Bab 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN. 3.1 Gambaran Umum Koperasi Karyawan Central Pertiwi

Transkripsi

1 33 Bab 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Koperasi Karyawan Central Pertiwi Latar Belakang Koperasi Koperasi karyawan yang lahir dari inisiatif seluruh karyawan PT. Charoen Pokphand Grup Indonesia ini, pertama kali didirikan dengan nama Koperasi Karyawan Charoen Pokphand Pratama melalui surat keputusan Kepala Kantor Wilayah Departemen Koperasi no. 105/BLP/X/VIII/1991. tertanggal 31 Agustus 1991 dengan NPWP oleh bapak Tommy Suherman S.H. sebagai notaris. Kemudian melalui Rapat Anggota Tahunan untuk tahun buku 1995 yang diadakan pada tanggal 30 Agustus 1996 Di Jakarta, nama Koperasi Karyawan Charoen Pokphand Pratama diganti menjadi Koperasi Karyawan Central Pertiwi beralamat di jalan Ancol Barat 8 no. 1. Anggota Koperasi meliputi seluruh karyawan yang bernaung di bawah PT. Central Pertiwi dan perusahaan-perusahaan lain yang terafiliasi serta kewarganegaraan Indonesia (WNI). Perkembangan Koperasi cukup pesat seiring dengan perkembangan perusahaan yang menaunginya. Pada awal berdirinya di akhir tahun 1991, Koperasi hanya mempunyai 3 unit saja. Namun karena dirasa wilayah kerja tiap unit begitu luas, maka pada tahun 1993 organisasi Koperasi dimekarkan menjadi 8 unit, yang tersebar diseluruh

2 34 Indonesia. Pada periode tahun 1996 hingga 2007 telah terjadi beberapa kali pemekaran unit yaitu pada tahun 1996 dari 8 (delapan) unit menjadi 11 (sebelas) unit, sedangkan pada tahun 2006 dan 2007 masing-masing ada 1 (satu) kali pemekaran unit, dengan demikian hingga tahun 2007 Koperasi Karyawan Central Pertiwi terdiri dari 13 Unit. Usaha inti yang sudah dijalankan sejak awal berdirinya Koperasi adalah Unit Usaha Simpan Pinjam. Dari Unit usaha inti tersebut, usaha Koperasi telah berkembang begitu pesat, terutama jenis usaha yang berhubungan dengan berbagai kebutuhan pokok anggota seperti beras, mie instant, gula, kopi, telur, dan berbagai kebutuhan pokok sehari-hari lainnya. Usaha Koperasi nampak semakin menunjukkan peningkatan yang signifikan, dengan adanya penjualan-penjualan aneka Produk Ayam Olahan yang dihasilkan oleh PT. Charoen Pokphand Indonesia Tbk, suatu perusahaaan cikal bakal dimana anggota koperasi bekerja. Disamping itu, dengan adanya kebijakan Pengurus yang mampu memberikan suasana untuk berkembangnya usaha koperasi, maka masing-masing Unit telah mengambil inisiatif untuk mengembangkan Koperasi dalam melakukan berbagai bidang usaha, seperti penyediaan peralatan kantor, elektronik, perbengkelan, foto kopi, pengangkutan, jasa kantin, penjualan pupuk kandang, penjualan limbah pabrik, dan usaha-usaha lainnya.

3 35 Selain usaha-usaha yang dijalankan di masing-masing unit, Koperasi juga melakukan investasi saham, yaitu saham PT. Charoem Pokphand Indonesia Tbk. Saham PT. Central Agromina dan saham PT.Inti Bahari Windhu Tema Visi dan Misi Visi : - Menyediakan produk-produk terbaik yang dapat berorientasi di pasar-pasar Misi : - Membantu mensejahterakan anggota koperasi karyawan PT. Charoen Pokphand Indonesia. 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.2 Struktur Organisasi Koperasi Karyawan Central Pertiwi Unit Ancol

4 Uraian Tugas & Tanggung Jawab Ketua Unit : - Menetapkan dan memutuskan kebijakan - Menyetujui Pesanan pembelian Bendahara : - Buka cek pembayaran - Tanda tangan voucher Kepala Toko: - Melakukan pengawasan terhadap karyawan - Melakukan evaluasi dan perbaikan - Menganalisa kinerja toko - Memastikan sasaran mutu dapat tercapai Staf Komputer : - Memastikan sistem bisa berjalan dengan baik - Menyimpan salinan data persediaan pada hardisc portable dan pada komputer staf komputer

5 37 - Mengotorisasi Master Inventory Keuangan : - buka pembayaran tagihan - menyiapkan gaji anggota Staf Pengolahan Data Masuk: - Melakukan entry data barang yang masuk dan barang yang keluar sesuai data - Memproses data untuk laporan tiap bulan - Memproses pengembalian barang - Mengotorisasi Master Inventory Kasir : - Melayani pembayaran transaksi dengan tunai - Melayani pembayaran transaksi dengan menggunakan debit card maupun kartu kredit - Bertanggung jawab menjaga kebersihan kasir - Bertanggung jawab atas jumlah uang yang ada didalam mesin kassa

6 38 Staf Penjualan : - Melakukan penjualan barang - Menentukan harga jual barang yang akan dijual Staf Pembelian: - Melakukan pemesanan barang (produk) - Menghitung persediaan barang - Membuat pembelian barang Staf Penerimaan dan Pengiriman - Menerima barang (produk) yang dikirim pemasok. - Memeriksa barang (produk) - Meretur barang (produk) - Mengecek kesesuaian antara order pembelian dengan delivery order. - Mengirim barang kepada pelanggan dan pemasok - Membuat Nota Retur Akuntansi : - Rekonsiliasi Bank

7 39 - Menyiapkan semua laporan keuangan 3.3 Standard Operasional Prosedur Sistem Informasi Persediaan Prosedur Pengeluaran Barang karena terjadi proses transaksi Penjualan tunai Pelanggan datang ke kasir membawa makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor untuk melakukan pembayaran. Pelanggan menyerahkan makanan produk ayam olahan atau alat tulis kantor yang akan dibeli kepada kasir. Kasir menerima makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor tersebut dan mulai memproses transaksi pembayaran customer tersebut. Kasir mendekatkan mesin barcoder dengan barcode yang ada di belakang dari bungkus makanan produk ayam olahan dan bagian bawah alat tulis kantor. Secara otomatis, tabel yang ada pada program counter akan memunculkan keterangan makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor pada aplikasi transaksi penjualan harian. Apabila kasir menekan tombol enter, maka jumlah stok produk makanan ayam olahan dan alat tulis kantor pada Database System mengalami pengurangan jumlah sebesar makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor yang dibeli pelanggan. Kasir menerima uang kontan atau kartu kredit yang diberikan oleh pelanggan. Setelah itu, Kasir mencetak struk pembayaran untuk diserahkan ke pada pelanggan sebagai bukti pembayaran atas

8 40 transaksi dan uang kembalian jika uang yang diterima kasir melebihi total pembayaran yang harus dibayarkan pelanggan. Bukti pengeluaran barang dilihat pada aplikasi penjualan harian. Prosedur Penerimaan Barang dari Supplier Proses penerimaan barang pada Koperasi Karyawan Central Pertiwi dimulai saat staf penerimaan dan pengiriman meminta pengadaan barang yang tinggal sedikit stoknya kepada ketua unit. Kemudian ketua unit menyetujui pengadaan barang. Kemudian meminta barang kepada pemasok melalui via telepon. Pemasok datang ke toko dengan membawa, order pembelian, tiga rangkap delivery order, makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor. Setelah itu Staf penerimaan dan pengiriman memeriksa kesesuain antara jumlah makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor dengan order pembelian dan delivery drder. Setelah jumlah barang sudah sesuai, maka staf penerimaan dan pengiriman menandatangani delivery order rangkap satu. Delivery order rangkap satu disimpan oleh supplier sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima oleh staf penerimaan dan pengiriman. Setelah barang diterima oleh staf penerimaan dan pengiriman, staf penerimaan dan pengiriman akan menginput jumlah produk makanan ayam olahan dan alat tulis kantor yang diterima dari pemasok sesuai dengan delivery order rangkap 2 ke dalam aplikasi Pembelian yang terdiri dari no faktur, supplier, nama, alamat, kota dan tanggal

9 41 faktur. Maka staf penerimaan dan pengiriman akan mengarsip delivery order rangkap dan Order Pembelian. Setelah barang di input ke dalam aplikasi pembelian, Staf Penerimaan dan Pengiriman menyerahkan delivery order rangkap 3 untuk diserahkan pada Staf Pengolahan Data Masuk. Staf Pengolahan Data Masuk memasukkan data makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor ke dalam aplikasi Master Inventory yang terdiri dari no ID, nama, jenis, no rak, supplier, harga beli, dan harga jual. Secara otomatis akan mengup-date dan manambah jumlah stok barang ke dalam sistem. Kemudian Staf Pengolahan Data Masuk memberikan laporan persediaan kepada ketua unit. Prosedur Pengembalian Barang ke Supplier Staf yang melakukan retur kepada supplier dan membuat nota retur adalah staf penerimaan dan pengiriman. Staf penerimaan dan pengiriman akan melakukan retur, dengan memasukkan data barang yang akan diretur pada aplikasi retur. Data yang dimaksukkan seperti nomor retur, nomor faktur, supllier, nama, alamat, dan kota. Setelah itu, staf akan mencetak nota retur untuk diserahkan kepada kepala toko. Kepala toko akan mengecek seluruh keterangan makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor yang akan diretur, jika data tersebut telah lengkap maka kepala toko mengotorisasi nota retur. Pengiriman nota

10 42 retur dan makanan produk ayam olahan dan alat tulis kantor atau barang retur kepada pemasok dilakukan oleh staf penerimaan dan pengiriman. Overview Activity Diagram Persediaan Gambar Overview Activity Diagram Persediaan

11 43 Detail Activity Diagram Penerimaan Barang Gambar Detail Activity Diagram Penerimaan Barang

12 44 Detail Activity Diagram Pengembalian Barang Gambar Detail Activity Diagram Pengembalian Barang

13 45 Detail Activity Diagram Pengeluaran Barang atas transaksi penjualan tunai Gambar Detail Activity Diagram Pengeluaran Barang atas transaksi penjualan tunai

14 Arsitektur Sistem Informasi Koperasi Karyawan Central Pertiwi Hardware Spesifikasi Hardware yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Processor Intel(R) Pentium(R) 4 CPU 2.40GHz 2. Memory 512 MB 3. VGA NVIDIA RIVA TNT2 Model 64 MB 4. Harddisk MAXTOR STM A 80 GB 5. Monitor 15 inch Phillips semi Flat 6. Keyboard dan Mouse Logitech 7. Printer EPSON LG MODEM D-LINK 10/100 Fast Ethernet Switch Software Spesifikasi Software yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Windows XP (Service Pack 2) 2. Database System: Server : Microsoft SQL Server 2000 dan bahasa pemrograman VB.Net 3. Application Software: Tools : Borland Delphi 5. Paket Software : Microsoft Office XP, Cute PDF.

15 Analisis Penentuan Perspektif Alasan pemilihan perspektif internal proses evaluasi persediaan yang mengacu pada tujuan bisnis berbasis IT, yaitu: 1. Meningkatkan dan memelihara fungsi-fungsi proses bisnis 2. Mengurangi biaya proses 3. Menyediakan pemenuhan kebijakan-kebijakan internal 4. Mengelola perubahan bisnis 5. Menyediakan dan memelihara operasional dan produktifitas staf Business Goal 10 Meningkatkan dan memelhara IT Goals fungsi-fungsi proses bisnis 11 Mengurangi biaya proses Internal Perspective 12 Menyediakan pemenuhan 2 13 kebijakan-kebijakan internal 13 Mengelola perubahan bisnis

16 48 14 Menyediakan dan memelihara operasional dan produktifitas staf Tabel 3.5 Analisis Penentuan Perspektif IT Goals 1 Menanggapi kebutuhan bisnis yang sesuai dengan strategi bisnis PO4 Proceses ME1 2 Menanggapi kebutuhan tata kelola yang PO4 ME1 ME4 sesuai dengan petunjuk atau kebijakan dewan pimpinan 5 Menciptakan kemampuan IT yang cepat PO4 PO7 AI3 6 Menegaskan bagaimana fungsi bisnis dan kebutuhan pengendalian diartikan ke dalam solusi yang efisien dan efektif 7 Memperoleh dan memelihara sistem aplikasi yang terintegrasi dan terstandarisasi 8 Memperoleh dan memelihara infrastruktur IT yang terintegrasi dan terstandarisasi 11 Memastikan tidak ada kesalahan integrasi dari aplikasi ke dalam proses bisnis AI2 AI2 AI3 AI4 AI6 AI5 13 Memastikan penggunaan dan kinerja AI4 DS7 DS8

17 49 pelaksanaan yang sesuai dari solusi aplikasi dan teknologi 15 Memaksimalkan kemampuan, sumber daya, AI3 DS7 DS9 dan infrastruktur IT 28 Memastikan bahwa IT mendemonstrasikan efisiensi biaya kualitas pelayanan, pengembangan yang berkelanjutan dan kesiapan terhadap perubahan di masa yang akan datang ME1 ME4