BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 67 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan PT. Hadeka Primantara didirikan tahun 1991 oleh keluarga Listiohadi. Perusahaan ini merupakan transisi dari usaha di bidang minyak, namun usaha ini kurang berkembang dan maju sehingga mereka (keluarga Listiohadi) memutuskan untuk merubah bidang usahanya menjadi bergerak di bidang pangan, yaitu beras. Namun karena krisis yang terjadi pada tahun , maka usaha tersebut dirubah kembali menjadi pabrik pembuatan suku cadang kendaraan. Meskipun demikian, usaha ini belum resmi bernama Hadeka Primantara melainkan masih berupa pabrik pembuatan suku cadang. Baru kemudian, tepatnya tanggal 11 Juni 1991, berdirilah PT. Hadeka Primantara dengan nomor akte pendirian E HT TH PT. Hadeka Primantara memiliki lebih dari 15 tahun pengalaman dalam bidang industry machining and engineering. Pengalaman ini digunakan untuk membantu melayani dengan lebih baik permintaan pelanggan yang serumit apapun. Spesialisasi PT. Hadeka Primantara adalah dalam manufacturing press parts, dies, jigs, machinery and construction.

2 68 Produk-produk PT. Hadeka Primantara dibuat di bawah kualitas inspeksi dan sistem yang ketat. Pada 23 September 2004, PT. Hadeka Primantara menerima sertifikasi ISO 9001:2000 (Sertifikat No ) sebagai bukti konsistensi dalam menjaga kualitas produk dan sistemnya. Kantor dan pabrik PT. Hadeka Primantara yang didirikan di atas tanah seluas 1,6 hektar berlokasi di Jl. Perjuangan No.8 Kampung. Penggilingan Baru-Bekasi dengan luas pabrik m 2 dan area kantor 315m 2. Saat ini, perusahaan yang dipimpin oleh Hardono Listiohadi, mempekerjakan ± 60 orang Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi dari PT. Hadeka Primantara adalah menjadi perusahaan sehat yang mampu bersaing ditingkat nasional di bidang machinery dan industry. Misi Perusahaan Untuk membuat kontribusi yang signifikan demi suksesnya para stakeholder perusahaan PT. Hadeka Primantara melalui pertumbuhan pembangunan dan para supplier bagian komponen-komponen mesin dengan tingkat persaingan nasional di pasar Indonesia. Perusahaan ini akan memberikan kontribusi kesuksesan bagi anggotanya dengan cara :

3 69 1. Mengidentifikasi dan mengembangkan peluang pasar untuk pertumbuhan dan mendapatkan keuntungan. 2. Membangun strategi yang kompetitif dalam pasar lokal melalui kualitas, pelayanan dan harga yang ditawarkan Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran mengenai kegiatan di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Struktur organisasi ini berguna untuk mengetahui deskripsi tugas, wewenang, tanggungjawab dan fungsi setiap bagan dalam perusahaan tersebut. Struktur organisasi juga memegang peranan penting di dalam perusahaan, terutama dalam menjalin dan membina hubungan kerjasama antar bagian yang terdapat dalam perusahaan tersebut. Dengan adanya pembagian tugas, tanggungjawab dan wewenang tersebut, maka tugas dan tanggungjawab antar bagian dapat diselesaikan secara efisien dan efektif. Struktur organisasi PT. Hadeka Primantara dapat dilihat pada Gambar 3.1 dibawah ini :

4 70 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Hadeka Primantara Sumber: PT. Hadeka Primantara (Tahun 2009) Deskripsi Tugas Organisasi Tugas dari tiap-tiap unit dari PT. Hadeka Primantara adalah sebagai berikut : 1. President Director a. Fungsinya sebagai pimpinan perusahaan dan bertanggungjawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan.

5 71 b. Bertanggungjawab melaksanakan fungsi dan tugasnya dengan mengikuti dan mentaati peraturan perundangundangan yang berlaku. c. Berhak mewakili perusahaan untuk melakukan negosiasi dengan pihak luar dan mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan segala kejadian yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. 2. Accounting dan Administration Director a. Fungsinya adalah membantu President Director mengarahkan dan mengawasi administrasi dan keuangan perusahaan. b. Bertanggungjawab terutama terhadap laporan akuntansi dan keuangan perusahaan dan terhadap administrasi perusahaan termasuk di dalamnya hal yang terkait dengan human resources dan maintenance fasilitas. c. Berhak dan bertanggungjawab dalam pengambilan keputusan yang diperlukan terutama yang terkait dengan administrasi dan keuangan perusahaan. 3. General Manager a. Fungsinya adalah membantu President Director untuk mengarahkan operasional perusahaan.

6 72 b. Bertanggungjawab dalam melakukan pengawasan, pemeriksaan dan pengendalian terhadap jalannya aktivitas perusahaan. c. Melakukan koordinasi dengan para manager untuk mencapai tujuan perusahaan. d. Bertanggungjawab atas kinerja para manager dari setiap bagian di bawahnya. e. Berhak memberikan ide-ide dan mengambil keputusan strategis operasional untuk perkembangan dan kemajuan perusahaan. 4. H.R.D General Affair Administration Manager a Fungsinya mengatur urusan administrasi umum dan personalia perusahaan. b Membuat perencanaan yang berhubungan dengan penetapan deskripsi tugas para pegawai perusahaan. c Merencanakan, menyelenggarakan, merekrut, mengurusi dan mengawasi tugas-tugas yang berhubungan dengan kepersonaliaan, termasuk pengelolaan gaji sesuai posisi dan pekerjaannya. 5. Accounting and Finance Manager a Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan keuangan dan laporan akuntansi perusahaan.

7 73 b Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi perputaran arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan dana masuk dan dana keluar, sehingga dapat dipastikan adanya ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. c Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya d Membuat dan memberikan laporan keuangan secara periodik kepada Accounting and Administration Director. 6. Engineering or Quality or Production Manager a. Mengatur dan mengawasi semua kegiatan yang berhubungan dengan engineering dan kualitas produksi. b. Mengawasi kualitas barang yang sedang dan telah selesai diproduksi. c. Bertanggungjawab atas perencanaan produksi dan pengendalian inventory. d. Bertanggungjawab atas proses press dan dies maintenance.

8 74 7. Fabrication Manager a. Mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas pabrik. b. Bertanggungjawab atas proses jig dan maintenance. 8. Procurement Manager a. Fungsinya secara keseluruhan mengawasi pembelian dengan pihak supplier. b. Bertanggungjawab atas laporan pembelian dan transaksi pembelian yang terjadi. c. Bertugas menjalin dan melakukan kerjasama dengan pihak supplier. d. Memeriksa laporan pembelian dan menyerahkannya kepada General Manager. e. Berhak mengajukan nama calon supplier demi kemajuan dan perkembangan perusahaan. 9. Purchasing a Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap tempat, dan mengontrol pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan. b Mengumpulkan informasi tingkat persediaan (stock level) di setiap tempat dan menganalisa jumlah dan jenis

9 75 persediaan barang di gudang untuk mengontrol akurasi data persediaan dan tingkat persediaan yang sehat di setiap tempat. 10. Plan Production Control (PPC) and Warehouse a. Menginformasikan stock bahan baku yang berada pada titik minimum kepada bagian purchasing. b. Memeriksa barang yang diterima dari supplier. c. Meng-input data persediaan bahan baku yang diterima dari supplier ke dalam sistem. d. Membuat laporan stock bahan baku secara periodik untuk diserahkan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada Engineering or Quality or Production Manager. e. Melakukan pemeriksaan bahan baku secara rutin dan stock opname secara periodik dan membuat laporan atas hasil pemeriksaan dan stock opname tersebut. 3.2 Uraian Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan Prosedur Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Pada PT. Hadeka Primantara Ada 2 (dua) transaksi yang mempengaruhi stock persediaan, yaitu : 1. Stock-in pada saat memesan bahan baku ke supplier. 2. Stock-out pada saat mengeluarkan bahan baku untuk proses produksi.

10 76 Stock-in pada saat Memesan Bahan Baku ke Supplier : 1. Proses dimulai ketika bagian PPC and Warehouse mengecek persediaan bahan baku pada Tr_saldo_stock, jika data menunjukkan bahwa persediaan telah mencapai titik minimum, maka bagian PPC and Warehouse akan mengajukan permintaan penambahan persediaan bahan baku tersebut kepada bagian purchasing dengan menyerahkan Bukti Permintaan Barang (BPB) sebanyak 2 rangkap. 2. Kemudian, bagian purchasing akan mengecek data mengenai nama dan jumlah barang yang diminta kemudian mengotorisasi BPB tersebut dan mendistribusikan BPB rangkap ke-2 berwarna kuning, kepada bagian PPC and Warehouse sedangkan rangkap ke-1, warna putih sebagai dasar untuk membuat PO. 3. Berdasarkan BPB rangkap ke-1 tersebut, bagian purchasing membuat purchase order (PO) kepada supplier terkait dengan mengecek data supplier tersebut pada Ms_Supplier dan kemudian menyerahkannya kepada procurement manager. 4. Procurement manager akan mengotorisasi PO tersebut dengan terlebih dahulu mengeceknya. PO yang telah diotorisasi tersebut akan diserahkan kembali kepada bagian purchasing untuk di fotokopi. PO yang asli akan dikirimkan kepada supplier, sedangkan copy-nya akan disimpan sebagai arsip. 5. Ketika bahan baku yang dipesan dari supplier tiba, maka bagian PPC and Warehouse akan mencocokkan BPB rangkap ke-2 dengan surat

11 77 jalan (SJ) 3 rangkap yang diterima dari supplier dan kemudian memeriksa kesesuaiannya dengan fisik barang yang diterima. Jika sesuai, maka bagian PPC and Warehouse akan menandatangani surat jalan dari supplier tersebut dan selanjutnya menyerahkan surat jalan rangkap ke-2 ke bagian purchasing.dan menyerahkan fakturnya 3 rangkap ke bagian accounting and finance. 6. Bagian accounting and finance akan menyiapkan pembayaran kepada supplier berupa cek dan menyerahkan cek tersebut kepada accounting and finance manager. Accounting and finance manager akan menandatangani cek tersebut dan menyerahkannya kembali ke bagian accounting and finance untuk selanjutnya diserahkan kepada supplier sebagai pembayaran atas bahan baku yang dibeli. Atas transaksi pembayaran tersebut bagian accounting and finance akan menerima faktur rangkap ke-1 berwarna putih sebagai bukti pembayaran telah lunas. 7. Setelah menerima surat jalan supplier rangkap ke-2 dari bagian PPC and Warehouse, bagian purchasing akan melampirkan surat jalan tersebut pada BPB dan mencatat nomor BPB pada copy PO. Kemudian, bagian purchasing akan meng-copy surat jalan yang diterima dan menyerahkan copy-nya kepada bagian PPC and Warehouse. Sedangkan, surat jalan rangkap ke-2 akan disimpan sebagai arsip.

12 78 8. Berdasarkan faktur rangkap ke-1 supplier, maka bagian accounting and finance akan menjurnal transaksi pembelian bahan baku tersebut. 9. Berdasarkan copy surat jalan rangkap ke-2, bagian PPC and Warehouse akan mencatat penambahan bahan baku tersebut pada kartu stock barang dan meng-input-nya pada tr_pembelian_kontan. Apabila fisik barang yang diterima dari supplier tidak sesuai dengan pesanan (misal: karena kondisi barang yang rusak atau cacat), maka bagian PPC and Warehouse akan menginformasikan ketidaksesuaian tersebut kepada bagian purchasing yang selanjutnya akan mengkonfirmasikan dan me-retur barang yang tidak sesuai ke supplier. Berdasarkan konfirmasi tersebut, pihak supplier akan mengirimkan barang pesanan yang belum terpenuhi. Stock-out pada saat Mengeluarkan Bahan Baku untuk Proses Produksi: 1. Alur keluar bahan baku dimulai ketika pelanggan memesan melalui e- mail atau fax yang diterima langsung oleh bagian accounting and finance yang selanjutnya, akan diinformasikan kepada engineering or quality or production manager beserta estimasi harga yang dibuat oleh bagian accounting and finance atas nama dan jumlah barang terkait order tersebut. 2. Selanjutnya engineering or quality or production manager akan membuat breakdown yang berisi detail barang kode, nama dan quantity barang, proses dan estimasi harga yang diperlukan untuk

13 79 memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Data mengenai detail barang diperoleh pada Ms_stock. Breakdown tersebut kemudian diserahkan kepada staf bagian produksi agar pesanan pelanggan dapat segera diproses. 3. Berdasarkan breakdown yang diterima, bagian produksi akan memulai proses produksinya dengan terlebih dahulu mencatat nama, ukuran, dan jumlah bahan baku yang diperlukan untuk selanjutnya mengajukan permintaan bahan baku yang diperlukan tersebut ke bagian PPC and Warehouse dengan membuat BPB sebanyak 2 rangkap Breakdown yang diterima dari engineering or quality or production manager akan diarsip. 4. Bagian PPC and Warehouse akan mengotorisasi BPB tersebut dan menyerahkan BPB rangkap ke-2 yang telah diotorisasi beserta bahan baku yang diminta ke bagian engineering/quality/produksi dan mengarsip rangkap ke-1 nya. Atas transaksi pengeluaran persediaan bahan baku tersebut, bagian PPC and Warehouse akan mencatatnya pada Table Shearing berisi nomor, tanggal, jenis material, nomor part, tebal, jumlah dan keterangan serta, meng-input-nya pada tr_penyesuaian_stock. 5. Setiap akhir bulan bagian PPC and Warehouse melakukan pemeriksaan bulanan untuk mengetahui fisik persediaan bahan baku yang tersedia di gudang. Atas pemeriksaan yang dilakukan, bagian PPC and Warehouse mencatat hasil pemeriksaan dan memeriksa

14 80 kesesuaiannya dengan data yang terdapat pada tr_saldo_stock. Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka bagian PPC and Warehouse akan menyesuaikan data pada sistem persediaan dengan meng-input jumlah fisiknya pada tr_penyesuaian_stock. Bagian PPC and Warehouse juga membuat Laporan Saldo Stock setiap akhir bulan. Laporan ini diperoleh dari data yang terdapat pada tr_saldo_stock.

15 Overview and Detailed Activity Diagram Overview Activity Diagram Overview Activity Diagram Alur Stock In Gambar 3.2 Stock-in Overview Activity Diagram

16 82 Overview Activity Diagram Alur Stock Out Gambar 3.3 Stock-out Overview Activity Diagram

17 Detailed Activity Diagram (DAD) Detailed Activity Diagram Alur Stock in Membuat Bukti Permintaan Barang (BPB) Gambar 3.4 Stock-in Membuat BPB (Bukti Permintaan Barang)

18 84 Mengotorisasi BPB Gambar 3.5 Stock-in Mengotorisasi BPB

19 85 Membuat PO (Purchase Order) Gambar 3.6 Stock-in Membuat PO (Purchase Order)

20 86 Mengotorisasi PO Gambar 3.7 Stock-in Mengotorisasi PO

21 87 Menerima Barang Gambar 3.8 Stock-in Menerima Barang

22 88 Menyiapkan Pembayaran Gambar 3.9 Stock-in Menyiapkan Pembayaran

23 89 Membuat Copy SJ (Surat Jalan) Gambar 3.10 Stock-in Membuat Copy SJ (Surat Jalan)

24 90 Membuat Jurnal Gambar 3.11 Stock-in Membuat Jurnal

25 91 Mencatat Penambahan Bahan Baku Gambar 3.12 Stock-in Mencatat Penambahan Bahan Baku

26 92 Detailed Activity Diagram Alur Stock out Menerima Pesanan Gambar 3.13 Stock-out Menerima Pesanan Membuat Breakdown Gambar 3.14 Membuat Breakdown

27 93 Membuat BPB Gambar 3.15 Stock-out Membuat BPB

28 94 Mengeluarkan Bahan Baku Untuk Proses Produksi Gambar 3.16 Stock-out Mengeluarkan Bahan Baku Untuk Proses Produksi

29 95 Membuat Laporan Gambar 3.17 Stock-out Membuat Laporan

30 Dokumen Yang Digunakan 1. Bukti Permintaan Barang (BPB) Bukti Permintaan Barang adalah dokumen yang dibuat untuk mengajukan permintaan barang berupa bahan baku, baik yang digunakan untuk proses produksi yang dibuat oleh bagian engineering or quality or produksi, maupun barang yang diminta untuk dipesan karena persediaan di gudang telah mencapai titik order minimum, yang dibuat oleh bagian PPC and Warehouse. BPB yang dibuat oleh bagian PPC and Warehouse akan dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk bagian purchasing dan bagian PPC and Warehouse sebagai arsip. BPB yang dibuat oleh staf engineering or quality or produksi juga dibuat 2 (dua) rangkap tetapi ditujukan untuk bagian PPC and Warehouse dan disimpan bagian engineering or quality or produksi sebagai arsip, jika: 1. BPB dibuat oleh bagian PPC and Warehouse, maka otorisasi diperlukan dari bagian purchasing. 2. BPB dibuat oleh bagian engineering or quality or produksi, maka otorisasi diperlukan dari bagian PPC and Warehouse. Dalam Bukti Permintaan Barang terdapat : 1. Dua frame yang masing-masing frame terdiri dari 2 (dua) check box

31 97 a. Frame I terdiri dari check box pembelian dan pengeluaran. 1). Check box pembelian dipilih jika bagian PPC and Warehouse mengajukan pembelian untuk menambah persediaan bahan baku di gudang. 2). Check box pengeluaran dipilih ketika persediaan bahan baku di gudang dikeluarkan untuk proses produksi atau untuk proses fabrikasi. b. Frame II terdiri dari check box fabrikasi dan produksi. Check box fabrikasi dipilih bila bagian fabrikasi membutuhkan bahan baku untuk aktivitas jigs atau sesuai pesanan pelanggan. 1). Check box produksi dan pengeluaran dipilih apabila bagian engineering or quality or produksi memerlukan bahan baku untuk proses produksi. 2). Check box produksi dan pembelian dipilih apabila persediaan bahan baku yang tersedia di gudang telah mencapai titik minimum sehingga bagian PPC and Warehouse akan mengajukan permintaan barang. 2. Nomor: merupakan nomor BPB. 3. No.: sebagai penanda urutan barang yang diminta. 4. Nama Barang (Spesifikasi): merupakan nama barang yang diminta beserta dengan spesifikasinya. 5. Jumlah: merupakan jumlah barang yang diminta untuk dipesan atau untuk proses produksi.

32 98 6. Unit: merupakan satuan dari barang yang diminta. 7. Keterangan: berisi informasi atau alasan permintaan barang. 8. Pemohon: tanda tangan dari bagian yang mengajukan permintaan barang dengan mencantumkan tanggal permohonan diajukan. 9. Disetujui: tanda tangan dari bagian yang mempunyai otorisasi untuk menyetujui permintaan barang tersebut. 2. Purchase Order (PO) Purchase Order merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian purchasing untuk pihak supplier sebagai bukti pemesanan barang. Dalam PO terdapat : a. Vendor: berisi keterangan mengenai supplier berupa nama, alamat, telepon dan contact person. b. PO No.: merupakan nomor urut PO yang dibuat oleh bagian purchasing. c. Date: tanggal dibuatnya PO. d. No.: sebagai penanda urutan barang yang dipesan. e. PCS: merupakan jumlah kemasan dari barang yang dipesan. f. Kg: satuan dari barang yang dipesan dalam kilogram. g. Description: keterangan mengenai barang yang dipesan beserta spesifikasi barang tesebut. h. Unit Price: harga satuan dari barang yang dipesan dalam Rupiah. i. Total : merupakan total harga barang per item yang dipesan dalam Rupiah.

33 99 j. Sub Total: total harga seluruh barang yang dipesan sebelum PPN. k. PPN: merupakan pajak yang dikenakan atas transaksi penyerahan BKP (Barang Kena Pajak). l. TOTAL: merupakan total pembelian setelah dikenakan PPN. m. Purchase: tanda tangan dari bagian yang mengajukan pemesanan ke supplier, yaitu bagian purchasing. n. Finance: tanda tangan dari bagian finance yang menyatakan bahwa bagian finance mengetahui transaksi tersebut. o. Approval: berisi persetujuan dari bagian yang berwenang untuk menyetujui PO tesebut. 3. Kartu Stock Barang Kartu stock barang digunakan bagian PPC and Warehouse untuk mencatat mutasi persediaan per barang, baik itu yang disebabkan karena adanya penambahan atau pengeluaran barang. Setiap kartu stock barang hanya berisi mutasi dari satu jenis barang saja. Dalam kartu stok terdapat a. Kode stock : kode barang. b. Nama Stock : nama barang sesuai kode stock. c. Unit: merupakan satuan barang. d. Golongan: golongan barang. e. Tanggal: tanggal penambahan atau pengurangan barang terjadi. f. Masuk: merupakan jumlah barang yang masuk per tanggal. g. Keluar: merupakan jumlah barang yang keluar per tanggal

34 100 h. Sisa: merupkan sisa barang per tanggal tertentu setelah ditambah barang masuk dan atau dikurangi barang yang keluar Laporan Yang Dihasilkan 1. Laporan Pemeriksaan Bulanan Laporan ini dibuat oleh bagian PPC and Warehouse yang berisi hasil penghitungan fisik persediaan saat melakukan pemeriksaan bulanan. Laporan pemeriksaan bulanan terdiri dari : a. Tanggal: merupakan tanggal dilakukannya pemeriksaan bulanan. b. Nama Barang: nama barang yang ada dalam gudang perusahaan. c. Jumlah: merupakan jumlah fisik barang sesuai hasil penghitungan. d. Pelaksana: merupakan keterangan berupa tanda tangan dan nama pihak atau bagian yang melakukan pemeriksaan bulanan, yaitu bagian PPC and Warehouse. 2. Laporan Saldo Stock Laporan ini dibuat oleh bagian PPC and Warehouse yang berisi informasi mengenai posisi stock perusahaan secara keseluruhan pada setiap akhir bulan. Dalam Laporan Saldo Stock terdapat : a. Periode laporan yaitu akhir setiap bulan. b. Kode: merupakan kode barang. c. Nama Barang: nama barang sesuai kode.

35 101 d. Saldo stock: jumlah dan satuan persediaan yang ada di gudang per akhir bulan dibuatnya Laporan saldo stock. Laporan ini akan diserahkan kepada Engineering or Quality or Production Manager untuk diperiksa Struktur Aplikasi yang Digunakan Software dan Hardware Komputer dalam PT. Hadeka Primantara menggunakan spesifikasi software dan hardware sebagai berikut : Software Operating system : Windows XP SP3 Microsoft Office 2003 Integrated Software Hardware Hardware berupa PC komputer yang terdapat pada PT. Hadeka Primantara berjumlah 8 (delapan), 6 (enam) diantaranya memiliki spesifikasi yang sama, yaitu: Processor : Intel Pentium Dual Core 2GHZ, 1GB DDR Hardisk Display and Sound VGA : 160GB : on board : on board 128MB Monitor : 15

36 102 Keyboard and Mouse Printer : Logitech : Samsung laser jet Sedangkan 2 (dua) komputer lain digunakan untuk membuat draft dan design. Oleh karena itu, terdapat perbedaan spesifikasi pada: VGA : 256MB Printer : Canon BJC 5500 Selain dua hal di atas, spesifikasi komputer yang digunakan untuk membuat draft dan design sama dengan komputer lainnya. Server PT. Hadeka Primantara memiliki satu server dengan spesifikasi sebagai berikut : Ptocessor : Intel Core 2 Duo 3GHz, 2GB DDR Hardisk VGA : 320GB : 256MB Monitor : 19 Keyboard and Mouse : Logitech

37 Database Gambar 3.18 Database Sumber: Hasil Wawancara Dengan Bagian PPC & Warehouse Network Jaringan pada PT. Hadeka Primantara bertipe Star, dimana hanya ada satu server yang menyimpan data dari setiap komputer yang digunakan user. Network dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar 3.19 Network

38 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi Aplikasi Sistem Persediaan pada PT. Hadeka Primantara secara umum terdiri dari: 1. Main Sistem Untuk dapat menampilkan user login, pengguna harus menekan Enter. Sedangkan, bila pengguna ingin keluar dari aplikasi, pengguna dapat langsung menekan tombol Esc. Gambar 3.20 Tampilan Aplikasi Main Sistem Sumber : PT. Hadeka Primantara 2. User Login Untuk pengguna sistem diwajibkan melakukan login terlebih dahulu dengan mengisi ID dan Password yang ada di dalam sistem lalu tekan Enter.

39 105 Gambar 3.21 Tampilan Aplikasi User Login Sumber : PT. Hadeka Primantara 3. Main Menu Tampil Sistem Menu yang terdiri dari : Menu Master, Menu Transaksi, Menu Laporan, Menu Sistem, Menu Informasi dan Exit. Gambar 3.22 Tampilan Aplikasi Main Menu Sumber : PT. Hadeka Primantara

40 Menu Master Menu Master terdiri dari 5 (lima) Master File yang digunakan oleh Bagian PPC (Plan Production Control) and Warehouse dan Bagian Purchasing untuk memasukan data Master (data utama) yang meliputi: a. Master Golongan Master Golongan akan di-input oleh Bagian PPC and Warehouse. Gambar 3.23 Tampilan Aplikasi Menu Master Golongan Sumber : PT. Hadeka Primantara Tekan Enter kemudian akan muncul layar seperti di bawah ini. Master ini digunakan untuk menggambarkan jenis-jenis golongan barang yang ada. Golongan diisi dengan singkatan barang, sedangkan Keterangan diisi dengan memberikan penjelasan dari golongan barang tersebut. Tekan Enter untuk menyimpan, tekan Backspace untuk menghapus dan tekan Esc untuk keluar.

41 107 Gambar 3.24 Tampilan Aplikasi Master Golongan Sumber : PT. Hadeka Primantara b. Master Wilayah Master Wilayah akan di-input oleh Bagian Purchasing. Gambar 3.25 Tampilan Aplikasi Menu Master Wilayah Sumber : PT. Hadeka Primantara

42 108 Tekan Enter kemudian muncul layar seperti di bawah ini. Menu ini digunakan untuk memasukkan data mengenai wilayah dimana supplier dan pelanggan berdomisili. Wilayah diisi dengan singkatan wilayah daerah yang ditempati. Keterangan berisi penjelasan gambaran dari wilayah tersebut. Tekan Enter untuk menyimpan, tekan Backspace untuk menghapus dan tekan Esc untuk keluar. Gambar 3.26 Tampilan Aplikasi Master Wilayah Sumber : PT. Hadeka Primantara

43 109 c. Master Stock Master Stock akan di-input oleh Bagian PPC and Warehouse. Gambar 3.27 Tampilan Aplikasi Menu Master Stock Sumber : PT. Hadeka Primantara Tekan Enter untuk memulai seperti layar kosong di bawah ini. Menu ini digunakan untuk memasukkan detil data persediaan perusahaan. User meng-input kode stock, nama stock, satuan, harga jual, harga beli, harga pokok serta, jumlah persediaan sesuai dengan jenis barang yang sudah ditentukan. Golongan akan otomatis muncul sesuai dengan nama barang yang di-input. Total Stock akan otomatis langsung menghitung jumlah keseluruhan barang yang ada. Tekan Enter untuk langsung menyimpan data. Tekan Backspace untuk menghapus data.

44 110 Gambar 3.28 Tampilan Aplikasi Master Stock- Kode Sumber : PT. Hadeka Primantara Menu Awal digunakan ketika user ingin melihat kembali data persediaan barang yang pertama kali di-input. Gambar 3.29 Tampilan Aplikasi Master Stock-Awal Sumber : PT. Hadeka Primantara

45 111 Tekan tombol (next) dan (previous), untuk dapat memilih masuk ke dalam Menu Berikut atau Sebelumnya. User dapat menggunakan menu ini untuk melihat kembali data persediaan barang yang sudah disimpan sebelumnya dengan cara hanya menginput Kode Stock yang dicari, data selanjutnya akan otomatis muncul. Gambar 3.30 Tampilan Aplikasi Master Stock-Berikut Sumber : PT. Hadeka Primantara

46 112 Gambar 3.31 Tampilan Aplikasi Master Stock-Sebelumnya Sumber : PT. Hadeka Primantara Menu Terakhir digunakan ketika user ingin melihat kembali data persediaan barang yang terakhir kali telah di-input-nya. Gambar 3.32 Tampilan Aplikasi Master Stock-Terakhir Sumber : PT. Hadeka Primantara

47 113 d. Master Supplier Master Supplier akan di-input oleh Bagian Purchasing. Berisi data-data supplier yang dapat dihubungi perusahaan ketika ingin membeli barang serta, data kegiatan transaksi pembayaran terkait proses pembelian yang dilakukan perusahaan. Gambar 3.33 Tampilan Aplikasi Menu Master Supplier Sumber : PT. Hadeka Primantara Tekan Enter untuk memulai pada layar di bawah ini. Pada Menu Isi, User dapat meng-input kode supplier, nama, alamat, CP, kode wilayah dan NPWP. Sedangkan input-an data berikutnya tergantung dari data dalam Menu Transaksi Pembelian Kredit, namun saat ini transaksi pembelian yang dilakukan adalah secara tunai atau kontan. Menu Ubah digunakan ketika user ingin mengubah data supplier yang telah disimpan sebelumnya. User menggunakan Menu Cari ketika ingin melihat data-data supplier yang sedang dicari. Menu Hapus untuk menghapus data

48 114 supplier yang sudah tidak lagi digunakan. Menu Komentar di-input ketika user ingin memberikan keterangan tambahan mengenai supplier. Tekan Enter untuk langsung menyimpan data. Tekan Backspace untuk langsung menghapus data. Gambar 3.34 Tampilan Aplikasi Master Supplier Sumber : PT. Hadeka Primantara e. Master Langganan Master Langganan akan di-input oleh Bagian Accounting and Finance. Berisi data-data pelanggan atau customer yang ingin memesan barang serta, data transaksi yang dilakukan antara perusahaan dengan pelanggan terkait dengan proses penjualan.

49 115 Gambar 3.35 Tampilan Aplikasi Menu Master Langganan Sumber : PT. Hadeka Primantara Tekan Enter untuk memulai pada layar di bawah ini. Pada Menu Isi, User dapat meng-input kode langganan, nama, alamat, CP, kode wilayah dan NPWP. Sedangkan input-an data berikutnya tergantung dari data dalam Menu Transaksi Penjualan. Menu Ubah digunakan ketika user ingin mengubah data pelanggan yang telah disimpan sebelumnya. User menggunakan Menu Cari ketika ingin melihat data-data pelanggan yang sedang dicari. Menu Hapus untuk menghapus data pelanggan yang sudah tidak digunakan lagi. Menu Komentar di-input ketika user ingin memberikan keterangan tambahan mengenai pelanggan. Tekan Enter untuk langsung menyimpan data. Tekan Backspace untuk langsung menghapus data.

50 116 Gambar 3.36 Tampilan Aplikasi Master Langganan Sumber : PT. Hadeka Primantara 5. Menu Transaksi Menu Transaksi akan di-input oleh Bagian PPC and Warehouse yang meliputi: a. Menu Tr. Pembelian Kontan Menu ini akan di-input ketika barang yang dipesan sudah tiba dari pihak supplier.

51 117 Gambar 3.37 Tampilan Aplikasi Menu Tr.Pembelian Kontan Sumber : PT. Hadeka Primantara Tekan Enter pada Menu Pembelian Kontan untuk menampilkan layar di bawah ini. User meng-input nomor faktur Penerimaan Barang, Tgl Faktur, Nama Supplier dan Barang. Kecuali, pada Menu Jumlah yang akan otomatis menghitung jumlah harga sesuai dengan barang yang dipesan. Tekan Enter untuk langsung menyimpan data. Tekan Backspace untuk langsung menghapus data.

52 118 Gambar 3.38 Tampilan Aplikasi Tr.Pembelian Kontan Sumber : PT. Hadeka Primantara b. Menu Tr. Penyesuaian Stock Menu ini membantu dalam mencocokkan data persediaan antara saldo stock dengan pemeriksaan bulanan yang dilakukan tiap akhir bulan. Apabila, ternyata ditemukan perbedaan jumlah barang, user langsung mengecek barang dan memasukkan ulang data bila, data ternyata sudah benar-benar valid sehingga ketika dicocokkan tidak ditemukan lagi kesalahan, maka user tidak menambahkan data ke dalam sistem.

53 119 Gambar 3.39 Tampilan Aplikasi Menu Penyesuaian Stock Sumber : PT. Hadeka Primantara Tekan Enter pada Tr. Penyesuaian Stock untuk dapat memilih jenis barang yang ingin dicek. Kemudian, tekan Enter untuk memasukkan per tanggal data barang. Tekan Enter lagi untuk menampilkan layar di bawah ini. User meng-input kode stock persediaan yang ingin dicek, kemudian Menu Komputer akan langsung secara otomatis menampilkan jumlah stock sesuai dengan Master Stock. User meng-input jumlah Opname dari hasil penyesuaian pemeriksaan bulanan dan Kartu Stock yang diperoleh. Menu Selisih akan menampilkan berapa banyak jumlah perbedaan antara hasil Menu Komputer dengan Menu Opname. Keterangan merupakan penjelasan tambahan mengenai kebutuhan hasil selisih tersebut. Tekan Enter untuk langsung menyimpan data. Tekan Backspace untuk langsung menghapus data.

54 120 Gambar 3.40 Tampilan Aplikasi Penyesuaian Stock Sumber : PT. Hadeka Primantara 6. Menu Laporan Menu Laporan yang digunakan adalah hanya Laporan Stock. Laporan Stock berhubungan langsung dengan Master Stock dan akan di-input oleh Bagian PPC and Warehouse tiap bulan sekali yang dibagi menjadi: a. Menu Laporan Stock -Laporan Saldo Stock Menu ini digunakan untuk membuat laporan mengenai jumlah sisa persediaan barang baik bahan baku maupun barang jadi yang ada di gudang. Menu ini juga berhubungan dengan Master Stock.

55 121 Gambar 3.41 Tampilan Aplikasi Menu Laporan Saldo Stock Sumber : PT. Hadeka Primantara Tekan Enter pada Laporan Saldo Stock, muncul Golongan yang diisi dengan kode barang. Kemudian tekan Enter, muncul tampilan layar yang berisi nama-nama barang sesuai dengan kode yang di input. Tekan Enter nama barangnya dan akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

56 122 Gambar 3.42 Tampilan Aplikasi Laporan Saldo Stock Sumber : PT. Hadeka Primantara b. Menu Laporan Stock-Rekap Saldo Stock Menu ini digunakan untuk membuat laporan yang hanya menggambarkan total perhitungan jumlah saldo persediaan barang yang tersisa secara keseluruhan. Gambar 3.43 Tampilan Aplikasi Menu Rekap Saldo Stock Sumber : PT. Hadeka Primantara

57 123 Tekan Enter pada Rekap Saldo Stock, kemudian akan muncul tampilan pilihan jenis-jenis persediaan barang. Tekan Enter pada jenis persediaan barang yang dipilih, kemudian muncul layar berikut yang berisi jenis-jenis harga persediaan barang tersebut. Tekan Enter pada jenis harga yang dipilih kemudian akan muncul layar di bawah ini. Gambar 3.44 Tampilan Aplikasi Rekap Saldo Stock Sumber : PT. Hadeka Primantara 7. Menu Sistem Menu ini hanya digunakan oleh Bagian Server untuk melakukan maintenance sistem seperti update password, cek sistem.

58 124 Gambar 3.45 Tampilan Aplikasi Menu Sistem Sumber : PT. Hadeka Primantara 8. Menu Informasi Menu ini merupakan tampilan layar sederhana yang menggambarkan nama perusahaan yang menggunakan sistem, versi jenis dan tanggal sistem, serta nama user yang menggunakan aplikasi sesuai berdasarkan ID saat melakukan Login. Gambar 3.46 Tampilan Aplikasi Menu Informasi Sumber : PT. Hadeka Primantara

59 Exit Menu ini digunakan ketika user ingin keluar dari aplikasi. Tekan Enter, maka sistem aplikasi akan langsung tertutup (close). Gambar 3.47 Tampilan Aplikasi Menu Exit Sumber : PT. Hadeka Primantara