1. Achmad Wicaksono, Ph.D 2. Machlusil Husna, dr, Sp.S. MR (PD-1) : Dr. Ir. Bambang Dwi Argo DEA. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1.

Transkripsi

1 Laporan Audit Internal Mutu Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement CAR) Audit ke : Siklus 12 Akhir 1. OBs 4.2. Sistem dokumen Sebagian dokumen belum diberi koding. 2. OBs 3. OBs Perencanaan realisasi produk Buku III-B PS-1.Standar 3 point Kalibrasi alat belum dilakukan Rata-rata masa studi lulusan IPK belum maksimal Membuat penomoran semua dokumen sesuai dengan metode yang ditentukan oleh Gugus Jaminan Mutu Mengajukan surat kepada Rektor untuk menambah prioritas alokasi anggaran untuk pembelian alat kalibrasi Pembuatan SK Remidi Pembebasan tugas akhir bagi mahasiswa yang memiliki penghargaan nasional Semua dokumen telah diberi penomoran sesuai koding Telah diajukan surat kepada Rektor untuk menambah prioritas alokasi anggaran untuk pembelian alat kalibrasi Telah dilakukan pembuatan SK remidi, dilakukan pembebasan tugas akhir bagi (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

2 Audit ke : Siklus 12 atau internasional Pengadaan Semester Pendek untuk mata kuliah baru mengulang Pemberian bantuan a penelitian kepada mahasiswa yang dikompetisikan Pembentukan unit bahasa inggris mahasiswa yang memiliki penghargaan nasional atau internasional, pengadaan Semester Pendek untuk mata kuliah baru mengulang, pemberian bantuan Pemberian reward bagi a penelitian pembimbing yang kepada mahasiswa meluluskan mahasiswa yang dengan waktu dikompetisikan, penelitian tidak lebih pembentukan unit dari 6 bulan bahasa inggris, pemberian reward bagi pembimbing yang meluluskan mahasiswa dengan Akhir (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

3 Audit ke : Siklus 12 waktu penelitian tidak lebih dari 6 bulan 4. OBs Buku III-B PS-1.Standar 3 point Kecukupan kualifikasi dosen tetap belum maksimal. Rekruitmen dosen tetap non PNS Memberikan surat peringatan kepada dosen yang telah habis masa kontrak untuk tugas belajar agar segera menyelesaikan tugas belajar Telah dilakukan rekruitment dosen tetap non PNS yang pelaksanaannya diadakan oleh universitas Telah diberikan surat peringatan kepada dosen yang telah habis masa kontrak untuk tugas belajar agar segera menyelesaikan tugas belajar Akhir (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

4 Audit ke : Siklus 12 Akhir 5. OBs/ Buku III-B PS-2.Standar 3 point OBs/ Buku III-B PS-2.Standar 3 point Persentase Dosen tetap dengan jabatan Guru Besar belum maksimal. Dosen tetap yang menjadi guru besar tamu perlu ditingkatkan. Proaktif menanyakan pengajuan guru besar ke pada DIKTI Universitas Mengadakan pendampingan pelatihan penulisan jurnal internasional nasional secara kontinyu Meningkatkan joint research dengan universitas di luar negeri Mengagendakan sosialisasi tentang visiting Professor Telah diagendakan pendampingan pelatihan penulisan jurnal internasional nasional secara kontinyu, serta telah dilakukan peningkatan joint research dengan universitas di luar negeri 1 Tahun Sosialisasi tentang visiting Professor akan diadakan pada Tahun 2013 Open (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

5 Audit ke : Siklus 12 Akhir 7. OBs/ BUku III-B PS-2.Standar 3 point Persentase Dosen tetap yang menjadi anggota masyarakat/himpunan/asso siasi profesi atau ilmiah tingkat internasonal masih kurang Mengagendakan pemberian arahan atau sosialisasi tentang pentingnya dosen tetap terhadap keikutsertaan menjadi anggota masyarakat/himpunan/ assosiasi profesi atau ilmiah tingkat internasional Memfasilitasi biaya keanggotaan menjadi anggota masyarakat/himpunan/ assosiasi profesi atau ilmiah tingkat internasional dengan memasukkan ke dalam Rencana Belanja Anggaran (RBA) FTP Telah dilakukan pemberian arahan atau sosialisasi tentang pentingnya dosen tetap terhadap keikutsertaan menjadi anggota masyarakat/himpun an/assosiasi profesi atau ilmiah tingkat internasional, serta memfasilitasi biaya yang dibutuhkan untuk mengikuti kegiatan yang diadakan oleh anggota masyarakat/himpun an/assosiasi (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

6 Audit ke : Siklus 12 profesi atau ilmiah tingkat internasional 8. OBs Sistem Prosedur Sebaiknya semua MP IK yang telah dibuat diberi waktu penyelesaiannya dibuat Bagan Alir Melakukan survey untuk mengamati pelaksanaan kegiatan di lapangan, memperbaiki dokumen MP IK berdasarkan hasil pengamatan tersebut. Membuat lama waktu penyelesaian denah setiap MP IK. Juli 2013 Telah dilakukan perbaikan dokumen MP IK yang telah disesuaikan dengan kenyataan di lapang, serta telah dilengkapi dengan lama waktu penyelesaian denah setiap MP IK. Akhir 9. KTS, Surveillance ISO ke 3: Implementasi ISO di Laboratorium Peralatan laboratorium belum dikalibrasi Melakukan kalibrasi peralatan laboratorium 1 tahun Surat kepada rektor agar memberikan fasilitas alat kalibrasi kepada (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

7 Audit ke : Siklus L2SR di Universitas Brawijaya pada KTS, KTS, Surveillance ISO ke 3: Implementasi ISO di Laboratorium Surveillance ISO ke 3: Implementasi ISO di Laboratorium Informasi yang tertera pada label bahan kimia belum lengkap, reagent yang kadaluwarsa masih ada, kebersihan laboratorium perlu ditingkatkan Tempat penyimpanan peralatan tidak sesuai dengan kapasitas Memberikan surat himbauan kepada Ketua Jurusan agar masingmasing laboratorium melengkapi informasi yang tertera pada label kemasan, mengintensifkan pengecekan bahan laboratorium yang kadaluwarsa secara berkala, serta meningkatkan kebersihan laboratorium Membuat surat himbauan kepada laboratorium agar menganggarkan pengadaan tempat 1 minggu 1 minggu Surat kepada Ketua Jurusan agar laboratorium melengkapi informasi yang tertera pada label kemasan, pemeriksaan bahan, kebersihan laboratorium Surat himbauan kepada laboratorium agar menganggarkan Akhir (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed Open Open

8 Audit ke : Siklus penyimpanan peralatan laboratorium pada Rencana Belanja Anggaran KTS, 13. KTS 14. OBs 15. OBs Surveillance ISO ke 3: Manual Mutu Tinjauan Manajemen Sistem Dokumen Implementasi ISO: Penelitian Pengabdian 16. KTS Implementasi ISO : Pengembangan SDM Hanya sebagian sasaran mutu tercantum di manual mutu Belum dibuat capaian kinerja sasaran mutu Belum ada SK Dekan Tentang Remidi MP Remidi juga belum ada Mekanisme pemilihan proposal masih dilakukan internal, sehingga kurang obyektif Dokumen Analisa Jabatan Gap Analisis untuk Dosen belum tersedia Mencantumkan semua item sasaran mutu di manual mutu Tinjauan manajemen yang akan datang menyertakan capaian sasaran mutu Perlu dibuatkan SK Dekan tentang Remidi MP Remidi Pemilihan proposal yang diterima menggunakan reviewer dari PT lain Perlu dibuat Dokumen Analisa Jabatan Gap Analisis untuk Dosen pengadaan tempat penyimpanan peralatan laboratorium Akhir 1 bulan Manual mutu Open 6 bulan Open (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

9 Audit ke : Siklus 12 Akhir MP Pengembangan SDM belum ada MP Pengembangan SDM perlu dibuat Evaluasi hasil workshop belum dilakukan Perlu dibuat Laporan Evaluasi Hasil Workshop 17. KTS 18. OBs Implementasi ISO : Pengembangan Sarana Prasarana Standar Website Gap Analysis untuk Sarana belum tersedia Masih ada beberapa hal yang belum sesuai dengan standar website, misal : a. Data Mhasiswa Cumlaude b. Data Tenaga Kependidikan, dll Perlu disusun Gap Analysis untuk sarana Perlu disempurnakan sesuai standar website yang ditetapkan UB 6 bulan Open 19. KTS 20. Obs Borang 3B S1 4.1 Borang 3B S1 5.1 Kecukupan kualifikasi dosen tetap masih kurang Sebaiknya ditambahkan uraian yang mengacu pada Perlu ditambah agar memenuhi syarat BAN-PT Sebaiknya ditambah penjelasan bahwa 3 bulan Open (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

10 Audit ke : Siklus 12 Akhir visi misi fakultas universitas mengacu pada visi misi fakultas universitas 21. Obs Borang 3B S Jumlah mahasiswa Menurunkan daya melebihi daya tampung tampung mahasiswa baru 22. KTS Borang 3B S Rata-rata masa studi lulusan Prodi S2 TIP Menurunkan masa studi lulusan Prodi S2 TIP 23. KTS Standar Pelayanan Prima masih lebih dari 2,5 tahun Beberapa standar belum terpenuhi yakni : a. Motto belum dipahami b. Uraian tugas belum dipampangkan c. Kode etik belum diterapkan semua d. Sikap, perilaku kedisplinan kurang e. Responsivitas ketrampilan kurang f. Pengembangan pegawai belum sesuai kebutuhan Perlu memperbaiki kinerja agar memenuhi standar pelayanan prima (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed

11 Audit ke : Siklus 12 g. Kebersihan cukup h. Keterbukaan informasi masih kurang Akhir (1) Nomer temuan (2) temuan: KTS, Observasi; :, old (3) Big yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) pada dokumen yang diperbaiki (8) Akhir: open, closed