SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS SKRIPSI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS SKRIPSI disusun oleh Galih Setya Pambudi JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS LIBRARY INFORMATION SYSTEM ON SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS Galih Setya Pambudi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the current era of globalization in which the advancement of information and communication technology (ICT) is growing rapidly and the use of IT in education has been a natural thing. In order for these schools to improve the quality of education quality with better schools are in demand to keep up with changes in the field of information and communication technologies, particularly in implementing information systems that use information technology. One of them is to apply information technology in the school library. Most of the libraries that are generally already have a computer. But not all libraries are able to take advantage of the existence of an optimal computer. Similarly, the library was in SD Negeri 1 Panjang Kudus. Agencies already have a computer, but the computer is not being used optimally, in the sense of whether or not computerized by the absence of a data processing program library. The purpose of this study is to provide ease in providing information, services and transactions and loan information and the library is easy and can provide information more quickly and accurately. Keywords : Library, computerization, information systems, information

4 1. Pendahuluan Pada era globalisasi seperti saat ini dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) berkembang dengan pesat dan pemanfaatan IT dalam bidang pendidikan sudah merupakan suatu hal yang wajar. Salah satunya menerapkan teknologi informasi tersebut pada bagian perpustakaan sekolah. Kebanyakan dari perpustakaan yang bersifat umum sudah memiliki komputer. Namun tidak semua perpustakaan mampu memanfaatkan keberadaan komputer tersebut secara optimal. Demikian juga dengan perpustakaan yang berada di SD Negeri 1 Panjang Kudus. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka penelitian ini mengambil judul SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS. 2. Dasar Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedure prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (masukan interface), (input), keluaran (output), Pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal) Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang 3, diantaranya adalah: 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia. 3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu. 1. Jogiyanto Hartono Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, hal Jogiyanto Hartono Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, hal 2.

5 2.2. Konsep Dasar Informasi Definisi Informasi Definisi informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 4 Informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: 1. Data yang telah diolah. 2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. 3. Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. 4. Digunakan untuk mengambil keputusan Kualitas Informasi Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang Siklus Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna. Data yang diolah melalui suatu model informasi. Untuk lebih jelasnya siklus informasi dapat dijelaskan dengan gambar sebagai berikut. Adapun gambar siklus informasi tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Gambar 1 Siklus Informasi [Sumber : Tata Sutabri, S. Kom.MM, Analisa Sistem Informasi. Andi Yogyakarta] 4 Tata Sutabri,S.Kom,MM,2000 Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 18

6 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi i harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan relevan (relevance) Nilai Informasi Informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat (use) yang dapat diperoleh dari infomasi itu sendiri dan biaya (cost) untuk mendapatkannya. Suatu informasi dianggap bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil keputusan cerdik. 5 Input Data Pemrosesan Output Data Gambar 2 Konsep Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya. Komponen-komponen sistem informasi terdiri dari: 1. Blok Masukan 2. Blok Model 3. Blok Keluaran 4. Blok Teknologi 5. Blok Basis Data 6. Blok Kendali 2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen 5 Jogiyanto Hartono Pengenalan Komputer. Andi.Yogyakarta, hal 697.

7 Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi Manajemen (management information systems atau sering dikenal dengan singkatan MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi Sistem Informasi Perpustakaan Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi pustaka baik buku-buku ataupun bacaan lainnya yang diatur, diorganisasikan dan diadministrasikan dengan cara tertentu untuk memberi kemudahan dan digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai informasi Teori Analisis Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus program-program tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Dalam analisis sistem penulis menggunakan metode PIECES Analysis (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services) Flowchart (Bagan Alir) Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses dalam program Data Flow Diagram Data Flow Diagram atau DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain Konsep Dasar Basis Data Pengertian Basis Data Basis data (Kristianto, 2004) adalah kumpulan file yang saling berelasi, relasi tersebut bisa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database

8 menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi Kelebihan Basis Data Pembentukan basis data yang baik (efisien) sebagai sebuah hasil perancangan yang matang akan memberikan sejumlah karakteristik dan keuntungan sebagai berikut: 1. Struktur basis data (tabel dan relasi antar tabel) yang lebih kompak. 2. Struktur masing-masing tabel yang lebih efisien dan sistematis. 3. Kebutuhan ruang penyimpanan data (memori sekunder) yang lebih efisien. 4. Semakin kecil (efisien) ukuran tabel maka akan semakin cepat operasi basis data yang dilakukan. 5. Efisiensi tersebut ditandai dengan redundansi data yang minimal, tetapi dalam basis data relasional, redundansi data tidak mungkin dihindari karena redundansi akan dapat meningkatkan integritas data. 6. Tidak ada ambiguitas data pada semua tabel dalam basis data. Adapun kelemahan pada yang terjadi pada sebuah sistem basis data adalah: 1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar. 2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data. 3. Kinerja sebuah basis data terkadang kalah denga sistem berkas, karena pada dasarnya basis data dirancang untuk menangani hal-hal yang bersifat umum Komponen Basis Data Komponen-komponen utama yang menyusun lingkungan sistem basis data adalah sebagai berikut: 1. Perangkat Keras (Hardware) 2. Perangkat Lunak (Operating System) 3. Basis Data (database) 4. Database Management System (DBMS) 5. Pemakai (User) 6. Aplikasi Lain 2.6. Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa

9 pemrograman yang akan digunakan di dalam pembuatan program aplikasi adalah Visual Basic 6.0. Menu Main Projec Properties Project Tool Jendela Kode Form Gambar 3 Tampilan Pemrograman Visual Basic Microsoft Access 2007 Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basisdata komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Office Title Close Quick Access Ribbo Fild templates Object in the navigation Status Gambar 4 Tampilan utama Ms. Access 2007

10 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Analisis Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah istilah secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fodasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang di hasilkan Identifikasi masalah Dalam permasalahan yang timbul dikarenakan adanya faktor-faktor berikut : 1. Dalam pemasukan data anggota hanya berdasarkan pada buku pinjaman perpustakaan 2. Pencarian data anggota hanya berdasarkan nama siswa tiap kelas yang masih menggunakan lembaran kertas sehingga tidak efektif dan efisien 3. Masalah tersebut timbul karena belum tersedia sistem informasi yang digunakan untuk melakukan pengecekan anggota dan pengolahan data sirkulasi Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunkan untuk menyelesaikan masalah dengan melakukan peningkatan-peningkatan berdasarkan Analisis PIESES (Performance,Information, economy, control, dan service) yaitu: a. Performance (Kinerja) Tabel 1 Analisis Performance Sistem Manual 1. Pengolahan data secara manual meningkatkan biaya operasional. Sehingga biaya yang digunakan untuk pengadaan alat tulis dan kertas lebih besar. 2. Respontime untuk informasi yang dibutuhkan user dinilai masih lambat karena sistem banyak melibatkan user. b. Information (Informasi) Sistem Manual 1. Akurat: Informasi yang diberikan oleh sistem lama masih rentan dengan kesalahan karena dikerjakan secara manual. Sistem Baru 1. Diharapkan sistem dapat melakukan proses pencatatan dengan cepat sehingga dapat mengurangi waktu pekerjaan. 2. Diharapkan Sistem dapat menghasilkan informasi dan laporan data sehingga mempermudah pekerjaan user Tabel 2 Analisis information Sistem Baru 1. Akurat: informasi yang disampaikan sesuai dengan keadaan yang ada pada saat pemasukan data pertama kali. 2. Relevan : informasi yang diinginkan

11 2. Relevan: informasi yang diinginkan berupa data mentah. User yang mencari sendiri data yang diperlukan karena data tersebut adalah semua data dari yang bersangkutan. 3. Tepat waktu: waktu yang dibutuhkan untuk menyam paikan informasi laporan memerlukan waktu yang lama sekitar 15 menit. berupa data yang tersusun rapi sesuai dengan yang diinginkan pencari informasi. 3. Tepat waktu: waktu yang diperlukan dapat dipersingkat hingga 5 menit karena sudah menggunakan teknologi komputerisasi c. Economy (Ekonomi) Sistem Manual 1. Dalam proses penyimpanan berkasberkas dari data siswa, guru maupun karyawan yang memerlukan tempat tersendiri dan memakan tempat serta biaya untuk membeli barang-barang seperti file arsip. d. Control (Kendali) Sistem Manual Sistem perpustakaan secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar Tabel 3 Analisis Economy Sistem Baru 1. Untuk sistem baru ini proses penyimpanan memerlukan 1 (satu) set komputer sebagai media penyimpanan. Tabel 4 Analisis Control Sistem Baru Sistem berbasis komputer akan memudahkan kontrol sehingga kemungkinan terjadi kesalahan dapat di tekan e. Efficiency (efisiensi) Sistem Manual Sistem perpustakaan secara manual kurang efektif karena perlu melakukan dokumentasi secara manual Tabel 5 Tabel Efficiency Sistem Baru Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis. f. Services (Pelayanan) Sistem Manual Pelayanan transaksi akan memakan waktu yang lama karena harus menunggu pemrosesan data Tabel 6 Analisis Services Sistem Baru Pelayanan transaksi akan lebih cepat karena pemrosesan dan pengecekan data dilakukan dengan komputer Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional 1. Sistem dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan

12 pendataan buku 2. Sistem dapat melakukan pendataan anggota 3. Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman 4. Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian 5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan secara otomatis Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Keras 2. Kebutuhan Perangkat Lunak 3. Kebutuhan Informasi 4. Kebutuhan Pengguna (user) Analisis Kelayakan Sistem Beberapa aspek kelayakan sistem yang dianalisis dalam perancangan sistem ini adalah: 1. Analisis Kelayakan Teknologi 2. Analisis Kelayakan Hukum 3. Analisis Kelayakan Ekonomi 4. Analisis Biaya dan Manfaat 3.2. Perancangan Sistem Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan Flowchard yang Diusulkan Gambar 5 Flowchart Data Flow Diagram

13 Gambar 6 DFD Level Normalisasi Normalisasi diperlukan untuk melakukan pengujian apakah database yang kita buat sudah normal atau belum, normal disini mengandung arti bahwa suatu database sudah tidak menimbulkan kerancuan data ataupun duplikasi data. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1. Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Dalam tahap implementasi sistem ini terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini : Menerapkan Rencana Implementasi Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang kita telah terapkan, maka diperlukan jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan demikian, rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi sistem Tindak Lanjut Implementasi Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengetesan terhadap penerimaan sistem. Pada pengetesan ini menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini bertujuan untuk memastikan apakan sistem baru ini nantinya akan dapat diterima dan diterapkan untuk menggantikan sistem yang lama (manual). Jika sistem baru dapat diterima oleh semua pihak, berarti tugas analisis sistem telah selesai Manual Program Form Login

14 Form Utama Gambar 7 Form Login Form Setting Aplikasi Gambar 8 Form Menu Utama Gambar 9 Form Data Pengguna

15 Laporan Data Buku Gambar 10 Laporan Data Buku 5. Penutup 5.1. Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi Perpustakaan ini, yaitu: - Pengolahan data di SD Negeri 1 Panjang masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak SD Negeri 1 Panjang di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh kepala sekolah. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak sekolahan agar meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : - Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual.

16 DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, Hartono, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta. Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA 2005, Analisis dan Desain: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta Tata Sutabri,S.Kom,MM,2000 Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta SULISTYO,Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan: Universitas Terbuka, Privida Kristiono, Pemrograman Database Tingkat Lanjut dengan VB6, buku ke satu, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Ramadhan, Arief, SQL Server 2000 dan Visual Basic 6, PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.