BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. International. Sejarah berdirinya PT. Indomobil Niaga International dimulai dengan

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Buana Indomobil Trada adalah anak perusahaan dari PT. Indomobil Niaga International, dimana tujuan visi dan misi perusahaan ada di PT. Indomobil Niaga International. Sejarah berdirinya PT. Indomobil Niaga International dimulai dengan lahirnya PT. Indomobil Suzuki Indonesia berdasarkan Akte Notaris Kharil Bahri, SH, dengan Akte No. 14 tertanggal 12 juni Sejauh dengan lajunya pembangunan Indonesia, PT. Suzuki Indonesia berganti nama menjadi PT. Indomobil Utama yang bergerak dibidang usaha pemasaran dan perakitan kendaraan Suzuki melalui departemen yang ada didalam perusahaan. a) Bidang Usaha dari PT. Indomobil Niaga International (IMNI) adalah sebagai berikut: Menjalankan usaha dalam bidang perdagangan umum, termasuk perdagangan import, eksport, antar pulau atau antar antar lokasi dan kendaraan bermotor. b) Menjalankan usaha sebagai supplier, distributor, komisioner, grosser dan agen usaha perdagangan, baik dalam negeri maupun luar negeri untuk kendaraan bermotor. c) Menjalankan usaha dalam bidang perbengkelan (workshop) dari kendaraan bermotor. 33

2 d) Menjalankan usaha dalam bidang pelayanan lepas jual (after sales service) dari kendaraan bermotor. 34 Dalam menjalankan usaha-usahanya, PT. Buana Indomobil Trada memiliki tujuan sebagai berikut: a) Meningkatkan market share, khususnya di penjualan mobil Suzuki b) Meningkatkan jumlah penjualan melalui usaha-usaha perbaikan yang tentunya dilandasi kepuasan pelanggan adalah yang utama (consumen satisfaction). Jaringan pemasaran kendaraan bermotor roda empat merek Suzuki dari PT. Indomobil Niaga International (IMNI), pada saat ini sudah meluas hingga keseluruh Indonesia, dimana Suzuki dalam memasarkan produksinya melalui 34 buah main dealer, yaitu akan dijelaskan sebagai berikut : Di wilayah Jabotabek memiliki 10 buah main dealer, karena pangsa pasarnya paling banyak hingga mencapai 45% dari pasar nasional, yang diantaranya : PT Buana Indomobil Trada (BIT) terdiri dari 6 lokasi : - BSD (Serpong) - PIK (Pantai Indah Kapuk) - PI (Pondok Indah)

3 35 - STR (Sunter) - PG (Pulogadung) - DS (Dewi Sartika) 3.2 Visi dan Misi Visi dari PT. Buana Indomobil Trada adalah sebagai berikut: Menjadi perusahaan yang terkemuka di dalam Suzuki Global Operation. Misi dari PT. Buana Indomobil Trada adalah sebagai berikut : Menjadi perusahaan otomotif yang dihargai dan terkemuka di Indonesia.

4 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

5 Uraian Jabatan Apabila dilihat struktur organisasi pada PT. Buana Indomobil Trada, yang menggunakan tipe organisasi garis dan staf (line and staff organization), maka dapat diketahui pembagian tugas serta tanggung jawab anggota organisasi dalam perusahaan. Berdasarkan tugas dan wewenangnya, struktur organisasi PT. Buana Indomobil Trada ini terdiri dari : A. Branch Manager Sebagai pimpinan cabang dalam perusahaan, memegang tugas manajemen perusahaan seperti : 1. Mempunyai kekuasaan yang bersifat menyeluruh, yaitu bertanggung jawab atas kebijaksanaan yang diambil oleh perusahaan. 2. Mewakili badan usaha didalam maupun diluar perusahaan. 3. Membuat laporan tentang hasil yang telah dicapai perusahaan selama satu periode pembukuan kepada pemegang saham. B. HRD & GA Menangani kegiatan perusahaan yang bersifat umum yang dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi beberapa departemen dan terdiri dari beberapa seksi : 1. Mengadakan seleksi penerimaan karyawan 2. Menyediakan berbagai fasilitas kerja 3. Mengembangkan produktivitas karyawan dan menjamin kesejahteraan

6 38 C. Marketing Menangani pemasaran kendaraan bermotor, dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi empat departemen yang masing-masing dipimpin oleh seorang manajer, yaitu : 1. Sales Departemen 2. Spare part Departemen 3. Service Departemen 4. Promotion Departemen D. Finance & Accounting Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi, akuntansi dan keuangan. Dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi beberapa departemen dan terdiri beberapa seksi, adapun tugas dan wewenang dari divisi ini antara lain : 1. Mencari sumber-sumber dana, baik yang ada didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. 2. Melakukan pengawasan keuangan, perencanaan keuangan dan pengelolaan kas. 3. Merundingkan syarat-syarat pinjaman dan pembayaran bunga atau angsuran pinjaman. 4. Melakukan pengawasan accounting yaitu seperti menetapkan fungsi bagian anggaran, menetapkan fungsi bagian internal audit.

7 39 5. Membuat Faktur Penjualan sesuai dengan SPK. 6. Mencatat pengeluaran dan aset yang terjadi di perusahaan. E. Service Advisor (SA) Tugas dan wewenang dari service advisor adalah : 1. Melakukan perjanjian dengan pelanggan, konfirmasi perjanjian dan mempersiapkan order pekerjaan. 2. Melayani penerimaan pelanggan, mempersiapkan dokumen penerimaan, mendengarkan keluhan pelanggan, memeriksa kendaraan dan menentukan pekerjaan yang dilakukan 3. Mencatat keinginan pelanggan, dimana Service Advisor memeriksa persediaan suku cadang, mengestimasi biaya serta tanggal dan waktu penyerahan, menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan dan mendapatkan persetujuan dari pelanggan, dan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) order pekerjaan kepada mekanik. 4. Memonitor perkembangan perkerjaan dengan memeriksa perkembangan pekerjaan dan mendapatkan persetujuan dari pelanggan untuk perubahan pekerjaan. 5. Pemeriksaan terakhir sebelum penyerahan, dimana Service Advisor melaksanakan pemeriksaan pada kendaraan, mempersiapkan dokumen dan mempersiapkan spare parts bekas untuk dikembalikan kepada pelanggan.

8 6. Service Advisor menjelaskan pekerjaan yang dilakukan dan berapa biaya yang harus dibayar oleh pelanggan Melakukan tindak lanjut pekerjaan service dengan melaksanakan Follow up setelah 3 hari kepada pelanggan. F. Foreman 1. Membantu Service Advisor melakukan diagnosa kerusakan pada kendaraan 2. Memeriksa kondisi kendaraan sesuai dengan keluhan pelanggan G. Service Mekanik 1. Melakukan diagnosa pada pelanggan 2. Melakukan service sesuai dengan SPK (Surat Perintah Kerja) 3. Menjaga kebersihan dan keamanan kendaraan pelanggan yang diservice H. 1. Membuat Sales Order 2. Menyediakan spare parts yang dibutuhkan dalam SPK (Surat Perintah Kerja) dan menyerahkan kepada mekanik

9 Proses Bisnis / Prosedur yang Berjalan Pelanggan yang datang ke dealer diberikan nomor urut sesuai dengan urutan kedatangannya oleh Security. Pelanggan tersebut akan dipanggil dan dilayani oleh untuk melakukan pendaftaran service. Bagian Foreman akan memeriksa kondisi kendaraan dan menerima keluhan pelanggan. Setelah itu Bagian Service Advisor akan menginput data pelanggan dan jenis service ke dalam sistem serta membuat SPK (Surat Perintah Kerja) sebanyak 3 rangkap, yaitu : - Rangkap 1, diberikan kepada Pelanggan. - Rangkap 2, diberikan ke Bagian Service Mekanik. - Rangkap 3, diberikan ke. menyerahkan SPK ke pelanggan untuk ditandatangani sebagai tanda persetujuan. Setelah ditandatangani, Bagian Spare parts melihat data SPK didalam sistem untuk menyiapkan Spare parts apa saja yang dibutuhkan dan membuat SPS (Surat Pengeluaran Stock). Bagian Service Mekanik meminta Spare parts yang dibutuhkan ke untuk proses service. Setelah proses service selesai, pelanggan membayar biaya atas service kendaraannya. Dan akan membuatkan Faktur Penjualan (FP) berdasarkan SPK sebanyak 3 rangkap, yaitu : - Rangkap 1, diberikan kepada Pelanggan. - Rangkap 2, diberikan ke Bagian Service Admin. - Rangkap 3, diberikan ke.

10 Rich Picturew Gambar 3.2 Rich Picture

11 43 Keterangan : 1. Security memberikan nomor urut kepada pelanggan. 2. Pelanggan memberikan data diri dan jenis service yang diinginkan kepada SA. 3. SA membuat SPK dan menyerahkan kepada pelanggan untuk ditandatangani. 4. Pelanggan menandatangani SPK dan menyerahkan kembali ke SA. 5. a. SA memberikan SPK rangkap 1 kepada pelanggan. b. SA memberikan SPK rangkap 2 kepada Service Mekanik. c. SA memberikan SPK rangkap 3 kepada Accounting. 6. SA mengirim data Spare parts yang dibutuhkan kepada. 7. menyerahkan Spare parts dan SPS kepada Service Mekanik. 8. Pelanggan menyerahkan uang kepada untuk pembayaran service. 9. a. membuat FP (Faktur Penjualan) dan menyerahkan kepada Pelanggan. b. menyerahkan FP (Faktur Penjualan) kepada Service Admin.

12 Event Table Tabel 3.1 Event Table No Event Internal Agent Start When Activity 1 Menginput data Bagian Service Ketika menerima melakukan pendaftaran pelanggan dan Advisor keluhan service, Menginput data jenis service pelanggan pelanggan dan jenis service 2 Membuat SPK Bagian Service Ketika pelanggan Membuat SPK sebanyak (Surat Perintah Advisor sudah 3 rangkap, menyerahkan Kerja) memutuskan SPK kepada pelanggan, jenis service apa Bagian Service Mekanik, yang ingin dan dilakukan 3 Membuat SPS Bagian Spare Ketika Bagian Membaca SPK, membuat (Surat parts Service Mekanik SPS, dan menyerahkan Pengeluaran meminta spare spare parts kepada Stock) parts bagian Service Mekanik 4 Membuat FP Bagian Ketika service Menerima SPK rangkap (Faktur Accounting selesai dilakukan ke-3, menerima pembayaran, Membuat

13 45 Penjualan) FP (Faktur Penjualan) sebanyak 3 rangkap dan menyerahkan kepada pelanggan, bagian Service admin, dan menyimpan FP (Faktur Penjualan) sebagai arsip. 3.8 Overview Activity Diagram Gambar 3.3 Overview Activity Diagram

14 Workflow Table Tabel 3.2 Workflow Table Actor Activity Menginput data pelanggan dan jenis service 1. Memilih menu Inquiry Data_Pelanggan 2. Menampilkan menu Inquiry Data_Pelanggan 3. Menginput kd_pelanggan 4. Menginput nama_pelanggan 5. Menginput alamat_pelanggan 6. Menginput telepon_pelanggan 7. Menginput kontrak_kerja_pelanggan 8. Menginput kota_pelanggan 9. Menginput class_pelanggan 10. Memilih menu save 11. Menyimpan data_pelanggan Membuat SPK

15 Memilih menu SPK 13. Menampilkan menu SPK 14. Menggenerate no SPK, tangal_dan_jam_masuk 15. Menginput kd_pelanggan 16. Menggenerate nama_pelanggan 17. Menggenerate alamat_pelanggan 18. Menggenerate telpon_pelanggan 19. Menginput tanggal_penyerahan 20. Menginput warna 21. Menginput no_polisi 22. Menginput no_chasis 23. Menginput no_mesin 24. Menginput keluhan 25. Memilih menu save 26. Menyimpan SPK 27. Memilih menu print 28. Mencetak SPK sebanyak 3 rangkap

16 Menyerahkan SPK rangkap 1 kepada pelanggan 30. Menyerahkan SPK rangkap 2 kepada Service Mekanik 31. Menyerahkan SPK rangkap 3 kepada Bagian Accounting Membuat SPS 32. Menerima data_spareparts_dari_service_advisor 33. Memilih menu SPS 34. Menampilkan menu SPS 35. Menggenerate no_sps 36. Menggenerate tgl_sps 37. Memilih asal_dokumen 38. Memilih tipe_transaksi 39. Menginput kd_pelanggan 40. Menggenerate nama_pelanggan 41. Menginput no_order

17 Menginput tgl_order 43. Menginput cara_pembayaran 44. Menginput no_spareparts 45. Menggenerate nama_sparepart dan harga_jual 46. Menginput jumlah 47. Menggenerate harga_bersih 48. Menggenerate total_jual 49. Menggenerate total_dpp 50. Menggenerate total_ppn 51. Menggenerate total 52. Memilih menu save 53. Menyimpan SPS 54. Memilih menu print 55. Mencetak SPS 56. Mengarsip SPS Membuat FP

18 Menerima SPK_rangkap_3_dari_service_advisor 58. Memilih menu FP 59. Menggenerate tgl_fp 60. Menggenerate jam_fp 61. Menginput kd_pegawai 62. Memilih jenis_pembayaran 63. Menggenerate jatuh_tempo 64. Menginput no_spk 65. Menggenerate tgl_spk 66. Menginput no_polisi 67. Menggenerate type 68. Menggenerate tahun 69. Menggenerate kilometer 70. Menggenerate no_rangka 71. Menggenerate no_mesin 72. Menginput nama_pelanggan 73. Menggenerate alamat

19 Menggenerate no_telp 75. Menggenerate keluhan 76. Memilih jasa_perbaikan 77. Menggenerate total 78. Memilih pemakaian_spareparts 79. Menginput jumlah 80. Menggenerate harga_satuan 81. Menggenerate sub_total 82. Menggenerate potongan 83. Menggenerate PPN 84. Menggenerate total_keseluruhan 85. Memilih menu save 86. Menyimpan FP 87. Memilih menu print 88. Mencetak FP sebanyak 3 rangkap 89. Menyerahkan FP rangkap 1 kepada pelanggan 90. Menyerahkan FP rangkap 2 kepada Service Admin

20 Mengarsip FP rangkap Arsitektur Sistem Informasi Software Spesikasi software yang digunakan pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Operation system : Microsoft Windows XP b. Aplikasi /Software : SDMS Ver (Suzuki Dealer Management System) c. Database : Mysql d. Antivirus : AVIRA, SMADAV 2011 Ref Hardware Spesifikasi hardware yang digunakan oleh PT. Buana Indomobil Trada adalah sebagai berikut : a. Processor : Intel core 2 duo b. RAM : 1.96 GB c. Monitor : Dell 14 inchi d. Keyboard & Mouse : Dell e. Printer : Canon

21 Network Sistem jaringan yang digunakan oleh PT. Buana Indomobil Trada adalah LAN User Pada PT. Buana Indomobil Trada terdiri dari 24 orang user utama, sedangkan sisanya adalah Sales. Pihak manajemen perusahaan memberikan wewenang dan hak akses kepada setiap user untuk dapat menggunakan dan mengakses sistem untuk memperoleh data sesuai dengan otorisasi area masing-masing.

22 Tampilan Aplikasi yang digunakan Gambar 3.4 Tampilan Awal Aplikasi SDMS Gambar 3.5 Tampilan Input Pelanggan Baru

23 Gambar 3.6 Tampilan Surat Perintah Kerja 55

24 Gambar 3.7 Tampilan Surat Pengeluaran Stock 56

25 Gambar 3.8 Tampilan Faktur Penjualan 57