Manual Mutu Jurusan UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010

Transkripsi

1 Manual Mutu Jurusan UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010

2 Manual Mutu Jurusan Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 10 Mei 2010 Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan (ttd) Dr.Ir. Sugeng Prijono, MS Disetujui oleh : Ketua Jurusan (ttd) Prof.Dr.Ir. Zaenal Kusuma, SU i

3 DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Tujuan Manual Mutu LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU ISTILAH DAN DEFINISI SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Tanah Organisasi Jurusan Tanah Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Tanah Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Tanah Sistem Dokumen dan Audit TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Kepuasan Pelanggan Kebijakan Mutu Perencanaan Sistem Mutu Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Tinjauan Manajemen PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus) Suasana Akademik REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan Proses Terkait Mahasiswa ii

4 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum Pembelian Ketentuan Layanan Pendidikan Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Umum Pemantauan dan Pengukuran Analisis Data Perbaikan iii

5 1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Tanah Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Tujuan Manual Mutu 1. Menggariskan proses utama yang terkait dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang. Pengelolaan Sumber Daya Lahan (Tanah). 2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. 3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001: Mencerminkan komitmen Jurusan Tanah dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyediaan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Lahan (Tanah). 2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. 2. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 4. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, Persyaratan SMM ISO 9001: Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2: Standar mutu world class university (WCU QS Asia) Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. 10. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Pertanian 3. ISTILAH DAN DEFINISI Manual mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu manual mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan 1

6 menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk menyelenggarakan programprogramnya. 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Tanah Jurusan Tanah merupakan salah satu dari 4 Jurusan yang ada di Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya (FP UB). berdiri sejak tahun 1974 dan secara resmi ditetapkan oleh Dirjen DIKTI pada tanggal 24 September Cikal bakal Jurusan Tanah adalah Departemen Tanah dan Pemupukan yang ditetapkan bersamaan dengan dimekarkannya Depertemen di Fakultas Pertanian Unibraw dari dua Departemen yaitu (Sosial Ekonomi Pertanian dan Teknik Pertanian) menjadi empat yaitu (Tanah dan Pemupukan, Agronomi, Proteksi Tanaman dan Sosial Ekonomi Pertanian) dengan SK Dekan Fakultas Pertanian. Saat ini Jurusan Tanah hanya mempunyai satu Program Studi yaitu Program Studi Ilmu Tanah (PSIT).PSIT merupakan PS yang langka, karena dari 28 Fakultas Pertanian Perguruan Tinggi Negeri se Indonesia hanya ada 18 PSIT, sedang dari 179 FP Perguruan Tinggi Swasta se Indonesia hanya tercatat 9 PSIT (di Indonesia hanya ada 27). Hingga saat ini telah mantap dan terus berkembang. Sejak didirikan hampir 30 tahun yang lalu, sampai dengan akhir semester genap 2002/ 2003 PSIT FP Unibraw telah menghasilkan hampir 600 lulusan yang telah mengisi lapangan kerja baik di sektor pertanian maupun penunjangnya. Jumlah mahasiswa yang diterima di PSIT cukup bervariasi. Sebelum kurikulum 1994 diberlakukan jumlah mahasiswa yang diterima antara mahasiswa. Pada saat itu mahasiswa masuk PSIT pada semester V setelah melalui seleksi terlebih dahulu. Sejak kurikulum nasional diberlakukan pada tahun pertama (angkatan pertama) diterima 20 orang kemudian ditingkatkan menjadi 40 orang. Daya tampung PSIT sejak 1998/1999 telah ditentukan oleh DIKTI sejumlah 80 orang dengan perincian 65 orang melalui jalur UMPTN dan 15 orang melalui jalur PSB. Mulai tahun ajaran 2003/2004 hanya menerima sekitar 60 mahasiswa. Jurusan Tanah FP Unibraw saat ini telah memiliki dosen yang sangat memadai (baik kualitas dan kuantitasnya : 6 orang bergelar Proffesor). Proses belajar dan mengajar dilengkapi dengan fasilitas yang cukup memadai (LCD, Komputer) untuk kuliah, praktek, penelitian, dan perpustakaan. Kerjasama dalam bidang pengembangan pendidikan dan penelitian.dilakukan dengan berbagai instansi/ lembaga baik di tingkat nasional, regional maupun internasional yang hingga saat ini masih terus berlangsung (NUFFIC, IAEA, ACIAR, ICRAF, EU, SEANAFE) Organisasi Jurusan Tanah Tugas Pokok dan Fungsi Jurusan Tanah Ketua Jurusan : Orang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pendidikan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan dan teknologi. Sekretaris Jurusan : Orang yang bertanggung jawab membantu ketua jurusan dalam pelaksanaan pendidikan akademik dalam satu cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian tertentu. 2

7 Ketua Program Studi : Bertanggung jawab dan mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas akademik di dalam dan antar Program Studi seperti Sekretaris Program Studi : Membantu Ketua Program Studi dalam pelaksanaan pekerjaan rutin terutama di dalam Program Studi yang bersangkutan. Mewakili tugas-tugas Ketua Program Studi apabila yang bersangkutan berhalangan. Ketua Laboratorium : Orang yang bertanggung jawab melakukan pengelolaan laboratorium / studio, melakukan koordinasi serta memimpin pengembangan ilmu pada bidang kajian tertentu melalui kegiatan penelitian. Koord. Admin. Jurusan : Orang yang bertanggung jawab melaksanakan tugas administrasi pendidikan di tingkat jurusan Bagan (struktur) organisasi Jurusan Tanah Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Ketua Program Studi Ilmu Tanah Sekretaris Program Studi Ilmu Tanah UJM Jurusan Tanah Koordinator Administrasi Jurusan Administrasi Pendidikan Perpustakaan Administrasi Jurusan Ketua Lab. Kimia Tanah Ketua Lab. Fisika Tanah Ketua Lab. Biologi Tanah Ketua Lab. Biologi Tanah Kelp. dosen Kelp. dosen Kelp. dosen Kelp. dosen Laboran Laboran Laboran Laboran 3

8 4.3. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Tanah Visi Jurusan Tanah adalah: Menjadi pusat pendidikan dan penelitian dibidang ilmu tanah, sehingga mampumemberikan kontribusi terhadap keberlanjutan penggunaan sumber daya lahan, serta tanggap terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kerusakan lingkugan. Misi Jurusan Tanah adalah: - Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan lulusan sebagai anggota masyarakat yang mempunyai kemampuan akademik, ketrampilan, inovatif, dan kompeten dalam menerapkan dan mengembangkan ilmu tanah dan memadukannya dengan pengetahuan lain dalam perencanaan penggunaan dan pengelolaan sumber daya alam - Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu tanah dan memadukannya dengan pengetahuan tanah yang tepat agar diproleh produksi tanaman yang berkelanjutan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat - Mengupayakan penggunaan IPTEK dalam pelestarian sumberdaya lingkungan. Tujuan Jurusan Tanah adalah: - Menghasilkan sarjana pertanian yang berkualitas sehingga siap memasuki dan bersaing di pasar global. - Mengembangkan dan memperluaskan IPTEK yang berkaitan dengan pertanianberlanjut dan sumberdaya lingkungan kepada masyarakat luas. - Memberdayakan masyarakat dalampelaksanaan pertanian berlanjut dan pelestarian lingkungan melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat Proses Utama Sistem Manajemen Mutu di Jurusan Tanah Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Jurusan Tanah, maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar berikut. Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Lahan (Tanah) digambarkan seperti gambar berikut. 4

9 Gambar 1. Siklus Sistiem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya Gambar 2. Proses Utama (Bisnis Proses) Jasa Pelayanan Pendidikan Sumber Daya Manusia di Bidang Manajemen Sumberdaya Lahan 4.5. Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumen di Jurusan Tanah mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya, lihat 5

10 manual Mutu Universitas Brawijaya kode Demikian pula sistem auditnya, lihat dokumen audit kode Dokumen Jurusan Tanah terdiri dari: Tingkat Dokumen Kode Jurusan Tanah 1. Visi dan Misi 2. Rencana Strategis (Renstra) 3. Program Kerja 4. Pedoman Pendidikan 5. Manual Mutu (termasuk Spesifikasi PS Kompetensi Lulusan) 6. Standar Mutu Jurusan/Program Studi 7. Manual Prosedur (wajib): 1. Pengendalian Dokumen dan Rekaman 2. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 3. Tindakan Korektif dan Pencegahan 8. Instruksi Kerja: 9. Dokumen Pendukung 10. Borang-borang 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Komitmen Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan dalam menyediakan sumber daya manusia di bidang Manajemen Sumber Daya Lahan, maka Ketua Jurusan Tanah berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris Jurusan Tanah sebagai Manajer Representative (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Unit Jaminan Mutu (UJM) di Jurusan Tanah. 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Jurusan Tanah dengan cara mensosialisasikan kepada dosen, karyawan, laboran, mahasiswa dan pelanggan yang berkaitan 3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan tim UJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 4. Menyiapkan segala sumber daya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 5. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Jurusan Tanah dan mematuhi Audit Internal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh Universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM). 6

11 5.2. Kepuasan Pelanggan Selain untuk mencapai visi dan misi, Jurusan Tanah akan memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama mahasiswa dengan moto: Mahasiswa puas kami juga puas. Kepuasan mahasiswa dilakukan dengan: 1. Setiap mahasiswa mendapatkan dosen pendamping konsultasi (dosen wali). 2. Setiap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu akan mendapatkan beasiswa. 3. Dalam proses belajar mengajar disiapkan sarana parasana sesuai dengan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 4. Setiap akhir semester diedarkan borang kepuasan mahasiswa terhadap layanan pendidikan di Jurusan Tanah. Selain itu akan mematuhi Manual Prosedur (MP) Kepuasan Pelanggan yang telah ada di Universitas ( MP Penyampaian Keluhan Pelanggan dan MP Penanganan Keluhan pelanggan) Kebijakan Mutu Jurusan Tanah mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut: Jurusan Tanah akan melaksanakan proses belajar mengajar dalam rangka menyediakan sumber daya manusia dibidang Manajemen Sumber Lahan yang bisa diterima oleh pengguna dengan menjamin mutu lulusan sesuai persyaratan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Manual Mutu Jurusan Tanah kode Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi ( ). Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra) kode: , Program Kerja (Proker) kode: , Pedoman Pendidikan kode: , Manual Mutu kode: dan Standar Mutu Jurusan kode: dan atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Strandar Mutu Jurusan disusun berdasarkan standar Badan Akreditasi Nasional perguruan Tinggi (BAN-PT), dengan maksud agar memperlancar persiapan jurusan atau Program Studi dalam menghadapi akreditasi. Sasaran Mutu Jurusan mengikuti Sasaran Mutu yang telah ditetapkan oleh Universitas: 1. Menjamin bahwa akreditasi Jurusan Tanah mendapatkan nilai A. 7

12 2. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80 %. 3. Menjamin bahwa pada tahun 2011 persiapan untuk sertifikasi ISO 9001:2008 telah mencapai 80 %. 4. Menjamin bahwa pada tahun 2012 persiapan untuk menuju World Class telah mencapai 50 % Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Jurusan Tanah (lihat sub bab 4.2), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di tingkat jurusan telah diangkat Sekretaris Jurusan sebagai Manajer Representative (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Ketua Jurusan dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu seharihari dibantu dengan Unit Jaminan Mutu (UJM). Komunikasi antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan komunikasi dengan stakeholders dilakukan melalui papan pengumuman, surat undangan maupun website, sesekali dilakukan pertemuan tatap muka Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara Ketua Jurusan, MR dan tim UJM, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil tinjauan manajemen akan disampaikan kepada semua dosen dan staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan. 6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Jurusan Tanah akan menjamin, bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber daya manusia di bidang Pengelolaan Sumber Daya Lahan. tersedia sesuai kebutuhan, sehingga pelaksanaan sistem menjamin mutu dapat berjalan dengan baik. Visi Misi dapat tercapai dan kepuasan pelanggan bisa terpenuhi Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang tersedia di Jurusan Tanah dapat dilihat pada dokumen pendukung Kode: Jumlah dosen bergelar Guru Besar dst. 8

13 2. Sesuaikan dengan permintaan dalam dokumen Standar Mutu Jurusan kode: pada standar 4: Sumber Daya Manusia Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja (Kampus) Dokumen Pendukung kode:... Sesuaikan dengan permintaan dalam dokumen Standar Mutu Jurusan kode: pada standar 6: Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, Serta Sistem Informasi.dan standar 5 sub standar Suasana Akademik Suasana Akademik Dokumen Pendukung kode:... Sesuaikan dengan permintaan dalam dokumen Standar Mutu Jurusan kode: pada standar 5 sub standar Suasana Akademik. 7. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 7.2. Proses Terkait Mahasiswa 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.4. Pembelian 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan pengukuran Point 7.1 s/d 7.3 dan poin 7.5 lihat dokumen Pedoman Pendidikan kode: Poin 7.4 semua pembelian dilakukan oleh Universitas dan Fakultas. Poin 7.6. dibuat dalam dokumen Manual Prosedur: Pengendalia Alat Pemantauan Dan Pengukuran Layanan Pendidikan. 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Umum Dokumen Manual Prosedur Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Mutu Pemantauan dan Pengukuran Pemantauan dan Pengukuran Pencapaian Visi dan Misi Pencapaian Standar dan Sasaran Mutu Pemantauan dan pengukuran Kepuasan Pelanggan Dokumen Manual Prosedur AIM dan Manual Prosedur Kepuasan Pelanggan (dokumen Universitas) Analisis Data Dilakukan berdasarkan hasil 8.2. dan disampaikan pada rapat rutin jurusan. 9

14 8.4. Perbaikan Dilakukan perbaikan berkelanjutan sesuai hasil analisis data. 10