BAB I PENDAHULUAN. terus berkembang pesat, perusahaan semakin membutuhkan teknologi informasi untuk

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di zaman sekarang ini dimana era teknologi informasi sudah semakin maju dan terus berkembang pesat, perusahaan semakin membutuhkan teknologi informasi untuk bersaing dalam dunia industri. Penyediaan informasi yang lengkap dan akses yang mudah sangat penting untuk mendukung suatu kemajuan perusahaan atau organisasi. Penyediaan teknologi informasi dapat dipermudah dengan menggunakan komputerisasi akuntansi untuk mengumpulkan dan menyajikannya. Teknologi informasi saat ini berpengaruh besar terhadap kinerja perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, semakin maju dan canggih teknologi informasi dalam suatu perusahaan, maka akan menempatkan perusahaan pada posisi terdepan dalam persaingan bisnis saat ini. Teknologi informasi dan komputerisasi juga memberikan kemudahan dalam mengumpulkan dan menyimpan informasi dalam jumlah besar, dengan tempat penyimpanan yang seminimal mungkin sehingga lebih memudahkan dalam proses pengelolaan informasi. Peranan sistem informasi juga mempengaruhi kredibilitas perusahaan jasa pada umumnya, yang mana salah satu bentuk perusahaan jasa tersebut adalah tours dan travel. Tours dan travel ini merupakan sarana layanan jasa dalam pemesanan tiket, hotel, dan paket tour yang sangat tepat digunakan untuk acara kantor maupun keluarga. Perusahaan jasa yang berbentuk tours dan travel tentunya juga berorientasi pada perolehan keuntungan, berdasarkan hal itu pula suatu travel membutuhkan sistem yang dapat membantu keefisiensian kinerja.

2 2 PT. Karya Prima Wisata atau yang lebih dikenal dengan nama Prima Vacation merupakan salah satu bentuk jaringan travel yang bergerak dalam bidang jasa pariwisata selama kurang lebih 8 tahun. Pelayanan di Prima Vacation sangat efektif untuk pengguna jasa yang ingin melakukan perjalanan wisata baik acara kantor maupun keluarga. Sistem yang diterapkan dalam Prima Vacation masih dapat dikatakan semi manual karena untuk pengolahan data transaksi penggunaannya masih bersifat manual bercampur dengan Microsoft Excel. Dengan menggunakan sistem yang bersifat semi manual maka akan muncul indikasi akan terjadinya kesalahan dalam pengolahan data atas transaksi. Mengingat pentingnya pengimplementasian sistem informasi yang baik dalam suatu travel untuk menghasilkan informasi yang akurat maka tertarik untuk mengangkat topik Sistem Informasi Layanan Jasa Pada Prima Vacation ". 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan ini, fokus dalam beberapa hal yang mana dimaksudkan agar penulisan ini dapat dikerjakan secara lebih teratur dan terarah terhadap pokok-pokok ruang lingkup yang akan dibahas. Pokok-pokok ruang lingkup yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah sebagai berikut : Prosedur penerimaan pelanggan Prosedur pemesanan tiket Prosedur pemesanan hotel Prosedur pemesanan paket tour Prosedur penagihan dan melayani proses pembayaran

3 3 Prosedur penyerahan tiket, voucher hotel, voucher tour dan Invoice Prosedur pembuatan laporan: Membuat daily report tiket, hotel, paket tour Membuat laporan summary penjualan Membuat laporan pembelian antar partner tiket, hotel, dan paket tour Membuat laporan penerimaan kas Prosedur pemeriksaan laporan-laporan 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan Berdasarkan hal yang telah disebutkan pada latar belakang, maka tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut : Menganalisa dan mempelajari sistem informasi yang berjalan pada Prima Vacation. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi serta informasi apa saja yang dibutuhkan dalam sistem dalam travel terhadap pegawai maupun pengguna jasa. Merancang sistem informasi layanan jasa pada Prima Vacation yang terkomputerisasi untuk membantu pelayanan jasa travel terhadap pengguna jasa sebagai suatu alternatif pemecahan masalah.

4 Manfaat Adapun manfaat dari penulisan sistem informasi layanan jasa pada Prima Vacation adalah sebagai berikut : Mendukung Prima Vacation untuk meningkatkan mutu serta kualitas pelayanan yang juga akan meningkatkan performa Prima Vacation. Meningkatkan keunggulan kompetitif Prima Vacation dengan cara menerapkan sistem informasi yang efektif untuk menghadapi persaingan antar travel. Menghasilkan informasi dan laporan yang akurat dari proses transaksi jasa pada travel sehingga dapat menunjang manajemen dalam melakukan pengawasan terhadap kegiatan transaksi jasa travel serta mendukung dalam perencanaan, pengambilan keputusan dan penentuan kebijakan. Dapat dijadikan sebagai referensi bagi pihak yang membutuhkan. 1.4 Metodologi Penelitian Dalam penulisan sistem informasi layanan jasa pada Prima Vacation, sesuai dengan penulisan karya ilmiah maka akan dilakukan beberapa hal untuk memastikan bahwa penulisan ini akan memenuhi standar yang ditetapkan oleh pihak universitas. Metode yang akan kami pakai adalah sebagai berikut : Studi Kepustakaan Studi Kepustakaan adalah penelitian yang dilakukan dengan cara membaca, mempelajari dan mengumpulkan teori-teori umum maupun khusus yang berkaitan dengan topik jasa travel yang diambil. Adapun objek

5 5 penelitian berupa buku-buku, bacaan, dan artikel baik dari media masa ataupun internet yang berkaitan dengan topik yang akan digunakan sebagai landasan teori. Studi Lapangan Penelitian lapangan yang dilakukan adalah sebagai berikut : Observasi Mengumpulkan data dengan cara mengamati secara langsung keadaan travel dengan segala kegiatan operasional yang berhubungan dengan penelitian. Wawancara Mengadakan tanya jawab secara langsung pada pihak-pihak yang terkait untuk memperoleh gambaran secara umum tentang travel dan masalahmasalah yang berkait sistem yang berjalan melalui sumber daya manusia pada travel. Metodologi Analisis Survei pada sistem yang berjalan Pada tahap ini dilakukan pengamatan secara langsung ke travel untuk mengetahui proses sistem yang sedang berjalan sebagai dasar dalam menganalisis permasalahan pada sistem tersebut. Analisis terhadap temuan survei Setelah diperoleh data dan informasi yang diperlukan maka diadakan analisis terhadap data dan informasi tersebut. Identifikasi kebutuhan informasi

6 6 Mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang masih kurang memadai pada sistem berjalan yang berasal dari dokumen input, proses sampai output serta menentukan informasi yang dibutuhkan pada sistem yang baru. Metode Perancangan Dalam metode perancangan, hal-hal yang akan dilakukan adalah : Membuat Narasi Usulan sistem informasi pelayanan jasa pada Prima Vacation Membuat Rich Picture usulan untuk mengetahui gambaran awal dari proses bisnis yang akan dibuat Membuat Event Table usulan untuk mengetahui gambaran proses bisnis secara umum dari sistem yang dibuat. Membuat Overview Activity Diagram untuk memberikan gambaran secara umum alur proses bisnis yang baru. Membuat Workflow Table usulan untuk mengetahui gambaran secara detail dari event yang terdapat dalam event table yang telah dibuat. Membuat Detailed Activity Diagram untuk memberikan gambaran detail alur proses bisnis berdasarkan Worklfow Table yang telah dibuat. Membuat UML Class Diagram yang merupakan kerangka database dan menunjukan relasi antar tabel-tabel yang dibuat.

7 7 Membuat Use Case Diagram untuk menggambarkan interaksi antara user dan sistem yang ada. Membuat Rancangan Database yang disempurnakan sebagai tempat penyimpanan data. Membuat Rancangan Form dan Rancangan Laporan sebagai media untuk memasukkan data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Membuat Rancangan Layar untuk memudahkan user untuk berinteraksi dengan sistem. 1.5 Sistematika Penulisan Sebagai gambaran umum dari penulisan skripsi ini, berikut penjelasan singkat mengenai isi tiap bab yang bersangkutan. BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini memberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan, dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini berisi teori-teori dasar yang menjadi landasan penulisan skripsi, yaitu mengenai tahapan-tahapan dalam perancangan basis data yang diperoleh dari buku literatur, karya ilmiah orang lain, dan data dari internet.

8 8 BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Pada bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, analisa sistem yang sedang berjalan, diagram aliran data dan permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan serta solusi rancangan sistem yang diusulkan. BAB 4 : PERANCANGAN, IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Dalam bab ini memberikan penjelasan tentang perancangan, cara implementasi dari rancangan yang telah dibuat dan evaluasi dari sistem yang telah diimplementasikan. Bab ini menggambarkan rancangan sistem baru yang berisi tentang narasi sistem yang diusulkan, event table, workflow table, overview activity diagram, detailed activity diagram, UML class diagram, usecase diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan laporan, rancangan layar, navigation diagram, matriks rencana penerapan sistem yang diharapkan mampu untuk meminimalisasi semua kelemahan dan kekurangan dalam sistem yang lama sesuai dengan hasil analisa terhadap sistem yang berjalan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang simpulan dan saran dari hasil analisa dan perancangan aplikasi untuk perkembangan sistem yang lebih lanjut pada perusahaan dan beberapa saran perbaikan agar manajemen mampu mengatasi semua kelemahan yang ditemukan pada hasil analisa.