1 BAB I PENDAHULUAN Pengadilan Tata Usaha Negara berkedudukan di Ibukota Provinsi dan daerah hukumnya meliputi wilayah Kabupaten / Kota dari Propinsi tersebut. Pembentukan kantor Pengadilan Tata Usaha Negara baru dibentuk dengan Keputusan Presiden. Keberadaan Pengadilan Tata Usaha Negara Padang sebagai salah satu wadah untuk mencari Keadilan bagi seluruh warga Negara Indonesia, telah menjalankan perannya di bidang Yudisial hal ini sejalan dengan Pasal 10 ayat (2) Undang-Undang No. 4 Tahun 2004 tentang Kekuasaan Kehakiman menetapkan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya merupakan salah satu Pelaku Kekuasaan Kehakiman. Badan Peradilan yang berada dibawah Mahkamah Agung meliputi Peradilan Umum, Peradilan Agama, Peradilan Militer dan Peradilan Tata Usaha Negara. Dalam kedudukan tersebut Pengadilan Tata Usaha Negara secara tekhnis memeriksa, memutus dan menyelesaikan Sengketa Tata Usaha Negara sesuai dengan kewenangannya, berdasarkan pasal 47 jo pasal 50 Undang-Undang No. 5 Tahun 1986 yang telah mengalami perobahan dengan Undang-Undang No. 51 Tahun 2009. Dalam menjalankan tugas tersebut tentu harus adanya pertanggungjawaban baik pada pemerintah maupun kepada masyarakat yaitu dalam bentuk laporan tahunan. Laporan tahunan ini dibuat sesuai Surat Sekretaris MARI No. 315-1/SEK/KU.01/11/2014 tertanggal 7 November 2014 perihal Penyusunan laporan tahunan 2014 dan surat Ketua PT.TUN Medan No.W1- TUN/982/UM.00/11/2014 tertanggal 24 November 2014 tentang Laporan tahunan. Pengadilan Tata Usaha Negara Padang sebagai Pengadilan Tingkat Pertama dalam tahun 2014 ini telah menjalankan / melaksanakan apa yang telah di gariskan sesuai dengan komitmen bersama dalam menjalankan aktifitas Pengadilan. Untuk itu telah ditentukan hal-hal pendukung yakni sebagai berikut : A. Kebijakan Umum Peradilan Dalam pembuatan kebijaksanaan telah ditentukan adanya peraturan-peraturan bagi Interen Pengadilan Tata Usaha Negara Padang dimana masing-masing sebagai pemegang kebijaksanaan baik dari Ketua Pengadilan maupun Panitera dan Pejabat Struktural dibawahnya menjalankannya sesuai koridor dan ketentuan yang mana juga harus berpedoman kepada
2 peraturan yang dikeluarkan Mahkamah Agung RI. Pertanggungjawaban tersebut tentunya harus ada laporan dalam bentuk bertingkat dari bawah keatas. Kebijaksanaan menjadi komitmen bersama telah dilaksanakan dengan baik oleh semua unsur Pengadilan Tata Usaha Negara Padang dari Ketua, Hakim, Panitera sampai Pejabat Struktural dan semua pegawainya. Laporan tahunan Pengadilan Tata Usaha Negara Padang akan memberikan gambaran gambaran tentang kebijaksanaan yang telah ada mengenai reformasi birokrasi dari struktur organisasi yang ada karena SDM yang ada di Pengadilan Tata Usaha Negara Padang masih terfokus pada satu titik yang baku yang telah ada dalam petunjuk Bindalmin dari Mahkamah Agung RI sehingga penerapan sebahagian dari struktur organisasi harus ada yang direformasi demi terlaksananya kinerja yag baik dilingkungan Pengadilan Tata Usaha Negara Padang dan semuanya tergantung kebijakan dari Mahkamah Agung. B. Visi dan Misi Visi dan Misi dalam suatu instansi menjadi acuan, pedoman dan target dalam mencapai suatu tujuan. Pengadilan Tata Usaha Negara Padang mempunyai visi dan misi sebagai berikut : VISI : Terwujudnya Badan Peradilan Tata Usaha Negara yang Agung Melalui visi ini, Badan Peradilan Tata Usaha Negara mejadi sebagai lembaga yang di hormati, sesuai yang diinginkan Mahkamah Agung Republik Indonesia, dimana didalamnya di kelola oleh hakim dan pegawai yang memiliki kemuliaan dan kebesaran serta keluhuran sikap dan jiwa dalam melaksanakan tugas pokoknya yaitu memutus perkara. Untuk memperjelas pencapaian visi tersebut, Badan Peradilan Tata Usaha Negara Padang mempunyai : MISI : - Menjaga kemandirian badan peradilan Tata Usaha Negara. - Memberikan pelayanan hukum yang berkeadilan kepada pencari keadilan. - Meningkatkan kualitas kepemimpinan badan peradilan. - Meningkatkan kredibilitas dan transparansi badan peradilan. C. RENSTRA
3 C. Rencana Strategis Pengadilan Tata Usaha Negara Padang memiliki keyakinan bahwa keempat pilar misi ini akan membawa pada visi yang telah di tetapkan oleh Mahkamah Agung Republik Indonesia. Untuk tidak terjadi kesalahan penerapan informasi, dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang ada di Pengadilan Tata Usaha Negara Padang di perlukan adanya : Peningkatan manajemen dan kepemimpinan badan peradilan Peningkatan sumber daya manusia, material dan keuangan Memiliki manajemen informasi yang menjamin akuntabilitas, kredibilitas dan transparansi Peningkatan pengelolaan sarana dan prasarana dalam rangka mendukung lingkungan kerja yang aman, nyaman dan kondusif bagi penyelenggara peradilan Peningkatan berorientasi pada pelayanan publik yang prima. BAB II...
4 BAB II STRUKTUR ORGANISASI (TUPOKSI) Pada Pengadilan Tata Usaha Negara Padang telah ada suatu struktur organisasi sesuai dengan Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor : 5 Tahun 1996. masing-masing merupakan bagian yang tidak terpisahkan untuk jalannya kegiatan di Pengadilan. Organisasi Pengadilan Tata Usaha Negara terdiri dari Pimpinan Pengadilan Tata Usaha Negara seorang Ketua dan seorang Wakil Ketua, Para Hakim, Panitera, Sekretaris, Wakil Panitera, Wakil Sekretaris, Panmud Perkara, Panmud Hukum, Kasubbag Kepegawaian, Kasubbag Keuangan, Kasubbag Umum, Panitera Pengganti dan Juru Sita. Dimana Panitera Pengadilan merangkap sebagai seorang sekretaris Pengadilan. Di Pengadilan Tata Usaha Negara Padang untuk posisi jabatan Juru Sita definitif belum ada, karena belum ada kebijakan dari Mahkamah Agung Republik Indonesia untuk pengangkatan juru sita defitif pada pengadilan tata usaha negara dan baru ada 1 (satu) orang Juru Sita Pengganti. Untuk lebih jelasnya dibawah ini akan diterangkan bagan Stuktur Organisasi Pengadilan Tata Usaha Negara Padang sebagai berikut : BAGAN
5 BAGAN ORGANISASI PENGADILAN TATA USAHA NEGARA PADANG H A K I M 1. BAHERMAN, SH 2. FAISAL ZAD, SH 3. SELVI RUTHYARODH, SH 4. GANDA KURNIAWAN, SH 5. AKHDIAT SASTRODINATA, SH 6. M. YUNUS TAZRYAN, SH 7. AGUS ABDUR RAHMAN, SH, MH 8. MOHAMAD YUSUP, SH 9. MUHAMMAD AFIF, SH 10. HARI PURNOMO, SH 11. LIZAMUL UMAM, SH WAKIL PANITERA ENIWAR, SH. KETUA GURUH JAYA SAPUTRA, SH, MH WAKIL KETUA PANITERA / SEKRETARIS H. NOFIARDI NASIR, SH WAKIL SEKRETARIS MARDIUS SEPTIADI, SH. PANITERA MUDA PERKARA PANITERA MUDA HUKUM SUB. BAG. KEPEGAWAIAN SUB. BAG. KEUANGAN SUB. BAG. UMUM ASMANIDAR, SH H. MUZAKIR UMAR, SH YARDAM, SH. DESNI, B ABDIL BAHRI JURU SITA PENGGANTI 1. JEMBRIL SAUJA PANITERA PENGGANTI 1. DEFITRI, S.Sos. 2. INAYATI, AS, SH. 3. M. YAMIN, SH. 4. YUNETA, SH. 5. MARTALINDA, SH. 6. ARISMAN, SH. 7. SYAFRIL, SH. 8. BOBY HIDAYAT, SH. 9. DARMAN S, SH KETERANGAN GARIS KOORDINASI GARIS TANGGUNG JAWAB
A. Standart Operasional Prosedur ( SOP ) 6 Pengadilan Tata usaha Negara Padang mempunyai Standart Operasional Prosedur ( SOP ) pada masing-masing bagian, sebagai berikut : - Pimpinan Pengadilan K E T U A 1. Membuat penetapan dismissal berdasarkan pasal 62 ayat (1) ; 2. Mengucapkan penetapan tersebut dalam rapat permusyawaratan (bukan dalam persidangan) ; 3. Membuat penetapan tentang penunjukan majelis hakim untuk memeriksa dan memutuskan dengan acara yang singkat pasal 62 ayat (4) ; Apabila diajukan gugatan dalam persidangan terhadap penetapan dismissal ; 4. Membuat penetapan apabila gugatan perlawanan dikabulkan oleh majelis hakim yang akan memeriksa dan memutuskan perkara yang bersangkutan dengan acara biasa pasal 62 ayat (5) ; 5. Membuat penetapan tentang penolakan/mengabulkan permohonan pemeriksaan dengan acara cepat (pasal 98, 99) ; 6. Membuat penetapan tentang perkara prodeo ; 7. Menetapkan apakah permohonan penggugat agar Pengadilan Tata Usaha Negara memeriksa gugatan dengan acara cepat dikabulkan atau tidak dalam waktu 14 hari sejak permohonan tersebut diterima di kepaniteraan Pengadilan Tata Usaha Negara ; 8. Memeriksa permohonan penundaan pelaksanaan Keputusan Tata Usaha Negara yang disengketakan (shcorsing) ; 9. Melakukan tugas yustisial persidangan ; 10. Memberi izin bagi pihak yang diwakili berdasarkan surat kuasa insidentil berdasarkan peraturan yang berlaku ; 11. Melaksanakan pemanggilan terhadap salah satu pihak dalam hal dia berkedudukan atau berada di luar negeri (vide pasal 66) ; 12. Membuat penetapan tentang penunjukan susunan majelis untuk memeriksa dan mengadili perkara ; 13. Memberi izin kepada pihak - pihak untuk mempelajari surat - surat resmi lainnya yang bersangkutan dengan perkara tersebut di kepaniteraan dan membuat kutipan atau salinan (pasal 81 dan 82) ;
7 14. Memberikan izin dalam hal perkara sudah putus dan para pihak hendak menyusun memori banding atau kontra memori banding dan memori kasasi atau kontra memori kasasi serta memori PK atau kontra memori PK ; 15. Memberikan izin kepada para pihak dalam hal perkara masih dalam proses yaitu mempelajari berkas perkara untuk penyusunan kesimpulan ; 16. Memberi perintah kepada panitera Pengadilan Tata Usaha Negara untuk mengirim salinan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap kepada para pihak dengan surat tercatat (pasal 116 ayat (1)) ; 17. Memerintahkan tergugat melaksanakan putusan berdasarkan permohonan penggugat dalam hal gugatan didasarkan pada pasal 97 ayat (9) huruf b dan c dikabulkan dan bila dalam jangka waktu 3 bulan setelah dikeluarkan putusan pengadilan, tergugat tidak melaksanakan kewajibannya ; 18. Memerintahkan juru sita melaksanakan upaya paksa terhadap tergugat yang tidak mau secara sukarela melaksanakan putusan yang telah berkekuatan hukum tetap dan atau tidak mau melaksanakan penetapan penundaan pelaksanaan Keputusan Tata Usaha Negara (schorsing) ; 19. Memberikan saran tentang besarnya uang kompensasi dalam suatu penetapan dengan pertimbangan - pertimbangannya, apabila hal tersebut tidak disepakati, maka ketua mengeluarkan penetapan yang disertai pertimbangan cukup menentukan jumlah uang atau kompensasi lain yang dimaksud (pasal 117 ayat (4)) ; 20. Mengawasi pelaksanaan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum tetap (pasal 119) ; 21. Mengawasi pelaksanaan court calendar dan mengumumkannya pada pertemuan berkala para hakim ; 22. Meneliti court calendar dan membina hakim agar memutus perkara yang diserahkan kepadanya paling lama 5 bulan ; 23. Mengevaluasi laporan mengenai penanganan perkara yang dilakukan hakim dan panitera pengganti, selanjutnya mengirimkan laporan dan hasil evaluasinya secara periodik kepada Pengadilan Tinggi dan Mahkamah Agung ; 24. Memberikan izin berdasarkan ketentuan undang undang untuk membawa keluar dari ruang kepaniteraan yang meliputi : daftar, catatan risalah, berita acara serta berkas perkara (Pasal 141) ; 25. Mengkoordinir penyusunan program kerja tahunan ;
8 26. Mengadakan dan memimpin rapat pegawai, rapat antar pejabat struktural serta rapat hakim ; 27. Mengadakan diskusi hukum bersama para hakim dan pegawai yang terkait ; 28. Merumuskan dan menetapkan kebijakan Pengadilan Tata Usaha Negara Padang ; 29. Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap seluruh pegawai ; 30. Melakukan pembinaan terhadap calon hakim ; 31. Membuat penilaian DP3 terhadap wakil ketua, hakim, pansek serta calon hakim ; 32. Mengatur dan menyeimbangkan kinerja Pengadilan Tata Usaha Negara Padang ; 33. Melaporkan laporan tahunan kegiatan, akuntabilitas kinerja Pengadilan Tata Usaha Negara Padang melalui Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan ke Mahkamah Agung ; 34. Menandatangani buku - buku jurnal dan register. W A K I L K E T U A 1. Apabila ketua berhalangan melaksanakan tugas ketua ; 2. Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh ketua kepadanya ; 3. Mengkoordinir pengawasan yang dilakukan oleh hakim pengawas bidang ; 4. Melakukan tugas yudisial persidangan ; 5. Merumuskan program kerja dan kegiatan lainnya ; 6. Melaksanakan tugas Baperjakat ; 7. Melakukan pembinaan terhadap calon hakim ; 8. Mengawasi pelaksanaan penegakan disiplin kerja. - Eselon III PANITERA 1. Bertanggung - jawab atas pengurusan berkas perkara, putusan, dokumen, akta buku daftar, biaya perkara, surat - surat bukti lainnya yang disimpan di kepaniteraan ; 2. Menyelenggarakan administrasi perkara ; 3. Mengatur tugas wakil panitera, panitera muda dan panitera pengganti ; 4. Membuat daftar semua perkara yang diterima di kepaniteraan ; 5. Meneliti dan melegalisir bukti bukti ; 6. Membuat salinan putusan pengadilan ; 7. Membuat akta - akta :
9 a. Permohonan banding ; b. Pemberitahuan adanya permohonan banding ; c. Penyampaian salinan memori/kontra memori banding ; d. Pemberitahuan putusan banding ; e. Permohonan kasasi ; f. Pemberitahuan adanya permohonan kasasi ; g. Penerimaan memori kasasi ; h. Penyampaian salinan memori kasasi ; i. Penerimaan kontra memori kasasi ; j. Penyampaian kontra memori kasasi ; k. Pemberitahuan putusan kasasi ; l. Permohonan peninjauan kembali ; m. Pemberitahuan adanya permohonan peninjauan kembali ; n. Penerimaan / penyampaian jawaban permohonan peninjauan kembali ; o. Penyampaian salinan putusan peninjauan kembali kepada pemohon peninjauan kembali ; p. Pemberitahuan bunyi putusan peninjauan kembali kepada termohon peninjauan kembali ; q. Melegalisir surat - surat yang akan dijadikan bukti dalam persidangan. 8. Pemungutan biaya - biaya pengadilan (PNBP) dan menyetorkannya ke kas Negara ; 9. Mengirimkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi, dan peninjauan kembali ; 10. Melakukan penelitian administratif mengenai segi - segi formal yang pokok - pokok terhadap berkas perkara yang masuk (Pasal 56 jo SEMA No. 2 Th. 1991) ; 11. Mendahulukan pemeriksaan perkara dan segera menyerahkan kepada Ketua. apabila ada permohonan penundaan pelaksanaan Keputusan Tata Usaha Negara yang digugat, apabila ada permohonan pemeriksaan dengan acara cepat atau apabila ada permohonan pemeriksaan acara cuma - cuma ( prodeo ) ; 12. Menyelenggarakan biaya adminitrasi perkara ; 13. Membuat akta penolakan dalam hal tidak ada kemungkinan upaya hukum terhadap perlawanan (pasal 62 ayat (6), juga terhadap putusan niet ont vankelijke (N.O.) karena tidak memenuhi pasal 63 ayat (3)) ;
10 14. Sebagai pengadilan tingkat pertama bisa merumuskan gugatan atas petunjuk ketua pengadilan ; 15. Turut serta merumuskan kebijakan pogram kerja di pengadilan dan kegiatan lainnya WAKIL PANITERA 1. Apabila panitera berhalangan melaksanakan tugas panitera ; 2. Membantu panitera di dalam melaksanakan tugasnya dalam memimpin kepaniteraan pengadilan ; 3. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di bidang kepaniteraan meliputi panitera muda perkara, panitera muda hukum dan juru sita pengganti ; 4. Melaksanakan tugas panitera apabila panitera berhalangan ; 5. Melaksanakan tugas yang didelegasikan kepadanya ; 6. Meneliti dan melegalisir bukti bukti serta mengkoordinir permohonan eksekusi ; 7. Mempersiapkan pelaksanaan putusan yang berkekuatan hukum tetap (inkracht van gewisjde) ; 8. Membantu panitera untuk secara langsung membina, meneliti dan mengawasi pelaksanaan tugas administrasi perkara, antara lain ketertiban dalam mengisi buku register perkara, membuat laporan periodik dan lain lain ; 9. Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang pengadilan selaku panitera pengganti ; 10. Membantu panitera untuk melakukan penelitian administratif terhadap surat gugatan (SEMA No. 2 Tahun 1991) ; 11. Turut serta merumuskan kebijakan program kerja di pengadilan dan kegiatan lainnya ; 12. Melakukan perintah atasan. SEKRETARIS 1. Menyelenggarakan, melaksanakan tugas dibidang kesekretariatan, meliputi bidang administrasi kepegawaian, keuangan dan umum ; 2. Membuat laporan bulanan, semester I dan semester II serta laporan tahunan setelah membuat program kerja ; 3. Melakukan pengawasan langsung/melekat terhadap administrasi bidang kepegawaian, keuangan dan umum ; 4. Membuat Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) ;
11 5. Menyusun Rencana Kerja Anggaran Kementerian Lembaga (RKA-KL) untuk tahun yang sedang berjalan ; 6. Menyusun dan mempersiapkan program kerja dan Rencana Kerja Anggaran Kementerian Lembaga (RKA-KL) untuk tahun yang sedang berjalan; 7. Turut serta merumuskan kebijakan program kerja di Pengadilan dan kegiatan lainnya ; 8. Pengelola website. WAKIL SEKRETARIS 1. Membantu sekretaris didalam melaksanakan tugasnya di bidang kesekretariatan Pengadilan Tata Usaha Negara Padang ; 2. Membantu sekretaris menyusun Rencana Kerja Anggaran Kementerian Lembaga (RKA-KL) untuk tahun yang sedang berjalan ; 3. Membantu sekretaris melaksanakan tugas pengadaan barang/jasa yang bersifat kontraktual sesuai dengan DIPA setiap tahunnya. 4. Melaksanakan tugas sebagai penanggung jawab kegiatan/ pejabat pembuat komitmen dalam setiap tahun anggaran ; 5. Mengkoordinir pelaksanaan tugas bawahan meliputi sub bagian umum, kepegawaian dan keuangan ; 6. Mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas bawahan meliputi sub bagian umum, kepegawaian dan keuangan ; 7. Turut serta merumuskan kebijakan program kerja di Pengadilan dan kegiatan lainnya sesuai kebutuhan ; 8. Melaksanakan tugas pengadaan barang/jasa yang bersifat kontraktual sesuai dengan DIPA untuk tahun yang sedang berjalan ; 9. Mengkoordinir dan bertanggung jawab atas tugas protokoler. - Eselon IV PANITERA MUDA PERKARA a. Melakukan administrasi perkara, mempersiapkan persidangan perkara, menyimpan berkas perkara yang masih berjalan dan urusan lain yang berhubungan dengan masalah perkara Tata Usaha Negara ; b. Memberi nomor register pada setiap perkara yang diterima di kepaniteraan ; c. Mencatat setiap perkara yang diterima ke dalam buku daftar disertai catatan singkat
12 tentang isinya ; d. Melakukan administrasi penasehat hukum ; e. Menyiapkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi, atau peninjauan kembali ; f. Menyerahkan arsip berkas perkara kepada panitera muda hukum ; g. Membantu hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang pengadilan selaku panitera pengganti ; h. Mencatat jadwal sidang sesuai laporan dari panitera/ panitera pengganti ; i. Mencatat gugatan yang diterima melalui pos jika belum ada biaya dicatat di register bantu ; j. Menerima penundaan sidang dan melaporkan ke bagian informasi/penerangan jadwal persidangan ; k. Mencatat perkara yang lewat / untuk diteruskan kepada pengadilan yang berwenang ; l. Mengkoordinir tugas - tugas staf dalam tugas pelaksanaan administrasi permohonan perkara tingkat pertama, banding, kasasi dan peninjauan kembali ; m. Turut serta merumuskan kebijakan program kerja di pengadilan dan kegiatan lainnya. Staf Pelaksanaan kegiatan tugas pada meja pertama : 1. Menerima dan mencatat gugatan dalam buku daftar gugatan... 1 hari 2. Menerima dan mencatat gugatan perlawanan... 1 hari 3. Mencatat, meleges dan mengarsipkan surat kuasa... 1 hari 4. Memberi nomor register pendaftaran pada gugatan / gugatan perlawanan... 1 hari 5. Membuat resume gugatan dalam formulir untuk proses dismissal. 1 hari 6. Menyiapkan formulir penetapan majelis hakim, penetapan pemeriksaan persiapan/hari sidang dalam satu berkas yang akan diserahkan kepada ketua Pengadilan Tata Usaha Negara Padang melalui panitera untuk proses dismissal... 2 hari 7. Menyerahkan berkas perkara kepada majelis hakim yang ditunjuk untuk memeriksanya... 1 hari 8. Menyerahkan surat - surat masuk yang ada hubungannya dengan perkara kepada majelis hakim yang berperkara... 1 hari 9. Menyiapkan surat - surat masuk ke dalam file yang telah disediakan... 1 hari
13 10. Menyimpan setiap gugatan/gugatan perlawanan yang masuk ke dalam suatu file yang telah disediakan... 2 hari 11. Membuat laporan keuangan perkara pada setiap bulannya... 2 hari 12. Membuat laporan keuangan tutup buku setiap akhir tahun... 1 hari 13. Mencatat kegiatan penerimaan/pengeluaran keuangan perkara dalam buku induk keuangan perkara... 1 hari Staf Pelaksanaan tugas kegiatan pada meja kedua : 1. Membuat akte permohonan banding... 1 hari 2. Mencatat dalam register induk... 1 hari 3. Memberi dan mencatat nomor urut perkara banding secara berurutan dalam buku register perkara banding... 1 hari 4. Mengisi buku register perkara banding secara tertib, cermat dan lengkap... 1 hari 5. Membuat dan menyerahkan surat pemberitahuan pernyataan banding kepada para pihak... 1 hari 6. Menerima dan membuat tanda terima memori banding / kontra memori banding... 1 hari 7. Membuat dan menyerahkan surat pemberitahuan dan penyerahan memori banding/kontra memori banding... 1 hari 8. Membuat dan menyerahkan surat pemberitahuan untuk melihat dan membaca berkas perkara banding sebelum dikirim inzage... 1 hari 9. Menyiapkan berkas banding yang akan dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan berupa bundel A dan B... 1 hari 10. Menyiapkan surat pengantar pengiriman berkas ke Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan... 1 hari 11. Menyiapkan kwintansi pengiriman biaya perkara banding... 1 hari 12. Memberitahukan kepada para pihak bahwa berkas sudah dikirim ke tingkat banding... 1 hari 13. Membungkus dengan kertas sampul berkas yang akan dikirim... 1 hari 14. Menyerahkan berkas yang akan dikirimkan ke Bagian Umum untuk diteruskan ke Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara
14 Medan... 1 hari 15. Mencatat putusan banding pada buku register induk perkara... 1 hari Staf Pelaksanaan tugas kegiatan pada meja ketiga : 1. Membuat akte permohonan kasasi setelah panjar biaya kasasi diterima oleh pemegang kas... 1 hari 2. Menyiapkan/melaksanakan pengiriman salinan putusan 14 hari... 2 hari 3. Membuat surat pemberitahuan tentang isi putusan Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan kepada para pihak... 1 hari 4. Mengirimkan relas pemberitahuan isi putusan kepada para pihak ke Pengadilan Tinggi Tata Usaha Negara Medan... 1 hari 5. Membuat dan mencatat dalam buku daftar perkara kasasi secara berurutan dalam buku register kasasi... 1 hari 6. Mengisi buku register perkara kasasi secara tertib, cermat dan lengkap... 1 hari 7. Membuat dan menyerahkan surat pemberitahuan tentang pernyataan kasasi kepada pihak lawan... 1 hari 8. Membuat surat keterangan, tanggal penerimaan kasasi/kontra memori kasasi yang ditandatangani oleh panitera... 1 hari 9. Membuat surat pemberitahuan kepada para pihak tentang adanya penerimaan memori kasasi/kontra memori kasasi... 1 hari 10. Menyiapkan berkas kasasi berupa bundel A dan B, serta mengirimkan berkas kasasi ke Mahkamah Agung... 30 hari 11. Mengirimkan biaya kasasi melalui Bank BRI, foto copy bukti biaya pengiriman Kasasi dilampirkan dalam berkas tersebut... 1 hari 12. Menyiapkan surat pengantar pengiriman berkas kasasi ke Mahkamah Agung... 1 hari 13. Memberitahukan kepada para pihak berkas perkara kasasi sudah dikirim ke Mahkamah Agung 1 hari 14. Memberitahukan kepada para pihak bahwa perkara kasasi telah diputus melalui surat tercatat.. 1 hari
15 15. Mengirim ke Mahkamah Agung foto copy relas pemberitahuan putusan Mahkamah Agung tersebut... 1 hari 16. Membuat akte permohonan peninjauan kembali setelah pihak pemohon membayar biaya peninjauan kembali kepada pemegang kas... 1 hari 17. Memberi dan mencatat nomor urut permohonan peninjauan kembali secara berurutan, dalam buku register peninjauan kembali... 1 hari 18. Mengisi buku register peninjauan kembali secara tertib dan lengkap... 1 hari 19. Membuat pemberitahuan kepada pihak lawan tentang adanya permohonan peninjauan kembali... 1 hari 20. Membuat tanda terima memori peninjauan kembali yang ditandatangani oleh panitera... 1 hari 21. Menyiapkan berkas perkara peninjauan kembali berupa bundel A dan B untuk dikirim ke Mahkamah Agung... 1 hari 22. Mengirim biaya perkara peninjauan kembali melalui Bank BRI foto copy pengiriman dilampirkan dalam berkas peninjauan kembali tersebut... 1 hari 23. Membungkus perkara peninjauan kembali yang sudah lengkap diserahkan ke bagian umum untuk diteruskan ke Mahkamah Agung... 1 hari 24. Membuat pemberitahuan tentang isi putusan peninjauan kembali apabila perkara peninjauan kembali telah diputus Mahkamah Agung... 1 hari 25. Mengirimkan foto copy relas pemberitahuan putusan peninjauan kembali ke Mahkamah Agung... 1 hari 26. Mengirimkan salinan putusan kepada para pihak sesuai pasal 51 A ayat (2)... 1 hari Panitera muda Hukum
16 PANITERA MUDA HUKUM 1. Mengkoordinir pembuatan Laporan Perkara, Laporan Banding, Kasasi, PK yang belum dikoreksi Panitera 2. Memberi perintah staf /operator IT untuk mengupload putusan yang telah putus ke website kepaniteraan mahkamah agung dan mengupdate pengumuman di website PTUN Padang. 3. Mengkoordinir penataan arsip perkara berupa Menerima, Mencatat, dan menyusun berkas perkara in aktif dari Panmud Perkara serta Menyusun dan menata arsip perkara yang telah dikelompokkan jenis perkara dan tahunnya kedalam box arsip perkara ke tempat penyimpanan arsip perkara 4. Menelaah setiap pengaduan yang datang di meja pengaduan, sebelum diteruskan ke KPTUN 5. Mengecek informasi yang masuk di meja informasi baik itu pelayanan informasi biasa maupun pelayanan informasi khusus, prosedur keberatan, Laporan Tahunan Pertanggung Jawaban Pelayanan Informasi 6. Mengkoordinir Bantuan Hukum Bagi pencari keadilan (orang perorangan atau sekelompok orang) yang tidak mampu berhak untuk memperoleh bantuan hukum dengan permohonan dan tanggungan biaya perkara dari Negara 1 STAF / OPERATOR KOMPUTER KEPANITERAAN MUDA HUKUM NO URAIAN TUGAS Waktu Pelaksanaan 1 2 Menyiapkan komputer dan menghidupkannya ke posisi on agar siap dioperasikan Membuat laporan perkara bulanan yang telah maupun yang belum dikoreksi kepada panitera 10 menit/ kegiatan 300 menit/ laporan 3 Membuat Laporan Banding, Kasasi, PK yang belum dikoreksi Panitera 300 menit/ laporan 4 Membuat laporan perkara caturwulan yang telah maupun yang belum dikoreksi kepada panitera 300 menit/ laporan 5 6 Membuat laporan perkara tahunan yang telah maupun yang belum dikoreksi kepada panitera Memasukkan dan menyimpan data ke dalam komputer agar data tersimpan dengan baik 300 menit/ laporan 10 menit/ kegiatan
17 7 8 9 10 11 12 Merawat file dan komputer dengan menjaga dari pihak lain yang tidak berkepentingan agar terhindar dari kerusakan Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan pimpinan/atasan Mengupload putusan yang telah putus ke website kepaniteraan mahkamah agung Mengupdate pengumuman dari website Mahkamah Agung R.I, Dirjen miltun, dan PT.TUN Medan Mengupdate pengumuman ke website PTUN Padang Membuat laporan kegiatan Hakim dan Panitera Pengganti 10 menit/ kegiatan 120 menit/ kegiatan 15 menit/ kegiatan 15 menit/ kegiatan 30 menit/ kegiatan 120 menit/ laporan 2 STAF PENATAAN ARSIP PERKARA NO URAIAN TUGAS WP 1 2 3 4 Menerima berkas perkara in aktif dari Panmud Perkara Mencatat berkas perkara in aktif (arsip perkara) kedalam buku agenda Mengelompokkan arsip perkara sesuai dengan jenis perkara dan tahunnya Menyusun dan menata arsip perkara yang telah dikelompokkan jenis perkara dan tahunnya kedalam box arsip perkara ke tempat penyimpanan arsip perkara 20 menit/ kegiatan 20 menit/ kegiatan 20 menit/ kegiatan 15 menit/ kegiatan 5 Menyimpan data perkara digital 10 menit/ kegiatan 3. STAF MEJA PENANGANAN PENGADUAN NO URAIAN TUGAS WP 1 Setiap pengaduan (siapapun yang menerima) wajib meneruskan ke meja pengaduan 15 menit/ kegiatan 2 Menerima dan mencatat setiap pengaduan 20 menit/ kegiatan 3 Memberi tanda terima kepada pelapor 10 menit/ kegiatan 4 5 6 7 Meneruskan ke Panmud Hukum untuk ditelaah tentang kewenangan Meneruskan pengaduan kepada KPTUN setelah dilakukan penelaahan kewenangan memeriksa KPTUN meneruskan ke PTTUN atau ke Bawas sesuai kewenangan Menerima delegasi dari kebawas atau KPTUN melakukan pemeriksaan 15 menit/ kegiatan 60 menit/ kegiatan 120 menit/ kegiatan 120 menit/ kegiatan
18 8 Konfirmasi pengaduan 120 menit/ kegiatan 9 Klarifikasi Pengaduan 120 menit/ kegiatan 10 Infestigasi 60 menit/ kegiatan 11 12 Memformulasikan hasil pemeriksaan dan rekomendasi Melaporkan hasil pemeriksaan dan merekomendasikan kepada kabawas dan / atau KPTUN 120 menit/ kegiatan 120 menit/ kegiatan 4. STAF MEJA INFORMASI a. Pelayanan Informasi Biasa NO URAIAN TUGAS WP 1 Pemohon mengisi formulir permohonan informasi model A 15 menit/ surat 2 Petugas informasi mengisi register permohonan 15 menit/ surat 3 Apabila informasi yang diminta tidak termasuk informasi yang aksesnya membutuhkan ijin dari PPID Petugas Informasi langsung meneruskan formulir permohonan kepada PJI 20 menit/ surat 4 Petugas Informasi langsung meneruskan formulir permohonan kepada PPID (apabila informasi yang diminta termasuk informasi yang aksesnya membutuhkan ijin dari PPID) 20 menit/ kegiatan 5 PPID melakukan uji konsekuensi 10 menit/ kegiatan 6 7 8 9 PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada Petugas Informasi, dalam hal permohonan ditolak PPID meminta PJI untuk mencari dan memperkirakan biaya penggandaan informasi yang diminta serta menyerahkannya dalam hal permohonan diterima PI menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada pemohon informasi ditolak atau diterima permohonan PI memberikan kesempatan bagi pemohon apabila ingin melihat terlebih dahulu informasi yang diminta, sebelum memutuskan untuk menggandakan atau tidak informasi tersebut 10 menit/ surat 10 menit/ dokumen 15 menit/ surat 20 menit/ kegiatan 10 Dalam hal pemohon memutuskan untuk memperoleh fotocopy informasi tersebut, pemohon membayar biaya perolehan informasi kepada PI dengan memberi tanda terima 10 menit/ kegiatan
19 11 Dalam hal informasi yang diminta tersedia dalam dokumen elektronik (softcopy), Petugas Informasi pada hari yang sama mengirimkan Informasi tersebut ke email pemohon atau menyimpan informasi tersebut ke alat penyimpanan dokumen elektronik yang disediakan oleh pemohon tanpa memungut biaya 10 menit/ kegiatan 12 PI menggandakan (soft copy) informasi yang diminta dan memberikan informasi tersebut kepada pemohon sesuai dengan waktu yang termuat dalam pemberitahuan tertulis atau selambat-lambatnya dalam jangka waktu 2 (dua) hari kerja sejak pemohon membayar biaya perolehan informasi 2.880 menit/ kegiatan 13 PPID dapat memperpanjang waktu sebagaiman dimaksud butir 12 selama 1 (satu) hari kerja apabila diperlukan proses pengaburan informasi dan selama 3 (tiga) hari kerja informasi yang diminta bervolume besar 30 menit/ kegiatan 14 Untuk PPID diwilayah tertentu yang memiliki keterbatasan untuk mengakses sarana fotocopy jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam butir 12, dalam diperpanjang selama paling lama 3 (tiga) hari kerja 30 menit/ kegiatan 15 Setelah memberikan fotocopy informasi PI meminta pemohon menandatangani kolom penerimaan informasi dalam register permohonan 5 menit/ kegiatan b. Pelayanan Informasi Khusus NO URAIAN TUGAS WP 1 Pemohon mengisi formulir B 30 menit/ kegiatan 2 PI mengisi register permohonan 30 menit/ kegiatan 3 PI dibantu PJI mencari informasi yang diminta oleh pemohon dan memperkirakan biaya perolehan informasi dan waktu yang dibutuhkan 15 menit/ kegiatan 4 Apabila informasi yang diminta telah tersedia dan tidak memerlukan ijin PPID PI menuliskan keterangan mengenai perkiraan biaya perolehan informasi dan waktu yang dibutuhkan penggandaannya dalam formulir permohonan yang telah diisi pemohon 20 menit/ kegiatan 5 Proses untuk pembayaran, penyalinan dan penyerahan salinan informasi kepada pemohon 20 menit/ kegiatan
20 6 Petugas informasi memberikan kesempatan bagi pemohon apabila ingin melihat terlebih dahulu informasi yang diminta, sebelum menggandakan atau tidak informasi tersebut 30 menit/ kegiatan c. Prosedur Keberatan NO URAIAN TUGAS WP 1 2 Keberatan diajukan kepada Atasan PPID dengan mengisi formulir keberatan PI wajib mencatat pengajuan keberatan dalam register keberatan 20 menit/ dokumen 15 menit/ dokumen 3 PI meneruskan kepada Atasan PPID 10 menit/ kegiatan 4 Atasan PPID wajib memberikan tanggapan atas keberatan dalam bentuk keputusan tertulis 30 menit/ dokumen 5 6 7 Atasan PPID menyerahkan keputusan atas keberatan kepada PI untuk disampaikan atau dikirimkan kepada pemohon PI menyampaikan atau mengirimkan keputusan PPID Pemohon yang tidak puas atas keputusan Atasan PPID mengajukan penyelesaian sengketa informasi kepada Komisi Nasional 10 menit/ kegiatan 30 menit/ kegiatan menit/ kegiatan d. NO URAIAN TUGAS WP 1 2 3 PI melalui PPID menyusun laporan pelayanan informasi untuk ditanda tangani Atasan PPID Atasan PPID menandatangani Laporan Tahunan rutin Atasan PPIdD melaporkan ( merupakan ringkasan dan laporan lengkap) serta rekomendasi rencana tindak lanjut peningkatan pelayanan informasi, berupa hardcopy dan softcopy kepada Sekretaris MA RI 60 menit/ dokumen 15 menit/ dokumen 20 menit/ dokumen
21 5. STAF PEMBERIAN BANTUAN HUKUM NO URAIAN TUGAS WP 1 Bagi pencari keadilan (orang perorangan atau sekelompok orang) yang tidak mampu berhak untuk memperoleh bantuan hukum dengan permohonan dan tanggungan biaya perkara dari Negara, dengan melampirkan : Surat Keterangan tidak mampu (SKTIM) dari Lurah/ Kepala Desa setempat atau Surat keterangan tunjangan sosial seperti kartu keluarga miskin (KKM), kartu jaminan kesehatan masyarakat (Jamkesmas), Kartu Program Keluarga Harapan (PKH), kartu bantuan langsung tunai (BLT) atau Surat pernyataan tidak mampu yang dibuat dan ditandatangani pemohon bantuan dan diketahui oleh Ketua Pengadilan 15 menit/ dokumen 2 3 4 5 6 7 8 Permohonan bantuan hukum yang Penggugat diajukan bersamaan dengan Gugatan Permohonan bantuan hukum yang diajukan Tergugat II intervensi diajukan bersamaan dengan Gugatan Dikabulkan atau tidaknya permohonan bantuan hukum dengan putusan sela setelah mendengar keterangan pihak lawan PP menyerahkan salinan putusan sela kepada Ketua Pengadilan Ketua Pengadilan membuat Surat Penetapan pembebasan biaya perkara (Putusan sela yang mengabulkan permohonan bantuan hukum) Apabila permohonan ditolak maka Penggugat wajib membayar biaya perkara Ketua Pengadilan menunjuk 1)Lembaga Masyarakat Sipil penyedia bantuan hukum ; atau 2)Unit Kerja Bantuan Hukum pada Organisasi Profesi Advokat; atau 3)Lembaga Konsultan dan bantuan Hukum Perguruan Tinggi (yang menjalin kerja sama dengan pengadilan) yang akan mewakili, mendampingi, membela, dan melakukan tindakan lain untuk kepentingan permohonan bantuan hukum 10 menit/ dokumen 10 menit/ dokumen 60 menit/ kegiatan 10 menit/ kegiatan 20 menit/ surat 15 menit/ kegiatan 10 menit/ kegiatan 9 10 Ketua Pengadilan membuat Surat Penetapan yang memerintahkan KPA untuk membayar dana bantuan hukum yang ditunjuk Panitera/ Sekretaris membuat SK pembebanan Dana bantuan hukum ke APBDN (yang tersedia dalam DIPA) 15 menit/ surat 15 menit/ surat
22 11 12 13 14 15 16 17 18 Advokat atau lembaga bantuan hukum yang mendampingi pemohon bantuan hukum dapat memohon tambahan biaya bantuan hukum sepanjang dana bantuan hukum yang disediakan masih ada Dikabulkan atau tidaknya permohonan tambahan biaya bantuan hukum dengan putusan sela Bendahara pengeluaran mencatat semua biaya yang dikeluarkan dalam buku Kas Umum dan buku bantu Dalam hal kesediaan anggaran DIPA telah habis, maka proses selanjutnya dilaksanakan secara prodeo murni advokat piket mencatat permohonan bantuan hukum pada buku register bantuan hukum Pencatatan Advokat Piket dilaporkan kepada panmud Perkara Wakil Panitera melakukan pencatatan terhadap berjalannya pelayanan bantuan hukum dalam buku register bantuan hukum pengadilan Wapan melakukan rekapitulasi pelaporan pelayanan bantuan hukum 15 menit/ kegiatan 15 menit/ kegiatan 60 menit/ laporan 60 menit/ kegiatan 30 menit/ laporan 30 menit/ kegiatan 20 menit/ dokumen 15 menit/ kegiatan SOP Subbag Kepegawaian
23 KA SUBBAG KEPEGAWAIAN 1. Menerima berkas usul kenaikan pangkat, PMJ, dan pensiun dari pegawai 2. Meneliti dan Melegalisir berkas usul kenaikan pangkat, PMJ, dan pensiun 3. Meneliti dan memaraf berkas usul kenaikan pangkat, PMJ, dan pensiun untuk ditandatangani 4. Mengonsep surat-surat yang berhubungan dengan kepegawaian. 5. Menerima berkas usulan permintaan karpeg/karis/karsu/taspen/askes dari pegawai 6. Memeriksa berkas usulan permintaan karpeg/ karis/karsu/taspen/askes 7. Mengorganisir pengoreksian semua surat masuk dan keluar bagian Kepegawaian. 8. Mengoreksi SK KGB seluruh Pegawai dan Hakim. 9. Menerima permohonan cuti tahunan Staf Kepegawaian NO URAIAN KEGIATAN MAKSIMAL WAKTU PENYELESAIAN PEKERJAAN PENANGGUNG JAWAB KET 1 2 3 4 5 1 Proses Penyelesaian Mutasi Kenaikan Pangkat, PMJ, dan Pensiun 1.. Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat, PMJ, dan pensiun untuk ditandatangani 30 Menit Staf Subbag Kepegawaian 2. Meneliti dan memaraf berkas usul kenaikan pangkat, PMJ, dan pensiun untuk ditandatangani 10 Menit Sekretaris 3. Koreksi surat 15 Menit Staf Subbag Kepegawaian 4. Penandatanganan surat usulan 10 Menit KPTUN 5. Pemberian nomor surat 5 Menit Umum 6. Pengiriman berkas usul kenaikan pangkat ke PTTUN Medan 3 Hari Umum
2 Pengelolaan Daftar Hadir Hakim dan Pegawai 24 1. Melakukan rekapitulasi daftar hadir 2 Jam Petugas daftar hadir 2. Evaluasi data pendukung 10 Menit Petugas daftar hadir 3. Menyampaikan rekapitulasi daftar hadir untuk uang makan 4. Menyampaikan rekapitulasi daftar hadir untuk tunjangan remunerasi 5 Menit Petugas daftar hadir 5 Menit Petugas daftar hadir 3 Proses Usulan Karpeg / Karis / Karsu / Taspen / Askes 1. Meneliti kelengkapan berkas untuk dilegalisir 30 Menit Staf Subbag Kepegawaian 2. Konsep dan pengetikan surat usulan 30 Menit Staf Subbag Kepegawaian 3. Penandatanganan surat usulan Karpeg/Karis/Karsu/Taspen/Askes 10 Menit KPTUN 4 Penyelesaian KGB / Impassing 1. Pengecekan buku kendali KGB 30 Menit Staf Subbag Kepegawaian 2. Mengonsep SK KGB 15 Menit Staf Subbag Kepegawaian 3. Pengetikan SK KGB 10 Menit Staf Subbag Kepegawaian 4. Penandatanganan SK KGB 10 Menit KPTUN 5. Penomoran SK KGB 5 Menit Umum 5 Pengajuan Cuti Tahunan 2. Meneliti sisa cuti pegawai yang bersangkutan 4. Pegawai yang bersangkutan mengajukan permohonan cuti kepada atasan langsung 5. Atasan langsung menyetujui atau menunda permohonan cuti 10 Menit Staf Subbag Kepegawaian 15 Menit Atasan Langsung 10 Menit Atasan Langsung Jika permoh onan cuti disetujui, disampa ikan
6. Persetujuan pejabat yang berwenang memberikan cuti dan penandatangan izin cuti 25 5 Menit KPTUN kepada pejabat yang berwena ng member ikan cuti 7. Pemberian nomor surat 5 Menit Staf Subbag Kepegawaian 8. Penyerahan surat izin cuti kepada pegawai yang bersangkutan 5 Menit Staf Subbag Kepegawaian 6 Pembinaan Karier Hakim dan Pegawai 1. Update data Hakim dan Pegawai 2 Jam Kasubbag Kepegawaian Kegiatan...
26 Kegiatan Subbag Kepegawaian selama tahun 2014 telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, antara lain: 1. Penyelesaian Kenaikan Pangkat Selama tahun 2014, Hakim dan Pegawai Pengadilan Tata Usaha Negara Padang yang mengalami kenaikan pangkat adalah sebagai berikut : 1. Selvie Ruthyarodh, SH : 01 April 2014 2. Effriandy, SH : 01 April 2014 3. Muhammad Afif, SH : 01 April 2014 4. Boby Hidayat, SH : 01 April 2014 5. Ellyza Alwis : 01 April 2014 6. H. L. Mustafa Nasution, SH, MH : 01 Oktober 2014 Sedangkan usulan kenaikan pangkat untuk TMT 01 April 2015 adalah : 1. Ganda Kurniawan, SH 2. Akhdiat Sastrodinata, SH 3. Hari Purnomo, SH 4. Lizamul Umam, SH 5. Desni B. 6. Ganda Arizal, AMd 2. Melakukan rekapitulasi daftar hadir Hakim dan Pegawai Pengadilan Tata Usaha Negara dari bulan Januari s/d Desember 2014. 3. Proses usulan karis / karsu Selama Januari sampai dengan Desember 2014 pada Pengadilan Tata Usaha Negara tidak ada usulan karis / karsu.
27 4. Penyelesaian KGB Penyelesaian KGB yang telah dilakukan selama tahun 2013 adalah sebagai berikut : 1. H.L. Mustafa Nasution, SH, MH 2. Baherman, SH 3. Selvie Ruthyarodh, SH 4. Fitri Wahyuningtyas, SH 5. Muhammad Yunus Yazryan, SH 6. Nofiardi Nasir, SH 7. H. Muzakir Umar, SH 8. Asmanidar, SH 9. Abdil Bahri 10. Yunetta, SH 11. Darman, SH 12. Jembril, SH 13. Elizarni 5. Pengajuan Cuti Tahunan Selama tahun 2014, Subbag Kepegawaian telah menerima permohonan cuti tahunan dari Hakim dan Pegawai Pengadilan Tata Usaha Negara Padang hingga disetujuinya permohonan cuti tersebut. Kegiatan ini telah dilaksanakan sesuai dengan SOP. SOP Ka Subbag Umum
28 KA SUBBAG UMUM 1. Mengkoordinir Penerimaan Surat masuk dan Surat keluar baik dari dalam instansi Mahkamah Agung maupun instansi diluar Mahkamah Agung RI, kemudian memberi perintah kepada Staf atau petugas penerima untuk menerima, mencatat, mensortir, mengatur dan menyampaikan semua surat masuk. 2. Mengkoordinir Pencatatan Surat Masuk dan Surat keluar baik dari diinstansi Mahkamah Agung maupun instansi diluar Mahkamah Agung RI, kemudian memberi perintah kepada staf atau petugas Pencatat surat masuk untuk mencatat, meneruskan dan mendisposisi surat tersebut kepada pengarah. 3. Mengkoordinir pengolahan surat masuk dan surat keluar baik dari diinstansi Mahkamah Agung maupun instansi diluar Mahkamah Agung RI, kemudian memberi perintah kepada staf atau petugas pengantar agar Setelah surat didisposisi, selanjutnya disampaikan kepada masing-masing unit pengolah yang dilengkapi kartu kendali. 4. Membuat konsep surat dan disampaikan kepada staf untuk diketik rapih, memerintahkan staf untuk menyampaikan kepada Pimpinan berjenjang untuk mendapat paraf persetujuan setelah itu diberi penomoran untuk mendapat tanggal dan nomor surat dan dicatat di buku agenda keluar. 5. Mengkoordinir penata usahaan sarana dan prasarana kantor mulai dari pengadaan sarana dan prasarana perkantoran untuk Keperluan Sehari-hari Perkantoran, maupun Pengadaan Barang Inventaris Kantor / BMN. 6. Mengkoordinir pemeliharaan gedung dan bangunan mulai dari Gedung dan Bangunan Kantor maupun Gedung dan bangunan rumah dinas. 7. Mengkoordinir perawatan dan pemeliharaan kendaraan roda 4 dan roda 2. 8. Mengkoordinir pemeliharaan peralatan dan mesin antara lain Komputer / Laptop, AC dan Meubelair lainnya. 9. Menunjuk staf pengelola perpustakaan dan Mengkoordinir pengelolaan perpustakaan kantor. 10. Mengusulkan panitia penghapusan barang kepada pimpinan untuk di SK-kan dan mengkoordinir jalannya penghapusan barang milik negara.
29 Staf Administrasi Tata Persuratan NO URAIAN KEGIATAN I. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN A. SURAT MASUK I. Penerimaan Surat Masuk 1 Menerima dan meneliti kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat yang salah 2 Mencatat jam dan tanggal surat yang diterima pada lembar pengantar atau tanda terima yang ada dan membubuhkan paraf sebagai penerimaan surat 3 Mensortir dan memisah-misahkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi apakah penting atau biasa 4 Mengatur / menyusun surat ke dalam setiap kelompok alamat/tujuan (berdasarkan penanganan masing-masing) 5 Menyampaikan semua surat yang telah di sortir dan diteliti kepada pengarah II. Pencatatan Surat Masuk 1 Mencatat seluruh surat masuk dalam buku agenda surat masuk 2 Meneruskan seluruh surat masuk kepada pengarah yang dilengkapi lembar disposisi 3 Pengarah menerima, kemudian membaca dan meneliti kelengakapan surat-surat masuk yang diterimanya 4 Pengarah memberikan disposisi kemana surat itu akan diarahkan dan membubuhkan paraf pada lembar diposisi III. Pengolah Surat Masuk 1 Setelah surat didisposisi, selanjutnya disampaikan kepada masing-masing unit pengolah yang dilengkapi kartu kendali 2 Setelah pengolah menerima surat, kemudian meneliti kelengkapan surat dengan apa yang WAKTU PENYELESAIAN PENANGGUNG JAWAB 15 menit Ptgs Penerima 5 menit Ptgs Penerima 15 menit Ptgs Penerima 15 menit Ptgs Penerima 10 menit Ptgs Penerima 15 menit Pencatat surat masuk 10 menit Pencatat surat masuk 30 menit Pengarah 15 menit Pengarah 10 menit Penghantar 15 menit Penghantar KET
30 tertulis dalam buku kendali dan membubuhkan paraf pada kartu kendali 3 Melaksanakan pengolahan suat masuk berdasarkan isi disposisi 4 Menyimpan (mengarsipkan) surat masuk yang telah selesai pemrosesannya menurut tata cara yang telah ditetapkan oleh unit yang bersangkutan B. SURAT KELUAR 1 Pelaksana menyampaikan konsep surat yang telah diketik rapih kepada Pimpinan berjenjang untuk mendapat paraf persetujuan 2 Selanjutnya konsep surat disampaikan kepada bagian penomoran untuk mendapat tanggal dan nomor surat 3 Petugas penomoran mencatat tanggal dan nomor surat dalam buku agenda surat keluar 4 Selanjutnya surat disampaikan kepada Pimpinan untuk mendapatkan tanda tangan 5 Jika ada perbaikan dari Pimpinan, maka surat itu diserahkan kembali kapada bagian pengetikan untuk segera diperbaiki 6 Setelah surat ditanda tangani Pimpinan, maka bagian Pengolah menyampaikan kepada bagian pengiriman untuk digandakan sebanyak alamat yang akan dituju 7 Bagian pengiriman mencata surat yang akan dikirim dalam buku expedisi surat keluar untuk selanjutnya disampaikan kepada alamat yang dituju 8 Selanjutnya surat diarsipkan oleh bagian pengarsipan sesuia dengan kode dan klasifikasi surat 1 jam Pengolah 15 menit Pengolah 15 menit Petugas Pengetikan 10 menit Peugas Pengetikan 10 menit Petugas Penomoran 15 menit Petugas Penomoran 15 menit Petugas Pengetikan 30 menit Pengolah 30 menit Petugas Pengiriman 5 menit Petugas Pengarsipan
31 Staf Penata Usahaan Sarana dan Prasarana Kantor NO URAIAN KEGIATAN WAKTU PENYELESAIAN PENANGGUNG JAWAB II. PENATA USAHAAN SARANA DAN PRASARAN KANTOR A. PENGADAAN SARANA DAN PRASARAN PERKANTORAN I. Keperluan Sehari-hari Perkantoran 1 Panitia melakukan pencatatan kebutuhan seharihari 1,5 jam Panitia Pengadaan perkantoran (Barang Persediaan) yang akan di adakan 2 Panitia mengajukan dafar kebutuhan sehari-hari 15 menit Panitia Pengadaan perkantoran (Barang Persediaan yang akan diadakan kepada Pimpinan secara berjenjang) 3 Panitia penerima barang menerima barang 30 menit Pan. Penerima brg. persediaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang 4 Barang yang telah diterima diserahkan kepada 15 menit Pan. Penerima brg. petugas pengelola barang persediaan 5 Petugas pengelola barang persediaan menginput 2 jam Ptgs.Brg.Persediaan data ke dalam aplikasi persediaan dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi SIMAK-BMN minimal 2 (dua) kali setahun 6 Petugas pengelola barang persediaan 10 menit Ptgs.Brg.Persediaan mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan) 7 Petugas pengelola barang persediaan melakukan 1 jam Ptgs.Brg.Persediaan opaname fisik barang persediaan minimal 2 (dua) kali setahun 8 Petugas menyampaikan laporan hasil opname 15 menit Ptgs.Brg.Inventaris fisik barang persediaan II. Pengadaan Barang Inventaris Kantor / BMN 1 Membuat daftar rencana kebutuhan barang 1 hari Ptgs.brg.Inventaris inventaris kantor / Barang Milik Negara 2 Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang 15 menit Ptgs.Brg.Inventaris KET
32 3 Peugas penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang 4 Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas Aplikasi SIMAK-BMN 5 Petugas Aplikasi SIMAK-BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK-BMN 6 Kemudian Petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya 30 menit Panita penerima brg 10 menit Panitia penerima brg 1 jam Ptgs. Aplikasi 15 menit Ptgs. Aplikasi 7 Selanjutnya pengelola SIMAK-BMN melakukan 1 jam Ptgs. Aplikasi rekonsiliasi dengan KPKNL minimal 2 (dua) kali setahun 8 Petugas pengelola SIMAK-BMN menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada coordinator Wilayah ( Pengadilan Tinggi Agama Sumatera Barat) minimal 2 (dua) kali setahun 1 jam Ptgs. Aplikasi B. PEMELIHARAAN GEDUNG DAN BANGUNAN I. Gedung dan Bangunan Kantor 1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan 15 menit Ptgs.Brg.Inventaris gedung kantor kepada Pimpinan secara berjenjang 2 Melakukan pemeliharaan gedung kantor 2 pekan Ptgs.Brg.Inventaris 3 Melakukan pencatatan tentang pekerjaan 1 jam Ptgs.Brg.Inventaris pemeliharaan gedung kantor dan material yang digunakan II. Gedung dan Bangunan Rumah Dinas 1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan 15 menit Ptgs.Brg.Inventaris gedung dan bangunan Rumah Dinas kepada Pimpinan secara berjenjang 2 Melakukan pemeliharaan Gedung dan Bangunan 1 pekan Ptgs.Brg.Inventaris Rumah Dinas 3 Melakukan pencatatan tentang pekerjaan gedung dan bangunan Rumah Dinas serta material yang digunakan 30 menit Ptgs.Brg.Inventaris
33 C. PEMELIHARAAN KENDARAAN RODA 4 DAN RODA 2 I Perawatan Kendaraan Roda 4 1 Melakukan perawatan kebersihan kendaraan roda 1 jam Bag.Pem.Kendaraan 4 secara rutin 2 Mengganti oli kendaraan roda 4 setelah mendapat 1,5 jam Bag.Pem.Kendaraan persetujuan dari PPK 3 Mencatat waktu pengganti oli untuk control 15 menit Bag.Pem.Kendaraan penggantian berikutnya 4 Melakukan perbaikan kendaraan roda 4 jika 1 hari Bag.Pem.Kendaraan terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK 5 Mencatat waktu perbaikan dan rincian bagianbagian 15 menit Bag.Pem.Kendaraan yang diperbaiki 6 Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang 2 jam Bag.Pem.Kendaraan telah habis masa berlakunya 7 Melaporkan hasil perbaikan kepada Pimpinan Bag.Pem.Kendaraan II. Perawatan Kendaraan Roda 2 1 Melakukan perawatan kebersihan kendaraan roda 1 jam Pemakai 2 secara rutin 2 Mengganti oli kendaraan roda 2 setelah mendapat persetujuan dari PPK 1 jam Pemakai 3 Mencatat waktu penggantian oli untuk control 10 menit Pemakai masa penggantian berikutnya 4 Melakukan perbaikan kendaraan roda 2 jika 2 jam Pemakai terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK 5 Mencatat waktu perbaikan dan rincian bagianbagian 10 menit Pemakai yang diperbaiki 6 Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang 2 jam Pemakai telah habis masa berlakunya 7 Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan 10 menit Pemakai D. PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN a. Komputer / Laptop 1 Mengontrol kondisi fisik komputer dan laptop 30 menit Petugas IT 2 Melakukan perbaikan jika kondisinya mengalami 1 hari Petugas IT
34 kerusakan, setelah mendapatkan persetujuan dari PPK 3 Mencatat rincian komponen-komponen yang 15 menit Petugas IT diperbaiki 4 Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan 10 menit Petugas IT b. AC 1 Melakukan perawatan AC secara rutin dan berkala 3 X setahun Ptgs. Brg. inventaris 2 Mencatat AC yang telah dilakukan perawatan 15 menit Ptgs. Brg. inventaris 3 Melakukan perbaikan AC yang mengalami 2 hari Ptgs. Brg. inventaris kerusakan, setelah mendapatkan persetujuan dari PPK 4 Mencatat rincian tetang bagian-bagian AC yang 15 menit Ptgs. Brg. inventaris telah diperbaiki 5 Melaporkan hasil perawatan / perbaikan kepada 10 menit Ptgs. Brg. inventaris Pimpinan c. Meubelair 1 Menata meubelair pada masing-masing ruangan 1 jam Ptgs. Brg. inventaris 2 Segera melakukan perbaikan jika ada yang 1,5 jam Ptgs. Brg. inventaris mengalami kerusakan, setelah mendapatkan persetujuan dari PPK 3 Mencatat jenis-jenis meubelair yang telah 15 menit Ptgs. Brg. inventaris diperbaiki 4 Melaporkan hasil penataan dan perbaikan kepada Pimpinan 10 menit Ptgs. Brg. inventaris E. PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KANTOR 1 Menunjuk pengelola perpustakaan 10 menit Kasubbag Umum 2 Pengelola perpustakaan mengisi buku induk 1 jam Ptgs. Perpustakaan perpustakaan 3 Pengelola perpustakaan menata buku di rak sesuai 1 jam Ptgs. Perpustakaan dengan klasifikasinya 4 Menyampaikan kepada pimpinan, jika ada buku 10 menit Ptgs. Perpustakaan yang dibutuhkan dan belum ada di perpustakaan 5 Pengelola perpustakaan membuat buku daftar 30 menit Ptgs. Perpustakaan peminjaman 6 Setiap pegawai yang meminjam buku supaya 10 menit Ptgs. Perpustakaan