LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN

Transkripsi

1 LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM KOMUNIKASI DAN DIGITAL ARSITEKTUR PROGRAM STUDI S1 JURUSAN ARSITEKTUR FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2016

2 Visi Menjadi laboratorium terdepan dalam pengembangan keilmuan komunikasi dan digital arsitektur di bidang pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada lingkup Nasional dalam kurun 10 tahun ke depan. Misi 1. Sebagai wahana pembelajaran di bidang komunikasi arsitektur pada tataran presentasi dan komunikasi untuk meningkatkan kualitas keberhidupan manusia, lingkungan alam dan lingkungan binaan yang berkelanjutan 2. Memberi pelayanan akademik dalam bidang ilmu komunikasi arsitektur serta menyelenggarakan penelitian dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat 3. Menghasilkan sarjana arsitektur yang berbudi luhur, cerdik, cakap dan bermanfaat bagi kehidupan bermasyarakat sesuai dengan keahlian komunikasi arsitektur dalam berkarya di lingkup Nasional

3 LEMBAR PENGESAHAN 1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya 4. Penanggung jawab : M. Satya Adhitama, ST., MSc. (Pimpinan Unit) 5. Koordinator Penyusun : Ir. Sigmawan Tri Pamungkas, MT (MRUnit) 6. Anggota Penyusun 1) : Wasiska Iyati, ST., MT. 2) Abraham Mohammad Ridjal, ST., MT. 3) M. Satya Adhitama, ST., M.Sc. 4) Andika Citraningrum, ST., MT., M.Sc. 7. Periode : Januaris. Desember Th Malang, Desember 2016 Pimpinan Unit Kerja, M. Satya Adhitama, ST., MSc. NIP Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya i

4 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i I. PENDAHULUAN... 1 II. LINGKUP BAHASAN... 2 III. PELAKSANAAN... 2 IV. HASIL Hasil Audit Internal Hasil Audit Eksternal Umpan Balik Pelanggan Kinerja dan Evaluasi Proses Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Perubahan yang Mempengaruhi SMM Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM... 8 V. PENUTUP... 8 ii Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya

5 I. PENDAHULUAN DEFINISI Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur merupakan unsur pelaksana jurusan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Jurusan Arsitektur. Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur mempunyai tugas dan melakukan pelayanan akademik yang menunjang tugas pokok Jurusan Arsitektur dalam bidang ilmu Komunikasi dan Digital Arsitektur sesuai dengan bidang praksis permodelan bangunan secara digital (digital building modelling), bidang praksis teknik presentasi arsitektur secara digital, dan bidang praksis manajemen bangunan dengan perangkat lunak. Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur merupakan suatu wadah penunjang dan pengembangan fungsi-fungsi pokok bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, serta pengabdian pada masyarakat dalam lingkup ilmu ke-arsitekturan khususnya pada bidang Komunikasi dan Digital Arsitektur. Secara fisik, Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur sebagai suatu wadah yang menyediakan dan menyiapkan sarana dan prasarana, baik perangkat lunak dan perangkat keras, guna menunjang fungsi-fungsi pokok tersebut, bagi kepentingan mahasiswa dan tenaga pengajar. Dalam pengertian lebih luas (umum), Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur berhubungan dengan suatu bangunan fisik tempat melakukan sesuatu, jenis peralatan dan praktikum, pengelolaan laboratorium (organisasi dan sumber daya manusia) serta pengaturan yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan. Pada bidang arsitektur, Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur dimaksudkan untuk menunjang program studi agar lulusan mempunyai kompetensi sesuai dengan yang diharapkan di bidang arsitektur. (standar minimal Laboratorium Arsitektur, Dirjen Dikti, Direktorat Pembinaan Akademik dan Kemahasiswaan, 2005). Janji Layanan 1. Bersih dan kemas dalam perencanaan (PLAN) 2. Rapi dan manfaat dalam pekerjaan (DO) 3. Santun dan sopan dalam evaluasi (EVALUATION) 4. Tertib dan terarah dalam tindakan (CHECK) Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya 1

6 II. LINGKUP BAHASAN Mengacu system manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsiektur melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu: 1. Hasil audit 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses bisnis 4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya 6. Perubahan yang mempengaruhi SMM 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja. III. PELAKSANAAN Secara umum, tahapan pelaksanaan tinjauan manajemen di Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Jurusan Arsitektur Fakultas Teknik adalah sebagai berikut: 1. Persiapan tinjauan manajemen Persiapan tinjauan manajemen dilakukan dengan mengumpulkan seluruh dokumen pendukung pelaksanaan AIM yang ada di Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur serta pengecekan status yang menjadi temuan pada website 2 Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya

7 2. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen Pelaksanaan tinjauan managemen dilakukan secara bersama-sama, melibatkan dosen dan asisten Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur (LKDA). IV. HASIL Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Komunikasi dan Digital ArsiekturTahun 2016 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II). 1. Hasil Audit Internal Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsiektur telah melaksanakan audit internal melalui kegiatan AIM UKPA siklus 14. Dari kegiatan tersebut terdapat 3 temuan yang berstatus KTS (Ketidak Sesuaian). Sedangkan yang lainnya telah dilakukan perbaikan dan berstatus closed Berikut ini adalah rincian temuan dari proses AIM sebelumnya; (terlampir) 2. Hasil Audit Eksternal Sampai pelaksanaan AIM siklus ke 5, Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsiektur belum pernah melakukan audit eksternal. Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya 3

8 3. Umpan Balik Pelanggan Umpan balik dari pelanggan (peserta peerkuliahan dan pelatihan) diperoleh melalui form kuisioner yang diberikan setiap akhir kegiatan. Data tahun 2015 pada semester genap, dari 65orang responden didapatkan skor sebagai berikut; DIAGRAM KEPUASAN PELANGGAN Seberapa sering anda menggunakan fasilitas di LKDA FT- UB Apakah dengan adanya LKDA FT- UB mendukung kebutuhan anda dalam perkuliahan? Menurut anda bagaimana intensitas pelaksanaan pelatihan oleh LKDA FT-UB? Apakah jenis software yang diajarkan di LKDA FT -UB sudah cukup mendukung kemampuan komunikasi digital arsitektur anda? Apakah materi pelatihan yang diadakan oleh LKDA FT-UB cukup memenuhi kebutuhan anda dalam menunjang perkuliahan? Dengan materi yang disampaikan, Apakah waktu yang disediakan untuk pelatihan software sudah mencukupi? Bagaimana layanan fasilitas yang disediakan oleh LKDA FT-UB? Gambar 4. Grafik Indeks Kepuasan Mahasiswa terhadap penyelenggaraan LKDA 4 Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya

9 Gambar 4. Adalah grafik yang menunjukkan informasi tentang indeks kepuasan mahasiswa terhadap penyelenggaraan LKDA. Dengan menetapkan target sebesar 3 (untuk pertanyaan 1,2,4,5,6,7) dan 2 (untuk pertanyaan 3), maka terdapat 4 hal yang berstatus open (temuan), sedangkan 3 hal lain berstatus closed. Informasi tersebut ditampilkan pada tabel 1. Tabel 1. Perbandingan hasil angket survei kepuasan pelangggan dengan targen yang telah ditetapkan No. Perihal Target Hasil Status 1 Penggunaan Fasilitas Laboratorium 3 2,8 Closed 2 Mendukukung dalam perkuliahan 3 3,7 Open 3 Intensitas Pelatihan LKDA 2 1,8 Closed 4 Penyediaan Sofware 3 3,4 Open 5 Materi pelatihan untuk penunjang 3 3,4 Open perkuliahan 6 Durasi pelatihan 3 2,9 Closed 7 Fasilitas LKDA 3 3,2 Open Dalam kuisoner juga terdapat pertanyaan Menurut anda apa saja yang harus ditambahkan untuk meningkatkan layanan LKDA FT-UB? dan hasil mayoritas responden menjawab dengan beberapa saran sebagai berikut : 1. Jadwal laboratorium non mata kuliah laboratorium diperjelas sehingga mahasiswa dapat menggunakan untuk pengerjaan tugas. 2. Spesifikasi komputer yanga ada dilaboratorium ditingkatkan 3. Perawatan sofware terhadap seerangan virus 4. Intensitas pelatihan sofware Tabel 2. Layanan yang dikeluhkan oleh responden No. Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau rencana) Status Akhir 1. Perawatan sofware Berapa komputer sering error dikarenakan terinfeksi oleh virus 2. Intensitas pelatihan Pelatihan sofware untuk penunjang mata kuliah kurang dilakasakan Intensitas maintenance yang rutin Mengadakan kuisoner untuk kebutuhan mahasiswa terhadap aplikasi yang ingin dijadikan pelatihan closed closed 3. Penggunaan Fasilitas LKDA Laboratorium jarang digunakan oleh mahasiswa dikarenakan tidak ada jadwal pasti untuk penggunaan laboratorium non mata kuliah lab. Mengatur ulang jadwal penggunaan laboratorium closed Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya 5

10 4. Kinerja dan Evaluasi Proses Pada semester ganjil dan genap tahun ajaran 2015/2016 Laboratorium Komputer telah melaksanakan kegiatan sebagai berikut; Tabel 3. Kinerja laboratorium komunikasi dan Digital Arsitektur tahun ajaran 2015/2016 No. Program Kerja Skor Capaian A. Mata Kuliah Komputasi Arsitektur 1. Kegiatan kompetensi aplikasi autocad 75 % 2. Kegiatan kompetensi aplikasi sketchup 70 % 3. Kegiatan kompetensi aplikasi Revit 68 % 4. Kegiatan kompetensi aplikasi Photoshop/Coreldraw 72 % B. Mata Kuliah Presentasi Digital Arsitektur 1. Kegiatan kompetensi aplikasi 80 % C. Mata Kuliah Permodelan Digital Arsitektur Privat-Publik 1. Kegiatan kompetensi aplikasi 75 % D. Mata Kuliah Permodelan Digital Arsitektur Kawasan Urban 1. Kegiatan kompetensi aplikasi 78% B. Pelatihan Software 1. Kegiatan pelatihan aplikasi autocad 80 % 2. Kegiatan pelatihan aplikasi sketchup 75 % 3. Kegiatan pelatihan aplikasi Revit 70 % 4. Pelatihan Rinocheros 70 % Dari tabel tersebut terlihat bahwa untuk kegiatan mata kuliah dan mata kuliah telah memenuhi target 6 Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya

11 5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed) Tindakan Pencegahan A. Keluhan 1. Komputer terdapat banyak virus maintenance Closed Memasang Deep Freeze 2. Jadwal laboratorium non mata kuliah Reschedule Closed Pengawasan yang rutin B. Evaluasi Kepuasan 1. Intensitas pelatihan sofware Reschedule Closed - C. Evaluasi Program Kerja 1. Julmah peserta mata kuliah yang banyak dibanding dengan sarana dan prasarana yang tersdia Penggunaan sarana yang bergantian Closed Membatasi kuota peserta untuk tiap semester 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya No. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan Kendala yang dihadapi Rencana selanjutnya 1. Memperbaiki timeline pelaksanaan laboratorium prosedur -Asisten laboratorium bersama dosen mengatur ualng jadwal penggunaan laboratorium dan pelaksanaan pelatihan -Peminat pelatihan masih dibawah target - meningkatkan publikasi pelatihan 2. Kurangnya koordinasi antara asisten, ketua laboratorium dan dosen pengampu prosedur Menyertakan lampiran tentang jumlah peserta, timeline penyusunan laporan pada surat tugas dosen Jadwal yang padat dari pemangku kepentingan Diadakan rapat bersama antara ketua laboratorium, asisten, dan dosen pengampu matkul Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya 7

12 7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM Tidak ada perubahan yang mempengaruhi SMM. 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM Saran dan masukan diperoleh dari umpan balik setiap kegiatan peerkuliahan dan pelatihan. Beberapa saran untuk perbaikan SMM diantaranya; a. Prosedur pelaksanaan perkuliahan diperjelas b. Waktu pelaksanaan perkuliahan ditambah dan diatur jadwalnya agar tidak bentrok dengan waktu kuliah. c. Time line penyusunan perkuliahan disesuaikan dengan kegiatan perkuliahan V. PENUTUP Tinjauan manajemen format baru ini disusun dalam rangka mensukseskan pelaksanaan AIM siklus 15 tahun Diharapkan ke depannya, pembuatan tinjauan manajemen akan menjadi agenda rutin tiap tahunnya. Selaku manajemen Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur, kami selalu mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar terjadi perubahan ke arah yang lebih baik. Kritik dan saran dapat disampaikan ke; Laboratorium Komputer Jurusan Mesin JL. Mayjend Haryono No. 167 MALANG (Gedung Baru Arsitektur Lantai 2) Mail : aslab.lkda@gmail.com 8 Laboratorium Komunikasi dan Digital Arsitektur Universitas Brawijaya