BAB 3 DESKRIPSI SISTEM YANG BERJALAN PADA PT PRIMA CIPTA INSTRUMENT. merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi perangkat hardware

Transkripsi

1 BAB 3 DESKRIPSI SISTEM YANG BERJALAN PADA PT PRIMA CIPTA INSTRUMENT 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang Perusahaan PT Prima Cipta Instrument berdiri pada tanggal 19 Juli 2001, dan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi perangkat hardware komputer. Sebagai perusahaan distributor business-to-business (B2B), PT Prima Cipta Instrument memasarkan produk-produk hardware komputer kepada tokotoko yang menetapkan PT Prima Cipta Instrument sebagai pemasoknya. Sebagai perusahaan distributor wholesale, produk-produk yang didistribusikan oleh PT Prima Cipta Instrument dipasok oleh agen-agen besar seperti Foxconn, Atikom, dan PT Nusantara Eradata. Produk hardware komputer yang didistribusikan oleh PT Prima Cipta Instrument terdiri dari perangkat motherboard, vga card, sound card, network card, dan berbagai periferal jaringan. Untuk menjalankan misi perusahaan, PT Prima Cipta Instrument mendistribusikan produk-produk hardware komputer dengan merek bertaraf internasional dan berkualitas tinggi seperti Gigabyte, Creative, dan Asus. Saat ini karyawan yang bekerja pada PT Prima Cipta Instrument berjumlah 28 orang. 44

2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT Prima Cipta Instrument adalah menjadi perusahaan distribusi produk-produk teknologi informasi dan komunikasi terunggul dan terbesar di Indonesia. Misi PT Prima Cipta Instrument adalah menyediakan basis produk berkualitas tinggi, harga bersaing, serta layanan terbaik bagi setiap customer perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Uraian Pekerjaan Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh informasi mengenai tugas dan tanggung jawab setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi PT Prima Cipta Instrument. Secara garis besar tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut:

3 46 a. Direktur Utama 1. Menetapkan berbagai peraturan dan kebijakan perusahaan 2. Menetapkan strategi, sasaran, dan mengambil keputusan penting bagi perusahaan 3. Mengelola dan mengkoordinasi semua kegiatan divisional perusahaan b. Manajer Pemasaran 1. Menetapkan anggaran promosi dan berbagai program pemasaran 2. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan pemasaran yang sedang dijalankan 3. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan distribusi perusahaan c. Staf Bagian Pemasaran 1. Menjalankan kegiatan pemasaran yang ditetapkan perusahaan 2. Menerima pesanan pelanggan, melayani, dan berkomunikasi dengan para pelanggan 3. Menjalankan kegiatan distribusi perusahaan d. Manajer Keuangan 1. Mengelola sumber keuangan secara efektif dan efisien 2. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan akuntansi perusahaan 3. Membuat laporan keuangan perusahaan secara periodik

4 47 e. Staf Bagian Keuangan 1. Menjalankan kegiatan akuntasi perusahaan 2. Mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan f. Manajer Pembelian 1. Menetapkan anggaran pembelian perusahaan 2. Melakukan penilaian dan seleksi terhadap pemasok perusahaan 3. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan pembelian perusahaan g. Staf Bagian Pembelian 1. Berkomunikasi dan menjalankan kerja sama dengan para pemasok 2. Melakukan pemesanan barang dan menjalankan kegiatan pembelian perusahaan h. Manajer Personalia 1. Merancang dan memberikan pelatihan kepada para karyawan 2. Merekrut dan memberhentikan karyawan 3. Mengelola penggajian karyawan perusahaan 4. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan personalia perusahaan i. Staf Bagian Personalia 1. Menjalankan kegiatan administrasi personalia perusahaan

5 48 j. Manajer Gudang 1. Mengelola persediaan barang secara efektif dan efisien 2. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan administrasi pergudangan k. Staf Bagian Gudang 1. Memeriksa ketersediaan barang 2. Menyiapkan barang pesanan pelanggan 3. Menjalankan kegiatan administrasi pergudangan perusahaan l. Manajer Teknik 1. Melatih dan meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para teknisi 2. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan teknisi m. Staf Bagian Teknik 1. Membuat dokumentasi teknis terhadap produk yang didistribusikan perusahaan 2. Menerima dan mereparasi barang yang diretur oleh pelanggan 3.2 Deskripsi Sistem Yang Berjalan Prosedur Distribusi Prosedur distribusi pada PT Prima Cipta Instrument dimulai dari pemesanan barang oleh bagian pembelian kepada pemasok. Barang yang dipesan dikirimkan kepada perusahaan oleh pemasok dengan menggunakan angkutan

6 49 mobil maupun melalui jasa kurir. Barang yang dipesan tersebut akan diterima oleh bagian gudang dan menjadi stok persediaan perusahaan. Selanjutnya pelanggan melakukan pemesanan barang dengan mengirimkan PO (Purchase Order) ke staf pemasaran melalui fax. Setelah menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan, staf pemasaran membuat SO (Sales Order) yang akan diberikan ke staf gudang dengan tujuan mengecek stok barang. Jika stok barang berada di tingkat minimum maka staf gudang akan membuat PR (Purchase Request) kepada bagian pembelian untuk melakukan pemesanan ke pemasok. Setelah mengecek stok barang, staf gudang akan menyiapkan barang dan membuat surat jalan sebanyak 3 rangkap ke gudang, keuangan dan pelanggan. Kemudian barang akan dikirim staf pengiriman dengan melampirkan dokumen surat jalan. Setelah pelanggan menerimanya, pelanggan akan menandatangani surat jalan. Berdasarkan surat jalan yang telah ditandatangani pelanggan, staf keuangan akan membuat faktur penjualan dan faktur pajak standard masingmasing 3 rangkap dan diserahkan kepada pelanggan, staf keuangan, dan manajer keuangan. Tetapi jika terjadi retur penjualan, maka pelanggan akan mengirimkan SJ (Surat Jalan) dan retur pembelian dari pelanggan ke staf pemasaran. Setelah menerima dokumen dari pelanggan, staf pemasaran akan membuat memo retur ke staf gudang. Staf gudang akan menyiapkan barang pengganti retur sesuai dengan memo. Kemudian staf pemasaran akan menginput data dalam transaksi retur penjualan.

7 50 Pada saat faktur penjualan sudah jatuh tempo, pelanggan akan melakukan pembayaran melalui transfer antar bank. Kemudian pelanggan akan mengirimkan bukti pembayaran berupa struk melalui fax sesuai dengan faktur penjualan yang nantinya akan diterima oleh staf keuangan. Setelah staf keuangan menerima bukti pembayaran dari pelanggan, staf keuangan akan memposting piutang dan membuat laporan penjualan yang akan diserahkan ke manajer keuangan Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks

8 Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol

9 Konfigurasi Sistem PT Prima Cipta Instrument menjalankan sistem informasi distribusi pada jaringan local area network (LAN) yang terdiri dari 12 komputer client dan satu komputer server yang terhubung satu sama lainnya. Di bawah ini adalah gambar jaringan yang ada pada kantor PT Prima Cipta Instrument : Gambar 3.4 Konfigurasi Jaringan Di bawah ini adalah spesifikasi hardware dan software baik komputer client maupun server yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi distribusi pada PT Prima Cipta Instrument : I. Spesifikasi Server 1. Processor Intel Xeon 2.4GHz 2. Hard disk 140GB SCSI 3. Memori DDR RAM 2 GB

10 53 4. Sistem operasi Microsoft Windows 2000 Server 5. SQL Server 2000 Enterprise II. Spesifikasi Client 1. Processor Pentium 4 2 GHz 2. Hard disk 40 GB 3. Memori DDR RAM 128 MB 4. Sistem operasi Microsoft Windows XP 5. Microsoft Office XP Prosedur Sistem Berikut adalah penjelasan prosedur yang sedang berjalan pada sistem informasi distribusi pada PT Prima Cipta Instrument berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan dan sesuai dengan domain COBIT (penyampaian dan dukungan) dan daftar pertanyaan yang digunakan Menetapkan Dan Mengatur Tingkatan Layanan (DS1) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses menetapkan dan mengatur tingkatan layanan adalah sebagai berikut: 1. Dalam mengatur penggunaan sistem informasi perusahaan, setiap pengguna diberikan printout yang berisi aturan-aturan dalam menggunakan sistem informasi distribusi. Perusahaan akan memberikan teguran sampai pemecatan bila ada pengguna yang tidak mematuhi aturanaturan tersebut.

11 54 2. Dalam mengorganisir pencapaian kerja para karyawan pada setiap unit organisasi, manajer pada masing-masing bagian melakukan meeting pada setiap awal tahun untuk menentukan target individual para karyawan berdasarkan job description masing-masing karyawan. Kemudian para manajer tersebut mereview pencapaian target masingmasing karyawan pada setiap semester. 3. Setiap pengguna sistem informasi distribusi dapat menyampaikan keluhan atas masalah dan kesulitan yang muncul pada saat menggunakan sistem. Keluhan tersebut disampaikan pengguna kepada manajer pada bagiannya. 4. Distribusi data setiap unit organisasi pada sistem informasi distribusi langsung dapat dilakukan ketika pengguna memprosesnya pada komputer client tanpa menunggu proses tambahan Mengelola Layanan Pihak Ketiga (DS2) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola layanan pihak ketiga adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan melakukan penilaian awal bagi calon pemasok dengan tujuan untuk menilai kemampuan pemasok dalam melaksanakan penyerahan barang atau penyelesaian pekerjaan atau jasa lainnya dengan baik, lengkap dan dalam waktu tertentu yang ditetapkan. Pada dasarnya

12 55 perusahaan menilai calon pemasok berdasarkan kelengkapan barang yang ditawarkan dengan meminta daftar barang. 2. Sebelum melakukan pembelian produk TI, manajer pembelian harus membahasnya bersama direktur dan manajer teknik perusahaan. Setelah proses pembelian dilakukan, manajer pembelian membuat laporan pembelian dan diberikan kepada direktur Mengatur Kapasitas Dan Kinerja (DS3) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengatur kapasitas dan kinerja adalah sebagai berikut: 1. Staf bagian teknik yang bertanggung jawab dalam memelihara sistem informasi perusahaan harus meminta ijin kepada manajer teknik ketika menggunakan server. Ijin dilakukan tidak secara tertulis. Sedangkan pengguna diluar bagian teknik tidak diijinkan untuk menggunakan server. 2. Setiap komputer pada perusahaan dilengkapi dengan peralatan tambahan sesuai dengan kebutuhan kerja pengguna. Misalnya komputer bagian gudang dilengkapi dengan barcode scanner untuk memudahkan mencatat barang masuk dan keluar.

13 56 3. Setiap penggantian komputer dan peralatannya harus mendapatkan persetujuan dari manajer pembelian. Manajer pembelian langsung memeriksa komputer dan peralatan yang akan diganti sebelum memberikan persetujuan Menjamin Layanan Berkelanjutan (DS4) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses menjamin layanan berkelanjutan adalah sebagai berikut: 1. Setiap staf bagian teknik yang bertanggung jawab dalam memelihara sistem informasi diberikan pelatihan mengenai prosedur darurat dalam menangani masalah keamanan sistem informasi. 2. Setiap pengguna diberikan informasi mengenai lokasi filefile data, backup, manual operasi, dan berbagai dokumentasi pada sesi pelatihan penggunaan sistem. 3. Pelatihan penggunaan sistem kepada setiap pengguna dirancang berdasarkan intensitas penggunaannya pada masing-masing bagian. 4. Server memiliki harddisk eksternal untuk menyimpan backup data untuk mencegah kehilangan backup data pada harddisk internal.

14 Menjamin Keamanan Sistem (DS5) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses menjamin keamanan sistem adalah sebagai berikut: 1. Setiap pengguna harus melakukan login untuk dapat masuk ke dalam sistem dan mengoperasikannya. Login dilakukan dengan mengisi username dan password. 2. Bagian teknik sebagai unit sistem informasi perusahaan bertanggung jawab dalam memelihara server. Hal ini menjadi salah satu kebijakan TI pada perusahaan. 3. Sistem informasi distribusi memiliki modul pengaturan hak akses bagi pengguna. Pengguna masing-masing bagian memiliki hak akses yang berbeda dan telah ditentukan oleh pengembang sistem. 4. Prosedur dalam mencegah, mendeteksi, dan mengatasi gangguan virus merupakan salah satu sesi pelatihan pada staf bagian teknik sebagai unit yang memelihara sistem informasi distribusi. 5. Terdapat proteksi yang mengatur hak akses jaringan. Manajer teknik dan beberapa staf teknik yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan jaringan memiliki peran sebagai administrator sistem yang mengatur jaringan yang menjalankan sistem informasi distribusi pada perusahaan. 6. Bagian teknik sebagai unit sistem informasi perusahaan memiliki tanggung jawab dalam mengatasi permasalahan

15 58 keamanan dalam pemakaian internet. Hal ini telah menjadi salah satu sesi pelatihan bagi para staf bagian teknik. 7. Sistem informasi distribusi memiliki modul untuk mencatat aktivitas pengguna dalam mengakses data. Pencatatan ini merupakan salah satu informasi yang dicatat pada log. 8. Tidak setiap karyawan memiliki otoritas dalam mengakses dan mengambil data server. Setiap pengguna yang terdaftar dalam sistem informasi distribusi yang memiliki otoritas penuh dalam mengakses dan mengambil data server. 9. Data yang keluar dari server dan masuk ke dalam server dideteksi oleh program firewall yang terpasang dalam sistem operasi server. Adapun klasifikasi pendeteksian merupakan standard yang telah diatur pada program firewall tersebut. 10. Setiap komputer pada perusahaan telah memiliki program deteksi kerusakan seperti program antivirus dan scandisk. 11. Setiap aktivitas pengguna dalam mengakses dan manipulasi data dicatat pada log sistem, yang kemudian dianalisis setiap hari oleh staf teknik yang berperan sebagai administrator sistem. Segala kecurangan modifikasi data dapat diketahui dengan memeriksa log tersebut.

16 Server yang dikelola oleh bagian teknik telah dipasang sistem proteksi mulai dari firewall sebagai pendeteksi data yang keluar dan masuk, kemudian antivirus sebagai pendeteksi gangguan virus, dan proteksi pada sistem manajemen database untuk mencegah penyalahgunaan data perusahaan Mengidentifikasi Dan Mengalokasikan Biaya (DS6) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya adalah sebagai berikut: 1. Bagian pembelian dan bagian teknik setiap awal tahun melakukan pembahasan bersama dalam menetapkan anggaran untuk perawatan perlengkapan teknologi informasi. 2. Setiap produk TI yang akan dibeli perusahaan diinformasikan oleh bagian pembelian kepada penggunapengguna yang menggunakannya tetapi tidak berdasarkan representasi setiap kelompok secara eksplisit. 3. Setiap produk TI yang akan dibeli perusahaan harus melewati persetujuan antara manajer pembelian dan manajer teknik dan mengadakan pembahasan mengenai biaya yang harus dikeluarkan dengan memperhatian pelatihan yang harus diberikan kepada pengguna yang

17 60 menggunakannya, serta kesiapan pengguna dalam menggunakannya. 4. Perusahaan melakukan penilaian terhadap pemasok dengan tujuan untuk menilai kemampuan pemasok dalam melaksanakan penyerahan barang atau penyelesaian pekerjaan atau jasa lainnya dengan baik, lengkap dan dalam waktu tertentu yang ditetapkan. 5. Perusahaan menetapkan kebijakan, standard, dan prosedur dalam melakukan penilaian terhadap pemasok dengan tujuan untuk menilai kemampuan pemasok dalam melaksanakan penyerahan barang atau penyelesaian pekerjaan atau jasa lainnya dengan baik, lengkap dan dalam waktu tertentu yang ditetapkan Mendidik Dan Melatih Pengguna (DS7) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mendidik dan melatih pengguna adalah sebagai berikut: 1. Direktur bersama para manajer setiap bagian setiap akhir dan awal tahun mengadakan pertemuan untuk menilai dan membahas sistem kerja perusahaan. Setiap terjadi perubahan sistem kerja akan diikuti dengan perancangan pelatihan kepada para karyawan. 2. Pelatihan pada karyawan dilakukan setiap semester sesuai dengan modul pelatihan yang telah dirancang untuk

18 61 masing-masing bagian. Sedangkan bagi karyawan baru harus mengikuti pelatihan dasar yang telah dirancang untuk masing-masing bagian segera setelah karyawan mulai bekerja. 3. Pelatihan bagi karyawan dirancang oleh bagian personalia yang bekerja sama dengan setiap bagian dalam merancang modul pelatihan sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4. Bagian personalia memiliki para pelatih yang dipilih berdasarkan kompetensi, latar belakang pendidikan, dan pengalaman sesuai dengan modul pelatihan yang dirancang Membantu Dan Memberikan Masukan Kepada Pengguna (DS8) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses membantu dan memberikan masukan kepada pengguna adalah sebagai berikut: 1. Bagian teknik memiliki staf help desk yang dipilih berdasarkan kompetensi, latar belakang pendidikan, dan pengalaman. Kualifikasi tersebut dinilai dari CV karyawan tersebut dan akan terus dinilai selama karyawan tersebut bekerja. 2. Bagian teknik memiliki staf teknisi yang dipilih berdasarkan kompetensi, latar belakang pendidikan, dan

19 62 pengalaman. Kualifikasi tersebut dinilai dari CV karyawan tersebut dan akan terus dinilai selama karyawan tersebut bekerja. 3. Perusahaan memiliki dokumentasi yang membantu pekerjaan staf help desk selain modul pelatihan yang dirancang baginya. 4. Setiap semester bagian teknik memberikan kuesioner kepada pengguna untuk mengukur kepuasan pengguna terhadap sistem informasi distribusi yang digunakannya. 5. Dalam memantau kinerja stafnya, manajer bagian teknik melakukan meeting pada setiap awal tahun untuk menentukan target individual para staf berdasarkan job description masing-masing karyawan. Kemudian manajer teknik mereview pencapaian target masing-masing karyawan pada setiap semester. 6. Bagian teknik yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem informasi distribusi melakukan pembahasan bersama terhadap setiap keluhan dan pertanyaan dari pengguna Mengelola Konfigurasi (DS9) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola konfigurasi adalah sebagai berikut:

20 63 1. Perusahaan memiliki prosedur dalam membatasi pemakaian media penyimpanan sebagai bagian dari aturan penggunaan sistem. Selain itu setiap pengguna sudah diinformasikan prosedur ini pada sesi pelatihannya. 2. Perusahaan menetapkan kebijakan, prosedur dan standard yang mengatur penggunaan komputer dan hak akses pengguna terhadap data sebagai bagian dari aturan penggunaan sistem informasi perusahaan. 3. Perusahaan memiliki prosedur dalam memantau aktivitas pengaksesan data pada sistem informasi distribusi. Prosedur ini ditetapkan oleh bagian teknik sebagai penanggung jawab dalam pemeliharan server perusahaan. 4. Perusahaan memiliki prosedur dalam membatasi penggunaan dan penyimpanan program diluar aktivitas kerja para karyawan Mengelola Kegiatan Dan Permasalahan (DS10) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola kegiatan dan permasalahan adalah sebagai berikut: 1. Setiap masalah dan insiden menjadi perhatian para manajer setiap bagian perusahaan, tetapi tidak terdapat prosedur yang mengaturnya. 2. Kejadian operasional diluar standard operasi menjadi perhatian manajer pada masing-masing bagian, tanpa

21 64 melalui proses pencatatan, analisa, dan pembuatan laporan insiden Mengelola Data (DS11) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola data adalah sebagai berikut: 1. Data yang digunakan pada sistem informasi distribusi disimpan pada server dan dapat diakses oleh setiap pengguna yang menggunakan sistem pada setiap bagian. 2. Data dokumen hasil kerja karyawan dapat disimpan pada server untuk kemudian dishare kepada karyawan lain yang membutuhkannya. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 3. Setiap karyawan diwajibkan melakukan backup data dokumen yang dikerjakan pada komputer yang digunakannya sebagai upaya pencegahan kehilangan data. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 4. Backup dapat dilakukan oleh setiap pengguna pada setiap bagian sebagai upaya pencegahan kehilangan data. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 5. Output dari sistem informasi distribusi berupa dokumen seperti faktur, sales order, purchase order dan sebagainya

22 65 didistribusikan kepada karyawan yang memiliki kepentingan terhadap dokumen-dokumen tersebut. 6. Setiap kesalahan input data akan ditangani oleh staf bagian teknik yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memperbaiki kesalahan tersebut dengan menanganinya secara langsung pada server. 7. Setiap awal tahun manajer teknik dan para stafnya membahas teknologi keamanan informasi dan integritas data sebagai upaya agar teknologi yang digunakan sesuai dengan perkembangannya. 8. Pengelolaan server dan datanya dilakukan oleh bagian teknik sebagai unit sistem informasi pada perusahaan. 9. Data dan informasi pada server diproteksi sebagai upaya dalam mencegah penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang. Modul proteksi sudah merupakan bagian dari sistem manajemen database yang digunakan perusahaan. 10. Data dokumen yang dikerjakan oleh setiap karyawan disimpan pada komputer yang digunakannya. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 11. Data dokumen dikerjakan, diproses, dan disimpan pada setiap komputer yang digunakan oleh karyawan. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 12. Sistem informasi distribusi memiliki fungsi validasi pada saat memproses data dan dapat diedit secara langsung.

23 Data dokumen yang akan dishare disimpan dalam bentuk file pada server. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 14. Data dokumen disimpan dalam bentuk file, dan dapat dicetak untuk kemudian diarsipkan walaupun tidak ada keharusan untuk itu. 15. Sistem informasi distribusi memiliki fungsi dalam mengorganisir dan mengubah data menjadi informasi dalam format yang sesuai dalam pengambilan keputusan, misalnya dalam format spreadsheet excel (.xls) 16. Proteksi terhadap informasi sensitif selama transmisi dan transport sudah menjadi bagian dalam sistem operasi yang digunakan server. 17. Data dan informasi yang didistribusikan pada sistem harus merupakan format yang standard sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga mudah dimengerti dan digunakan. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 18. Dengan manajemen harddisk RAID yang digunakan perusahaan, backup dapat dilakukan setiap ada pemrosesan data dari pengguna yang menggunakan sistem informasi distribusi. 19. Dengan menggunakan infrastruktur teknologi hardware, software, dan jaringan, distribusi data dan informasi dapat dilakukan dengan tepat dan akurat.

24 Setiap penggunaan data pada server akan dicatat dalam log sistem manajemen database yang digunakan, meskipun tidak ada pelaporan pertanggung jawabannya. 21. Backup dan restore data dirancang dengan memperhatikan keamanan, kerahasiaan, dan kemudahan akses. Misalnya dengan menggunakan manajemen harddisk RAID, backup berkala pada sistem manajemen database, dan penggunaan media backup eksternal seperti harddisk eksternal Mengelola Fasilitas (DS12) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola fasilitas adalah sebagai berikut: 1. Server terletak pada ruangan yang memiliki fasilitas AC. 2. Setiap penggunaan ruangan kerja harus merupakan karyawan internal perusahaan tanpa harus ada ijin tertulis. 3. Tidak semua komputer yang digunakan dilengkapi dengan Uninterruptible Power Supply. Tidak ada keharusan untuk menggunakan Uninterruptible Power Supply pada kebijakan TI perusahaan. 4. Prosedur pemantauan terhadap aktivitas pengunjung oleh pihak keamanan (satpam) di lingkungan perusahaan dilakukan dengan mengisi buku tamu dan mengenakan tanda pengenal pengunjung. Informasi yang harus diisi

25 68 pada buku tamu adalah nama, alamat, keterangan dan tanda tangan pengunjung. 5. Terdapat kamera pengawas pada ruangan server yang terletak pada pojok atas untuk memantau aktivitas karyawan terhadap server. Tetapi tidak terdapat alarm untuk mendeteksi asap dan api dalam mencegah kebakaran Mengelola Operasi (DS13) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola operasi adalah sebagai berikut: 1. Staf bagian teknik yang memiliki tugas dalam memeriksa log melakukan tugasnya setiap hari untuk mendeteksi penggunaan sistem yang tidak terotorisasi. 2. Backup data dapat dilakukan secara manual maupun terjadwal pada sistem manajamen database yang digunakan. Hal ini sudah merupakan bagian dari pelatihan bagi pengguna yang menggunakan sistem. 3. Backup data disimpan pada banyak sumber seperti harddisk internal, RAID, dan harddisk eksternal sehingga restore data dapat berjalan secara efektif. 4. Server dioperasikan pada jam kerja mulai dari pukul sampai sehingga pengaksesan data di luar jam kerja tidak dapat dilakukan.

26 Tampilan Aplikasi Yang Digunakan Berikut adalah tampilan aplikasi sistem informasi distribusi yang digunakan oleh PT Prima Cipta Instrument: Gambar 3.5 Tampilan Form Login Gambar 3.6 Tampilan Form Login Tidak Berhasil

27 70 Gambar 3.7 Tampilan Form Login Gagal Tiga Kali Gambar 3.8 Tampilan Form Utama

28 71 Gambar 3.9 Tampilan Form Ubah Password Gambar 3.10 Tampilan Form Administrasi Pengguna

29 72 Gambar 3.11 Tampilan Form Master Pelanggan Gambar 3.12 Tampilan Form Master Pemasok

30 73 Gambar 3.13 Tampilan Form Master Barang Gambar 3.14 Tampilan Form Transaksi Penjualan

31 74 Gambar 3.15 Tampilan Form Cetak Faktur Gambar 3.16 Tampilan Form Cetak Surat Jalan

32 75 Gambar 3.17 Tampilan Form Transaksi Pembelian Gambar 3.18 Tampilan Form Pencatatan Barang Masuk

33 76 Gambar 3.19 Tampilan Form Pencatatan Barang Keluar