PROJECT CHARTER RANCANG BANGUN SISTEM PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY OBJECTIVE

Transkripsi

1 PROJECT CHARTER RANCANG BANGUN SISTEM PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY OBJECTIVE Hastin Istiqomah N Nur Aini Maya Sari Lilia Puspasari Qoirul Bariah Ageng Yudha COMPANY NAME MY QUALITY SOFTWARE SURABAYA 15/MARET/2011

2 TABLE OF CONTENTS Executive Summary... 2 Project Purpose/Justification... 2 Business Need/Case...2 Business Objectives...3 Project Description... 3 Project Objectives and Success Criteria... 3 Requirements...4 Constraints...4 Assumptions...4 Preliminary Scope Statement...5 Risks... 5 Project Deliverables... 6 Summary Milestone Schedule... 6 Summary Budget... 6 Project Approval Requirements... 7 Project Manager

3 EXECUTIVE SUMMARY Dewasa ini dunia bisnis berkembang sangat pesat, hal itu ditandai dengan tingkat persaingan yang sangat keras sehingga menuntut semua organisasi bisnis untuk membuat rencana dalam menghadapi bisnis untuk membuat rencana dalam menghadapi tantangan bisnis dimasa yang akan datang, salah satu untuk menghadapi persaingan itu adalah mempunyai sumber daya yang berkualitas. PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION Karyawan merupakan sumber daya yang penting dalam sebuah perusahaan, untuk mencari sumber daya yang terbaik yaitu karyawan, perusahaan harus melakukan prosedur penerimaan dan seleksi karyawan. Agar bisa memenangkan persaingan didunia bisnis maka diperlukan sistem informasi yang mampu meminimalkan waktu dan biaya dalam melalukan prosedur penerimaan dan seleksi karyawan, melakukan seleksi penerimaan karyawan dan seleksi karyawan tanpa adanya metode, seperti bersaing tanpa strategi, oleh karena itu untuk melakukan proses itu dibutuhkan sebuah metode yang digunakan dalam penyelesaian masalah penerimaan dan seleksi karyawan, metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah metode managemen by obyektive. Business Need/Case Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective telah dibuat untuk menangani peroses penerimaan dan seleksi pegawai agar mendapatkan hasil yang berkualitas dan sesuai dengan metode yang digunakan. Biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk menangani proses penerimaan karyawan nantinya akan berkurang dari yang semula di lakukan secara manual sekarang beralih ke suatu sistem informasi, hal tersebut dikarenakan adanya sistem yang mampu mengurangi sumber daya manusia dan mengurangi biaya untuk pembuatan dokumen. 2

4 Business Objectives Tujuan dari system Sistem Indomasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Managemen By Objective (MBO) ini adalah sebagai berikut: - Bagaimana merancang dan membangun sebuah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Managemen By Objective (MBO) - Bagaimana merancang dan membangun system informasi yang mampu meminimalkan biaya dan waktu dalam melakukan proses penerimaan dan seleksi pegawai dari awal hingga akhir proses - Dapat membuat laporan calon karyawan yang sudah diseleksi dengan metode management by obyektive yang mempermudah bagian kepegawaian dalam membuat keputusan terbaik PROJECT DESCRIPTION Project ini dibangun dengan tujuan untuk membuat suatu Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective, yang nantinya pemakai dari sistem ini adalah bagian HRD. Karena dalam kegiatan perekrutan dan seleksi dilakukan oleh bagian HRD. Keluaran dari sistem ini nantinya adalah berupa laporan hasil pegawai yang lulus semua tes sesuai jabatan yang dibutuhkan. Sehingga kinerja perusahaan tetap terjaga dengan baik karena dengan adanya SDM yang bermutu maka peluang untuk memenangkan persaingan dengan perusahaan lainnya sangat besar Project Objectives and Success Criteria Untuk mencapai tujuan dan memperoleh kesuksesan dalam proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective maka, perlu diloakukan, beberapa hal berikut ini: 1. Melakukan analisa permasalahan secara tepat. 2. Melakukan analisa kebutuhan sesuai permintaan perusahaan. 3

5 Requirements Dalam merealisasikan proyek ini, ada beberapa acuan dasar yang harus diperhatikan oleh bagian HRD. Beberapa acuan dasar tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV) Surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV) adalah kebutuhan wajib yang harus ada, karena data yang diambil oleh HRD adalah dari surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV) calon pegawai tersebut. 2. Data kebutuhan pegawai Dalam data kebutuhan pegawai ini berisi mengenai daftar jabatan yang sedang kosong dan harus segera diisi pegawai. Sehingga denga adanya daftar tersebut, bagian HRD bisa segera melakukan penerimaan pegawai Constraints Dokumen ini meliputi segala aspek kebutuhan serta gambaran umum proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Proyek tersebut meliputi proses seleksi dan penerimaan yang disesuaikan dengan kebutuhan tiap-tiap jabatan pada perusahaan. Setelah semua proses selesai, nantinya sistem akan memberikan informasi kepada pihak HRD berupa laporan hasil seleksi tes para pelamar yang memenuhi syarat. Dokumen ini tidak membahas mengenai keamanan sistem. Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh pihak kepegawaian pada saat pelamar memasukkan surat lamarannya pada perusahaan. Assumptions Asumsi yang ada pada proses perencanaan yang telah dibuat dalam proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective tersebut adalah: a. Proyek tidak akan berubah dalam lingkup b. sumber daya teridentifikasi akan tersedia atas permintaan c. Pendanaan Disetujui akan tersedia atas permintaan 4

6 d. Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh staff HRD pada saat pelamar menyerahkan data diri / curriculum vitae pada staff HRD. e. Kepala HRD hanya mempunyai kewenangan untuk melakukan penerimaan kepada calon pegawai yang lulus seleksi sedangkan hasil dari seleksi tersebut berupa laporan dari sistem yang sudah diinputkan oleh staff HRD yang bertindak sebagai admin. Preliminary Scope Statement Proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development, implementation, testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai ini diuji dan digunakan di seluruh organisasi, semua dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat. RISKS Semua proyek memiliki beberapa bentuk risiko yang melekat. Pada bagian ini berisi daftar resiko yang telah di list oleh tim proyek. Risiko berikut untuk proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective telah teridentifikasi. Manager proyek akan menentukan strategi penghindaran yang sesuai untuk meminimalkan kemungkinan risiko tersebut: - Resiko pada kesalahan estimasi cost, yang mengakibatkan kerugian proyek - Rapat tim yang tidak sesuai jadwal akan mengakibatkan integrasi kelangsungan proyek buruk. 5

7 PROJECT DELIVERABLES Point-point berikut ini harus dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective. Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek. - Memberi solusi ketika terjadi eror program, selama proses maintenance masih berlangsung di perusahaan. - Memberikan dokumen baru apabila terjadi perubahan pada proses development nantinya. SUMMARY MILESTONE SCHEDULE Ringkasan Proyek Jadwal Milestone disajikan di bawah ini. Sebagai persyaratan yang lebih jelas jadwal ini dapat dimodifikasi. Setiap perubahan akan dikomunikasikan melalui pertemuan status proyek oleh manajer proyek. Milestone Schedule Project Milestone Target Date (mm/dd/yyyy) Project Start 14/03/2011 Complete Solution Design 28/03/2011 Acquire Hardware and Software 04/04/2011 Complete Solution Simulation with New Hardware/Software 11/04/2011 Complete Solution Simulation and Testing 10/05/2011 Deploy Solution 20/05/2011 Project Complete 31/05/2011 SUMMARY BUDGET Tabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang direncanakan dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. 6

8 Budget Project Component Component Cost Personnel Resources Rp Hardware Rp Software and Licensing Rp Total Rp PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS Sukses untuk proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective akan tercapai ketika sebuah Sistem informasi penerimaan menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan dalam waktu dan kendala biaya yang ditunjukkan dalam dokumen ini. Sukses akan ditentukan oleh Sponsor Proyek, Yoppy Mirza Maulana, S.Kom, yang juga akan kuasa penyelesaian proyek. PROJECT MANAGER Project Manager selama Proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective ini di pegang oleh Hastin Istiqomah. Tanggung jawab Hastin dalam proyek ini adalah untuk mengelola seluruh tugas-tugas proyek ini semua, penjadwalan, dan komunikasi mengenai proyek kami yaitu Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai. Timnya, yang terdiri dari analis dan desain, programer, testing, dokumentasi. Hastin akan mengkoordinasikan semua kebutuhan sumber daya melalui departemen HRD. Hastin berwenang untuk menyetujui semua pengeluaran anggaran sampai dengan, dan termasuk, jumlah anggaran yang dialokasikan. Setiap dana tambahan harus diminta melalui Sponsor Proyek, Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Hastin akan menyediakan laporan update mingguan untuk Sponsor Proyek. 7

9 Approved by the Project Sponsor: Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Date: 15/Maret