TINJAUAN MANAJEMEN Pendahuluan II. Lingkup Bahasan

Transkripsi

1 TINJAUAN MANAJEMEN I. Pendahuluan Evaluasi dilakukan untuk mengetahui keberhasilan dari program yang telah dirancang dalam suatu organisasi. Dari hasil evaluasi dapat diketahui program-program mana yang sudah berjalan dengan baik dan programprogram mana yang masih perlu diperbaiki, dalam upaya mendapatkan hasil yang maksimal. Sesuai dengan misi PS S1 Teknik pengairan akan menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran berdasarkan kurikulum yang menunjang kemampuan dan kejujuran akademik dan berperan aktif dalam kegiatan penelitian maupun pengabdian pada masyarakat khususnya di bidang pemanfaatan sumber daya air, maka PS S1 Teknik Pengairan rutin melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan maupun program-program yang telah dirancang. Dari hasil evaluasi ini nantinya akan diperoleh rekomendasi untuk kegiatan pada periode berikutnya. II. Lingkup Bahasan Tindakan evaluasi dalam tinjauan manajemen di PS S1 Teknik Pengairan dilaksanakan dengan mengacu pada sistem manajemen mutu (SMM) yang dianut oleh Universitas Brawijaya yaitu sistem manajemen mutu SNI ISO 9001:2008 sebagai berikut: 1. Hasil audit meliputi temuan-temuan dalam audit internal mutu (AIM) siklus 11 tahun 2013, serta temuan-temuan 4 th survelliance ISO 9001 oleh Llyod s Register Quality Assurance (LQRA) 2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan yang dikelola oleh PS S1 Teknik Pengairan 3. Kinerja proses bisnis (capaian sasaran mutu masing-masing bidang) dan kesesuaian produk 4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masingmasing bidang dan tindak lanjut untuk mengatasi hambatan tersebut

2 III. IV. 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya meliputi indakan-tindakan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem tata kelola dan manajemen mutu 6. Perubahan yang mempengaruhi SMM, baik internal maupun eksternal 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM di PS S1 Teknik Pengairan Pelaksanaan Tinjauan manajemen di PS S1 Teknik Pengairan dilakukan melalui beberapa tahapan sesuai dengan Manual Prosedur Tinjauan Manajemen yang dimiliki PS S1 Teknik Pengairan. Tahap pertama dari urutan langkah tinjauan manajemen adalah menyusun data-data yang diperlukan, baik data dari hasil audit internal dan eksternal, data umpan balik pelanggan, data akademik mahasiswa, dan data-data pendukung lainnya yang diperlukan. Setelah data terkumpul Hasil 1. Audit Internal Mutu (AIM) Pada AIM siklus 12 tahun 2013 terdapat beberapa temuan yang bersifat ketidaksesuaian (KTS) dan saran perbaikan (OBS). Temuan-temuan tersebut meliputi: a. Pelayanan prima belum merata pada seluruh bagian. b. Terdapat beberapa kegiatan yang belum didasarkan pada SOP yang baku, misal; pemantauan tentang mahasiswa yang akan berakhir masa studinya, kehadiran dosen yang minim tanpa ada penjelasan. c. Sarana dan prasarana pelayanan tersedia tetapi perlu ditingkatkan kebersihan dan kenyamanannya Tindak lanjut: memperbaiki sarana dan prasarana yang ada d. Belum ada petugas khusus yang menangani kotak pengaduan, loket pengaduan, dan lainnya. Sebaiknya dilengkapi dengan telepon bebas pulsa (008) untuk memudahkan pengaduan masyarakat/stakeholders. Tindak lanjut: Sudah ada petugas khusus yang menangani masalah , loket pengaduan dan pengembangan website

3 e. Belum ada penyusunan dan perbaikan Learning Outcome sesuai dengan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) harapan pengguna dan pemangku kepentingan lain Tindak lanjut: Dilakukan perbaikan kurikulum yang telah disesuaikan dengan KKNI dan akan diberlakukan mulai tahun ajaran 2015/2016 f. Profil kesesuaian bidang kerja dengan bidang studi (keahlian) lulusan (PBS) kurang dari 80% (60%). Tindak lanjut: Memberikan informasi lapangan kerja yang sesuai bidangnya ke calon lulusan 2. Evaluasi internal dilakukan secara rutin dan berkelanjutan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu pengelolaan PS, antara lain: - Evaluasi terhadap proses perkuliahan dilakukan 2 kali setiap semester, yaitu pada akhir pertemuan ke 8 dan pertemuan ke Evaluasi terhadap kinerja dosen dan penyelenggaraan administrasi dilakukan setahun sekali - Evaluasi terhadap kurikulum yang dilaksanakan setiap minimal 3 tahun 3. Audit Internal Mutu untuk Laboratorium AIM Laboratorium diberlakukan pada semua laboratorium yang terdapat di PS S1 Teknik Pengairan meliputi; Laboratorium Air dan Tanah, Laboratorium Hidrologi, Laboratorium Hidrolika Dasar, Laboratorium Hidrolika Terapan, Laboratorium Sungai & Rawa, serta Laboratorium Perencanaan Bangunan Air. 4. Umpan Balik Pelanggan 5. Capaian Sasaran Mutu PS S1 Teknik Pengairan a. Jangka waktu penyelesaian studi untuk mahasiswa PSS1 Teknik Pengairan masih cukup lama (>5,5 tahun)

4 Jumlah mahasiswa 100 Rasio Jumlah Mahasiswa yang Lulus Tepat Waktu Jumlah mahasiswa masuk Jumlah mahasiswa lulus tepat waktu Tahun Gambar 1. Rasio jumlah mahasiswa yang lulus tepat waktu b. Masih minimnya jumlah paten yang didapat oleh dosen jurusan Pengairan c. Peningkatan jumlah keterlibatan dosen dalam seminar internasional d. Peningkatan jumlah penelitian yang didanai pihak luar e. Peningkatan kualitas dosen dan tenaga kependidikan Tabel 1. Sasaran kinerja PS Teknik Pengairan tahun 2013 Sasaran Unit Indikator Capaian Evaluasi internal penyusunan visi, misi, tujuan dan sasaran Kegiatan/tahun 1 1 program studi serta pihak-pihak yang dilibatkan Kesesuaian renstra dengan realisasi / capaian % Akreditasi BAN-PT ranking A - Persiapan akreditasi Internasional dari lembaga Asian University Network % 30 20

5 Quality Assurance (AUN-QA) Evaluasi kesesuaian capaian Kegiatan 1 1 program kerja dengan target capaian Koordinasi kegiatan penelitian, Kegiatan 1 1 pengajaran dan pengabdian kepada masyarakat institusi Jumlah paten Hak paten 2 Monitoring dan evaluasi proses Kegiatan 1 1 belajar mengajar Penjaringan umpan balik Kegiatan 1 1 (feedback) dari dosen dan mahasiswa Indeks prestasi lulusan IPK 3,5 3,5 Lama waktu penyelesaian bulan 3,5 4 skripsi Rata-rata lama penyelesian tahun 4,5 > 5,5 studi Rasio dosen dan mahasiswa 1:15 1:17 Jumlah dosen bergelar orang akademik S3 Jumlah dosen dengan jabatan orang 4 2 fungsional guru besar Jumlah dosen yang orang memperoleh sertifikat pendidik profesional Partisipasi dosen dalam kegiatan 4 6 seminar internasional Keikutsertaan dosen dalam organisasi profesi internasional Orang/tahun 1 1

6 Kualitas tenaga kependidikan Orang/tahun 2 2 dan laboran dengan pelatihan Rata-rata beban dosen 8 8 persemester atau rata-rata FTE (Fulltime Teaching Equivalent) Jumlah dosen yang melakukan % penelitian Jumlah hibah kompetisi Hibah/tahun 4 4 penelitian Jumlah kerjasama dengan Kerjasama/tahun 3 3 pihak eksternal Jumlah kerjasama tingkat Kerjasama/tahun 1 2 internasional Jumlah dosen yang melakukan % kegiatan pengabdian kepada masyarakat Kerjasama dengan pihak Kerjasama/tahun 7 7 eksternal untuk pengabdian Updating website PS Tekni Kegiatan/minggu 1 1 Pengairan Kecepatan internet (rata-rata download maksimum) kecepatan >7,5 >7,5 Kalibrasi peralatan laboratorium Kegiatan/minggu 2 1 Jumlah langganan jurnal akreditasi/internasional jurnal 2 Dari tabel tersebut di atas, beberapa capaian telah sesuai dan ada beberapa capaian yang bahkan melebihi dari indicator yang ditetapkan antara lain dari kegiatan monitoring dan evaluasi, kegiatan penelitian dan pengabdian, prosentase dosen yang melakukan kegiatan penelitian dan

7 pengabdian, jumlah dosen bergelar akademik S3, partisipasi dosen dalam kegiatan seminar internasional, dan jumlah kerjasama internasional. Tetapi ada juga beberapa capaian yang masih di bawah indicator yang ditargetkan antara lain; akreditasi Ban-PT (belum ada visitasi), persiapan akreditasi internasional dari lembaga Asian University Network Quality Assurance (AUN-QA), rasio dosen dan mahasiswa, lama waktu penyelesaian skripsi dan jumlah langganan jurnal akreditasi/internasional. Belum tercapainya beberapa indicator tersebut antara lain karena 6. Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi - Mempercepat jangka waktu penyelesaian studi mahasiswa dengan : o Diberikannya kesempatan kepada mahasiswa untuk mengikuti program semester pendek yang diberikan setelah pelaksaan ujian akhir semester genap o Dilakukan perbaikan-perbaikan pada komposisi pengambilan mata kuliah sehingga waktu tempuh studi mahasiswa menjadi lebih pendek o Memberikan kesempatan kepada mahasiswa semester 4 (empat) untuk melakukan magang kerja yang hasilnya nanti dapat digunakan sebagai laporan KKN-P o Team teaching melakukan evaluasi terhadap RPKPS o KKDK melakukan evaluasi terhadap quisioner yang diberikan kepada mahasiswa sebagai masukan terhadap keberlangsungan proses belajar mengajar serta melakukan koreksi terhadap prosentase kehadiran dosen. - Upaya yang dilakukan jurusan dalam meningkatkan paten adalah dengan memberikan motivasi kepada dosen untuk melakukan penelitian yang berpotensi mendapatkan hak paten dan meningkatkan peran laboratorium sebagai pusat penelitian maupun pengabdian pada masyarakat.

8 7. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Pada tinjauan manajemen tahun 2013 didapat rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sebagai berikut: Tabel 2. Tindak lanjut manajemen sebelumnya No Kegiatan Target waktu Status 1. Pembuatan pedoman (IK) PDCA untuk 2 minggu closed kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat 2. Peningkatan penilaian kualitas lulusan dari 6 bulan closed pengguna lulusan dengan meningkatkan kemampuan bahasa Inggris dari lulusan 3. Meningkatkan peran serta dosen dalam 6 bulan closed kegiatan seminar/workshop baik yang berskala nasional maupun inter 4. Peningkatan implementasi ISO pada fungsi pelayanan 6 bulan close 8. Hal-hal yang mempengaruhi SMM di PS S1 Teknik Pengairan a. Masuknya program studi magister ke Jurusan Pengairan berpengaruh terhadap penambahan tupoksi bagi staf dan pengelola jurusan b. Pelaksanaan kurikulum baru yang rencananya akan dilaksanakan pada tahun ajaran 2015/2016 akan mempengaruhi proses belajar mengajar melihat perubahan kurikulum yang akan diberlakukan nantinya cukup signifikan dari 76 mata kuliah menjadi sekitar 40 mata kuliah. 9. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM di PS S1 Teknik Pengairan a. Sangat diperlukan adanya penambahan alat-alat laboratorium guna mendukung proses belajar mengajar dan kegiatan penelitian/pengabdian pada masyarakat

9 b. Penerimaan mahasiswa baru disesuaikan dengan kapasitas dari sarana dan prasarana yang ada, sehingga proses belajar mengajar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. c. Dana pengembangan jurusan masih diperoleh hanya dari dana proporsional sehingga sangat perlu dilakukan terobosan-terobosan untuk mendapatkan sumber dana pendamping misalnya dari dana PHKI V. Umpan Balik Pelanggan Umpan balik yang dilaksanakan oleh mahasiswa, dosen, dan karyawan dilaksanakan pada akhir semester genap tahun ajaran 2013/2014 dengan cara membagikan kuesioner dan metode random sampling. Unit kerja yang dinilai dalam kuesioner ini adalah Pengajaran PS-S1, Ruang Baca, Recording PS-S1, dan Evaluasi pimpinan jurusan. a. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan pengajaran PS-S1 melalui kuesioner. Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga administrasi pengajaran pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang sedikitnya jumlah petugas dan sikap petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa. Secara keseluruhan mahasiswa cukup puas dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat kepuasan berkisar 73% 83% dan rata-rata adalah 80%. Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum, ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi

10 tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di ruang unit pelayanan. Gambar 2. Evaluasi kepuasan pelayanan public (unit pelayanan pengajaran PS-S1) b. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan ruang baca melalui kuesioner. Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga administrasi ruang baca pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang sedikitnya jumlah petugas, fasilitas kerja dan peralatan, serta kenyamanan di dalam ruang naca. Secara keseluruhan mahasiswa cukup puas dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat kepuasan berkisar 75% 88% dan rata-rata adalah 82%. Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum, ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi

11 tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di ruang unit pelayanan. Gambar 3. Evaluasi kepuasan pelayanan publik (unit pelayanan ruang baca) c. Umpan balik mahasiswa tekait pelayanan Recording PS-S1 melalui kuesioner. Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa kepada tenaga administrasi recording pada umumnya mahasiswa mengeluhkan tentang sikap petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum, ramah, dan menyenangkan serta sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai dengan janji layanan. Secara keseluruhan mahasiswa cukup puas dengan pelayanan yang diberikan petugas, dengan tingkat kepuasan berkisar 76% 84% dan rata-rata adalah 79%. Berikut adalah parameter penilaian pelayanan yang diberikan: sikap petugas dalam menjawab pertanyaan mahasiswa dengan senyum, ramah, dan menyenangkan; sikap petugas dalam memberikan tanggapan pelayanan; sikap petugas dalam menyelesaikan pelyanan sesuai janji layanan; jumlah petugas memadai; kejelasan tugas dan fungsi dari masing-masing petugas administrasi; kesiapan petugas di tempat pada waktu jam kerja; fasilitas kerja dan peralatan yang memadai; efisiensi metode pelayanan yang digunakan petugas; ketersediaan formulir/ berkas

12 yang dibutuhkan; kemudahan prosedur pelayanan; ketersediaan informasi tentang pelayanan (orang, waktu, dan alur kerja); dan kenyamanan di ruang unit pelayanan. Gambar 3. Evaluasi kepuasan pelayanan publik (unit pelayanan Recording PS-S1) d. Umpan balik dari mahasiswa, dosen, dan karyawan mengenai evaluasi pimpinan Jurusan Teknik Pengairan Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Hasil dari umpan balik yang diberikan kepada mahasiswa, dosen, dan tentag evaluasi pimpinan Jurusan Teknik Pengairan memberikan tingkat kepuasan yang baik dengan rata-rata adalah 88%, responden menilai kinerja pimpinan jurusan dengan 11 parameter yang diberikan dengan skor antara 87% - 89%. Berikut adalah parameter penilaian evaluasi pimpinan jurusan: memiliki visi yang baik untuk Jurusan Teknik Pengairan; sifat terbuka, yaitu kemauan, kerelaan, keikhlasan, dan keberanian untuk mempertanggung jawabkan tindakan-tindakannya; memiliki kebijaksanaan untuk membuat keputusan yang tepat dalam memastikan keberhasilan organisasi; memiliki perhatian kepada dosen, staf, dan mahasiswa; dapat mempengaruhi dan menginspirasi untuk menimbulkan semangat, gairah, dan ketekunan dalam bekerja; gigih dalam mencapai tujuan kerja;

13 memiliki integritas yang baik dalam melaksanakan tugas kepemimpinan; memiliki kedisiplinan tinggi; cepat dan tanggap dalam menyelesaikan permasalahan secara bijaksana dan adil; kecakapan berkomunikasi: kemampuan menyampaikan ide, pendapat serta keinginan dengan baik kepada orang lain, serta dapat dengan mudah mengambil intisari pembicaraan; kemampuan teknis kepemimpinan: mengetahui azas dan tujuan organisasi. Mampu merencanakan, mengorganisasi, mendelegasikan wewenang, mengambil keputusan, mengawasi, dan lainlain untuk tercapainya tujuan. Gambar 3. Evaluasi pimpinan Jurusan Teknik Pengairan VI. Penutup Demikian laporan tinjauan manjemen ini dibuat sehingga dapat diperoleh gambaran dari pelaksanaan program-program jurusan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan program studi. Tentunya hal-hal yang masih menjadi catatan sesegera mungkin dapat diperbaiki.