ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA KONVEKSI DAN SABLON KAOS MIRROR 22 CILACAP. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA KONVEKSI DAN SABLON KAOS MIRROR 22 CILACAP Naskah Publikasi disusun oleh Dani Kurniawan JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2 2

3 3 ANALYSIS AND DESIGN OF ORDERING INFORMATION SYSTEM ON CONVECTION AND T-SHIRT SCREEN PRINTING MIRROR 22 CILACAP ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN PADA KONVEKSI DAN SABLON KAOS MIRROR 22 CILACAP Dani Kurniawan Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT All activities will we do need information and can also tell each activity required to produce information. The information is presented quickly, precise, accurate, would make us more easy to take a decision. Computers and technology are the most appropriate tool. To require demands information and use of computers will be more and more encouraging results in information that serve more than making complete. Ordering information systems is to provide ease of data processing that were previously done manually, so it takes much time and energy to enter the data required. Data processing - data transaction ordering convection and screen printing, which has been processed in a computer-based information systems using a structured database, will produce more accurate and reliable with a faster time than manual processing. To the authors propose to the Seize The Day convection to the construction of ordering-based information system applications that are relevant and accurate data in order facilitate the processing of transaction data which will generate reports reservations information is correct and can save you time and effort in the formulation. Keywords: Information Systems, ordering information systems.

4 4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi dan informasi pada saat sekarang ini sudah sangat komplek dan maju serta menjalar disemua bidang baik bidang industri, perusahaan, pendidikan dan pemerintah. Perkembangan ini tidak luput dari adanya keinginan dan kebutuhan seseorang untuk dapat melaksanakan aktivitas dan kerja seseorang agar mudah, efektif dan efisien melalui teknologi yang ada. Untuk dapat mewujudkan sistem kinerja suatu perusahaan agar kinerja tersebut menjadi lebih terarah, efektif dan efisien serta mempunyai sistem informasi yang akurat dan valid harus didukung oleh sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti peran sistem informasi dan teknologi dalam hal ini adalah sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi ini sudah banyak sekali diterapkan di negara-negara yang maju bahkan negara yang sedang berkembang juga misalnya Indonesia sudah berupaya untuk menerapkan sistem komputerisasi disegala bidangnya. Tujuan utamanya adalah untuk mempermudah dalam pengolahan datanya. Mirror 22 adalah sebuah bidang usaha yang bergerak dalam bidang pembuatan serta pemesanan konveksi dan sablon kaos, Mirror 22 merupakan salah satu bentuk industri yang bergerak di bidang konveksi dan sablon kaos. Mirror 22 tidak memproduksi barang untuk dijual tetapi hanya memproduksi jikalau ada pesanan. Mirror 22 dalam melakukan pengolahan data pemesanan saat ini masih mengunakan sistem manual, sehingga pelaksanaannya masih terdapat kendala. Kendala yang timbul misalnya dari segi pencatatan dan waktu dalam pemesanan yang secara tidak langsung mengurangi kualitas informasi yang seharusnya bisa lebih akurat, relevan dan tepat waktu dalam proses operasional. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Banyak para pakar yang mencoba mengungkapkan pengertian sistem dari berbagai sudut pandang yang berbeda, namun inti dan tujuannya sama. Sistem merupakan sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

5 5 2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Kelangsungan hidup dalam suatu organisasi sangat bergantung pada kelancaran informasi yang diperoleh. Semakin banyak informasi yang diperoleh maka semakin organisasi tersebut dapat semakin berkembang. 2.3 Definisi Sistem Informasi Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar. 2.4 Definisi Pemesanan Pemesanan merupakan tindakan memesan suatu barang yang dilakukan oleh seseorang (calon pembeli) kepada perusahaan, baik secara langsung maupun melalui pramuniaga. Pemesanan dilakukan oleh konsumen. Adanya pemesanan membantu penjual menentukan jumlah produksi. 3. Analisis 3.1. Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem didefinisikan sebagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem yang diimplementasikan. Sehingga analisa dan desain sistem bisa mendefinisikan sebagai proses organisasional kompleks dimana sistem diimplementasikan Analisis PIECES Dalam mengidentifikasikan masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan terhadap pengguna. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service):

6 6 1) Analisis Kinerja (Performance) Adalah kemampuan menyelesaikan tugas pelayanan dengan cepat sehingga sasaran atau tujuan segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (respond time) dari suatu sistem. Analisis kinerja sistem lama: - Pembuatan laporan secara manual memakan waktu 1-2 hari penuh dirasa sangat lama dan rawan kesalahan. - Pelayanan transaksi pemesanan memerlukan rata-rata selama menit. 2) Analisis Informasi (Information) Adalah evaluasi kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan nilai atau produk yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dalam menangani masalah yang muncul. Keakuratan - Informasi tentang data yang diolah yaitu data katalog, bahan, petugas, dan pelanggan masih berbentuk arsip, sehingga informasi yang diberikan tidak akurat jika terjadi kerusakan pada arsip tersebut. Relevansi - Informasi yang disampaikan harus menyalin dari data yang masih berupa arsip, sehingga memungkinkan informasi menjadi tidak relevan Ketepatan Waktu - Dari segi laporan sering terjadi keterlambatan antara permintaan terhadap laporan dengan kedatangan laporan itu sendiri yang disebabkan oleh hilang atau rusaknya data-data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan.

7 7 3) Analisis Ekonomi (Economic) Adalah penilaian sistem atas biaya dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang terapkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan keuntungan bagi instansi atau perusahaan. Hal yang diperlukan dalam analisis ini meliputi biaya dan keuntungan. Sistem lama: - Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya untuk proses pengolahan data dan laporan serta penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan diharuskan mengganti dengan yang baru. Karena tidak dapat dipreview dulu. 4) Analisis Kontrol (Control) Adalah sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan mengbackup data. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diizinkan. Sistem lama: - Sistem informasi yang masih manual dengan pencatatan masih menggunakan buku dan berkas-berkas seperti kwintansi dan nota yang tidak berurutan akan mempersulit dalam mengontrol arsip-arsip dan data-data yang terkait dalam proses transaksi pemesanan. Kesalahan dalam pencatatan data dapat terjadi, disebabkan oleh kesalahan personal. 5) Analisis Efisiensi (Efficiency) Adalah sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal terhadap sumber daya infrastruktur, dan sumber daya manusia. Serta efisiensi juga menganalisis keterlambatan pengolahan data yang terjadi. Sistem lama: - Sistem ini masih secara manual tidak efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual yang memerlukan ketelitian sehingga belum bisa menekan pemborosan sumber daya, waktu dan penggunaan kertas.

8 8 6) Analisis Pelayanan (Services) Adalah mengkoordinasikan aktivitas dalam pelayanan yang ingin dicapai sehingga tujuan dan sasaran pelayanan dapat dicapai. Sistem lama: - Para pelanggan Akan membutuhkan banyak waktu karena harus menunggu pemprosesan data ketika pelanggan melakukan transaksi pemesanan maupun pelunasan pesanan. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan system bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai penerapan system pemesanan yang sudah terkomputerisasi dianggap layak atau tidak. 3.4 Analisis Kebutuhan Fungsional Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan perkembangan di waktu yang akan data, Mirror 22 memerlukan peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan datanya. Informasi sangatlah penting untuk kelangsungan hidup sebuah organisasi. Saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai saranan informasi merupakan cara yang sangat efektif dalam proses penanganan data. Mirror 22 membutuhkan sistem baru untuk membantu kegiatan pencatatan data pemesanan setiap harinya. Yang dibutuhkan adalah sistem pengolahan data yang sudah terkomputerisasi. Dengan ini dapat diusulkan rancangan sistem baru yang diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam pencatatan data transaksi serta bias meningkatkan pelayanan dan produktifitas kerja Mirror 22 untuk memenuhi kebutuhan sebagai berikut: 1) Sistem harus bisa membatasi hak akses pengguna sesuai dengan status di perusahaan. Admin a. Mengolah data bahan b. Mengolah data katalog c. Mengolah data petugas Petugas a. Mengolah data transaksi pemesanan b. Melakukan pemesanan c. Mengolah data member

9 9 2) Sistem harus bisa melakukan entri data master. Katalog a. Admin dapat menambah katalog dengan cara memasukan katalog, bahan, harga, keterangan. b. Admin dapat mengupdate semua isi dari katalog jika terjadi perubahan. 3) Sistem dapat mendata semua transaksi yang berkaitan dengan pemesanan. Pemesanan a. Petugas dapat menginputkan data transaksi pemesanan yang terjadi sesuai dengan masukan nama member, tanggal transaksi, total pemesanan, jumlah pemesanan dan subtotal pembayaran. b. Petugas dapat melihat transaksi pemesanan yang terjadi dari laporan pemesanan. c. Petugas dapat menampilkan semua transaksi pemesanan yang terjadi berdasarkan tanggal pemesanan. 3.5 Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis ini meliputi kebutuhan-kebutuhan pendukung untuk menjalankan aplikasi tersebut, diantaranya: 1) Kebutuhan Perangkat Keras Adapun perangkat keras yang digunakan penulis dalam mengembangkan aplikasi adalah Sistem Operasi yang digunakan Windows Seven, Processor yang digunakan AMD Sempron dan RAM 2GB. 2) Kebutuhan Perangkat Lunak Adapun perangkat lunak yang digunakan penulis dalam mengembangkan aplikasi adalah Borland Delphi 7 sebagai editor, MySQL sebagai database. 3.6 Perancangan Tujuan dari perancangan proses adalah untuk memberikan gambaran secara umum sistem yang baru. Pada tahap perancangan proses, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada pengguna bukan untuk pemrogram. Adapun rancangan model sistem yang didapat dilakukan adalah sebagai berikut:

10 10 A. Flowchart Sistem Petugas Pelanggan Pemesanan Katalog Bahan Input Data Petugas Input Data Pelanggan Input Data Pemesanan Cetak Nota Input Data Katalog Input Data Bahan Pengolahan Data Petugas Pengolahan Data Pelanggan Pengolahan Data Pemesanan Pengolahan Data Katalog Pengolahan Data Bahan Petugas Pelanggan Pemesanan Det_Pemesanan Katalog Bahan Pembuatan Lap. Data Petugas Pembuatan Lap. Data Pelanggan Pembuatan Lap. Data Pemesanan Pembuatan Lap. Data Katalog Pembuatan Lap. Data Bahan Laporan Data Petugas Laporan Data Pelanggan Laporan Data Pemesanan Laporan Data Katalog Laporan Data Bahan 4. Pembahasan 4.1 Pemrograman Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh prgrammer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem. Sedangkan pengetesan program merupakan kegiatan yang dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan program dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output data yang dihasilkan. Di samping itu, pengetesan program dimaksudkan pula untuk mengetahui lebih jauh masih adakah kesalahan-kesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan yang akan mungkin terjadi. Pada proses pemrograman ini akan di lampirkan di bagian lampiran.

11 Pengetesan Program Tujuan pelaksanaan pengetesan program adalah untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat. Adapun bentuk kesalahan-kesalahan pada program yaitu: 1) Kesalahan Penulisan (Syntax Error) Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang ditentukan. 2) Kesalahan Waktu (Run Time Error) Kesalahan waktu proses adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yaitu tidak bisa dikerjakan. 3) Kesalahan Logika (Logical Error) Merupakan kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan, hasil yang salah menyesatkan bagi yang menggunakan.

12 12 5 Kesimpulan Dari berbagai uraian dan penjelasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan pada Konveksi dan Sablon Kaos Mirror 22 Cilacap, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem baru ini memungkinkan sistem lebih baik dari pada sistem sebelumnya karena segala hal pencatatan data-data petugas, pelanggan, katalog, bahan dan transaksi pemesanan digantikan dengan memasukkan datanya pada aplikasi pemesanan ini. 2. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini antara lain: a. Dapat menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. c. Dengan adanya sistem baru ini secara otomatis akan meningkatkan keefisienan dan keefektifan dalam mengolah data

13 13 DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset Kusrini, M.Kom, Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta : Penerbit Andi Offset Sigit Winarno dan Sujan Ismaya, Kamus Besar Ekonomi, Bandung : Penerbit Pustaka Grafika