BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang PT Welldone Communications Sejarah Singkat Perusahaan PT Welldone Communications adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang promosi pemasaran dengan fokus pada aktivitas brand activations dan event management walaupun tidak tertutup juga untuk kegiatan promosi pemasaran lainnya seperti komunikasi bidang periklanan, social media, dan yang lainnya. Perusahaan didirikan pada tahun 2004 yang sengaja memfokuskan bisnis pada berbagai macam aktivitas promosi pemasaran. PT Welldone Communications mendapatkan Klien dengan melalui penunjukan langsung oleh Klien yang memang sudah biasa dengan cara kerja perusahaan. Kantor PT Welldone Communications terletak di Jl RS Fatmawati 15 Ruko Golden Plaza BI I/25 Gandaria Selatan, Cilandak. Event yang sudah ditangani oleh PT Welldone Communications antara lain Product Launching, Loyalty Program, Sales Promotions, CSR, Sampling and Selling, Incentive Program (outing, tour), dan Mainstream Advertising Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan : Brand Activations company menjadi mitra bagi semua klien dalam membangun brand melalui brand experience dan brand engagement dengan konsep, strategi, dan implementasi yang kreatif dan unik. Misi Perusahaan : Mengembangkan konsep dan strategi brand activations dengan kreatifitas yang tertinggi dan implementasi paling mudah bagi klien dan konsumennya terutama dalam menciptakan pengalaman 33

2 34 konsumen terhadap brand di dalam membangun loyalitas konsumen terhadap brand tersebut. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut adalah struktur organisasi perusahaan. Chief Executive Officer Chief Operating Officer Chief Finance Officer Project Director Account Director Project Manager Account Manager Event Manager Senior Account Executive Project Officer Account Executive Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Welldone Communications

3 Pembagian Tugas dan Wewenang 1. Chief Executive Officer (CEO) Bertugas memberikan arahan dan persetujuan terhadap semua kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan AD- ART perusahaan. Membuat kebijakan jangka pendek/taktis untuk kasuskasus yang bersifat irregular. Membuat perencanaan usaha untuk jangka waktu panjang dan pendek, pelaksanaan harian selama setahun. Bertanggung-jawab atas pencapaian rencana kerja dan usaha/bisnis. 2. Chief Operating Officer (COO) Bertanggung-jawab untuk semua kegiatan operasional mulai dari perencanaan kerja, pelaksanaan/implementasi, pelaporan dan pencapian target usaha. Membuat keputusan dan kebijakan saat pelaksanaan pekerjaan/project. 3. Chief Finance Officer (CFO) Bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan finansial dan administrasi umum lainnya termasuk manajemen sumber daya manusia. 4. Project Director Bertugas memberikan arahan dan supervisi dalam pelaksanaan proyek-proyek yang sudah disetujui oleh Klien. Bekerja sama dengan team Account dan team Creative/Design, merancang bagaimana implementasi konsep dan ide dari setiap proyek. Membagi tugas Project Manager dan Project Officer agar setiap proyek yang berjalan dapat dilaksanakan dengan rapih dan sesuai rencana.

4 36 Bertanggung-jawab atas semua pekerjaan/proyek yang berjalan. 5. Account Director Memberikan arahan dan supervisi dan strategi untuk seluruh team member yang menangani proyek-proyek dari Klien tertentu. Membuat perencanaan kerja, pengembangan strategi, konsep dan ide komunikasi/proyek-proyek. Membuat semua kegiatan akuntansi dan keuangan dan implementasi berjalan sesuai rencana. 6. Project Manager Bertanggung-jawab atas pelaksanaan setiap project yang berada di dalam team. Menangani beberapa proyek dalam satu grup 7. Account Manager Bertanggung-jawab atas hubungan kerja sama dengan Klien, kelancaran seluruh pekerjaan di dalam team dan komunikasi serta akuntansi dan keuangan yang dibutuhkan. 8. Senior Account Executive Mengelola dan melaksanakan seluruh pekerjaan dari satu atau beberapa klien. Meyakinkan Klien dan team internal bahwa semua informasi dan kebutuhan untuk mempersiapkan sebuah pekerjaan sudah lengkap. Mengelola administrasi agar semua sesuai kebutuhan dan rencana. Membantu persiapan anggaran, produksi dan pelaksanaan proyek. Membantu supervisi kendali mutu. Membantu proses finance dan accounting (mendapatkan approval PE, mendapatkan PO, membuat Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).

5 37 9. Event Manager Bertanggung-jawab atas pelaksanaan event yang ada di dalam team. 10. Project Officer Project Officer bertugas membantu Project Manager dalam menjalankan tugasnya. Menangani pelaksanaan lapangan dari satu atau beberapa pekerjaan/proyek yang berjalan. 11. Account Executive Secara umum tugasnya sama seperti Senior Account Executive tetapi tingkat kerumitannya berbeda karena perbedaan pengalaman. Dokumen-dokumen yang terkait : 1. Alokasi Nilai Proyek Alokasi Nilai Proyek merupakan dokumen yang diterima oleh CFO dari Klien yang berisikan jumlah anggaran yang dapat digunakan untuk project yang akan berjalan. 2. Production Estimate Production Estimate merupakan dokumen yang disusun oleh Project Manager yang berisikan pengeluaran-pengeluaran yang perlu dilakukan dalam project. 3. Cost Log Cost Log adalah dokumen production estimate yang telah diarsipkan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk merancang production estimate pada proyek-proyek selanjutnya. 4. Draft Anggaran Pendapatan Draft Anggaran Pendapatan merupakan dokumen yang disusun oleh CFO yang disusun berdasarkan kesejahteraan karyawan, kebutuhan fasilitas kerja, dan target keuntungan perusahaan. 5. Anggaran Pendapatan Final Anggaran Pendapatan Final adalah Draft Anggaran Pendapatan yang telah disetujui oleh CEO.

6 38 6. Purchase Order Purchase Order adalah form permintaan/pembelian dari Klien dengan nilai tertentu yang sudah disetujui. 7. Invoice Invoice merupakan dokumen pernyataan tagihan yang berisi jumlah tagihan yang harus dibayar oleh Klien. 8. Laporan Pertanggungjawaban Laporan Pertanggungjawaban adalah laporan yang berisikan pengeluaran-pengeluaran aktual selama project berlangsung yang dapat digunakan untuk menilai laba atau rugi yang didapat berdasarkan anggaran yang telah dibuat. 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran Penyusunan anggaran pengeluaran dimulai dari Klien memberikan Alokasi Anggaran untuk proyek yang akan dijalankan ke CFO. Selanjutnya CFO akan melakukan briefing terhadap Project Manager untuk menentukan biaya-biaya yang diperlukan pada proyek tersebut. Setelah itu Project Manager akan menyusun Production Estimate untuk dipresentasikan kepada Klien dan agar bisa mendapatkan persetujuan dari Klien agar proyek dapat dijalankan. Sebelum Production Estimate dipresentasikan kepada Klien, Production Estimate harus sudah mendapatkan persetujuan dari COO dan CFO dengan Project Manager melampirkan Cost Log ke COO dan CFO. Jika Production Estimate belum mendapatkan persetujuan dari COO dan CFO maka Production Estimate belum dapat dipresentasikan kepada Klien.

7 39 act Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran Klien CFO Project Manager Memberikan Alokasi Nilai Proyek Menerima Alokasi Nilai Proyek Menentukan Biaya-Biaya yang Diperlukan Menyusun Production Estimate Tidak Meminta Persetujuan Dari CFO dan COO Disetujui? Ya Mengarsipkan PE Sebagai Cost Log Mempresentasikan PE Kepada Klien Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Anggaran Pengeluaran Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan Penyusunan anggaran pendapatan dimulai dengan CFO membuat Draft Anggaran Pendapatan dengan berdasarkan masukan dari CEO dan COO dengan mempertimbangkan Marketing Plan Klien dan Rencana Pengembangan Usaha. CFO harus menghitung kebutuhan kesejahteraan dari karyawan, kebutuhan peningkatan fasilitas kerja dan target keuntungan perusahaan. Setelah CFO selesai menyusun Draft Anggaran Pendapatan, CFO akan mendiskusikan Anggaran Pendapatan yang telah disusun dengan CEO dan COO untuk mendapatkan persetujuan.

8 40 act Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan CFO CEO Menghitung Kesej ahteraan Karyawan Menghitung Kebutuhan Fasilitas Kerja Menghitung Target Keuntungan Perusahaan Tidak Menyusun Draft Anggaran Pendapatan Mendiskusikan Draft Anggaran Pendapatan Setuju? Ya Menyusun Anggaran Pendapatan Final Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Anggaran Pendapatan Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran Penagihan dan penerimaan anggaran dilakukan setelah Klien menyepakati anggaran yang diajukan oleh Project Manager. Anggaran yang diajukan berupa Production Estimate dimana di dalamnya terdapat laporan dan invoice yang harus dibayarkan oleh Klien. Ketika Klien sudah menyepakati anggaran yang diajukan, Account Manager menerima Purchase Order dari Klien.

9 41 act Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran Project Manager Klien Account Manager Mempresentasikan Production Estimate Menyepakati Production Estimate Menerima Anggaran Sesuai Dengan Kesepakatan Dengan Klien Membuat Purchase Order Menerima Purchase Order Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Penagihan dan Penerimaan Anggaran Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran Project Manager menyiapkan Anggaran Pengeluaran dengan melalui persetujuan COO atau CEO dalam bentuk Production Estimate dan Cost Log. Setelah mendapatkan persetujuan, Project Manager harus memenuhi seluruh proses administrasi agar Anggaran Pengeluaran dapat direalisasikan. Proses tersebut yaitu Klien harus sudah menyetujui Production Estimate dan Project Manager sudah menyiapkan Cost Log yang telah disetujui. Jika seluruh proses administrasi sudah dipenuhi maka CFO dan CEO dapat merealisasikan Anggaran Pengeluaran yang telah disusun oleh Project Manager.

10 42 act Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran Project Manager CEO Menyiapkan Anggaran Pengeluaran Meminta Persetujuan Dari CEO Menyetujui Anggaran Pengeluaran Merealisasikan Anggaran Pengeluaran Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Realisasi Anggaran Pengeluaran Prosedur Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Laporan Pertanggungjawaban Anggaran disiapkan oleh Project Manager dengan mencatat seluruh pengeluaran yang terjadi pada saat proyek berlangsung beserta dengan bukti bukti pengeluarannya (kwitansi, bon, dan lain-lain). Seluruh pengeluaran harus sesuai dan tidak boleh melebihi anggaran pada Cost Log. Setelah itu Laporan Pertanggungjawaban Anggaran diberikan kepada CFO untuk diberikan persetujuan.

11 43 act Prosedur Laporan Pertanggungjawaban Project Manager CFO Mencatat Pengeluaran Pada Saat Proyek Berlangsung Mengumpulkan Bukti-Bukti Pengeluaran Membandingkan Pengeluaran Dengan Cost Log Menyusun Laporan Pertanggungj aw aban Meminta Persetujuan CFO Menyetuj ui Laporan Pertanggungj aw aban Gambar 3.6 Activity Diagram Prosedur Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban 3.4 Analisis Permasalahan dan Solusi Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan kepada PT Welldone Communications, ditemukan beberapa permasalahan pada sistem yang berjalan, antara lain sebagai berikut :

12 44 No. Permasalahan Penyebab Akibat Rekomendasi 1. Sistem yang Project Proyek tidak Membuat Surat berjalan belum Manager tidak berjalan dengan Perintah Kerja dapat membuat Surat lancar dan hasil dan Surat memonitor Pembagian kinerja Pembagian tugas setiap Kerja karyawan tidak Kerja bagian pada maksimal saat penerimaan proyek 2. Perusahaan sulit Belum ada CFO kesulitan Membuat untuk perhitungan menghitung Laporan menentukan pendapatan piutang yang Penerimaan Kas piutang yang serta sudah dimiliki. dan Laporan dimiliki pengakuan Saldo Piutang. perusahaan piutang. terhadap klien. 3. Perusahaan sulit Belum ada Supplier dapat Membuat menentukan pencatatan melakukan dokumentasi saldo hutang dokumentasi tagihan yang atas tagihan terhadap atas tagihan sama beberapa yang masuk dari Supplier per dari Supplier kali yang dapat Supplier proyek. serta menyebabkan berserta bukti dokumentasi kerugian pada pelunasan biaya bukti perusahaan. untuk Supplier pelunasan tersebut. pembayaran kepada Supplier.

13 45 4. Data-data yang Data proyek CFO Merancang dicatat pada dicatat secara mengalami sistem yang saat proyek manual pada kesulitan dalam dapat berlangsung Mircosoft menghitung dan menghitung dan tidak akurat Excel. menyusun menampilkan laporan laporan yang keuangan. dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. 5. Kehilangan data Data proyek CFO Merancang penting tidak tersimpan mengalami sistem yang secara kesulitan dapat sistematis. menganalisis menyimpan data hasil kinerja secara sistematis untuk dan aman mengambil (terhindar dari keputusan. kehilangan data).