BAB 1 PENDAHULUAN. kegiatan operasionalnya. Kegiatan operasional dalam perusahaan leasing ILUFA

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Tidak dapat disangkal apabila semua perusahaan menginginkan kegiatan operasinya dapat dijalankan dengan efektif dan efisien sehingga dapat dilakukan penghematan atas uang, waktu, tenaga dan usaha tanpa mengecilkan kebutuhan akan informasi, kualitas pelayanan yang baik dan kondisi lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawannya. Untuk mencapai hal itu, tentu saja dibutuhkan suatu sistem dimana setiap bagian dari perusahaan bekerja sama dan saling menunjang untuk mencapai tujuan yang sama. Perusahaan leasing ILUFA merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha leasing untuk masyarakat ekonomi menengah ke bawah. Perusahaan ini belum memiliki sistem yang terintegrasi untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Kegiatan operasional dalam perusahaan leasing ILUFA dinyatakan dalam alur kerja yang mencakup pembuatan perjanjian lease sampai dengan penagihan kepada konsumen yang dilakukan setiap hari oleh kolektor perusahaan ILUFA. Penagihan menggunakan sistem kupon dimana jumlah kupon sama dengan jumlah konsumen yang yang ditagih, kecuali terdapat tagihan yang tidak tertagih pada hari sebelumnya. Seiring dengan tumbuhnya perusahaan, maka konsumen dari perusahaan ILUFA bertambah banyak. Oleh karena itu, maka muncul permasalahan pada kinerja perusahaan dalam hal penagihan. Alasannya yaitu jumlah kolektor terbatas, sedangkan jumlah

2 2 konsumen yang harus ditagih terus bertambah sehingga terdapat konsumen yang tidak tertagih. Selain itu, untuk melakukan penghitungan tagihan kupon hari berikutnya juga cukup memakan waktu, karena penghitungan tagihan baru dapat dilakukan setelah kolektor mengembalikan kupon tak tertagih pada hari itu. Untuk mendukung kegiatan penagihan perusahaan leasing ILUFA, maka dibutuhkan jalur penagihan terpendek sehingga kegiatan penagihan dapat dilakukan secara lebih efektif dan suatu sistem informasi penagihan untuk mengelola proses penagihan sekaligus mengolah data menjadi informasi yang diperlukan. Oleh karena itu, maka penulis tertarik untuk meneliti masalah ini. Penelitian diberi judul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penagihan Menggunakan Jalur Terpendek Pada Perusahaan Leasing ILUFA. 1.2 Identifikasi Masalah Perusahaan leasing ILUFA memiliki sistem penagihan harian dan memiliki keterbatasan dalam jumlah kolektor, sedangkan pertambahan konsumennya cukup pesat, yaitu rata-rata 73 orang per bulan. Seiring dengan tumbuhnya perusahaan, maka jumlah kupon yang tidak tertagih juga semakin banyak. Dalam alur kerja perusahaan, setiap kupon yang tidak tertagih digabungkan dengan kupon tagihan hari berikutnya untuk ditagihkan di hari kerja berikutnya. Alur kerja ini membuat administrasi baru dapat melakukan pencatatan kupon keluar hari berikutnya setelah menunggu kupon tidak tertagih hari ini dikembalikan oleh kolektor. Jumlah kupon tagihan yang makin membesar juga menimbulkan banyak kesalahan pencatatan dan penghitungan nominal kupon tagihan harian. Karena jumlah konsumen yang akan ditagih

3 3 cukup banyak, maka terjadi kesulitan pula dalam menentukan jalur penagihan terpendek. Selain itu, dibutuhkan suatu sistem informasi penagihan untuk mengolah data menjadi informasi yang diperlukan, sehingga manajemen bisa memantau kinerja penagihan perusahaan secara lebih baik. 1.3 Perumusan Masalah Berdasarkan pengamatan dan identifikasi masalah yang dilakukan, masalah yang ada dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana rancangan alur kerja yang lebih efektif dan efisien untuk mendukung kegiatan penagihan, seperti dalam hal penghitungan nominal dan pencatatan tagihan kupon? 2. Bagaimana cara untuk menentukan jalur penagihan terpendek untuk perusahaan ILUFA? 3. Bagaimana sistem informasi penagihan yang dapat membantu dan meningkatkan kinerja perusahaan ILUFA? 1.4 Ruang Lingkup Untuk memperjelas arah pembahasan skripsi selanjutnya, maka ruang lingkup pengerjaan skripsi ini akan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut : 1. Penelitian dilakukan pada perusahaan leasing ILUFA dan dikhususkan pada sistem informasi penagihan. Penentuan jalur penagihan terpendek akan dilakukan dengan menggunakan metode shortest path.

4 4 2. Kawasan penagihan per kolektor telah ditetapkan oleh perusahaan, dan tidak saling overlapping satu sama lain. 3. Penelitian tidak memperhitungkan faktor faktor eksternal lain seperti tingkat kerusakan jalan, razia, kerusakan mesin kendaraan, dan lain lain. 1.5 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis sistem yang berjalan pada perusahaan leasing ILUFA. 2. Mengusulkan alur kerja baru yang membantu administrasi dalam pencatatan kupon tagihan sehingga pencatatan dapat dilakukan tanpa menunggu kupon tidak tertagih kembali. Adanya kupon tidak tertagih yang kembali, kupon ditransferkan oleh sistem ke hari kerja berikutnya, dan digabungkan dengan kupon telah keluar pada hari itu. Penghitungan nominal kupon tagihan akan dilakukan oleh sistem. 3. Memberikan usulan jalur penagihan terpendek yang dihasilkan dari perhitungan metode shortest-path untuk referensi jalur penagihan kolektor di perusahaan leasing ILUFA. 4. Menganalisis dan merancang sistem informasi penagihan yang sesuai untuk diterapkan di perusahaan leasing ILUFA.

5 5 Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Masalah yang ada pada sistem berjalan teridentifikasi. 2. Membuat sistem dengan alur kerja baru yang mampu membantu kegiatan penagihan perusahaan leasing ILUFA sehingga lebih efektif dan efisien. 3. Mengetahui jalur penagihan terpendek untuk tiap kolektor. 4. Membuat sistem informasi penagihan baru yang mampu mengakomodasi semua informasi yang diperlukan, sehingga dapat mendukung kegiatan controlling dan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan. 1.6 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Perusahaan leasing ILUFA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha leasing. Perusahaan ini merupakan anak usaha dari perusahaan ILUFA, yang induk usahanya memiliki beberapa bidang usaha lainnya, seperti perusahaan produksi box speaker, dan perusahaan manufaktur speaker. Perusahaan leasing ILUFA yang merupakan perusahaan keluarga, berpusat di Jl. Prepedan Raya No. 23, Cengkareng, Jakarta. Perusahaan leasing ILUFA memiliki komitmen untuk membantu konsumen tingkat menengah ke bawah untuk bisa mendapatkan barang elektronik ataupun peralatan rumah tangga dengan cicilan yang sangat terjangkau, sehingga tidak hanya orang yang mampu saja yang bisa menikmati peralatan-peralatan tersebut. Komitmen ini diwujudkan bidang usaha leasing,

6 6 yaitu usaha sewa guna dimana konsumen dapat memakai barang yang mereka inginkan dengan angsuran dengan nominal yang sangat terjangkau untuk periode waktu tertentu yang dibayar secara harian, dan bila angsuran telah lunas, maka terjadi transfer hak kepemilikan barang kepada konsumen Struktur Organisasi Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perusahaan Leasing ILUFA Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dalam perusahaan leasing ILUFA adalah : 1. Pimpinan Menentukan visi dan misi perusahaan. Menentukan arah dan tujuan perusahaan, beserta strategistrategi usaha. Memeriksa laporan kinerja perusahaan dan melaporkan kepada pemilik usaha.

7 7 2. Divisi Operasi Menentukan strategi operasional perusahaan agar tercapai target penjualan yang dicanangkan. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan pada manager. Merekrut sales, kolektor dan debt kolektor. Memeriksa laporan periodik mengenai penjualan perusahaan. Melakukan fungsi evaluasi terhadap kinerja operasional. Bertanggung jawab untuk kelancaran penagihan angsuran dari konsumen. 3. Divisi Umum dan Administrasi Bertanggung jawab atas kegiatan pembelian, pengiriman dan survei, dan administrasi kegiatan operasional perusahaan. Membuat laporan periodik untuk dilaporkan kepada manager perusahaan. Melakukan fungsi evaluasi terhadap kinerja tim yang berada di bawahnya. Merekrut karyawan untuk bagian administrasi, pengiriman, survei dan purchasing.

8 8 Membuat laporan periodik untuk bagian operasional, seperti banyaknya pembayaran angsuran yang macet, keterlambatan, untuk selanjutnya akan di follow-up oleh bagian operasional. 4. Sales Melakukan kegiatan pemasaran dan penawaran penjualan atas produk-produk perusahaan. Melayani konsumen yang ingin repeat order, atau yang mengalami kesulitan yang berhubungan dengan perusahaan leasing ILUFA. Menyusun strategi jangka pendek perusahaan. 5. Kolektor Melakukan penagihan angsuran kepada konsumen yang masih terikat perjanjian leasing dengan perusahaan ILUFA. Melaporkan segala masalah dan kesulitan yang ditemukan selama penagihan angsuran kepada kepala divisi operasi. 6. Debt Kolektor Bertanggung jawab untuk melancarkan kembali adanya pembayaran transaksi yang macet.

9 9 Melakukan penarikan barang terhadap konsumen yang tidak melakukan pembayaran angsuran barang sampai lunas. 7. Purchasing Melakukan pembelian terhadap barang yang diperlukan. Menerima pengiriman barang dari supplier, dan melakukan pengecekan apakah barang diterima sesuai pesanan. Mengatur persediaan dan penyimpanan barang pada perusahaan. 8. Driver Bertanggung jawab untuk melakukan pengiriman barang ke konsumen. Bertanggung jawab untuk melakukan pengambilan barang dari supplier, bila barang dibeli secara cash oleh perusahaan. Bertanggung jawab untuk transportasi dalam perusahaan.

10 10 9. Analisis Leasing Bertanggung jawab untuk melakukan survei kelayakan konsumen untuk melakukan transaksi dengan nilai angsuran tertentu. Bertanggung jawab untuk melaporkan kelayakan suatu konsumen untuk mendapatkan hak sewa guna secara jujur kepada kepala divisi umum dan administrasi. 10. Administrasi Melakukan pengetikan dan mencetak surat-surat untuk kegiatan operasional perusahaan. Mengeluarkan kupon dan melakukan pencatatan kupon keluar yang ditagihkan kepada konsumen. Melakukan pencatatan kupon yang tidak berhasil ditagihkan kepada konsumen karena tidak dibayar atau sebab lainnya. Menggabungkan kupon balik dengan kupon keluar yang akan ditagihkan di periode berikutnya. Membuat laporan banyaknya penagihan yang harus didapatkan oleh kolektor per harinya.

11 Divisi Keuangan dan Akuntansi Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan perusahaan baik itu dalam hal penerimaan maupun pengeluaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menerima hasil penagihan dan melakukan cross check hasil penagihan. Membuat laporan keuangan kepada Pimpinan secara periodik Produk yang Ditawarkan Produk yang ditawarkan oleh perusahaan leasing ILUFA sangat beragam jenisnya. Namun main product yang ditawarkan pada perusahaan ILUFA adalah peralatan rumah tangga dan elektronik, dimana pangsa pasarnya biasanya adalah kaum menengah ke bawah. Sales akan mengunjungi konsumen yang biasanya adalah usaha kecil dan menengah, untuk menawarkan barang elektronik ataupun peralatan rumah tangga yang mereka butuhkan. Oleh karena itu, dalam usaha leasing-nya, perusahaan ILUFA bisa melayani konsumen yang menginginkan produk dengan merek apapun. Bila konsumen tertarik untuk melakukan perjanjian sewa guna (leasing) dengan perusahaan ILUFA, maka untuk selanjutnya konsumen akan membayar angsuran setiap periode yang disetujui (mayoritas setiap hari) sampai total

12 12 angsuran mencapai jumlah yang disepakati. Setelah itu, maka barang dapat menjadi hak milik konsumen. Barang-barang yang telah diterima oleh konsumen tidak dapat dikembalikan lagi atau ditukar dengan barang yang lain. Konsumen pada waktu serah terima barang harus meneliti barang-barang yang akan diterima dan jika diketemukan barang-barang tersebut dalam kondisi yang tidak semestinya, maka konsumen dapat mengklaim secara langsung kepada perusahaan leasing ILUFA Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan di perusahaan leasing ILUFA dapat dilihat secara lebih mudah melalui gambar rich picture berikut :

13 13 Gambar 1.2 Rich Picture Sistem Penagihan di Perusahaan Leasing ILUFA Berikut penjelasan rich picture di atas : 1. Bagian administrasi mengecek ketersediaan kupon yang harus ditagihkan ke konsumen. Jika ada, maka kupon yang akan ditagihkan (kupon keluar) akan dicatat dan kemudian diserahkan kepada kolektor. 2. Bagian administrasi membuat laporan jumlah tagihan yang akan dilakukan kolektor untuk diserahkan kepada bagian keuangan. Laporan ini akan digunakan oleh bagian keuangan untuk cross check jumlah tagihan yang akan diserahkan oleh kolektor setelah mereka melakukan penagihan. 3. Kolektor menagih semua konsumen yang harus ditagih. Semua konsumen yang harus dikunjungi untuk ditagih tertera pada lembar kupon tagihan. 4. Konsumen melakukan pembayaran kepada kolektor sesuai dengan nominal yang tertera pada kupon tagihan. 5. Setelah selesai menagih semua konsumen, kolektor mengembalikan uang tertagih dan kupon yang tidak tertagih (kupon balik) ke bagian keuangan. Bagian keuangan kemudian melakukan cross check nominal yang seharusnya tertagih di hari itu dibanding dengan nominal uang yang diserahkan oleh kolektor ditambah nominal semua kupon yang tidak tertagih.

14 14 6. Bagian keuangan mengembalikan kupon yang tidak tertagih kepada manajer umum dan administrasi. Manajer umum dan administrasi akan mencatat kupon balik yang ada, kemudian menyerahkan kupon balik kepada bagian administrasi. Lalu proses bisnis akan berulang ke langkah pertama lagi setiap harinya. 7. Manajer umum dan administrasi akan mengeluarkan laporan kredit macet secara periodik kepada bagian debt collector. 8. Bagian debt collector melakukan negosiasi dengan konsumen dengan harapan masalah pembayaran yang macet dapat diselesaikan.