BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Marquis Sarana Cipta didirikan pada tahun Perusahaan ini pada mulanya dikenal dengan nama PT.Marquis Graha Estetika. Dimana perusahaan ini merupakan hasil kerjasama antara 2 perusahaan yakni antara PT. Indofica Housing, yang mana merupakan suatu perusahaan yang paling aktif yang bergerak dalam bidang property developer di Jakarta, dengan PT. Nobel Design yang merupakan perusahan interior design terbesar di Singapura. PT. Marquis Sarana Cipta merupakan suatu perusahaan penyedia jasa konsultasi interior design yang bekerja dalam bidang design dengan beberapa spesialisasi, yang antara lain ; 1. Perancangan bentuk (design). 2. Pembuatan gambar tehnik untuk pelaksanaan kerja. 3. Memodifikasi design yang sudah ada. Untuk mendukung operasi perusahaan, maka PT. Marquis Sarana Cipta menggunakan beberapa jenis sistem, antara lain : a. AutoCad b. 3D max c. Intericad 3000 dan

2 49 a. AutoCad b. 3D max c. Intericad 3000 dan Bidang Usaha PT. Marquis Sarana Cipta merupakan suatu usaha yang bergerak dibidang jasa seperti pelayanan konsultasi design-design interior. Pada bidang jasa tersebut, PT. Marquis Sarana Cipta menyediakan fasilitas yang dapat dinikmati oleh para pelanggan nya misalnya saja : pembuatan design gambar sesuai keinginan client dan juga permintaan revisi jika ada perubahan sesuai dengan volume kerja yang sama.

3 Struktur Organisasi PT. MARQUIS SARANA CIPTA ORGANIZATION CHART SHAREHOLDERS GENERAL MANAGER SENIOR DESIGNER ACCOUNTING - FINANCE KOOR. DESIGN EXECUTIVE ESTIMATOR DRAFTER 1 UMUM DRAFTER 2 SECURITY 1 DRAFTER 3 SECURITY 2 DRAFTER 4 SECURITY 3 DRIVER Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Marquis Sarana Cipta, Tahun 2002

4 Tugas dan Wewenang Adapun tugas dan wewenang dalam struktur organisasi PT. Marquis Sarana Cipta antara lain adalah sebagai berikut : 1. Membawahi,, Drafter, Estimator, Finance. Tugas adalah a. Mengatur proses kerja setiap bagian sehingga sesuai dengan target. b. Memantau hasil kerja setiap bagian dan memberikan masukan agar lebih efektif dalam bekerja. c. Memantau tiap hasil kerja dari pada semua bagian. d. Memeriksa seluruh hasil design. Tanggungjawabnya adalah memenuhi target utama perusahaan yaitu memperoleh profit sesuai target tiap tahunnya, memberikan pelayanan yang memuaskan bagi setiap pelangga dengan tujuan untuk memperluas pasar. 2. Finance Tugas dan wewenangnya adalah a. Menerima pembayaran dan pelunasan project. b. Membuat tanda bukti pembayaran c. Memantau keluar masuknya keuangan perusahaan. d. Memantau absensi karyawan untuk mengoptimalkan jam kerja. e. Membuat project report.

5 52 Tanggungjawabnya adalah membuat administrasi perusahaan menjadi lebih tercontrol secara baik. 3. Estimator Tugas dan wewenangnya adalah a. Menghitung dan mengkalkulasikan draft biaya yang akan dijadikan sebagai penawaran harga. b. Membuat contract design fee. c. Menghitung semua nilai project yang diterima oleh perusahaan. Tanggungjawabnya adalah membuat laporan kontrak, dan laporan perbulan, sales contributor, laporan penjualan. 4. er Tugas dan wewenangnya adalah a. Membuat contoh rancangan design. b. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK). c. Membuat konsep design. d. Membuat material approval. e. Membuat revisi konsep kerja. Tanggungjawabnya adalah mengkoordinasi pekerjaan gambar drafter, mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan drafter.

6 53 5. Tugas dan wewenangnya adalah a. Menerima pesanan dan juga mencatat design sesuai keinginan client. b. Menerima appointment fee. Tanggungjawabnya adalah membuat kesepakatan deal dengan client dan berhubungan langsung dengan client mengenai revisi kerja dan hasil design. 6. Drafter Tugas dan wewenangnya adalah a. Membuat gambar yang dibutuhkan untuk proyek. b. Membuat working drawing. Tanggungjawabnya adalah menyelesaikan gambar tepat waktu dan sesuai dengan perintah.

7 Gambaran Sistem yang Berjalan Narasi Proses bisnis PT. Marquis Sarana Cipta berawal ketika client menghubungi bagian marketing. akan mendengarkan penjelasan dari Client untuk menentukan design yang client inginkan, serta menerima appointment fee dari client sebagai tanda persetujuan awal sebelum kontrak. Setelah mendapatkan gambaran yang diinginkan oleh client, bagian marketing akan melaporkan hasil dari pertemuan dengan client tersebut kepada. akan mendiskusikan desain yang akan dikerjakan dengan. Lalu akan membuatkan satu rancangan desain sebagai contoh yang akan diberikan kepada client, dan akan memerintahkan bagian Estimator untuk mengkalkulasikan draft biaya yang akan dikeluarkan oleh client untuk proyek tersebut, sebagai penawaran harga. Contoh desain dari dan penawaran harga tersebut di serahkan kepada marketing untuk diserahkan kepada client, jika client tidak menyetujui penawaran harga, maka marketing dan client akan melakukan negosiasi harga sampai menemukan nilai deal, sehingga marketing akan melaporkan kembali kepada mengenai penawaran harga yang telah disetujui, dan akan memerintahkan bagian Estimator untuk mengkalkulasikan ulang draft biaya sesuai dengan persetujuan. Jika client menyetujui nilai penawaran yang ditawarkan oleh pihak perusahaan, maka bagian marketing akan melaporkan kepada bahwa penawaran diterima, dan akan meminta Estimator untuk membuat

8 55 contract design fee. Contract design fee tersebut dibuat 2 rangkap, dan hasil tersebut akan diserahkan kepada untuk diperiksa. Setelah hasil tersebut disetujui oleh, hasil tersebut akan diberikan kepada marketing untuk diserahkan kepada client. Jika hasil tersebut disetujui oleh client, maka client akan melakukan pembayaran sesuai dengan contract yang sudah disetujui, berdasarkan contract design fee tersebut dan menerima contract design fee rangkap 1 sementara rangkap 2 akan diserahkan oleh marketing kepada Estimator untuk dibukukan, setelah pembayaran diterima oleh Finance, maka pihak Finance akan memberikan laporan kepada bahwa proyek tersebut bias dijalankan karena pembayaran sudah diterima. akan memberitahukan kepada untuk memulai pengerjaan. Lalu akan membuat Surat Perintah Kerja ( SPK ) sebanyak 2 rangkap untuk proyek tersebut. akan membuat konsep design secara keseluruhan serta memilih drafter untuk membuat gambar yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Para drafter tersebut akan diberikan batas waktu akhir untuk pengerjaan desain pada proyek tersebut. Apabila pada saat batas waktu untuk pengerjaan desain proyek tersebut akan berakhir dan drafter yang ditunjuk tidak mampu menyelesaikan target kerja, maka akan memperbantukan drafter lain untuk disempurnakan sebelum diperlihatkan kepada client. Jika desain telah selesai, maka desain tersebut akan diberikan kepada bagian marketing untuk dipresentasikan kepada client. Jika desain tersebut tidak sesuai dengan keinginan client, maka marketing akan membuat tanda revisi desain dan melaporakannya kepada untuk diserahkan kepada untuk

9 56 melakukan revisi. Hasil revisi tersebut akan diserahkan kepada marketing untuk diserahkan kembali kepada pihak client. Jika telah sesuai dengan keinginan client, maka marketing akan melaporkan kepada untuk memerintahkan Senior Desig melanjutkan proses kerja.. Setelah menerima persetujuan maka akan memerintahkan drafter untuk membuat working drawing sementara itu sendiri mempersiapkan material approval dan mematangkan konsep design sesuai yang dikehendaki oleh pihak client. Setelah working drawing dan konsep design yang telah selesai akan dibuat design control book oleh pihak untuk diserahkan kepada marketing yang akan diserahterimakan kepada client. Setelah menerima design control book, maka client akan melakukan pelunasan sesuai dengan contract design fee yang telah disepakati. Setelah pembayaran pelunasan diterima oleh bagian Finance, maka bagian Estimator akan membuat laporan-laporan, yang antara lain adalah laporan project list.

10 3.2.2 Rich Picture 57

11 58

12 Gambar 3.2 Rich Picture 59

13 Activity Diagram Sistem yang berjalan CLIENT MARKETING GENERAL MANAGER SENIOR DESIGNER DRAFTER ESTIMATOR FINANCE memesan design menerima pesanan membayar appointment fee membuat contoh rancangan membuat penawaran harga {co rancangan} {PH} mengotorisasi penawaran harga melakukan negosiasi harga PH {CDF 1} membuat Contract Design Fee mengotorisasi CDF membayar contract design fee CDF 1 CDF 2 {SPK 1} {SPK 2} menerima pembayaran contract design fee membuat SPK SPK 2 membuat konsep design membuat gambar mempresentasikan design [ya] {gambar} Membuat tanda design revisi [tidak] Membuat revisi konsep kerja membuat design control book membayar pelunasan {DCB} {project list} {DCB} menerima pelunasan Gambar 3.3 Overview Activity Diagram

14 Event table dari sistem yang berjalan Event Internal Agent Start when Activities Menerima pesanan Membuat contoh rancangan Client menghubungi bagian marketing mendiskusikan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh - Menerima pesanan - Menerima appointment fee - Melaporkan hasil pesanan - Membuat contoh rancangan desain Membuat Penawaran harga Estimator memerintahkan untuk mengkalkulasikan biaya - Menghitung draft biaya - Membuat penawaran harga Mengotorisasi Penawaran harga Melakukan Negosiasi Harga Membuat Contract design fee Estimator Estimator menyerahkan penawaran harga untuk diperiksa menyerahkan penawaran harga kepada client. Penawaran harga disetujui oleh client - Memeriksa penawaran harga - Mengotorisasi penawaran harga - Menyerahkan penawaran harga - Bernegosiasi mengenai harga dengan client - Membuat dealing harga dengan client - Membuat contract design fee rangkap 2 Mengotorisasi contract design fee Menerima pembayaran contract design fee Estimator menyerahkan contact design fee untuk diperiksa Contract design fee disetujui oleh client - Memeriksa contract design fee. - Mengotorisasi contract design fee - Menyerahkan contact design fee rangkap ke-1 kepada client - Menerima pembayaran - Menyerahkan - contract design fee rangkap ke-2

15 62 Event Internal Agent Start when Activities Membuat konsep design Menerima perintah untuk melanjutkan proyek Membuat gambar drafter membuat SPK Mempresentasikan design Membuat tanda design revisi Design diserahkan kepada marketing Design tidak sesuai keinginan client kepada Estimator untuk dibukukan - Membuat Surat Perintah kerja - Membuat konsep design - Memilih drafter - Menentukan batas waktu - Membuat gambar sesuai perintah - Mempresentasikan design - Membuat tanda revisi - Membuat tanda revisi design Membuat revisi konsep kerja Membuat Design Control Book Menerima pelunasan Menerima design revisi - Membuat revisi konsep kerja Revisi sesuai dengan keinginan client - Membuat gambar kerja - Mempersiapkan material approval - mematangkan konsep design Finance Pembayaran diterima - Membuat laporan sales report Tabel 3.1 Event table dari sistem yang berjalan

16 Formulir dan laporan dari sistem yang berjalan 1. Penawaram Harga (PH) Form Penawaran Harga digunakan untuk mencatat penawaran harga yang ditawarkan berdasarkan pesanan jasa yang diinginkan client, form tersebut berisi mengenai : a. Nama client, b. Lokasi tempat yang akan dilakukan design, c. Total volume lantai, scope pekerjaan yang akan dilakukan (misalnya : design interior and architecture, soft furnishings dan furniture selections, setting up showunit with decorations dan accessories) d. Konsep design e. Design Development Pengembangan Desain untuk menyempurnakan konsep desain yang telah disetujui. f. Jenis Working drawing g. Design implementation h. Service-Service yang termasuk dalam penawaran. i. Besar Compensasion for basic Service

17 64 j. Perhitungan total design 2. Contract design fee (CDF) Contract design fee dibuat berdasarkan perhitungan kalkulasi ulang draft biaya setelah adanya kesepakatan harga antara client dan pihak marketing dalam negosiasi. Form Contract design fee berisikan sama dengan Form Penawaran Harga, namun harga yang tercantumkan jumlahnya setelah sesuai dengan kesepakatan yang terjadi antara client dengan pihak marketing. 3. Surat Perintah Kerja (SPK) Surat Perintah Kerja dibuat berdasarkan besarnya scope pekerjaan yang akan diberikan kepada drafter beserta waktu penyelesaiannya. Surat Perintah Kerja berisikan : a. Nama Project b. Nama er c. Nama Drafter d. Tanggal pekerjaan e. Deskripsi pekerjaan perbagian (er dan Drafter)

18 65 f. Note pekerjaan g. Dateline perintah kerja

19 Workflow dari sistem yang berjalan ACTORS ACTIVITIES A. MENERIMA PESANAN Client Client 1. Menghubungi marketing 2. Menjelaskan detail pesanan 3. Mendengarkan penjelasan 4. Membayar appointment fee 5. Menerima appointment fee 6. Melaporkan pesanan kepada 7. Menerima laporan B. MEMBUAT CONTOH RANCANGAN 8. mengkonsultasikan pesanan dengan 9. menyetujui hasil konsultasi design 10. membuat contoh rancangan design 11. menyerahkan contoh design kepada 12. menerima contoh design dari C. MEMBUAT PENAWARAN HARGA Estimator 13. Memerintahkan bagian Estimator untuk mengkalkulasikan draft biaya 14. Menghitung kalkulasi draft biaya 15. Membuat penawaran harga D. MENGOTORISASI PENAWARAN HARGA Estimator 16. Menyerahkan penawaran harga untuk diperiksa dan diotorisasi 17. Menerima penawaran harga dari Estimator 18. Memeriksa penawaran harga 19. Mengotorisasi penawaran harga E. MELAKUKAN NEGOSIASI 20. Menyerahkan penawaran harga kepada marketing

20 67 ACTORS Client ACTIVITIES 21. Menerima penawaran harga 22. Menyerahkan penawaran harga kepada client 23. Menerima penawaran harga 24. Melakukan negosiasi harga dengan marketing 25. Membuat dealing harga dengan marketing 26. Menyepakati negosiasi harga F. MEMBUAT KONTRAK DESIGN FEE Estimator 27. Melaporkan hasil kesepakatan harga 28. Menerima laporan 29. Memerintahkan bagian Estimator untuk mengkalkulasikan ulang draft biaya 30. Menghitung kalkulasi draft biaya 31. Membuat contract design fee rangkap 2 G. MENGOTORISASI KONTRAK DESIGN FEE Estimator 32. Menyerahkan contract design fee kepada untuk diperiksa 33. Menerima Contract design fee 34. Memeriksa contract design fee 35. Mengotorisasi contact design fee H. MENERIMA PEMBAYARAN KONTAK DESIGN FEE 36. Memberikan kontak design fee kepada marketing 37. Menerima kontrak design fee 38. Menyerahkan kontrak design fee kepada client Client 39. Menerima kontak design fee 40. Menyetujui kontak design fee 41. Membayar kontrak design fee 42. Menerima pembayaran kontrak design fee 43. Menyerahkan kontrak design fee rangkap 1 Client 44. Menerima kontrak design fee rangkap Menyerahkan kontrak design fee rangkap 2 kepada Estimator untuk dibukukan Estimator 46. Menerima kontrak design fee rangkap Membukukan kontrak design fee rangkap Menyerahkan pembayaran kontrak design fee kepada fnance

21 68 ACTORS Finance ACTIVITIES 49. Menerima pembayaran kontrak design fee. 50. Melaporkan pembayaran kepada. 51. Menerima laporan I. MEMBUAT KONSEP DESIGN 52. Memberitahukan kepada untuk memulai pengerjaan proyek 53. Menerima perintah pengerjaan proyek 54. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) 55. Membuat konsep design 56. Memilih drafter J. MEMBUAT GAMBAR Drafter 57. Memerintahkan drafter untuk membuat gambar 58. Menerima perintah untuk membuat gambar 59. Memberikan batas waktu akhir pengerjaan proyek 60. Memperbantukan drafter lain untuk menyelesaikan pekerjaan jika drafter tidak mampu mengerjakan pekerjaan K. MEMPRESENTASIKAN DESIGN 61. Menyerahkan design kepada marketing 62. Menerima design 63. Mempreseentasikan design kepada client L. MEMBUAT TANDA DESIGN REVISI Client 64. Meminta revisi 65. Membuat tanda design revisi M. MEMBUAT REVISI KONSEP KERJA 66. Melaporkan permintaan revisi client 67. Menerima laporan 68. Memerintahkan untuk melakukan revisi konsep kerja 69. Menerima perintah revisi kerja 70. Membuat revisi konsep kerja 71. Menyerahkan hasil revisi kepada marketing

22 69 ACTORS client ACTIVITIES 72. Menerima revisi 73. Menyerahkan revisi kepada client 74. Menerima hasil revisi 75. Meminta pekerjaan dlanjutkan N. MEMBUAT DESIGN CONTROL BOOK Drafter Drafter 76. Melaporkan permintaan perlanjtan pekerjaan 77. Memerintahkan untuk melanjutkan proses kerja 78. Menerima perintah 79. Memerintahkan drafter untuk membuat gambar kerja (working drawing) 80. Membuat Gambar Kerja 81. Mempersiapkan material approval 82. Mematangkan konsep design 83. Menyerahkan hasil Gambar Kerja 84. Mempersiapkan Design Control Book 85. Menyerahkan Design Control Book kepada marketing 86. Menerima Design Control Book O. MENERIMA PELUNASAN client Finance Estimator 87. Menyerahkan Design Control Book 88. Menerima Design Control Book 89. Membayar pelunasan 90. Menerima pelunasan 91. Menyerahkan pembayaran kepada Finance 92. Menerima pembayaran pelunasan 93. Memberitahukan Estimator bahwa pelunasan telah diterima 94. Menerima laporan 95. Membuat sales report Tabel 3.2 Workflow Table dari sistem yang berjalan

23 Analisa Temuan Hasil Survey Temuan hasil survey berdasarkan hasil pengamatan terhadap proses bsnis dari sistem yang berjalan pada PT. Marquis Sarana Cipta menurut bidang usahanya, antara lain sebagai berikut : Temuan masalah I : Proses bisnis dari PT. Marquis seperti penerimaan order, pembuatan contract design fee; pembuatan SPK, serta penawaran harga, menginginkan adanya revisi (adanya penambahan volume pekerjaan), serta pencatatan project list masih dilakukan secara manual, maka selain dapat mengakibatkan kesalahan ( Human error ). Kriteria : Menurut Joseph W. Wilkinson (1999,p15), tekhnologi informasi berguna untuk mengefisiensikan operasi seharihari dengan memajukan serta memudahkan kasus sumber daya dan mengefektifkan pengambilan putusan dengan tersedianya informasi yang menyeluruh dan tepat waktu, baik dari luar maupun dari kegiatan internal. Sehingga dibutuhkan teknologi informasi dalam proses bisnis suatu perusahaan. Sebab : tidak adanya system yang terkomputerisasi yang dapat memudahkan manajemen dalam pembuatan dokumen dan laporan.

24 71 Akibat : akibatnya manajemen akan mengalami kesulitan dalam melakukan pengolahan, pencarian dan peng-update-an data yang di butuhkan. Rekomendasi : Diperlukan system informasi yang terkomputerisasi Dalam proses bisnis PT. Marquis Sarana Cipta Temuan masalah II : proses bisnis dalam PT. Marquis Sarana Cipta tidak memiliki system yang dapat memantau jalannya suatu proyek yang diterima. Kriteria : Menurut Schwalbe (2007, p111), pemantauan dan pengontrolan adalah proses mengukur kemanjuan menuju tujuan proyek, pemantauan deviasi dari rencana, untuk mengambil tindakan perbaikan untuk kemajuan sesuai dengan rencana. Sebab : dalam perusahaan tidak adanya suatu system yang memantau jalannya proyek yang diterima dikarenakan pemantauan yang dilakukan oleh pihak manajemen masiih secara manual. Akibat : akibatnya manajer akan sulit dalam memantau perkembangan dari pada proyek yang diterima.

25 72 Rekomendasi : dibutuhkan suatu system informasi yang berfungi untuk membantu memantau perkembangan proyek yang diterima oleh perusahaan. Temuan masalah III : Terjadi kehilangan data ( Arsip design-design client, Contract design fee, SPK, penawaran harga, dan, juga laporan project list), karena tidak adanya keamanan dan keteraturan penyimpanan data. Kriteria : Menurut Joseph W. Wilkinson (1992,p308), data yang ada harus diklasifikasikan sesuai dengan penyimpanan datanya. Sebab : tidak tersedianya suatu wadah khusus (database) dalam suatu system yang dapat menyimpan, mengolah dan menupdate data. Akibat : akibatnya pihak terkait akan mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian, pengolahan, dan peng-update-an dari pada data, dan data yang tidak tersimpan dengan baik akan rawan untuk mengalami kehilangan. Rekomendasi : segala arsip arsip serta laporan-laporan penting yang berkaitan erat dengan operasional perusahaan sebaiknya memiliki database khusus dan terjaga keamanan nya.

26 Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis temuan hasil survey yang dilakukan, terdapat kebutuhan informasi, antara lain : a) membutuhkan laporan notification dan preoject list untuk mengetahui alur pekerjaan yang diperoleh perusahaan berdasarkan project yang diterima dan ditangani oleh perusahaan. b) er er membutuhkan notification dari dan form order untuk mengetahui mengenai design yang diinginkan oleh client untuk membuat contoh rancangan gambar, dan revisi konsep design, scope pekerjaan dan dateline secara lisan dari marketing untuk membuat Surat Perintah Kerja, membuat konsep design. c) Drafter Drafter membutuhkan Surat Perintah Kerja untuk membuat gambar sesuai konsep yang dibuat oleh er. d) Finance Finance membutuhkan form contract design fee dan form Order untuk dibukukan dan dibuat laporan project list.

27 74 e) Estimator Estimator membutuhkan notification project untuk mengetahui list penerimaan project dan form order untuk menghitung kalkulasi draft biaya dan penawaran harga, membutuhkan laporan tanda revisi design dari marketing untuk menghitung ulang draft biaya untuk membuat contract design fee. f) membutuhkan penawaran harga untuk membuat dealing harga dengan client dan membutuhkan Invoice untuk menerima pembayaran dari client.