ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN

Transkripsi

1 PROS ID I NG HASIL PENELITIAN FAKULTAS TEKNIK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Jl. Perintis Kemerdekaan Km. 10 Tamalanrea - Makassar, Telp./Fax: (0411) warnielly@yahoo.co.id Abstrak Informasi merupakan set penting yang menjadi sumber daya di organisasi. merupakan salah satu sarana untuk mendapatkan ilmu pengetahuan dengan mudah, karena didalamnya terdapat buku-buku, karangan-karangan, dan tulisan-tulisan mengenai suatu bidang ilmu, topik, gejala atau kejadian. Dalam suatu organisasi atau lembaga khususnya yang bergerak dibidang pendidikan secara tidak langsung memerlukan sebuah perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan metode analisis PIECES untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan untuk merancang sistem informasi perpustakaan, dari penelitian ini menghasilkan sebuah sistem yang menggambarkan aliran pengolahan data buku perpustakaan. Dengan adanya sistem ini pengolahan data yang lebih cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran organisasi. Kata kunci: sistem informasi, analisis PIECES, perpustakaan PENDAHULUAN merupakan salah satu sarana untuk mendapatkan ilmu pengetahuan dengan mudah, karena didalamnya terdapat buku-buku, karangan-karangan, dan tulisan-tulisan mengenai suatu bidang ilmu, topik, gejala atau kejadian. Dalam suatu organisasi atau lembaga khususnya yang bergerak dibidang pendidikan secara tidak langsung memerlukan sebuah perpustakaan untuk mendapatkan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. Keberadaan perpustakaan membutuhkan peralatan yang cukup canggih dalam hal ini komputer. Komputer merupakan salah satu alat bantu dalam pengolahan data karena mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian daya tampung pengingat yang besar kecepatan proses yang tinggi dan efisien tenaga. Dengan demikian sangat tepat jika memilih komputer untuk menangani sistem sirkulasi data perpustakaan pada suatu instansi pendidikan. Kemajuan teknologi informasi sudah mengalami perkembangan yang pesat, masih ada sekolah atau instansi pendidikan yang belum mengkomputerisasikan sistem sirkulasi dalam perpustakaan dan masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam pembuatan laporan yang berkaitan dengan lambatnya informasi sehingga akan banyak menyita waktu dan pengolahan data terhadap kesalahan lebih besar. Berkaitan dengan sistem informasi yang telah ada saat ini pada perpustakaan maka dibutuhkan suatu sistem informasi berdasarkan komputer untuk mengolah, mengumpulkan, menyimpan dan melihat informasi-informasi pada perpustakaan. Konsep Dasar Sistem Informasi Pendekatan sistem yang menekankan prosedur mendefinisikan sistem adalah Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Richard F. Neuschel). Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun masa yang akan datang untuk mencapai tujuan (Robert N. Anthony dan Dearden). Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan Volume 5 : Desember 2011 Group Teknik Elektro ISBN : TE3-1

2 Analisis dan Perancangan Sistem pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis). Tujuan utama dibuatnya sistem informasi adalah untuk mendukung tercapainya tujuan manajemen suatu organisasi. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut harus diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ketahap pertama yaitu tahap perencanaan sistem, siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Sedangkan siklus hidup pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut harus melalui proses pengembangannya (Jogiyanto.HM,1999). Konsep Dasar Sistem Informasi Sirkulasi Ditinjau dari segi kata bahasa Indonesia, sirkulasi berarti peredaran atau perputaran. Sedangkan ditinjau dari bahasa Inggris circulate berarti beredar berputar secara terus menerus berpindah dari satu tempat ketempat lain dengan bebas. Sistem informasi sirkulasi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang digunakan untuk memecahkan masalah penyediaan informasi, pelayanan informasi mengenai bahan pustaka pada perpustakaan tersebut. -data yang tersimpan dapat diolah dengan lebih cepat dan lebih efisien sehingga pembuatan laporan lebih mudah. Konsep Dasar Manajemen Sirkulasi Manajemen sirkulasi adalah suatu upaya perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian kegiatan suatu urutan kerja pada setiap kegiatan sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan pelayanan sirkulasi yang ada pada perpustakaan yaitu: 1. Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan tepat. 2. Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang meminjam. 3. Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam. Konsep Dasar Sistem Basis Suatu basis data didefinisikan sebagai kumpulan data yang disatukan didalam suatu organisasi. Organisasi dapat berupa perusahaan, bank, sekolah, dan lain-lain. Basis data adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Sedangkan sistem basis data merupakan suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan (Linda Marlinda, 2004). Basis data merupakan komponen utama sistem informasi. Basis data yang akan dirancang untuk membangun sistem informasi harus fleksibel, memiliki akurasi tinggi, hemat terhadap memori komputer serta mudah diorganisir. Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu: Redudansi dan inkosistensi data, Isolasi untuk standarisasi data, Masalah keamanan, Masalah data independence (kebebasan data). Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus atau spesifik. Perangkat lunak inilah yang disebut Sistem Manajemen Basis atau DBMS (base Manjement System) yang akan menentukan bagaimana data diorganisir, disimpan, diubah dan diambil kembali. Perangkat Lunak yang Digunakan Sistem operasi yang digunakan adalah sistem operasi windows dan bahasa pemrograman yang digunakan sebagai penunjang dalam membuat program aplikasi sistem informasi pada data bagian perpustakaan dengan menggunakan bahasa visual yang diterapkan dalam perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0. ISBN : Group Teknik Elektro Volume 5 : Desember 2011 TE3-2

3 PROS ID I NG HASIL PENELITIAN FAKULTAS TEKNIK METODE PENELITIAN Penelitian ini bertujuan untuk mendisain dan membuat alat ukur tinggi badan dengan tahap tahap sebagai beikut: Permasalahan yang terjadi pada objek penelitian, antara lain adalah sebagai berikut: a. Dalam pencatatan data anggota yang meminjam dan mengembalikan masih bersifat manual, sehingga pelayanan kepada anggota lambat. b. Pencarian data anggota perpustakaan kurang cepat, tepat dan akurat. c. Kesulitan dalam menyusun laporan, pendataan yang disimpan belum maksimal dan optimal dalam lembarlembar buku yang berbentuk arsip walaupun tetap menggunakan komputer dengan alat bantunya. Analisis keluaran, berupa semua data yang dihasilkan dalam proses pengolahan data, terdiri dari laporan anggota, buku, peminjaman, dan pengembalian yang dibutuhkan pada bagian sirkulasi perpustakaan STMIK AKBA. Analisis Kerja a. Proses pendataan anggota, pada proses ini dilakukan pencatatan pada anggota yang melakukan peminjaman dan pengembalian buku. b. Proses pendataan jumlah peminjaman dan pengembalian buku. c. Proses pembuatan laporan, pembuatan laporan hasil dari data mencakup keseluruhan yang terdiri laporan anggota, laporan buku secara keseluruhan, laporan peminjaman dan laporan pengembalian. Analisis Dokumen a. Dokumen sirkulasi, merupakan dokumen yang berisikan informasi peminjaman dan pengembalian. b. Dokumen anggota, merupakan dokumen yang berisikan daftar anggota perpustakaan setiap tahunnya. c. Dokumen buku, merupakan dokumen yang berisikan informasi buku yang berada diperpustakaan. Analisis Teknologi Teknologi yang digunakan dibagian sirkulasi perpustakaan STMIK AKBA Makassar sudah menggunakan komputer tapi hanya berfungsi untuk mengetik dan mengolah data secara manual itupun komputer yang digunakan masih ikut dibagian TU (Tata Usaha) STMIK AKBA Makassar. Hal ini terlibat adanya ketidakefisienan dalam proses kerja sehari-hari. Teknologi yang digunakan sangat berpengaruh pada informasi yang akan disajikan. Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service) Tabel 1. Analisis PIECES Analisis Sistem lama Sistem Baru yang diinginkan Performance - Jumlah beban kerja lebih besar. - Pelayanan peminjaman dan pengembalian membutuhkan waktu yang lama. - Beban kerja lebih ringan sehingga semangat kerja tinggi. - Waktu untuk melayani anggota cukup singkat. Information Economic Pencarian data anggota dan data buku cukup lama karena proses pencarian datanya berupa arsip-arsip yang dibuat secara manual dan belum adanya program khusus yang lebih efektif. Penggunaan kertas,tinta dan alat tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi. Dengan memasukkan Nomor Anggota maka informasi anggota secara otomatis dapat langsung diketahui begitu pula untuk mencari informasi buku cukup dengan memasukkan kode buku. - Dengan sistem komputerisasi akan menghemat waktu dan penggunaan kertas, alat tulis atau perlengkapan penyimpanan dokumen, jika terjadi kesalahan masih bisa diedit. Menghemat tempat penyimpanan dokumen. Control Kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan data. lebih aman karena tersimpan dalam file dan tidak ada kesamaan data dalam file. Effeciency Sumber daya yang dipakai lebih banyak. Sumber daya yang dibutuhkan lebih sedikit, karena beban kerja yang ditimbulkan sedikit. Service Anggota harus menunggu lama dalam antrian karena harus mencatat nomor anggota dalam dokumen. Pelayanan terhadap anggota lebih cepat karena sudah terkomputerisasi Volume 5 : Desember 2011 Group Teknik Elektro ISBN : TE3-3

4 Analisis dan Perancangan Sistem Diagram Arus ( Flow Diagram) Flow Diagram (DFD) level 0 Anggota Buku 0 Sistem Sirkulasi Kabag Gambar 1. Flow Diagram Yang Diusulkan Level 0 Flow Digram (DFD) Level 1 Anggota Sirkulasi Buku 1 Pengolahan Anggota 3 Pengolahan Sirkulasi 2 Pengolahan Buku Dok Anggota Dok.Sirkulasi Dok. Buku File Anggota File Sirkulasi File Buku Dat. Anggota Dat.Sirkulasi Dat. Buku 4 Laporan Anggota 6 Laporan Sirkulasi 5 Laporan Buku Kabag. Kabag. Gambar 2. Flow Diagram Level 1 Kabag. ISBN : Group Teknik Elektro Volume 5 : Desember 2011 TE3-4

5 PROS ID I NG HASIL PENELITIAN FAKULTAS TEKNIK HASIL DAN BAHASAN Fasilitas yang terdapat pada sistem ini adalah : a. Pemasukan data anggota, golongan buku, jenis buku, kategori anggota, pengarang b. transaksi yang terdiri dari data peminjaman dan pengembalian c. laporan data anggota, kategori anggota, buku, peminjaman, pengembalian d. Fasilitas untuk mencari data anggota, golongan buku, jenis buku, kategori anggota, pengarang Hasil dari dilakukannya pengujian normal dan abnormal menunjukkan sistem yang dibuat dapat mengatasi pemasukan data pemasukan data yang tidak valid selain itu sistem sangat mudah dioperasikan oleh pengguna, terdapat kemampuan mengatasi dan merespon error apabila pengguna melakukan kesalahan dalam memasukkan data sehingga pengguna dapat mengetahui kesalahan yang dilakukannya ketika menggunakan sistem ini. Gambar 3 sampai 8 tampilan pada sistem setelah dilakukan pengujian Gambar 3. Gambar input data anggota perpustakaan Gambar 4. Gambar input data buku Gambar 5. Gambar input jenis buku Gambar 6. Gambar pengembalian buku Gambar 7. Gambar data peminjaman buku Gambar 8. Laporan data anggota perpustakaan Volume 5 : Desember 2011 Group Teknik Elektro ISBN : TE3-5

6 Analisis dan Perancangan Sistem SIMPULAN Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran organisasi. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari pada sistem sebelumnya karena segala hal pencatatan data anggota, buku, peminjaman dan pengembalian digantikan dengan memasukkan datanya pada program aplikasi ini. Dengan adanya program khusus yang sudah terkomputerisasi untuk pengolahan data sirkulasi ini, pada dasarnya akan memberikan kenyamanan untuk seluruh pihak yang terkait. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan diperpustakaan tersebut antara lain: a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. c. Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, 2003, Penuntun Praktis Belajar base Menggunakan Microsof Access, Andi Offset, Yogyakarta. Ir. Harianto Kristanto, 2004, Konsep & Perancangan base, Andi Offset, Yogyakarta. Pandia, H., 2002, Visual Basic 6 Tingkat Lanjut, Andi Offset, Yogyakarta. Turban, E, 1998, Decision Support and Experr System: Managerial Prespective, McMallon Publishing Company., New Jersey. Jogianto, HM., 1995, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi offset, Yogyakarta Mc Leod jr, 2011, Raymond., Management Information System 7th edition, Prentice Hall, New Jersey Rangkuti, Freddy, 2001, Analisis Swot Teknik Membedah Kasus Bisnis: Reorientasi Konsep Perencanaan Strategi untuk Menghadapi Abad 21, Gramedia Pustaka Utama ISBN : Group Teknik Elektro Volume 5 : Desember 2011 TE3-6