ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SISWA PADA SMA N 4 CURUP BENGKULU. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SISWA PADA SMA N 4 CURUP BENGKULU Naskah Publikasi Diajukan oleh : Delta Dwi Sufitri Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF STUDENTS INFORMATION SYSTEM OF THE SMA N 4 CURUP BENGKULU ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SISWA PADA SMA N 4 CURUP BENGKULU Delta Dwi Sufitri STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Schools now have met many of the big cities to smaller cities, as developed, and renewal in utilizing and optimizing the role of information technology. A good system can improve the quality and performance of an organization or agency, the need for information is increasing, therefore it needs a fairly large amount of information is absolutely necessary to take decisions effectively and efficiently. So that every man is expected to take advantage of advances in technology to improve capabilities. One strategy that can be applied in an effort to improve service, among other computerized information processing system, in this case in particular on student data processing system which is often a delay of information produced. To overcome the problem of delay information, so the length of data processing and other students, while also providing more data and complex is the driving force to find and create new systems for each control and data processing students produce good information. Keywords: Information Systems, Data Processing.

4 1. Pendahuluan Pendataan siswa pada suatu instansi pendidikan merupakan suatu bentuk kegiatan periodik, yang memerlukan ketepatan, kemampuan dan kecepatan pengolahan data serta pembuatan-pembuatan laporan yang ditujukan kepada pimpinan maupun kepada siswa yang setiap waktu dapat mengalami perubahan. Untuk itu diperlukan bentuk sistem yang baik dan tersusun rapi untuk dapat dijadikan seb yaagai informasi yang tepat, akurat dan efisien serta memiliki nilai dan daya guna yang tinggi. Sistem Informasi Data Siswa merupakan sistem informasi yang dibangun untuk solusi dari masalah yang terjadi yaitu sistem pelayanan kebutuhan informasi kurang cepat serta pada pengolahan data masih menggunakan sistem manual, sehingga tidak efektif dan efisien. Selain itu tidak adanya backup data sewaktu terdapat data yang hilang. 2. Landasan Teori Sistem informasi manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output IPO) Sistem Informasi Siswa : akan berisi data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan Kenaikan Kelas Siswa dan pengolahan absensi (manual maupun otomatis), pengolahan data orang tua siswa, mata pelajaran siswa, data pegawai (guru) dan Pengelolaan kelas,bagi kelas dan laporan-laporan yang dibutuhkan. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguaraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan

5 mengevaluasi permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Analisis yang dilakukan adalah: 1. Analisis kelemahan Sistem Analisi terhadap kelemahan sistem dilakukan dengan tujuan untuk menunjukkan apa saja yang tidak maksimal dan tidak optimal dalam sistem tersebut sehinnga perlu diidentifikasikan dan dievaluasi melalui beberapa faktor yaitu pengukuran pekerjaan, distribusi pekerjaan, kendala, teknologi, laporan dan dokumen. 2. Analisis kelayakan system Analisis kelayakan merupakan tahap yang paling penting, karena di dalamnya menyangkut beberapa aspek sistembaru yang diusulkan. Laporan mengenai analisis kelayakan harus disampaikan kepada manajemen yang akan memberikan beberapa perubahan atau memutuskan untuk segera melaksanakan sistem baru tersebut. 3. Analisis Biaya dan Manfaat Tujuan dari sistem analisis biaya dan manfaat adalah untuk melihat apakah sistem yang akan diterapkan merugikan atau menguntungkan sekolah. Jika biaya yang dikeluarkan lebih besar dari manfaat yang diperoleh maka sistem ini dikatakan tidak layak. Oleh karena sebelum sistem ini dikembangkan, maka perlu diperhitungkan kelayakan ekonomisnya. Manfaat dari sistem informasi dapat diklarifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud dan keuntungan tidak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan keuntungan berupa penghematan penghematan atau peningkatan didalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitatif dalam bentuk satuan nilai uang. Sedangkan keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang sulit untuk diukur dalam satuan nilai uang. 3.2 Perancangan Sistem Didalam perancangan sistem dibutuhkan langkah-langkah dalam membuat pemecahan masalah secara logika dengan menggunakan alat bantu seperti diagram

6 konteks dan diagram arus data. Alat bantu ini bermanfaat untuk mambantu memahami alur kerja system. Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru / sistem yang akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasikan komponen komponen sistem informasi yang akan dirancang. Tujuan Perancangan sistem adalah : a) Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai..a Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bagunan yang lengkap kepada program komputer dan ahli ahli teknik lainnya yang terlibat. Untuk mencapai tujuan tersebut analisis sistem harus dapat mencapai sasaran sebagai berikut : a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. b. Desain sistem harus mancapai tujuan utama yaitu sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perancangan sistem yang dilanjutkan pada analisis sistem. Didalama rancangan sistem terdiri dari dua bagian, bagian pertama adalah rancangan sistem secara umum dan yang kedua adalah rancangan rinci yang disebut dengan rancangan internal dan rancangan sistem secara fisik. 4. Implementasi Dan Pembahasan 4.1. Implementasi database Setelah rancangan database dibuat, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikannya ke dalam sebuah database server. Database server yang digunakan adalah SQL Server 2000 dan dengan menggunakan VB6 sebagai bahasa pemrogramannya. Untuk penerapan sistem informasi pengolahan data siswa pada SMAN 4 Curup bengkulu dilakukan penerapan konversi secara paralel dimana sistem baru akan diterapkan dan tidak langsung meninggalkan sistem lama. Alasannya karena jika sistem yang baru gagal maka sistem lama dapat digunakan dan jika terjadi kesalahan, maka

7 sistem baru dapat dilakukan penyempurnaan, dan sistem lama tetap dilanjutkan hingga sistem baru siap untuk diterapkan. 4.2 Pembahasan program Pembahasan program yang sudah dilakukan didapat hasil bahwa program sudah bekerja dengan baik tanpa mengalami kesalahan-kesalahan. 4.3 Pengujian Pengujian program adalah pengujian hasil system yang telah dibuat. Setelah melakukan proses implementasi terhadap sistem yang baru maka langkah selanjutnya dari analisis sistem adalah melaksanakan tindak lanjut dari implementasi tersebut, yaitu pengetesan penerimaan sistem. Pada pengetesan sistem pengolahan data siswa dilakukan dengan menggunakan data yang sebenarnya serta berdasarkan jangka waktu yang telah ditentukan. Kegiatan ini dilaksanakan oleh analis sistem bersama-sama dengan user. Tahapan ini bertujuan apakah sistem yang baru nantinya dapat diterima dan diterapkan untuk mengganti sistem lama atau masih perlu dilakukan dilakukan perbaikan.jika sistem dapat diterima berarti tugas dari analis sistem telah selesai. Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahapan pemeliharaan yang dilaksanakan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi: Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis kearah pengembangan sistem. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permasalahan yang sama sehingga dapat membantu kelancaran pelaksanaan sistem komputer. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Adapun keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain: Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relavan.

8 Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukkan data. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang serta dapat mengedit data dengan mudah. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh dan tepat waktu. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau user. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. 5.2 Saran Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: Untuk mengoptimalkan perkerjaan, sebaiknya system penunjang keputusan untuk menentukan kenaikan kelas yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomoputerisasi. Sistem informasi pengolahan data penggajian berbasis computer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak di SMA N 4 CURUP Bengkulu dalam melakukan pengolahan data siswa dan menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan.

9 DAFTAR PUSTAKA Hermawan Julius Membangun Decision Support System. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sanjaya, Ridwan Pemograman Database Visual Basic 6.0 dan Access 2000/XP/2003 Tingkat Lanjut. Jakarta: PT Elex Media Komputindo Suryadi, K. dan Ramdhani, MA Sistem Pendukung Keputusan., Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Turban, E. Dkk Decision Support System and Expert System. United State: Prentice Hall International. Turban, E. dkk Decision Support System and Intelligent Systems. Yogyakarta: Penerbit Andi.