BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 53 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Nabatindah Sejahtera adalah sebuah perusahaan nasional yang resmi didirikan di Jakarta, sejak tanggal 11 Febuari 2000, berdasarkan Akte Notaris DRAJAT DARMADJI SH, Nomor 97 serta akte perubahan Nomor 219 November 2006, oleh notaris DRAJAT DARMADJI, SH. PT. Nabatindah Sejahtera menerapkan Sistem Manajemen Mutu berdasarkan standar internasional ISO 9001:2000 sejak 18 Juli Alamat PT. Nabatindah Sejahtera di Jalan Tanah Merdeka No. 36A Kelurahan Kampung Rambutan, Ciracas, Jakarta Timur, No telepon dan , No fax PT. Nabatindah Sejahtera bergerak di bidang jasa konstruksi, telah ikut berpartisipasi dalam pembangunan nasional, terutama dalam lingkup: 1. Bidang Arsitektur a. Perumahan tunggal dan kopel b. Perumahan multi hunian

2 54 c. Bangunan komersial d. Bangunan-bangunan non perumahan lainnya e. Fasilitas sport di luar gedung, fasilitas rekreasi 2. Bidang Sipil a. Jalan raya, jalan lingkungan b. Drainase c. Jembatan d. Reklamasi dan pengerukan e. Pelabuhan dan dermaga 3. Bidang Tata Lingkungan a. Perpipaan air dalam bangunan 4. Bidang Mekanikal a. Instalasi pemanasan, ventilasi udara dan AC dalam bangunan b. Instalasi lift dan eskalator 5. Bidang Elektrikal a. Pembangkit listrik semua daya b. Instalasi listrik gedung dan pabrik

3 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Nabatindah Sejahtera bertekad menjadi perusahaan yang terunggul dalam mutu, kehandalan dan pelayanan pelanggan dengan harga yang kompetitif di bidang jasa konstruksi serta menjadi perusahaan yang terpercaya dalam kualitas konstruksi bangunan, bebas dari pencemaran lingkungan dan tanpa kecelakaan kerja. Misi PT. Nabatindah Sejahtera sebagai penyedia jasa konstruksi yang memenuhi persyaratan pelanggan, dengan cara memperhatikan dampak yang timbul terhadap lingkungan keselamatan dan kesehatan kerja karyawan, senantiasa menetapkan, mengimplementasikan, dan melakukan perbaikan terus menerus terhadap Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan, Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan kerja sehingga tercapai kepuasan pelanggan, lingkungan yang bebas dari pencemaran, peningkatan faktor keselamatan, dan kesehatan kerja karyawan demi terwujudnya visi perusahaan Tujuan Perusahaan Tujuan dari PT. Nabatindah Sejahtera adalah: 1. Mendirikan dan membangun konstruksi yang berkualitas dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggannya serta memberikan pelayanan yang baik terhadap pelanggannya.

4 56 2. Menciptakan lingkungan proyek pembangunan yang aman dan bebas dari pencemaran lingkungan. 3. Menciptakan lingkungan kerja karyawan yang memperhatikan faktor keselamatan dan kesehatan kerja karyawan. 3.2 Struktur Organisasi PT. Nabatindah Sejahtera didukung oleh personil-personil profesional yang memiliki kompetensi dan pengalaman yang cukup dalam pelaksanaan proyek kontruksi. Jumlah karyawan tetap sebanyak delapan orang, yang sebagian mengisi jabatan struktural perusahaan. Sebagian lagi merupakan tenaga profesional proyek, di samping didukung lebih dari 100 orang karyawan lepas pelaksana proyek Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan pada PT. Nabatindah Sejahtera

5 Struktur Organisasi Proyek Gambar 3.2 Struktur Organisasi Proyek pada PT. Nabatindah Sejahtera Tugas dan Wewenang Tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu - ISO 9001:2000 dalam jajaran manajemen dan fungsi-fungsi di organisasi PT. Nabatindah Sejahtera: 1. Direktur a. Memberikan arah perusahaan b. Menetapkan organisasi perusahaan c. Menetapkan kebijakan mutu d. Menetapkan sasaran mutu perusahaan e. Melaksanakan tinjauan manajemen atas penerapan sistem manajemen mutu

6 58 f. Menyediakan sumber daya yang diperlukan g. Memberikan komitmen dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan terkait 2. Wakil Manajemen a. Merencanakan dan memantau penerapan sisten manajemen mutu b. Mengkoordinasikan kegiatan audit internal dan pengendalian dokumen c. Mengkoordinasikan kegiatan tinjauan manajemen d. Melaporkan kinerja sistem manejemen mutu dan kebutuhan perbaikan kepada manajemen e. Meningkatkan kesadaran karyawan dalam keterlibatan untuk mencapai sasaran mutu f. Menjadi wakil perusahaan dengan pihak luar menyangkut urusan sistem manajemen mutu 3. Bidang Pemasaran a. Mempersiapkan data-data profil perusahaan b. Mencari informasi proyek-proyek yang akan ditenderkan c. Mempersiapkan dan mengikuti prakualifikasi / tender d. Mempelajari persyaratan proyek (persyaratan tender / kontrak) e. Mempersiapkan dokumen tender dan memantau semua tender yang diikuti f. Menjalin hubungan dengan customer

7 59 4. Bidang Teknik a. Mempelajari persyaratan teknis (persyaratan tender / kontrak) b. Memberi pertimbangan teknis dalam proses tender, pelaksanaan proyek, hingga penanganan masalah dan perbaikan penyimpangan produk c. Menyiapkan dan mengontrol dokumen teknis pelaksanaan proyek, seperti gambar dan petunjuk pelaksanaan d. Memberikan pertimbangan teknis dalam pemilihan pemasok dan subkondisi e. Melaksanakan pemeriksaan teknis pelaksaan dan hasil-hasilnya. 5. Bidang Logistik a. Melaksanakan pemilihan pemasok barang dan membuat daftar pemasok terseleksi b. Melaksanakan pembelian barang atas permintaan proyek c. Menginventarisasi peralatan dan melakanakan pemeliharaan d. Melaksanakan pemeriksaan barang yang dibeli, mencatat keluar masuk barang, dan menjaga barang dari kerusakan atau hilang e. Memastikan ketersediaan barang untuk kelancaran proyek 6. Bidang Personalia dan Urusan Umum a. Mendokumentasikan uraian pekerjaan dan syarat jabatan b. Melaksanakan rekrutmen dan seleksi calon karyawan c. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan sesuai usulan tiap bidang d. Merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi sesuai pelatihan

8 60 e. Mencatat dan menyimpan data pelatihan dan data kompetensi pegawai f. Menunjang pelaksaaan proyek dalam urusan kepegawaian dan urusan umum lainnya 7. Manajer Proyek a. Membuat usulan organisasi proyek ke Direktur b. Membuat rencana pelaksanaan proyek (biaya, mutu, waktu) c. Melaksanakan pemilihan subkondisi d. Memantau pelaksanaan proyek dan hasil-hasilnya e. Menetapkan tindakan perbaikan untuk penanganan masalah f. Melakukan komunikasi dan hubungan dengan customer g. Memastikan penerapan sistem manajemen mutu di proyek 8. Manajer Lapangan a. Membuat rencana pelaksanaan di lapangan (rencana mingguan / harian) b. Melaksanakan dan memantau pelaksaan rencana yang dibuat c. Melaksanakan pemeriksaan sesuai rencana inspeksi dan pengujian d. Melaksanakan penanganan ketidaksesuaian yang ditemukan di lapangan e. Membuat laporan kemajuan pelaksanaan proyek f. Mengendalikan dokumen di proyek g. Mengendalikan pemakaian barang dan peralatan di proyek

9 61 9. Bidang Administrasi dan Keuangan a. Mengendalikan dokumen perusahaan b. Mengendalikan arsip perusahaan c. Mengatur jadwal pertemuan di dalam perusahaan d. Mengatur arus kas perusahaan e. Mendata keluar masuknya keuangan perusahaan f. Membuat laporan keuangan PT. Nabatindah Sejahtera 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan Sistem dalam PT. Nabatindah Sejahtera mengikuti Sistem Manajemen Mutu berdasar standar internasional ISO 9001: Proses Sistem Manajemen Mutu PT. Nabatindah Sejahtera sebagai berikut: 1. Tahap penawaran jasa 2. Tahap pembelian barang 3. Tahap peminjaman barang 4. Tahap pembayaran hutang oleh konsumen Proses Penawaran Jasa Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses transaksi penawaran jasa yang dilakukan oleh perusahaaan terhadap pemberi proyek atau dari perusahaan lain kepada PT. Nabatindah Sejahtera.

10 62 Prosedur penawaran jasa yang akan dilakukan oleh sistem untuk penawaran jasa pada PT. Nabatindah Sejahtera, yaitu: 1. Konsumen datang ke PT. Nabatindah Sejahtera untuk memberikan proyek untuk diproses oleh perusahaan dalam bentuk penawaran. 2. Apabila terdapat konsumen baru maka karyawan akan memasukkan ke dalam daftar konsumen 3. Perusahaan akan segera melakukan proses penghitungan penawaran sesuai dengan proyek yang diberikan oleh konsumen. 4. Laporan penawaran yang telah selesai dibuat, akan diserahkan kepada konsumen untuk dianalisa. Dan perusahaan akan memasukkan ke dalam daftar proyek Proses Pembelian Barang Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses transaksi pembelian barang pada PT. Nabatindah Sejahtera. Proses transaksi pembelian barang akan menjadi tanggung jawab bagian logistik yang akan berhubungan langsung dengan suplier. Prosedur pembelian barang yang dilakukan oleh sistem untuk transaksi pembelian barang pada PT. Nabatindah Sejahtera, yaitu:

11 63 1. Perusahaan melakukan analisis terhadap kebutuhan barang yang diperlukan dalam pengerjaan tender. 2. Perusahaan melakukan pengecekan terhadap stok barang yang tersedia. Apabila stok dalam perusahaan mencukupi, dapat menggunakan stok tersebut. Apabila tidak mencukupi, maka perusahaan melakukan pembelian barang ke suplier. 3. Perusahaan langsung datang ke suplier-suplier untuk melakukan pembelian barang melalui staf karyawan. 4. Barang barang yang dibeli dan yang akan keluar dari stok perusahaan akan dicatat dalam stok barang. 5. Proses di atas akan terus berulang apabila ada permintaan mendadak untuk kebutuhan pengerjaan proyek Proses Peminjaman Peralatan Pada tahap ini dijelaskan bagaimana sistem akan memproses peminjaman peralatan berat yang akan digunakan oleh karyawan dalam proyek tender. Prosedur peminjaman akan dilakukan oleh sistem pada PT. Nabatindah Sejahtera, yaitu: 1. Perusaahan melakukan analisis terhadap kebutuhan peralatan yang diperlukan dalam pengerjaan proyek. 2. Perusahaan melakukan survey langsung ke perusahaanperusahaan rental yang menyediakan peralatan yang akan

12 64 disewa. Pengecekan ini dilakukan untuk mendapatkan peralatan yang sesuai dan baik untuk mendapatkan hasil yang baik. 3. Perusahaan melakukan pemesanan penyewaan peralatan sesuai dengan penggunaannya dalam pengerjaan proyek. 4. Perusahaan perusahaan rental akan mengirim peralatan yang sudah dipesan sesuai dengan kesepakatan. 5. Proses di atas akan terus berlangsung apabila adanya hasil yang kurang sesuai dengan tujuan pengerjaan tender pertama Proses Pembayaran Hutang oleh Konsumen Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem akan memproses transaksi pembayaran hutang oleh konsumen kepada PT. Nabatindah Sejahtera. Prosedur pembayaran hutang yang dilakukan untuk transaksi pembayaran kepada PT. Nabatindah Sejahtera, yaitu: 1. Pembayaran proyek akan dilakukan secara langsung atau tatap muka antara perwakilan perusahaan dan perwakilan dari pihak konsumen. 2. Proses pembayaran yang dilakukan secara bertahap dengan jumlah pembayaran yang sudah disepakati pada saat persetujuan pengerjaan proyek ataupun dilakukan pembayaran lunas.

13 Data Flow Diagram (DFD) PT. Nabatindah Sejahtera Diagram Konteks Supplier Surat Tagihan Hutang Permintaan Material Peralatan Terpakai Hutang Terbayar Permintaan peralatan Rental Material Hutang Terbayar Sistem Jasa Kontraktor pada PT. Nabatindah Sejahtera Bukti Pengembalian Peralatan Surat Tagihan Hutang Permintaan Proyek Hutang Terbayar Konsumen Surat Serah Terima Surat Tagihan Hutang Penawaran Gambar 3.3 Diagram Konteks pada PT. Nabatindah Sejahtera

14 Diagram Nol Supplier Supply Material Permintaan Material Penawaran proyek Permintaan peralatan 3.0 Peralatan Terpakai Pengembangan Proyek Bukti Pengembalian Peralatan Permintaan proyek Penawaran Proyek Permintaan Proyek 2.0* Pelayanan Konsumen surat tagihan Hutang Rental Konsumen Hutang terbayar Surat Serah Terima surat tagihan Hutang 1.0 Keuangan Hutang terbayar Hutang terbayar surat tagihan Hutang Gambar 3.4 Diagram Nol pada PT. Nabatindah Sejahtera

15 Diagram Rinci Diagram Rinci Proses 1.0 (Sistem Keuangan) Supplier Rental Hutang terbayar surat tagihan Hutang Hutang terbayar surat tagihan Hutang 1.3* pembayaran barang 1.4* pembayaran sewa peralatan Laporan Dana Pembelian Hutang terbayar Konsumen 1.2* pembayaran proyek Laporan Pembayaran Proyek Laporan Dana Peminjaman surat Serah Terima surat tagihan Hutang 1.1* Pembukuan Gambar 3.5 Diagram Rinci Sistem Keuangan pada PT. Nabatindah Sejahtera

16 Diagram Rinci 3.0 (Sistem Pengembangan Proyek) Permintaan proyek Peralatan Terpakai 3.1* Manajemen proyek Permintaan Peralatan Permintaan Peralatan Permintaan Material Material Rental 3.2* Peminjaman Peralatan 3.3* Pembagian Tugas 3.4* Pembelian Barang Supplier Peralatan Bukti Pengembalian Laporan Hasil Pembagian Tugas Permintaan Material Laporan Dana Terpakai 3.5* Budgeting Laporan Dana Terpakai penawaran proyek Gambar 3.6 Diagram Rinci Sistem Pengembangan Proyek pada PT. Nabatindah Sejahtera

17 Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Informasi Berikut ini adalah hasil analisis kebutuhan informasi pada PT. Nabatindah Sejahtera: Pengguna Informasi Waktu Digunakan Logistic Data Barang Pada saat proses pembelian Logistic Data Supplier Pada saat proses pembelian Logistic Data Peralatan Pada saat proses peminjaman Logistic Data Rental Pada saat proses peminjaman Logistic Data Karyawan Pada saat proses pembelian dan peminjaman Marketing Data Proyek Pada saat proses penawaran Marketing Data Konsumen Pada saat proses penawaran dan pendataan konsumen Manajer Proyek Data Proyek Pada saat proses penghitungan penawaran Manajer Proyek Data Barang Pada saat proses penghitungan penawaran Manajer Proyek Data Peralatan Pada saat proses penghitungan penawaran

18 70 Manajer Proyek Data Jasa Pada saat proses penghitungan penawaran Personalia Data Karyawan Pada saat proses pendataan dan perekrutan karyawan baru (intern perusahaan) Administrasi dan Keuangan Administrasi Keuangan Direktur Data Proyek Data Konsumen View semua data dan Laporan Pada saat proses pembayaran hutang oleh konsumen Pada saat proses pembayaran hutang oleh konsumen Pada saat pengambilan keputusan Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi pada PT. Nabatindah Sejahtera Kebutuhan Keamanan Data Keamanan data diperlukan untuk menjaga dan memelihara data pada PT. Nabatindah Sejahtera, disebabkan data-data yang terdapat pada PT. Nabatindah Sejahtera bersifat sangat penting. Berikut adalah hasil analisis kebutuhan keamanan data pada PT. Nabatindah Sejahtera: 1. Keamanan data barang 2. Keamanan data suplier 3. Keamanan data karyawan 4. Keamanan data konsumen

19 71 5. Keamanan data proyek 6. Keamanan data peralatan 7. Keamanan data rental 8. Keamanan data jasa 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil survey dan analisa yang dilakukan, dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang terjadi pada PT. Nabatindah Sejahtera. Permasalahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan cukup memakan waktu untuk menghitung segala transaksi yang terjadi saat pelaksanaan pembangunan proyek. 2. Proses menentukan hubungan antara barang-barang dengan suplier yang memasok barang tersebut menjadi sulit karena setiap transaksi pembelian belum tertata dengan baik, walaupun setiap transaksi sudah dicatat. 3. Proses pencatatan transaksi menjadi lama karena setiap proses dilakukan secara manual. 4. Direktur mengalami kesulitan mengambil keputusan dalam perusahaan karena laporan-laporan yang dikeluarkan belum secara real-time. 5. Perusahaan mempunyai kemungkinan kehilangan atau kerusakan data perusahaan lebih besar dan recovery lebih sulit dilakukan karena hampir tidak pernah melakukan back-up.

20 Usulan Pemecahan Masalah Dari semua masalah yang dihadapi PT. Nabatindah Sejahtera, maka diambil beberapa pemecahan masalah yang dapat digunakan untuk mengatasinya dan memberi keuntungan bagi perkembangan perusahaan PT. Nabatindah Sejahtera. Berdasarkan kebutuhan perusahaan dan karyawan, maka beberapa alternatif usulan yang dapat memecahkan masalah yang ada pada PT. Nabatindah Sejahtera, yaitu: 1. Membuat sistem basis data yang mencakup semua data yang diperlukan dan diolah dalam sistem perusahaan. 2. Membuat aplikasi sistem basis data yang lengkap dan akurat, praktis serta user friendly, dengan cara mempermudah proses input, update, dan delete data dan transaksi dalam perusahaan. 3. Memberikan kemampuan pencarian data dan transaksi, memperlihatkan view dari hasil pencarian tersebut. 4. Menambahkan sistem pembuatan laporan yang rinci dan jelas untuk membantu direktur melihat hasil transaksi dalam perusahaan.