Indikator Contoh Dokumen Narasi Dokumen

Transkripsi

1 Check List AIM Lingkup Penjaminan Mutu - Pelayanan Prima di Program Studi Program Studi Fakultas No. 1 Visi-Misi-Motto 2 Standar Pelayanan dan Maklumat : Teknik Sipil : Teknik (1.1) Adanya visi dan misi yang dijabarkan dalam perencanaan (Renstra, Renja) mengacu UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (1.2) Penetapan motto pelayanan yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik (1.3) Motto pelayanan diumumkan secara luas (2.1) Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan yang mengacu Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Visi dan Misi Motto Pengumuman motto Standar Pelayanan PS Teknik Sipil memiliki visi misi dalam rangka menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan. Visi misi tersebut belum mengacu pada UU Nomor 25 Tahun ) Visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaian Jurusan Teknik Sipil, 2) Renstra Jurusan Teknik Sipil, 3) UU Nomor 25 Tahun 2009 Motto Join UB Be The Best merupakan motto UB Pedoman Pendidikan Universitas yang digunakan untuk memotivasi pegawai dalam Brawijaya memberikan pelayanan yang terbaik Motto disosialisasikan melalui logo UB dimana logo website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id tersebut digunakan dalam setiap event dan dokumen UB Dalam rangka memberikan pelayan prima yang 1) Standar Pelayanan Prima UB harus dipenuhi oleh seluruh unit kerja maka (2012), 2) Standar Pelayanan disusun dan ditetapkan standar pelayanan yang Minimum UB (2008) menjadi tolak ukur pelayan prima (2.2) Maklumat Pelayanan yang dipublikasikan Maklumat Pelayanan Maklumat pelayanan merupakan janji pelayanan yang disosialisasikan melalui media sosial website: sipil.u.ac.id 3 Sistem, Mekanisme, dan Prosedur (3.1) Memiliki sertifikat ISO 9001:2008 dalam menyelenggarakan pelayanan publik dengan ruang lingkup semua jenis mengacu UU 25/2009 Sertifikat ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya telah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2011, akan tetapi ISO tersebut belum mengacu pada UU 25/2009 Sertifikat ISO 9001:2008 1

2 (3.2) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM), namun tidak memiliki sertifikat ISO 9001:2008 (3.3) Penetapan Standar Operasional Prosedur ( SOP) SMM SOP Dalam setiap kegiatan di PS Teknik Sipil terdapat standar operasional prosedur dimana di dalam dokumen tersebut akan dijabarkan mekanisme dan prosedur suatu kegiatan. Dengan adanya SOP tersebut maka diharpakan setiap kegiatan dapat terlaksana dengan lancar, tertib dan baik. 1) Manual Prosedur (MP), 2) Instruksi Kerja (IK) (3.4) Penetapan uraian tugas yang jelas Uraian tugas PS Teknik Sipil memiliki struktur organisasi dimana di dalam organisasi tersebut terdapat pembagian tugas pokok dan fungsi (tupoksi). Dengan adanya tupoksi tersebut maka pelayanan yang diberikan oleh PS Teknik Sipil dapat berjalan dengan baik Tupoksi 4 Sumber Daya Manusia (4.1) Penetapan dan penerapan pedoman kode etik pegawai (4.2) Sikap dan perilaku pegawai dalam (4.3) Tingkat kedisiplinan pegawai dalam (4.4) Tingkat kepekaan/respon pegawai dalam Kode etik Sikap dan perilaku Kedisiplinan Responsivitas Sebagai suatu unit kerja maka diperlukan adanya tata tertib yang perlu dipatuhi sehingga dalam suatu unit kerja dapat tercipta suasana yang tertib dan lancar Dalam rangka meningkatkan pelayanan maka dilakukan evaluasi unit kerja yang dilakukan oleh mahasiswa, pengguna jasa dan pimpinan unit kerja. Beberapa hal yang dievaluasi adalah sikap dan perilaku, tingkat kedisiplinan, tingkat respon dan keterampilan pegawai dalam memberikan layanan. Melalui evaluasi tersebut maka dapat diketahui hal-hal yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan sehingga dapat tercipta pelayan yang terbaik (pelayanan prima) Kode etik yang tercantum di dalam Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya (4.5) Tingkat keterampilan pegawai dalam Keterampilan 2

3 5 Sarana dan Prasarana (4.6) Penetapan kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan pelayanan keterampilan / profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada (5.1) Sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal (5.2) Sarana dan prasarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan) Pengembangan pegawai Salah satu upaya yang dilakukan oleh PS Teknik Sipil dalam meningkatakan pelayanan adalah dengan mengembangkan keterampilan pegawai melalui jalur gelas (studi lanjut) maupun non gelar Sarana dan prasarana PS Teknik Sipil telah menyediakan sarana prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar baik di kelas, outdoor, ruang baca maupun di Kebersihan Dalam mewujudkan kenyamanan pengguna layanan, PS Teknik Sipil memiliki unit kebersihan yang menjaga dan memelihara kebersihan lingkungan Teknik Sipil serta laboran yang menjaga dan memelihara peralatan dan. Dalam ruang baca terdapat pustakawan yang akan memelihara dan mengelola setiap buku, jurnal dan karya ilmiah yang ada di PS Teknik Sipil. Selain itu terdapat pula pengelola website PS Teknik Sipil yang selalu mengupdate data MP SDM Pengembangan Staff (5.3) Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, dan lainnya) Sarana pengaduan PS Teknik Sipil memiliki beberapa sarana pengaduan diantaranya yaitu kotak pengaduan, telepon, , form kerusakan dan kehilangan serta pengaduan melalui website Teknik Sipil 1) website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id, 2) form kerusakan dan kehilangan inventaris 6 Penanganan Pengaduan (6.1) Sistem / prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan Sistem pengaduan Dalam mengelola pengaduan pengguna layanan maka disusun prosedur pengelolaan pengaduan. Pada prosedur tersebut terdapat mekanisme dan prosedur mengelola pengaduan sehingga setiap pengaduan dapat diselesaikan dengan baik 1) MP Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai, 2) MP Kerusakan Inventaris, 3) MP Kehilangan Inventaris 3

4 (6.2) Petugas khusus / unit yang menangani pengelolaan pengaduan (6.3) Persentase jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan (6.4) Pengelolaan pengaduan yang mengacu Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009 dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan Petugas pengaduan Dalam menangani pengaduan pengguna layanan telah disiapkan petugas khusus sehingga pengaduan dapat diselesaikan dengan baik dan Jumlah pengaduan Pengaduan yang masuk ke dalam website Teknik Sipil telah direspon sebesar 78% Pengelolaan pengaduan Pengelolaan pengaduan di PS Teknik Sipil belum mengacu pada Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009 E-complain yang dikelola oleh PS Teknik Sipil Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun Indeks Kepuasan Masyarakat (7.1) Pelaksanaan survei IKM dalam periode penilaian (7.2) Survei IKM yang dilakukan yang mengacu Kepmenpan 25 Tahun 2004 dalam periode penilaian (7.3) Rata-rata skor IKM yang diperoleh (7.4) Tindak lanjut dari hasil survei IKM Survei IKM Survei IKM Rata-rata skor IKM Tindak lanjut PS Teknik Sipil melaksanakan survei indeks kepuasan secara rutin yaitu 2 kali dalam 1 tahun dimana pelayanan yang dinilai adalah pelayanan rekording dan pelayanan. Selain itu dilakukan juga penilaian jasa keahlian oleh pengguna jasa. Survei IKM yang dilakukan di PS Teknik Sipil belum mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun 2004 Rata-rata skor evaluasi rekoroding yang dilakukan pada tahun 2013 adalah sebagai berikut: sangat puas (4%), puas (55%), tidak puas (41%). Sedangkan rata-rata skor evaluasi adalah sangat memuaskan (13%), memuaskan (68%), kurang memuaskan (19%). Sedangkan untuk evaluasi pengguna jasa layanan: sangat memuaskan (77%), memuaskan (19%), kurang 1) Form Evaluasi Rekording, 2) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 3) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan 1) Form Evaluasi Rekording, 2) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 3) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 4) Kepmenpan 25 Tahun ) Evaluasi rekording, 2) Evaluasi, 3) Evaluasi Kepuasan Pengguna Jasa Layanan memuaskan (4%) Dari hasil survei IKM dapat diketahui beberapa Pelatihan tenaga administrasi dan kekurangan dalam pelayanan yang diberikan laboran sehingga dari data tersebut dapat diambil tindakantindakan yang dapat memperbaiki dan meningkatkan kinerja sehingga dapat memberikan pelayanan prima 4

5 No. 8 Sistem Informasi Pelayanan Publik (8.1) Sistem informasi pelayanan secara elektronik Sistem informasi Untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi maka PS Teknik Sipil telah menyediakan sistem informasi elektronik yang berkaitan dengan pelayanan yang ada. Selain itu juga terdapat sisitem informasi pelayanan yang telah disediakan oleh Universitas Brawijaya. SIHA, SIAKAD, SMS Center, SIMPEL, SIAM, SIUDA 9 Produktivitas dalam pencapaian target pelayanan (8.2) Penyampaian informasi pelayanan publik (8.3) Tingkat keterbukaan informasi pelayanan Penyampaian informasi Sistem informasi pelayanan publik disampaikan melalui media elektronik yaitu website Universitas Brawijaya dan website Teknik Sipil Keterbukaan informasi Informasi pelayanan telah tersedia secara on line sehingga dapat diakses oleh publik. Akan tetapi ada beberapa layanan yang memerlukan password (NIM mahasiswa) untuk menjaga privasi dari data tersebut (9.1) Penetapan target kinerja pelayanan Target kinerja Untuk menciptakan pelayanan prima maka disusun target kinerja layanan guna pengembangan PS Teknik Sipil. Target kinerja tersebut dicantumkan dalam Program Kerja PS Teknik Sipil (9.2) Tingkat pencapaian target kinerja Pencapaian target kinerja Pada tahun 2013 PS Teknik Sipil telah mencapai 71.67% dari target kinerja yang telah disusun dalam Program Kerja website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id Program Kerja PS Teknik Sipil Rencana Strategis PS Teknik Sipil 5