BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. tanggal 30 Maret 1993 dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT Saga Machie didirikan pada tahun 1992 di Jakarta oleh Ibu Aulia Sucipto Lays dan Alm. Bapak Ananda Singgih berdasarkan akta nomor 202 tanggal 30 Maret 1993 dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) PT Saga Machie awalnya berlokasi di Jl. Gunung Sahari Raya No Komp. Gn. Sahari Permai Blok E No. 5 Jakarta Pusat. Namun sekarang kantornya telah berpindah di Jl. H. Agus Salim No. 67, Jakarta 10350, Indonesia. PT Saga Machie adalah perusahaan yang bergerak dibidang distributor sepatu dan sandal. Perusahaan ini tidak memiliki anak perusahaan. PT Saga Machie mendistribusikan sepatu dan sandal ke counter - counter yang terdapat dipusat pembelanjaan mall - mall besar seperti mall Kelapa Gading 2 (Jakarta), mall Puri Indah (Jakarta), dan Sogo Departement serta boutiqueboutique yang ada di Jakarta, Surabaya, Bandung, Medan, Balikpapan, Semarang, dan Bali. Selain itu perusahaan juga mendistribusikan sepatu dan sandal ke luar negeri seperti Singapura, Malaysia, Vietnam, Jepang, dan Korea. Perusahaan juga menyediakan jasa reparasi untuk sepatu yang rusak dengan kata lain seperti garansi, karena sepatu yang di jual merupakan sepatu kulit asli dengan kualitas yang tidak diragukan lagi. Perusahaan telah memiliki banyak 37

2 38 karyawan dan juga pelanggan tetap. Brand yang dipasarkan oleh perusahaan ini antara lain adalah Studio Nine dan ELLE. Studio Nine adalah trend mark yang memiliki pangsa pasar untuk wanita dan juga pria yang berkisar antara tahun sedangkan untuk trend mark ELLE hanya ditujukan untuk wanita saja yang berkisar antara tahun Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi Perusahaan a. Kinerja kualitas barang pada 98,5% b. Kinerja kualitas barang masuk pada 99% 2. Misi Perusahaan PT Saga Machie berkomitmen memberikan yang terbaik melalui kepemimpinan yang berkualitas dan perbaikan terus menerus dalam kegiatan perdagangan dan berusaha untuk meningkatkan penjualan tahunan sebesar 5%. 3.2 Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT SAGA MACHIE

3 39 Struktur organisasi pada PT. Saga Machie sesuai dengan ruang lingkup skripsi ini yaitu bisnis pada PT. Saga Machie dalam bidang industri sepatu dan sandal. Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : PT. SAGA MACHIE) Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Director

4 40 Tugasnya adalah : a. Bertindak sebagai pimpinan utama dalam perusahaan PT. Saga Machie. b. Memiliki kekuasaan penuh terhadap semua proses bisnis yang ada pada PT. Saga Machie. 2. General Manager Tugasnya adalah : a. Bertindak sebagai koordinator semua manager bagian dan juga karyawan. b. Bertanggung jawab langsung dibawah director. c. Membuat visi dan misi perusahaan. d. Mengkoordinasi semua karyawan untuk menjalankan misi yang telah dibuat. 3. Operation Manager Tugasnya adalah : a. Bertindak sebagai koordinator bagian operasional PT. Saga Machie. b. Mengurus segala keperluan operasional perusahaan. c. Mengkoordinasi bagian dalam gudang dan juga bagian keluar masuk barang perusahaan seperti expedisi dan pengangkutan. d. Bertanggung jawab langsung pada General Manager. 4. Marketing Manager Tugasnya adalah : a. Mengurusi dan juga membuat event dan promosi PT. Saga Machie. b. Mencari solusi agar sales dapat mencapai target seperti yang telah direncanakan.

5 41 c. Bertanggung jawab langsung pada General Manager. 5. Sales Manager Tugasnya adalah : a. Mengurus segala permintaan barang dari konsumen dan juga outlet. b. Sebagai koordinator antara konsumen dan juga outlet yang ada. c. Mengkoordinasi penjualan dan juga membuat laporan sales harian dan bulanan. d. Bertanggung jawab kepada General Manager. 6. Tax & Accounting Manager Tugasnya adalah : a. Bertindak sebagai pengkoordinasian bagian pajak dan juga akuntansi perusahaan. b. Memberikan laporan keuangan harian dan bulanan. c. Bertanggung jawab pada General Manager. 7. Finance Manager Tugasnya adalah : a. Bertindak sebagai pengkoordinasi keuangan PT. SAGA MACHIE. b. Mengkoordinasi penagih piutang PT. SAGA MACHIE. c. Mengkoordinasi pembayar utang PT. SAGA MACHIE. d. Memberikan laporan keuangan harian dan bulanan. e. Bertanggung jawab pada General Manager.

6 42 8. Product Executive Tugasnya adalah : a. Bertanggung jawab atas product yang ditangani baik itu kualitas, penjualan dan lain lain. b. Membuat penjualan harian dan bulanan product yang ditangani. c. Bertanggung jawab pada Sales Manager. 9. Corporate Sales Executive Tugasnya adalah : a. Melakukan penetrasi pasar untuk perusahaan. b. Menangani bisnis dengan perusahaan. c. Mempertahankan hubungan bisnis dengan PIC dari perusahaan. d. Bertanggung jawab kepada Sales Manager 10. Store Supervisor Tugasnya adalah : a. Mengkoordinasi outlet - outlet yang ada. b. Mengumpulkan laporan penjualan outlet mingguan dan bulanan. c. Mediator antara SPG dan Manajemen. d. Menyiapkan laporan persediaan barang. e. Bertanggung jawab pada Sales Manager. 11. Boutique Supervisor Tugasnya adalah : a. Mengkoordinasi outlet - outlet yang ada. b. Mengumpulkan laporan penjualan outlet harian dan bulanan. c. Menyiapkan laporan mingguan dan bulanan kepada pemilik.

7 43 d. Mediator antara SPG dan Manajemen. e. Menghandle operasi outlet sehari - hari. f. Bertanggung jawab pada Sales Manager. 12. SPG Supervisor Tugasnya adalah : a. Berfungsi sebagai pencari dan seleksi SPG. b. Menentukan pengeluaran untuk SPG. c. Bertanggung jawab pada Sales Manager. 3.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan PT. Saga Machie yang bergerak dalam bidang distribusi sepatu dan sandal termasuk ke dalam perusahaan distributor, yaitu perusahaan yang kegiatannya mendistribusikan barang jadi, berupa sepatu dan sandal yang akan dipasarkan kepada pelanggan. Berikut ini adalah proses bisnis penjualan pada PT. Saga Machie : Pertama kali pelanggan yang sudah kehabisan barang dagang di counter - counter penjualan akan membuat form order yang akan diberikan kepada perusahaan agar dapat melakukan re-stock barang terhadap counter - counter tersebut. Form order tersebut akan diserahkan kepada bagian warehouse dan melalui form order tersebut bagian warehouse akan melakukan pengecekan ketersediaan barang dagang yang dipesan oleh counter - counter bersangkutan.

8 44 Jika barang yang dipesan tidak tersedia di gudang maka bagian warehouse akan mengkonfirmasi kepada pelanggan bahwa saat ini barang sedang tidak tersedia. Jika barang pesanan yang dipesan oleh pelanggan tersedia, maka bagian warehouse akan membuat form stock list sebanyak 2 rangkap, dimana setiap rangkap tersebut akan digunakan sebagai berikut : Rangkap 1 akan diberikan kepada invoice administrator Rangkap 2 akan diarsip oleh bagian warehouse Ketika bagian invoice administrator menerima form stock list rangkap 1 dari bagian warehouse, maka invoice administrator akan membuat surat jalan sebanyak 5 rangkap, dimana setiap rangkap tersebut akan digunakan sebagai berikut : Rangkap 1 akan diarsip oleh bagian invoice administrator Rangkap 2,3,4 dan 5 akan diberikan kepada operation manager Kemudian di saat yang bersamaan bagian warehouse akan memberikan barang pesanan kepada operation manager Ketika operation manager menerima surat jalan rangkap 2,3,4 dan 5 maka operation manager akan mengecek kesesuaian fisik barang yang dipesan apakah cocok dengan surat jalan apabila cocok maka operation manager akan menandatangani surat jalan tersebut dan memberikan kepada driver beserta barang pesanan pelanggan untuk diantarkan ke counter - counter yang bersangkutan. Jika barang mengalami kerusakan

9 45 ataupun kesalahan, pelanggan dapat melakukan retur barang dengan melampirkan surat jalan. Setiap harinya, pelanggan akan membuat sales delivery report yang memuat jumlah barang yang sudah terjual berdasarkan nama barangnya yang akan diberikan bersama dengan uang kepada bagian sales untuk dilakukan pencatatan ke form sales order sebanyak 2 rangkap, dimana setiap rangkap tersebut akan digunakan sebagai berikut : Rangkap 1, akan diberikan kepada bagian finance Rangkap 2, akan diarsip oleh bagian sales Kemudian bagian sales akan membuat kwitansi yang akan diserahkan kepada pelanggan setelah uang hasil penjualan diterima oleh perusahaan dan akan memberikannya ke bagian finance. Ketika bagian finance menerima sales order rangkap 1 dari bagian sales maka bagian finance akan melakukan pembuatan transaksi ke jurnal. Setiap akhir bulannya, bagian finance akan membuat finance report dan bagian sales akan membuat sales report yang akan diberikan kepada General Manager.

10 Diagram Aliran Data pada PT SAGA MACHIE Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Penjualan

11 Event Table No. Event Internal Agent Starts When Activity 1. Melakukan Bag. Warehouse Ketika menerima Melakukan pencatatan persediaan, pencatatan form order dari mengecek ketersediaan barang, persediaan pelanggan membuat form stock list 2 rangkap, mendistribusikan form stock list 2. Melakukan pembuatan surat jalan 3. Melakukan otorisasi pengiriman barang 4. Melakukan pencatatan penjualan 5. Melakukan pembuatan transaksi 6. Melakukan pembuatan laporan keuangan 7. Melakukan pembuatan laporan penjualan Invoice Ketika menerima Administrator form stock list dari Bag. Warehouse Operation Ketika menerima Manager surat jalan rangkap 2,3,4 dan 5 dari invoice administrator Bag. Sales Ketika menerima sales delivery report dari pelanggan Bag. Finance Ketika menerima sales order rangkap 1 dari bag. Sales Bag. Finance Ketika memasuki akhir bulan Bag. Sales Ketika memasuki akhir bulan kepada invoice administrator Melakukan pembuatan surat jalan 5 rangkap, mendistribusikan surat jalan kepada operation manager Melakukan otorisasi pengiriman barang, mengecek kesesuaian fisik barang, menandatangani surat jalan, menyerahkan barang dagang dan surat jalan kepada driver. Melakukan pencatatan penjualan, membuat sales order 2 rangkap dan kwitansi, mendistribusikan sales order kepada bag. finance Melakukan pembuatan transaksi, mencatat transaksi ke dalam jurnal Melakukan pembuatan laporan keuangan berdasarkan sales order dan kegiatan transaksi lainnya Melakukan pembuatan laporan penjualan berdasarkan sales order Tabel 3.1 Event Table Sistem Informasi Penjualan

12 Overview Activity Diagram (OAD) Gambar 3.3 OAD Sistem Informasi Penjualan

13 Workflow Table Actor Activity Melakukan Pencatatan Persediaan Pelanggan Bag. Warehouse 1. Mengirimkan form order 2. Menerima form order dari pelanggan 3. Mengecek ketersediaan barang 4. Melakukan pemberitahuan ketersediaan barang 5. Memilih menu windows form stock list 6. Menampilkan menu windows form stock list 7. Menggenerate nomor form stock list Bag. Warehouse 8. Menginput nomor form order 9. Menginput tanggal pengiriman 10. Menginput nama counter 11. Menginput nama brand 12. Menginput nomor faktur 13. Memilih nomor aktiva Bag. Warehouse 14. Menampilkan detail aktiva 15. Menginput jumlah barang pada ukuran sepatu 16. Memilih menu save Bag. Warehouse Bag. Warehouse 17. Menyimpan form stock list 18. Memilih menu print 19. Mencetak form stock list 2 rangkap 20. Mendistribusikan form stock list rangkap 1 kepada invoice administrator 21. Mengarsip form stock list rangkap 2 Melakukan Pembuatan Surat Jalan Invoice Administrator 22. Menerima form stock list rangkap Memilih menu windows surat jalan 24. Menampilkan menu windows surat jalan

14 50 Actor Activity 25. Menggenerate nomor surat jalan Invoice Administrator 26. Menginput tanggal surat jalan 27. Memasukkan pelanggan yang bersangkutan 28. Memilih nomor aktiva Invoice Administrator Invoice Administrator Invoice Administrator 29. Menampilkan detail aktiva 30. Memasukkan jumlah barang 31. Menghitung total harga 32. Memilih menu save 33. Menyimpan surat jalan 34. Memilih menu print 35. Mencetak surat jalan 5 rangkap 36. Mengarsip surat jalan rangkap Mendistribusikan surat jalan rangkap 2, 3, 4 dan 5 kepada operation manager Melakukan Otorisasi Pengiriman Barang Operation Manager 38. Menerima surat jalan rangkap 2, 3, 4 dan Mengecek fisik barang 40. Mengecek kesesuaian surat jalan dengan fisik barang 41. Menandatangani surat jalan 42. Memberikan surat jalan rangkap 2, 3, 4 dan 5 besert barang kepada driver Melakukan Pencatatan Penjualan Pelanggan Bag. Sales 43. Mengirimkan sales delivery report 44. Menerima sales delivery report 45. Memilih menu windows sales order 46. Menampilkan menu windows sales order 47. Mengenerate nomor sales order Bag. Sales 48. Menginput tanggal sales order

15 51 Actor Activity 49. Menginput nama brand 50. Menginput jumlah diskon 51. Menginput jumlah barang Bag. Sales Bag. Sales Bag. Sales 52. Menghitung total netto 53. Memilih menu save 54. Menyimpan sales order 55. Memilih menu print 56. Mencetak sales order 2 rangkap 57. Mendistribusikan sales order rangkap 1 pada bag.finance 58. Mengarsip sales order rangkap Membuat kwitansi 60. Mendistribusikan kwitansi kepada pelanggan Melakukan Pembuatan Transaksi Bag. Finance 61. Menerima sales order rangkap 1 dan kwitansi 62. Melakukan pengecekan sales order 63. Mengecek kwitansi dengan jumlah uang yang diterima 64. Melakukan pencatatan transaksi ke jurnal Melakukan Pembuatan Laporan Keuangan Bag.Finance Bag.Finance 65. Memilih menu windows sales order 66. Menampilkan menu windows sales order 67. Menggabungkan atribut sales order dengan atribut menu lainnya 68. Memilih menu print Bag.Finance 69. Mencetak laporan keuangan 70. Memberikan laporan keuangan kepada General Manager Melakukan Pembuatan Laporan Penjualan Bag.Sales Bag. Sales 71. Memilih menu windows sales order 72. Menampilkan menu windows sales order 73. Menginput jumlah harga kotor

16 52 Actor Activity 74. Menginput jenis pembayaran dan total pembayaran Bag. Sales Bag. Sales 75. Menghitung total bersih 76. Memilih menu print 77. Mencetak laporan penjualan 78. Memberikan laporan keuangan kepada General Manager Tabel 3.2 Workflow Table Sistem Informasi Penjualan

17 Diagram Activity Diagram (DAD) DAD Melakukan Pencatatan Persediaan Gambar 3.4 DAD Melakukan Pencatatan Persediaan

18 DAD Melakukan Pembuatan Surat Jalan Gambar 3.5 DAD Melakukan Pembuatan Surat Jalan

19 DAD Melakukan Otorisasi Pengiriman Barang Gambar 3.6 DAD Melakukan Otorisasi Pengiriman Barang

20 DAD Melakukan Pencatatan Penjualan Gambar 3.7 DAD Melakukan Pencatatan Penjualan

21 DAD Melakukan Pembuatan Transaksi Bag. Finance {Sales Order} 1 {Kwintansi} 61. Menerima sales order rangkap 1 dan kwintansi Tr_Sales_Order 62. Melakukan pengecekan sales order 63. Mengecek kwintansi dengan uang yang diterima 64. Melakukan pencatatan transaksi ke jurnal Gambar 3.8 DAD Melakukan Pembuatan Transaksi

22 DAD Melakukan Pembuatan Laporan Keuangan Gambar 3.9 DAD Melakukan Pembuatan Laporan Keuangan

23 DAD Melakukan Pembuatan Laporan Penjualan Bag. Sales 71. Memilih menu windows sales order Tr_Sales_Order 72. Menampilkan menu windows sales order 73. Menginput jumlah harga kotor 74. Menginput jenis pembayaran dan total pembayaran 75. Menghitung total bersih 76. Memilih menu print {Laporan Penjualan} 77. Mencetak laporan penjualan 78. Memberikan laporan keuangan pada General Manager {Laporan Penjualan} Gambar 3.10 DAD Melakukan Pembuatan Laporan Penjualan

24 Uraian Hardware dan Software yang Digunakan PT. Saga Machie memiliki beberapa komputer yang digunakan untuk menjalankan kegiatan bisnisnya yaitu : 1. Bagian Penjualan memiliki 3 2. Bagian Finance memiliki 4 3. Bagian Warehouse memiliki 2 4. Bagian Operation memiliki 2 5. Bagian Administrator memiliki 3 Spesifikasi Kompter ini dibarengi dengan adanya 2 server yaitu 1 database program yang lama dan 1 yang baru. Yang lama nantinya akan dijadikan sebagai server backup untuk melindungi data jika ada kejadian tak terduga yang terjadi. Jaringan yang akan digunakan oleh PT. Saga Machie adalah Local Area Network (LAN). Dengan Perincian sebagai berikut : 1. Software yang digunakan SQL, VB Windows XP 3. Antivirus PCMAV 4. Processor Intel Pentium COR 2 DUO 5. Motherboard AXUS 6. Mouse Logitech 7. Keyboard Logitech 8. Monitor LG 9. Hard disk serial sim-x 90GB

25 Power supply AC-300/400v 11. Memory 24GB Topologi Sistem yang digunakan Gambar 3.11 Topologi Sistem yang digunakan

26 Uraian Penjelasan Sistem Aplikasi yang Digunakan 1. Tampilan Login pada saat membuka aplikasi sistem penjualan Gambar 3.12 Tampilan Login 2. Setelah melakukan Login, akan muncul tampilan utama dari BackOffice system Gambar 3.13 Tampilan BackOffice system

27 63 3. Untuk mengecek barang yang masuk, pilih field Barang Masuk dan isi sesuai dengan data yang dicari Gambar 3.14 Tampilan field Barang Masuk 4. Untuk melakukan pengecekan harga, pilih field Cek Harga dan masukkan 8 digit awal barang yang akan dicari dan setelah itu akan muncul harga nya, last update, discount, supplier dan yang lainnya Gambar 3.15 Tampilan field Cek Harga

28 64 5. Apabila ingin mengecek barang apa saja yang akan di kirim, pilih field kirim barang dan masukkan data sesuai dengan yang di form Gambar 3.16 Tampilan field Kirim Barang 6. Setelah barang di kirim, bagian penjualan akan melihat keseluruhan penjualannya dengan memilih field Penjualan Outlet dan akan muncul barang - barang apa saja yang akan terjual sesuai dengan tanggal transaksi nya. Gambar 3.17 Tampilan field Penjualan Outlet

29 65 7. Tampilan pada saat ingin melakukan Retur Barang Gambar 3.18 Tampilan Retur Barang 8. Apabila ingin melakukan pengecekan stock enquiry, pilih field Stock Enquiry dan akan muncul data sesuai kode yang kita input Gambar 3.19 Tampilan Stock Enquiry

30 66 9. Tampilan pada saat ingin melakukan pengecekan Stock Movement Gambar 3.20 Tampilan Stock Movement