mor SOP : W11-A22/ 438 /OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 1 dari 9 halaman 1. PROSEDUR SURAT MASUK output 1. Setiap surat masuk diterima dan dibuka serta disortir oleh petugas pelayanan surat untuk selanjutnya diagendakan dan melampirkan lembar disposisi diteruskan kepada Kaur ; 1 telah dilampiri lembar disposisi 2. Berdasarkan surat masuk yang telah diterima, Kaur memberi disposisi untuk kemudian ditindak lanjutkan bagian yang terkait dengan perihal surat; 1 telah didisposisi 3. Petugas pelayanan surat mendidtribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi kemudian diteruskan ke Wakil Sekretaris selanjutnya diteruskan ke Panitera/Sekretaris 1 telah didisposisi 4. Setelah didisposisi oleh Panitera/ Sekretaris kemudian diteruskan ke Ketua 1 telah didisposisi 5. Surat masuk ditindak lanjuti diselesaikan oleh pengelola yang terkait sesuai dengan disposisi surat untuk selanjutnya surat diarsipkan ke dalam file arsip pengolah 30 menit telah ditindaklanju ti dan diselesaikan 2. PROSEDUR SURAT KELUAR 1. Wakil Sekretaris mengintruksikan dan/mendisposisi surat masuk kepada Kaur terkait untuk membuat/ membalas surat kepada pihak yang dituju; 2. Konsep surat keluar yang telah diselesaikan/ditindaklanjuti oleh Kaur yang terkait selanjutnya diserahkan kepada petugas pengolah surat; Wakil Sekretaris 30 menit Instruksi disposisi surat keluar, konsep surat keluar Kaur 30 menit Konsep surat keluar 1
mor SOP : W11-A22/ 438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 2 dari 9 halamn 3. Petugas pengolah surat mneruskan konsep surat masuk untuk mendapatkan persetujuan Kaur yang telah diparaf; 4. Konsep surat diteruskan oleh petugas pengolah surat ke masing-masing Pejabat untuk dijadikan draf surat keluar; Pengolah surat 1 Konsep surat keluar yang telah disetujui; Kaur 30 menit Draf surat keluar berikut kelengka pannya; 5. Draf surat yang telah disetujui selanjutnya disampaikan kepada petugas pengolah surat untuk dilengkapi kelengkapannya; Ketua/Panitera Sekretaris 120 menit Draf surat keluar yang telah ditanda tangani; 6. Pejabat yang berwenang menan datangani draf surat keluar terhadap surat yang telah ditandatangani Pejabat, pelaksana pengolah surat mengagendakan surat dengan memberi nomor urut, kode surat dan membubuhkan cap dinas serta mencatatnya ke dalam surat; Ketua dan Panitera/Sekretaris 30 menit Surat dalam amplop siap untuk dikirim; 7. Surat yang siap dikirim diteruskan ke pengirim surat, Petugas pengirim surat mengekpedisi dan mengirimkan surat dan mendistribusikan surat keluar sesuai dengan tujuan surat; 60 menit Surat keluar telah terkirim ke alamat yang dituju; A. PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR I. PROSEDUR BELANJA KEPERLUAN SEHARI-HARI PERKANTORAN 1. Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan sehari-hari perkantoran ( Barang persediaan ) Kaur 2. Pengelola melakukan pencacatan kebutuhan sehari-hari perkantoran ( barang persediaan yang akan di butuhkan ) 2
mor SOP : W11-A22438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 3 dari 9 halamn 3. Petugas pengelola barang persediaan menginput data ke dalam aplikasi persediaan dan selanjutnya mela kukan rekonsilasi dengan pengelola aplilasi Sistim Informasi Akuntasi Barang Milik Negara ( SIMAK BMN ) minimal 2 (dua) kali setahun; 4. Petugas pengelola barang persediaan mendistribusikan kepada masingmasing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan); 5. Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname fisik barang persediaan minimal 2 (dua) kali setahun; 6. Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan; 7 menit II. PROSEDUR PENGINPUTAN BARANG INVENTARIS ( BMN ) 1. Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor/barang Milik Negara; Kaur 2. Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang; 3. Pejabat Penerima Barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang; Pejabat penerima barang Pejabat penerima barang 4. Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas aplikasi SIMAK BMN; 5. Petugas aplikasi SIMAK BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK BMN, 3
mor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 4 dari 9 halamn 6. Kemudian petugas aplikasi SIMAK BMN melakukan rekonsilasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya; 7. Selanjutnya pengelola SIMAK BMN melakukan rekonsilasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang ( KPKNL ) miniml 2 (dua) kali setahun; 8.. Petugas pengelola SIMAK BMN menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Koordinator Wilayah minimal 2 (dua) kali setahun; III PROSEDUR PELAPORAN SIMAK BMN A. REKONSILASI INTERNAL 1. Mengirimkan Arsip Data Komputer ( ADK ) ke SIMAK BMN; 2. Petugas aplikasi mengakses doku men-dokumen laporan berdasarkan pengklasifikasian dalam neraca meliputi ; persediaan asset tetap ( tanah, gedung dan bangunan, peralatan dan mesin, jalan, irigasi dan jaringan, asset tetap lainnya, konstruksi dalam pengerjaan, asset lainnya ( asset tidak berwujud ); 3. Petugas aplikasi mencetak dokumen dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut; Operator Rekonsiliasi Operator SIMAK BMN Operator SIMAK BMN Berita Acara rekon internal setiap bulan; 4. Mengirimkan ADK SIMAK BMN ke Sistim Akuntasi Keuangan Pemerintah ( SAKPA ); 5. Jika data-data tersebut sudah cocok kemudian diterbitkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal; Operator SIMAK BMN Operator SIMAK BMN 4
mor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 5 dari 9 halamn B. REKONSILIASI DENGAN KPKNL 1. Mengirimkan laporan yang berupa ADK, beckup data SIMAK BMN, pengiriman dari SIMAK BMN (Saldo Tahun Lalu ) Transaksi Tahun Berjalan, transaksi semester) pengiriman dari aplikasi SAKPA, Print out laporan yang berupa Laporan Barang Kuasa Pengguna (, Intrakomptabel, Ekstrakomptabel, Gabungan, Kons truksi Dalam Pengerjaan, Aset Tak Berwujud, Barang Bersejarah, Neraca BMN, Catatan Ringkas BMN) Lampiran LBKP ( BAR Internal UAKPA dan UAKPB, Realisasi Anggaran Kuasa Pengguna Barang, Dokumen Pengelolaan BMN ) yang telah diperiksa dan ditandatangani oleh Pejabat Kuasa Pengguna Barang; 60 menit Berita Acara Rekonsiliasi Semester I dan II 2. Setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPKNL dan hasil pemutakhiran data dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran Data dan Rekonsiliasi Data BMN yang diterbitkan oleh KPKNL, petugas aplikasi mengirimkan laporan tersebut kepada Korwil dengan laporan yang sama; 3. PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN 1. Menerima Bahan Pustaka 1. Mendaftar semua bahan pustaka ke dalam buku induk perpustakaan; 2. Membubuhi stempel instansi pada halaman judul, halaman terakhir dan halaman rahasia; Pengelola Perpustakaan 2 menit Bahan Pustaka 5
mor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 6 dari 9 halamn 3. Membubuhi stempel dan mengisi inventarisasi dibalik judul yang tidak ada tulisan atau gambar; 4. Membuat kartu buku dan kantong buku serta menempelkan pada setiap buku; 5. Memberi nomor klasifikasi; 6. Memberi lebel buku; 7. Menata dalam rak perpustakaan 2. Melayani tamu yang berkunjung ke perpustakaan; 3. Melayani para peminjam buku 1. Mencarikan buku yang dibutuhkan 2. Mencatat dalam buku pinjaman; 3. Mencatat dalam kartu buku dan menyimpan kartu buku; 4. Menyerahkan buku kepada peminjam; Pengelola Perpustakaan 2 menit Bahan Pustaka 15-30 menit Kaur 1 Layanan informasi Pengelola Perpustakaan 2 menit 1 menit Buku Pustaka 4. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS 1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa dinas yang akan diperbaiki; 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke Wakil Sekretaris 3. Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh Wakil Sekretaris kemudian diteruskan kepada Panitera/Sekretaris; 4. Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda tangani oleh Panitera/Sekretaris; 5. Petugas membawa dinas ke tempat service untuk diper baiki/diservis; 6. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada Kaur. Kemudian disampaikan kepada Kaur Keuangan / Bendahara; Kaur 1 jam Inventarisasi keru sakan 1 Persetujuan invent tarisasi kerusakan 1 Persetujuan invent tarisasi kerusakan 1 Telah disetujui/ ditandatangani ren cana permohonan; 2880 menit Telah diservis 1 Terpeliharanya dinas; 6
mor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 7 dari 9 halamn 5. PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA I Rencana Pengadaan, di umumkan di LPSE 1. KPA memerintahkan kepada PPK untuk membuat perencanaan PBJ sesuai dana DIPA 2. PPK menetapkan PBJ berupa spesifikasi, rancangan kontrak dan HPS 3. PPK mengajukan spesifikasi dan HPS ke KPA untuk dimintakan persetujuan; 4. PPK memerintahkan kepada ULP / Pejabat pengadaan untuk melakukan proses PBJ 5. Pejabat Penerima hasil pekerjaan menyerahkan hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA 6. Kemudian pejabat penerima hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA 7. Bendahara Pengeluaran melakukan proses pembayaran/pencairan pengadaan barang dan jasa setelah disetujui KPA Ketua Pengadilan Agama Purwokerto Pengumuman 1440 menit Usulan rencana BJ 1440 menit Penetapan Rencana BJ SPPBJ 21.600 menit SPK/Kontrak 8.640 menit Barang Jasa 1.440 menit Barang Jasa 1.440 menit SP2D 1.440 menit 6. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS 1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa dinas yang akan diperbaiki; 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke Wakil Sekretaris; 3. Setelah disetujui dan ditandatangani oleh Wakil Sekretaris kemudian diteruskan kepada Panitera/Sekretaris; 4. Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditandatangani oleh Kaur 1 jam Inventarisasi kerusakan 15 m3nit Persetujuan inven tarisasi kerusakan 1 Persetujuan inven tarisasi kerusakan 1 Telah disetujui /ditanda tangani 7
mor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 8 dari 9 halaman Panitera/Sekretaris; 5. Petugas membawa dinas ke tempat service untuk diper baiki/disservice; 6. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada Kaur, kemudian disampaikan kepada Kaur Keuangan / Bendahara; Rencana permohonan 2.880 menit Telah disservice 1 Terpeliharanya dinas 7. PROSEDUR PENGHAPUSAN BMN 1. Petugas barang melakukan opname fisik barang tiap triwulan untuk menginventarisis barang yang sudah rusak berat; 2. Melaporkan hasil opname fisik barang rusak, membuat usulan SK Panitia Penghapusan barang; 3. Panitia Penghapusan melakukan penelitian barang yang akan dihapus dan Ketua PA mengajukan pengusulan penghapusan ke PTA; 4320 menit Rekap barang RB, RR 2880 menit RB,RR SK Panitia Penghapusan Rekomendasi penghapusan 4. SK penghapusan dari BUA MARI SK Penghapusa MARI 5. SK penghapusan dari BUA MARI 23040 menit Risalah lelang diteruskan ke KPKNL untuk permohonan penjualan secara lelang; 6. Pembuatan Berita Serah Terima 20160 menit Barang; 7. Penghapusan barang dari inventaris 4320 m3nit Daftar barang Aplikasi SIMAK BMN. yang dihapus 8. PROSEDUR KEBERSIHAN LINGKUNGAN 1. Telah selesainya penetapan tenaga honorer sesuai pengadaan BJP maka diterbitkan SPK petugas kebersihan kantor yang selanjutnya diteruskan kepada Kaur ; 60 menit SPK Penetapan telah diterima oleh tenaga honorer 8
mor SOP : W11-A22/ 438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal : Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 9 dari 9 halaman 2. Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan kantor; 3. Petugas pelayanan kebersihan lingkungan kantor melakukan tugas membersihkan gedung dan ruang kerja, serta halaman kantor; 4. Petugas melaporkan tugas yang telah dilaksanakan kepada Kaur ; 5. Kaur melaporkan tugas kebersihan kepada atasan; 60 menit Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya 240 menit Tercapainya lingkungan kantor yang bersih dan nyaman 1 Terselenggaranya kebersihan lingkungan kantor 1 Terselenggaranya kebersihan lingkungan kantor 9. PROSEDUR KEAMANAN KANTOR 1. Penetapan petugas keamanan kantor Kaur 60 menit SK Penetapan Petugas Keamanan kantor 2. Pengarahan tindak lanjut tentang 60 menit Pemahaman petu penugasan kepada petugas kebersihan gas tentang tang lingkungan kantor gungjawab dan tugas pokoknya 3. Petugas keamanan kantor 480 menit Keamanan terjaga melaksanakan keamanan kantor dengan menggunakan shift waktu yang sesuai dengan jadwal 4. Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil kerjanya selama menjaga keamanan kantor kepada Kaur 5. Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil keamanan 4 Terpenuhinya keamanan kantor Sesuai hari kerja Purwokerto, 17 Pebruari 2015 Ketua ttd Terselenggaranya keamanan lingku ngan kantor Drs. H. SYAFI UDDIN, SH. MH. NIP. 195806081987031006 9