaannya. Tingkat stres memuncak maka kinerja yang dihasilkan oleh para karyawan tidak maksimal dan tujuan perusahaan sulit tercapai sehingga pelaksanaan waktu kerja yang efisien dan ekonomis seringkali terabaikan. Sebaiknya perusahaan membenahi kembali pengaturan waktu kerja yang telah ada dengan menerapkan kebijakan tertulis yang telah ada berdasarkan UU No. 13 tahun 2003 jadi sesuai antara kebijakan yang dikeluarkan dengan praktik yang terjadi di perusahaan. Jika waktu yang telah diberikan tidak mendukung para karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya dapat disediakan waktu lembur dan apabila waktu lembur tidak mencukupi juga sebaiknya perusahaan menambah jumlah karyawan yang telah ada di perusahaan guna menghindari pemborosan waktu. 64

10 IV.3.3. Perusahaan Belum Memiliki Kebijakan yang Mengatur Waktu Lembur Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan prosedur waktu lembur dimana perusahaan belum memiliki peraturan tertulis dan tidak ada sistem yang mengatur pelaksanaan mengenai kerja lembur. Seharusnya perusahaan membuat kebijakan yang mengatur waktu lembur yang berdasarkan ketentuan peraturan UU No. 13 tahun 2003 berdasarkan pasal 78. Kondisi tersebut disebabkan karena perusahaan menganggap waktu lembur dan upah lembur tidak diperlukan perusahaan dengan menggunakan hari libur sebagai waktu tambahan dalam bekerja dan upah bulanan yang diterima karyawan telah cukup memadai tanpa pemberian upah lembur Akibatnya seringkali terjadinya pemborosan waktu dalam bekerja serta para karyawan kurang termotivasi menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan yang mengatur waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan lembur. (Hasibuan, h.135) 65

11 IV.3.4. Proses Pelaksanaan Kerja Dimana Job Description Diberikan Secara Lisan Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan proses pelaksanaan kerja bagi karyawan baru dimana job description diberikan hanya secara lisan dan bentuk tertulis hanya sebagai arsip bagi Kepala divisi. Seharusnya job description secara tertulis yang telah dibuat oleh masing masing Kepala divisi diberikan secara lisan dan tertulis kepada karyawan yang baru direkrut oleh perusahaan, agar setiap karyawan tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. (Hasibuan, h.36) Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa job description secara tertulis hanya sebagai arsip bagi tiap - tiap Kepala divisi. Job description dibuat dan dijadikan arsip oleh Kepala divisi tanpa campur tangan divisi HRD jadi pemberitahuan mengenai job description seorang karyawan baru cukup dilakukan secara lisan pada saat ia diterima di perusahaan. Akibatnya seringkali terjadi kesalahan prioritas pelaksanaan tugas dari masing masing karyawan terutama karyawan baru dimana tugas yang penting seharusnya dilaksanakan terlebih dahulu tidak dilaksanakan. Pembebanan tugas yang tidak seimbang akan seringkali terjadi dimana karyawan yang baru sibuk mengerjakan berbagai macam tugas dan karyawan yang lama hanya mengerjakan satu tugas saja, 66

12 sehingga karyawan baru pada umumnya hanya menunggu instruksi dari atasannya baru melaksanakan tugasnya. Sebaiknya Kepala HRD ikut berperan serta dalam menyusun job description secara tertulis yang telah dibuat oleh masing masing Kepala divisi sehingga Kepala HRD dapat mengerti maksud dan tujuan dari job description secara tertulis tersebut serta mensosialisasikannya kepada karyawan baru. Job description yang diberikan haruslah jelas dan mudah dipahami (Hasibuan, h.37) IV.3.5. Sistem Rotasi Jabatan Hanya Berlaku Bagi Karyawan yang Belum Menguasai Keahlian yang Ditekuninya dan Perusahaan Belum Memiliki Kebijakan yang Mengatur Promosi Jabatan Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan proses pelaksanaan rotasi kerja dimana perpindahan posisi jabatan hanya berlaku bagi karyawan yang belum menguasai keahlian di bidang yang ditekuninya saat itu dan perusahaan belum memiliki kebijakan yang mengatur dilaksanakannya promosi jabatan. Seharusnya dalam perpindahan posisi jabatan perusahaan didasarkan atas metode ilmiah. (Hasibuan, h.116) Kondisi tersebut disebabkan karena perusahaan menganggap prioritas perpindahan posisi jabatan diutamakan bagi karyawan yang kesulitan bekerja di bidang yang sedang ditekuninya saat itu karena karyawan tersebut tidak memiliki keahlian tetapi dilain bidang karyawan tersebut memiliki keahlian yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. 67

13 Akibatnya para karyawan yang memiliki keahlian yang lebih tidak dapat menonjolkan kemampuannya karena hanya berada pada posisi jabatan yang sama dari tahun ke tahun. Selain itu motivasi kerja para karyawan lama akan menurun secara otomatis karena pekerjaan yang monoton. Tindakan kecurangan juga dapat terjadi bagi karyawan yang telah lama disatu posisi karena tidak ada pihak lain yang ikut ambil bagian melalui rotasi kerja. Sebaiknya perusahaan membuat 2 program pelaksanaan perpindahan posisi jabatan, diantaranya : mutasi cara horizontal dan vertikal. (Hasibuan, h ) Pedoman yang digunakan untuk mempromosikan karyawan adalah pengalaman, kecakapan, kombinasi pengalaman dan kecakapan. (Hasibuan, h.123) IV.3.6. Perusahaan Belum Memiliki Kebijakan yang Mengatur Jenjang Karier dan Tidak Ada Tindak Lanjut Atas Penilaian Kinerja Karyawan Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan proses pelaksanaan jenjang karier dimana perusahaan belum memilikinya serta tidak adanya tindak lanjut atas penilaian kinerja para karyawan yang bekerja pada PT ABC. Seharusnya perusahaan mengadakan program jenjang karier guna membantu para karyawan merencanakan karier masa depan mereka 68

14 di perusahaan agar perusahaan dan karyawan yang bersangkutan dapat mengembangkan diri secara maksimum. (Hasibuan, h.77-78) Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa program jenjang karier hanya menambah jumlah biaya yang ada di perusahaan. Perusahaan juga beranggapan bahwa hanya dengan melaksanakan penilaian kinerja karyawan telah cukup tanpa perlu adanya program jenjang karier. Akibat jangka pendek motivasi karyawan menurun disebabkan karena adanya jabatan yang monoton, sehingga karyawan tidak mengetahui secara pasti kelemahan kelemahan yang ada pada dirinya dimana perusahaan tidak memiliki karyawan yang menduduki posisi jabatan yang tepat. Akibat jangka panjang tujuan yang hendak dicapai antara perusahaan dengan karyawan tidak dapat berjalan secara selaras. Sebaiknya perusahaan menciptakan cara cara yang praktis dan efektif dalam menilai program jenjang karier. Jadi program jenjang karier yang telah dibuat oleh perusahaan dinilai berdasarkan kemampuan dan potensi pribadi karyawan itu sendiri tanpa dipengaruhi oleh faktor apa pun seperti penilaian secara subjektif oleh atasannya. (Hasibuan, h.106) IV.3.7. Sistem Absensi yang Diciptakan Perusahaan Belum Cukup Efektif Dalam Mencegah Terjadinya Kecurangan Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan prosedur absensi dimana proses pelaksanaan absensi yang telah terkomputerisasi dilaksanakan oleh masing masing karyawan 69

15 belum memiliki password serta tanpa adanya pengawasan dari pihak yang bertanggung jawab sehingga kecurangan dalam hal penitipan absensi dapat terjadi sedangkan operator hanya bertugas mengaktifkan program aplikasi absensi. Seharusnya perusahaan memberikan wewenang kepada operator yang bertugas mengaktifkan program aplikasi absensi untuk mengawasi pelaksanaan absensi yang dilaksanakan karyawan ketika datang dan pulang kerja. Pengawas absensi juga harus memeriksa apakah jam masuk karyawan benar benar tercatat sesuai dengan waktu kehadirannya saat itu. Kondisi tersebut disebabkan karena perusahaan tidak menganggap penting karena perusahaan percaya pada kejujuran para karyawan yang bekerja di PT ABC. Selain itu perusahaan juga menganggap dengan kehadiran pengawas absensi akan mengakibatkan pemborosan tenaga kerja dan biaya. Akibatnya kecurangan dalam hal penitipan absensi seringkali dapat terjadi dikarenakan tidak adanya pengawasan. Sebaiknya perusahaan menerapkan sistem absensi menggunakan komputerisasi yang mengenal sidik jari para pegawai sebagai bukti yang tepat atas kehadiran karyawan tersebut. Sistem ini diharapkan mampu meningkatkan fungsi pengawasan absensi sehingga praktek penitipan absen dapat dihindari. 70

16 IV.3.8. Karyawan Tidak Diwajibkan Mengambil Hak Cuti Tahunan dan Tidak Memperoleh Sejumlah Bonus Sebagai Gantinya Kondisi temuan audit yang terjadi dalam kebijakan perusahaan sehubungan dengan prosedur libur atau cuti dengan mendapatkan upah dimana dalam praktik yang terjadi di perusahaan dalam pengajuan cuti tahunan tersebut harus mendapat persetujuan dari perusahaan dengan adanya kompensasi penggantian cuti ketika cuti diajukan, misalnya ketika hari sabtu hendak mengambil hak cutinya tetapi karyawan harus bekerja terlebih dahulu pada hari minggu guna menggantikan hari sabtu sebagai kompensasi cuti. Seharusnya perusahaan konsisten dengan kebijakan tertulis yang telah dikeluarkannya berdasarkan ketentuan aturan UU No. 13 tahun 2003 berdasarkan pasal 79. Jika hak cuti tahunan yang tidak diambil maka dinyatakan hangus. Hal ini disebabkan karena perusahaan hendak menggunakan sumber daya yang telah ada tanpa memperhatikan kapasitas pekerjaan yang ada di perusahaan dengan tenaga kerja yang digunakan. Akibatnya hak cuti tahunan yang menjadi hak para karyawan yang telah bekerja lebih dari 1 tahun tidak diberikan. Jika diberikan maka harus mendapat persetujuan dari perusahaan terlebih dahulu dengan kompensasi cuti sebelum hak cuti diberikan dengan menggantikan pengajuan cuti. Jadi sama seperti tidak memperoleh hak cuti seperti contoh yang telah dipaparkan diatas. 71

17 Sebaiknya perusahaan menerapkan praktik hak cuti tahunan sesuai dengan kebijakan tertulis yang telah dikeluarkan oleh perusahaan. Jika kapasitas pekerjaan yang ada di perusahaan tidak seimbang dengan tenaga kerja yang digunakan sebaiknya perusahaan mempertimbangkan penambahan jumlah karyawan yang telah ada. IV.4. Prosedur Audit Terinci Prosedur audit berisikan penjelasan mengenai bagaimana audit SDM dilaksanakan di suatu perusahaan berupa instruksi terinci untuk mengumpulkan jenis bahan bukti audit yang cukup dan kompeten harus diperoleh pada saat melaksanakan audit. Guna mendapatkan bukti yang kompeten dalam menilai aktivitas manajemen SDM agar dilaksanakan secara efisien dan efektif maka diterapkan tujuan dan prosedur audit yang dilakukan, antara lain sebagai berikut : IV.4.1. Perencanaan SDM Tujuan audit : Untuk memastikan perencanaan tenaga kerja yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar dilaksanakan secara efisien dan efektif dalam membantu terwujudnya tujuan perusahaan. Prosedur audit : 1. Minta proyeksi ramalan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja untuk masa 5 tahun yang akan datang. 2. Periksa jumlah tenaga kerja yang telah ada beserta kualifikasi karyawan apakah telah sesuai dengan proyeksi ramalan perencanaan SDM. 72

18 3. Lakukan pemeriksaan, apakah perencanaan SDM tersebut telah sejalan dengan rencana tujuan perusahaan. 4. Lakukan pemeriksaaan atas proses penyusunan proyeksi ramalan kebutuhan tenaga kerja dalam perencanaan SDM untuk masa kini. 5. Periksa apakah proyeksi tersebut dapat dijadikan sebagai pedoman dalam program penerimaan, pengembangan karyawan, pembudayaan, kompensasi, pemeliharaan dan pemberhentian. 6. Buat simpulan audit. IV.4.2. Penerimaan Tujuan audit : Untuk memastikan bahwa penambahan jumlah tenaga kerja yang diperlukan serta kualifikasi tenaga kerja yang dipersyaratkan telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan kebijakan tertulis perusahaan melalui proses perekrutan, seleksi dan penempatan. Prosedur audit : 1. Dapatkan kebijakan tertulis mengenai prosedur perekrutan yang dilaksanakan oleh perusahaan. 2. Analisis proses penyaringan dengan membuat urutan kualifikasi dari surat lamaran yang masuk. 3. Analisis proses wawancara yang dilaksanakan perusahaan dalam mengumpulkan data dan informasi yang signifikan tentang pelamar. 4. Analisis apakah langkah langkah seleksi yang telah dilakukan sesuai dengan prosedur dan kebutuhan perusahaan. 73

19 5. Dapatkan job spesification, job requirement dan job evaluation. 6. Analisis apakah proses perekrutan, seleksi dan penempatan karyawan didasarkan pada job spesification, job requirement dan job evaluation. 7. Dapatkan materi tes untuk proses seleksi karyawan. 8. Analisis tingkat kesulitan tes tersebut dengan posisi jabatan yang dilamar. 9. Dapatkan surat penawaran berdasarkan calon pelamar yang terpilih serta kapan waktu mulai bekerja. 10. Buat simpulan audit. IV.4.3. Pengembangan Karyawan Tujuan audit : Untuk memastikan bahwa kompetensi karyawan dapat dikembangkan secara terencana sesuai dengan rancangan pekerjaan dan rencana pengembangan usaha melalui pelatihan dan penilaian prestasi kerja karyawan agar dapat menjadi kekuatan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan baik di saat ini maupun di masa mendatang. Prosedur audit : 1. Dapatkan ketentuan program pelatihan yang dilaksanakan oleh perusahaan. 2. Periksa apakah rencana pengembangan usaha telah sesuai dengan program pelatihan yang dirancang dalam pengembangan SDM. 3. Lakukan evaluasi, apakah program pelatihan yang dirancang dalam pengembangan SDM telah dilaksanakan dengan baik. 74

20 4. Lakukan tanya jawab dengan karyawan secara sampling guna mengetahui pendapat mereka, apakah diperoleh manfaat setelah mengikuti program pelatihan. 5. Dapatkan ketentuan penilaian prestasi kerja yang dilaksanakan oleh perusahaan. 6. Periksa apakah penilaian prestasi kerja karyawan telah dilaksanakan secara berkala dari tahun ke tahun. 7. Lakukan evaluasi, apakah ada tindak lanjut dari hasil penilaian prestasi kerja karyawan yang selama ini telah dilaksanakan. 8. Buat simpulan audit. IV.4.4. Pembudayaan Tujuan audit : Untuk memastikan bahwa norma norma dan nilai nilai positif yang telah dipilih menjadi pedoman dan ukuran kepatuhan perilaku para anggota organisasi dalam menciptakan budaya perusahaan telah dilaksanakan oleh para anggotanya. Prosedur audit : 1. Dapatkan norma norma positif yang telah berlaku dalam perusahaan melalui peraturan kerja yang ada di perusahaan. 2. Lakukan tanya jawab dengan karyawan secara sampling untuk mengetahui apakah mereka mengerti dan dapat menemukan jawaban mengapa norma tersebut dipilih menjadi unsur budaya organisasi mengenai peraturan kerja yang dibuat oleh perusahaan. 75

21 3. Lakukan evaluasi apakah norma tersebut telah disepakati, disosialisasikan dan dikomunikasikan antara perusahaan dengan para anggotanya sampai dengan dipraktekkan secara konsekuen dan konsisten. 4. Lakukan tanya jawab secara acak dengan karyawan untuk mengetahui mengenai pandangan mereka terhadap norma yang menjadi unsur budaya organisasi mengenai peraturan kerja yang dibuat oleh perusahaan. 5. Analisis apakah proses tersebut dapat diteruskan sampai terbentuk kebiasaan dan karakter individu para anggotanya dan akhirnya menjadi karakter organisasi atau perusahaan. 6. Buat simpulan audit. IV.4.5. Kompensasi Tujuan audit: Untuk memastikan bahwa pembayaran upah per bulan beserta tunjangan tunjangan yang diberikan telah memadai serta memberikan kepuasan kepada semua pihak yang terkait di dalam perusahaan dan dapat memenuhi tingkat kebutuhan karyawan sesuai dengan posisi jabatannya. 76

22 Prosedur audit : 1. Dapatkan kebijakan tertulis mengenai peraturan tentang pemberian kompensasi kepada karyawan. 2. Periksa apakah besarnya ketentuan kompensasi yang dibuat telah sesuai antara aturan yang berlaku dengan ketentuan yang telah dikeluarkan oleh Departemen Tenaga Kerja. 3. Lakukan evaluasi, apakah aturan yang mengatur kompensasi tersebut telah dipraktekkan secara konsisten. 4. Periksa apakah penetapan tarif upah sesuai dengan standar yang ditetapkan dan tidak ada penyimpangan dalam penetapan tarif upah. 5. Periksa apakah gaji yang dibayarkan telah sesuai dengan jumlah karyawan yang aktif bekerja di perusahaan. 6. Bandingkan besarnya jumlah tarif upah dengan lamanya waktu lembur yang dilaksanakan oleh masing masing divisi yang telah diotorisasi dari tiap tiap Kepala divisi. 7. Lakukan analisis dasar penetapan tarif upah yang diterapkan oleh perusahaan. 8. Periksa secara sampling pelaksanaan kenaikan gaji karyawan. 9. Buat simpulan audit. 77

23 IV.4.6. Pemeliharaan Tujuan audit : Untuk memastikan adanya program kesejahteraan untuk meningkatkan kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan agar tetap mau bekerja sama sampai pensiun. Prosedur audit : 1. Lakukan tanya jawab dengan pihak manajemen perusahaan apakah perusahaan memiliki program kesehatan dan keselamatan kerja. 2. Lakukan konfirmasi kepada pihak yang dijadikan sebagai wadah dalam mendukung terciptanya program kesehatan dan keselamatan kerja, contohnya : Jamsostek serta minta keterangan mengenai ketentuan ketentuan yang harus dipenuhi sebagai anggota program tersebut. 3. Lakukan analisis apakah program kesehatan tersebut benar benar telah dilaksanakan dan cukup memadai guna meningkatkan kesejahteraan karyawan. 4. Lakukan tanya jawab secara sampling dengan karyawan apakah perusahaan telah menjalankan dan memberikan fasilitas kepada karyawan sehubungan dengan program kesehatan dan keselamatan kerja. 5. Dapatkan pendataan mengenai karyawan yang telah menggunakan fasilitas program kesehatan dan keselamatan kerja. 6. Buat kesimpulan audit. 78

24 IV.4.7. Pemberhentian Tujuan audit : Untuk mengetahui apakah kebijakan yang mengatur pemberhentian karyawan berdasarkan keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir dan program pensiun telah dijalankan dengan baik dan benar. Prosedur Audit : 1. Dapatkan kebijakan tertulis mengenai peraturan tentang prosedur pemberhentian karyawan. 2. Lakukan pemeriksaan, apakah pelaksanaan pemberhentian karyawan telah dijalankan sesuai dengan prosedur pemberhentian karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 3. Lakukan analisis mengenai jangka waktu proses pelaksanaan pemberhentian karyawan perusahaan apakah telah cukup memadai. 4. Dapatkan pendataan mengenai aktivitas perputaran jumlah karyawan yang masuk dan keluar setiap periode. 5. Buat simpulan audit. 79