BAB IV. Hasil Praktek Kerja dan Analisis. 4.2 Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian impor komponen

Transkripsi

1 BAB IV Hasil Praktek Kerja dan Analisis 4.1 Sistem Komputerisasi yang digunakan Perusahaan ini telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi sebagai kegiatan operasional kerja. Database yang digunakan adalah MySQL dengan menggunakan sistem VB.net dengan nama program yang digunakan yaitu Sytline (SL8). Program ini dibuat oleh perusahaan Infor Global Solutions dan telah mendapat sertifikat ISO 14001:2004 sejak tahun 2006 dari PT. Llyod s. Program Sytline ini digunakan untuk semua bagian di perusahaan. Dalam sistem pembelian pada Bagian Purchasing, program ini digunakan untuk melakukan pemesanan komponen, membuat Delivery Sheet, dan membuat Order Sheet. 4.2 Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian impor komponen 1. Data Stock Mesin a. Digunakan sebagai catatan sisa mesin yang masih tersedia. b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Kepala Seksi Bagian Marketing, Vice Manager Bagian Marketing, Manager Marketing dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 25

2 2. Actual Sales for Diesel Engine and Power Tiller (tahunan) a. Digunakan sebagai catatan hasil penjualan mesin diesel dan power tiller dalam satu tahun. b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Kepala Seksi Bagian Marketing, Vice Manager Bagian Marketing, Manager Marketing dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 3. Sales Plan (untuk 1 semester) a. Digunakan sebagai rencana penjualan dan catatan hasil penjualan aktual tiap semester oleh Bagian Marketing. b. Diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Vice Manager Bagian Marketing, Manager Marketing dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 4. Bill of Material a. Digunakan sebagai catatan nama-nama komponen mesin, harga-harga komponen, dan biaya-biaya yang dikeluarkan. b. Diterbitkan oleh Bagian Produksi, disetujui oleh R & D Section, Section Manager Bagian Produksi, Vice Manager Bagian Produksi, Factory Manager, Direktur Produksi. c. Terdiri dari 1 rangkap. 26

3 5. Production Plan (Assembling Line) a. Dokumen ini merupakan rencana produksi assembling line yang berisi model mesin yang akan diproduksi, bahan baku komponen yang dibutuhkan, rencana tanggal mulai perakitan dan jangka waktu perakitan. b. Diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 6. Purchase Order Sheet a. Merupakan dokumen hasil cetakan melalui proses input form Purchase Order Report sebagai bukti pemesanan suatu mesin diesel kepada vendor. b. Diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh Direktur c. Terdiri dari 1 rangkap 7. Order Sheet a. Dokumen ini merupakan hasil cetakan melalui proses input form Order Sheet Report sebagai lampiran Purchase Order Sheet yang berisi komponenkomponen yang dibutuhkan untuk suatu mesin diesel. b. Diterbitkan oleh Bagian Purchasing dan disetujui oleh Direktur c. Terdiri dari 1 rangkap 8. Delivery Sheet a. Merupakan dokumen hasil cetakan melalui proses input form Delivery Report sebagai bukti komponen yang diterima dari vendor. b. Diterbitkan oleh Bagian Purchasing. c. Terdiri dari 5 rangkap. 27

4 9. Invoice a. Merupakan dokumen yang berfungsi sebagai pernyataan tagihan pembayaran komponen yang diterima dari vendor. b. Diterbitkan oleh vendor. 10. Packing List a. Merupakan dokumen yang berisi daftar nama-nama komponen yang diterima dari vendor. b. Diterbitkan oleh vendor. 11. BL (Bill of Lading) a. Dokumen BL digunakan sebagai bukti pengangkutan barang melalui laut. b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa pengiriman barang. 12. AWB (Air Waybill) a. Dokumen AWB digunakan sebagai bukti pengangkutan barang melalui udara. b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa pengiriman barang. 13. PIB (Pemberitahuan Impor Barang) a. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pemberitahuan barang yang diterima dari importir oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. b. Diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan disetujui oleh Pejabat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 28

5 14. Polis Asuransi a. Dokumen yang digunakan sebagai pernyataan jaminan keamanan terhadap barang impor dalam perjalanan dari perusahaan jasa asuransi. b. Diterbitkan oleh perusahaan jasa asuransi. 15. SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) a. Dokumen ini berfungsi sebagai surat persetujuan pengeluaran barang dari Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. b. Diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai dan disetujui oleh Pejabat yang mengawasi pengeluaran barang. 16. Information of Defect Quality a. Merupakan dokumen yang menyatakan jenis komponen yang dinyatakan reject, gambar komponen yang dinyatakan reject dan penyebab dinyatakan reject. b. Diterbitkan oleh Bagian Quality Assurance, disetujui oleh Vice Manager Bagian Quality Assurance, Vice Manager Bagian Purchasing dan Direktur. 17. Kartu Reject Inspeksi a. Merupakan label untuk menandai komponen yang dinyatakan reject karena komponen cacat. b. Diterbitkan oleh Bagian Quality Assurance. 18. Master Production Schedule a. Merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar melakukan proses produksi model mesin. 29

6 b. Diterbitkan oleh Bagian Production, disetujui oleh Section Manager Bagian Production, Vice Manager Bagian Production, Manager Production dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 19. Journal Voucher Payment a. Merupakan hasil cetakan melalui input form Monthly Report sebagai catatan jurnal pengeluaran kas untuk pelunasan utang kepada vendor b. Diterbitkan oleh Bagian Finance dan disetujui oleh Section Manager Bagian Finance, Manager Finance, dan Direktur. c. Terdiri dari 1 rangkap. 20. Foreign Currency Remmitance a. Merupakan dokumen bukti proses mentransfer sejumlah uang dengan mata uang asing sebagai pembayaran komponen yang diterima kepada vendor. b. Diterbitkan oleh Bagian Finance, disetujui oleh Direktur. 21. Rekening Koran a. Merupakan dokumen yang diterima dari Bank sebagai bukti bahwa sudah melakukan pembayaran dengan mata uang asing kepada vendor. b. Diterbitkan oleh Bank. 4.3 Bagian-Bagian yang diterlibat dalam Sistem Pembelian Impor Komponen 1. Bagian Marketing a. Membuat rencana penjualan berdasarkan data penjualan tahun sebelumnya. 2. Bagian PPIC (Production Plan and Inventory Control) 30

7 a. Membuat rencana produksi. b. Merencanakan kebutuhan komponen produksi. 3. Bagian Production a. Melakukan proses produksi komponen. 4. Bagian Purchasing a. Memeriksa data kebutuhan komponen dari PPIC b. Melakukan pemesanan komponen produksi. c. Mengawasi penerimaan komponen dari vendor. d. Memperhatikan fluktuasi kurs terhadap harga komponen untuk penentuan hedging. 5. Bagian Receiving Part a. Menerima komponen dari vendor baik lokal maupun luar negeri. b. Menghitung jumlah komponen yang diterima. c. Membongkar komponen dan menatanya tiap jenis komponen. 6. Bagian QA (Quality Assurance) a. Menghitung ulang jumlah komponen yang diterima dari Bagian Receiving Part untuk dijadikan sampel pemeriksaan. b. Memeriksa kualitas komponen, ada yang cacat atau tidak. c. Mencatat data komponen baik yang sesuai dengan spesifikasi pesanan maupun yang tidak sesuai. 31

8 7. Bagian Finance a. Menghitung biaya pengangkutan, asuransi, dan handling. b. Menghitung pajak yang dibayarkan untuk mendatangkan komponen dari luar negeri. c. Melakukan pembayaran terhadap komponen yang diterima. 4.4 Prosedur Sistem Pembelian Impor Komponen PT. Kubota Indonesia 1. Bagian Marketing memperhitungkan target penjualan dan membuat Sales Plan secara rutin setiap 1 semester pada bulan Juni dan Desember berdasarkan Data Stock Mesin dan Actual Sales for Diesel Engine Power Tiller (tahun sebelumnya). Sales Plan kemudian diinput ke dalam form Sales Plan Report. Setelah itu, Sales Plan diberikan kepada Bagian PPIC, sedangkan Data Stock Mesin dan Actual Sales for Diesel Engine and Power Tiller diarsip. 2. Bagian PPIC menerima Sales Plan dari Bagian Marketing. Kemudian Bagian PPIC memperhitungkan jumlah komponen yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan membuat Production Plan berdasarkan Sales Plan dan Bill of Material. Setelah itu, Bagian PPIC menginputnya ke dalam form Production Plan Report, sedangkan Sales Plan diarsip. 3. Bagian PPIC membuat Purchase Order Sheet berdasarkan Production Plan. Production Plan terlebih dahulu diperiksa oleh Vice Manager Bagian PPIC untuk diperhitungkan standar minimal budget yang dianjurkan. Kemudian Bagian PPIC menginput Production Plan ke dalam Purchase Order Report melalui program Sytline untuk diolah menjadi Purchase Order Sheet. Kemudian Purchase Order Sheet dikirimkan ke Bagian Purchasing sedangkan Production Plan diarsip. 32

9 4. Bagian Purchasing menerima Purchase Order Sheet dari Bagian PPIC. Bagian Purchasing membuat Order Sheet berdasarkan Purchase Order Sheet melalui program Sytline dan menginputnya ke dalam form Order Sheet Report. Kemudian Purchase Order Sheet dan Order Sheet dicetak dan diberikan kepada Manager Purchasing untuk diperiksa kebenarannya. 5. Manager Purchasing memeriksa Purchase Order Sheet dan Order Sheet dengan melihat data control budget dan stock komponen mesin. Setelah itu diperhitungkan dengan standar minimal budget yang dianjurkan. a. Jika setuju, Manager Purchasing menandatangani Purchase Order Sheet dan Order Sheet, kemudian Purchase Order Sheet dan Order Sheet diberikan kepada Direktur untuk meminta pengesahan. b. Jika tidak setuju, maka Purchase Order Sheet dikembalikan ke Bagian PPIC dan Order Sheet dikembalikan ke Bagian Purchasing. 6. Direktur melakukan pengesahan terhadap Purchase Order Sheet dan Order Sheet dengan melihat database control budget dan stock komponen mesin. Setelah Direktur mengesahkan Purchase Order Sheet dan Order Sheet tersebut diberikan kembali ke Bagian Purchasing untuk mengirimkan Purchase Order Sheet dan Order Sheet kepada vendor melalui Bagian Purchasing menerima konfirmasi dari Vendor bahwa Purchase Order Sheet dan Order Sheet sudah diterima beserta Invoice dan Packing List dari Vendor melalui Bagian Purchasing membuat Delivery Sheet 5 rangkap berdasarkan Invoice dan Packing List melalui program Sytline dan menginputnya ke dalam Delivery Sheet Report. Kemudian Delivery Sheet diberikan ke Bagian Receiving Part beserta Invoice dan Packing List. 33

10 9. Bagian Receiving Part menerima komponen yang dipesan beserta dokumen BL/AWB dari perusahaan jasa pengiriman barang, Polis Asuransi dari perusahaan jasa asuransi, SPPB dan PIB dari Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. Kemudian komponen yang diterima diperiksa jenis dan jumlahnya berdasarkan Delivery Sheet, Invoice, Packing List, BL/AWB, Polis Asuransi, SPPB dan PIB. a. Jika sesuai Delivery Sheet lembar 1,2,3,4, Invoice, BL/AWB, Polis Asuransi, SPPB dan PIB dikembalikan kepada Bagian Purchasing, sedangkan lembar 5 diarsip. Kemudian komponen dan Packing List diberikan ke Bagian Quality Assurance untuk diperiksa kualitasnya. b. Jika tidak sesuai, Delivery Sheet, Invoice, Packing List, BL/AWB, Polis Asuransi, SPPB dan PIB dikembalikan kepada Bagian Purchasing untuk melakukan konfirmasi kepada Vendor bahwa komponen tidak sesuai. 10. Bagian Purchasing menerima Delivery Sheet lembar 1,2,3,4, Invoice, BL/AWB, Polis Asuransi, SPPB dan PIB sebagai bukti penerimaan barang. Kemudian Delivery Sheet lembar 1 dan 4 dikirimkan ke Vendor, lembar 2 diserahkan kepada Bagian Finance bersama Invoice, sedangkan Delivey Sheet lembar 3, BL/AWB, Polis Asuransi, SPPB dan PIB diarsip. 11. Bagian Quality Assurance menerima komponen dan Packing List dari Bagian Receiving Part. Kemudian memeriksa jenis dan jumlah setiap komponen untuk dipastikan bahwa barang tidak ada yang cacat. a. Jika ada komponen yang reject, maka Bagian Quality Assurance membuat Information of Defect Quality dan menyiapkan Kartu Reject Inspeksi untuk ditempelkan ke barang yang reject, kemudian Information of Defect Quality dan Kartu Reject Inspeksi kepada Bagian Purchasing, sedangkan komponen yang reject dihancurkan. 34

11 b. Jika tidak ada yang cacat komponen beserta Packing List diserahkan ke Bagian Production untuk siap diproduksi. 12. Bagian Production menerima komponen beserta Packing List dari Bagian Quality Assurance. Kemudian komponen-komponen tersebut diproduksi menjadi mesin diesel berdasarkan Packing List dan Master Production Schedule untuk mengetahui model mesin yang akan diproduksi, sedangkan Packing List dan Master Production Schedule diarsip. 13. Bagian Purchasing menerima Information of Defect Quality dari Bagian Quality Assurance. Kemudian konfirmasi ke vendor beserta mengirimkan Information of Defect Quality melalui bahwa terdapat barang yang reject dan meminta penggantian. 14. Bagian Finance menerima Delivery Sheet lembar 2 dan Invoice dari Bagian Purchasing. Kemudian menginputnya ke dalam form Voucher Payment Report untuk diolah menjadi Journal Voucher Payment. Bagian Finance mengarsip Delivery Sheet lembar 2 dan Invoice. 15. Bagian Finance meminta pengesahan Journal Voucher Payment kepada Manager Finance untuk diperiksa kebenaranya sebelum melakukan transfer pembayaran. 16. Manager Finance memeriksa kebenaran Journal Voucher Payment dengan melihat data control budget untuk menyetujui pengeluaran kas yang digunakan untuk membayar tagihan ke vendor. a. Jika setuju, Manager Finance menandatangani Journal Voucher Payment, kemudian Journal Voucher Payment diberikan kepada Direktur untuk meminta pengesahan. b. Jika tidak setuju, maka Journal Voucher Payment dikembalikan ke Bagian Finance untuk direvisi. 35

12 17. Direktur melakukan pengesahan terhadap Journal Voucher Payment dengan melihat data contol budget, kemudian diberikan kembali ke Bagian Finance. 18. Bagian Finance mengisi Forreign Currency Remmitance berdasarkan Journal Voucher Payment melalui aplikasi transfer CCSU (merupakan kode aplikasi transfer yang dijalankan secara manual). Bagian Finance mengirimkan Forreign Currency Remmitance kepada Bank melalui faximile. 19. Bagian Finance menerima konfirmasi bukti pembayaran berupa Rekening Koran untuk periode 1 bulan dari Bank melalui faximile. 20. Bagian Finance membuat Buku Besar, Laporan Laba Rugi dan Neraca secara bulanan. Berdasarkan database Jurnal, database Rekening dan Rekening Koran Bagian Finance mempostingnya melalui Monthly Report. Kemudian Buku Besar, Laporan Laba Rugi, Neraca dan Rekening Koran diarsip. 4.5 Pengendalian Internal Sistem Pembelian PT. Kubota Indonesia Kelebihan 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. a. Transaksi pembelian komponen dilakukan oleh lebih dari 1 orang atau 1 fungsi. Transaksi yang berkaitan dengan pembelian komponen, penerimaan dan pembayaran tidak hanya melibatkan 1 orang atau 1 fungsi saja, tetapi melibatkan lebih dari 1 orang atau 1 fungsi, yaitu fungsi pembelian komponen dilakukan oleh Bagian Purchasing, fungsi penerimaan dilakukan oleh Bagian Receiving Part dan fungsi pembayaran dilakukan oleh Bagian Finance. Dengan demikian setiap pelaksanaan transaksi akan tercipta pengecekan internal sehingga pekerjaan karyawan 36

13 atau bagian yang satu dicek ketelitiannya oleh karyawan atau bagian yang lain. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup atas kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. a. Sales Plan diterbitkan oleh Bagian Marketing, disetujui oleh Vice Manager, Manager Marketing dan Direktur. Sales Plan merupakan rencana penjualan dan catatan hasil penjualan. Sales Plan menjadi dasar proses pengadaan mesin yang akan dipasarkan. Persetujuan oleh Vice Manager, Marketing Manager dan Direktur dapat mengurangi kemungkinan kesalahan pengadaan mesin yang tidak dibutuhkan. b. Purchase Order Sheet diterbitkan oleh Bagian PPIC dan disetujui oleh Direktur. Purchase Order Sheet digunakan sebagai bukti pemesanan komponen kepada Vendor. Oleh karena itu, Purchase Order Sheet diotorisasi oleh Direktur untuk bukti persetujuan pemesanan barang ke Vendor. c. Journal Voucher Payment diterbitkan oleh Bagian Finance, disetujui oleh Manager Finance dan Direktur. Journal Voucher Payment digunakan sebagai dasar pengeluaran kas perusahaan untuk melakukan pelunasan kewajiban kepada Vendor. Journal Voucher Payment dibuat berdasarkan Delivery Sheet dan Invoice, sehingga hal ini dapat mengurangi timbulnya kewajiban yang tidak seharusnya ditanggung oleh perusahaan. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan fungsi dan tugas setiap bagian. a. Bagian Receiving Part melakukan penerimaan komponen dari Vendor. Komponen akan diterima dan diperiksa jika Bagian Receiving Part sudah menerima bukti penerimaan komponen berupa Delivery Sheet dari Bagian Purchasing. Hal ini dilakukan agar perusahaan memperoleh komponen 37

14 yang sesuai dengan yang dipesan dan mengurangi timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan perusahaan. b. Bagian Purchasing memilih Vendor berdasarkan penawaran harga bersaing dari berbagai Vendor. Pemilihan Vendor tidak berdasarkan hubungan istimewa dan pribadi antara Bagian Purchasing dengan Vendor. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari pengadaan komponen yang lebih tinggi dari harga yang normal. c. Journal Voucher Payment beserta dokumen pendukung lainnya (Delivery Sheet dan Invoice) dicap lunas oleh Bagian Finance setelah melakukan pembayaran. Hal ini untuk mencegah penggunaan dokumen lebih dari satu kali sebagai dasar pengeluaran kas.. 4. Karyawan yang Kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya. a. Proses penerimaan karyawan baru dilakukan dengan beberapa tahap dan dilakukan uji kemampuan yang dimiliki oleh calon karyawan baru. Sehingga, diperoleh karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya, karyawan Bagian Finance harus memiliki kemampuan di bidang accounting. b. Training untuk karyawan baru supaya dapat diperoleh karyawan yang berkualitas sesuai kemampuannya dan bertanggung jawab atas tugasnya. Training dilakukan selama 3 bulan, kemudian akan diputuskan apakah karyawan tersebut layak untuk melanjutkan kerja atau tidak Kelemahan 1. Terdapat beberapa dokumen seperti Production Plan, Purchase Order Sheet dan Order Sheet yang hanya menggunakan cap stempel perusahaan sebagai 38

15 bukti otorisasi oleh Direktur. Selain itu, cap stempel tersebut dapat dilakukan oleh karyawan-karyawan yang ada di dalam perusahaan. Hal ini dapat menimbulkan penyalahgunaan terhadap dokumen yang digunakan karena tidak menggunakan tanda otorisasi khusus. 2. Pelaksanaan dalam membuat Delivery Sheet kadang mengalami keterlambatan. Hal ini menyebabkan Bagian Receiving Part menerima komponen tanpa dokumen otorisasi penerimaan komponen. Sehingga ada kemungkinan menerima komponen yang tidak dibutuhkan dan menanggung kewajiban yang tidak seharusnya. 3. Direktur saat memberikan otorisasi terhadap dokumen Purchase Order Sheet, Order Sheet dan Journal Voucher Payment tidak melakukan pemeriksaan kembali secara detail apabila dokumen tersebut sudah mendapat otorisasi dari Manager yang berwenang. Hal ini dapat mengakibatkan ketelitian dan keandalan dokumen tidak akurat. 4. PT. Kubota Indonesia menggunakan sistem komputer dalam kegiatan operasional kerja mereka. Program yang digunakan yaitu Sytline (SL8), tetapi program tersebut memiliki kelemahan pada koneksi server mereka. Koneksi server tersebut sering mengalami gangguan seperti putusnya jaringan internet. Hal ini dapat menimbulkan produktivitas karyawan menurun. 39