PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI SERVICE DAN PENJUALAN SPARE PARTS PADA BENGKEL RACHMAT MOTOR IMOGIRI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI SERVICE DAN PENJUALAN SPARE PARTS PADA BENGKEL RACHMAT MOTOR IMOGIRI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Arum Kumalasari kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI SERVICE DAN PENJUALAN SPARE PARTS PADA BENGKEL RACHMAT MOTOR IMOGIRI Arum Kumalasari 1) Kusrini 2) 1) Sistem Informasi STMIKAMIKOM Yogyakarta, 2)Teknik Informasi STIMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia Arum.k@students.amikom.ac.id 1), Kusrini@amikom.ac.id 2) Abstract - Bengkel Rahmat Motor is one of the businesses engaged in the field of repair and maintenance as well as selling spare parts of various types of motor vehicle. The use of a manual system causes inaccurate data, and take a long time in inputing. The system that later will be established is expected to provide convenience and benefits especially for Bengkel Rachmat Motor. This system will facilitate and speed up the collection of customer data so that the work process can be done quickly, efficiently and it can also save the time. Keywords: Information Systems, Transaction of Repair and Sale of Spare Parts, Garage I. Pendahuluan A. Latar Belakang Masalah Pemanfaatan teknologi komputer dapat memberikan kemudahan dalam pemrosesan dan menjadi suatu alat bantu informasi dalam dunia usaha maupun dunia kerja. Rachmat Motor merupakan salah satu jasa service bengkel sepeda motor dan penjualan spare parts, yang mempunyai permasalahan yaitu dalam pengolahan data transaksi service, dan penjualan spare parts maupun laporan keuangan yang masih dilakukan secara manual hal ini menyebabkan datadata menjadi tidak akurat dan tidak cepat dalam melakukan pencatatan sehingga dibutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya. Dengan adanya sistem informasi penjualan yang juga dirancang untuk melayani jasa service diharapkan dapat membantu dalam mengatasi masalah yang ada pada bengkel Rachmat Motor melalui penanganan administrasi yang ditangani secara maksimal. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan diatas, maka permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem informasi transaksi service dan penjualan spare parts pada bengkel Rachmat Motor agar pencatatan lebih akurat? C. Batasan Masalah Untuk menganalisis dalam penelitian ini, maka perlu dibuat suatu batasan masalah agar persoalan yang dihadapi lebih terarah dan dapat dicari pemecahan masalahnya dengan lebih optimal. Beberapa batasan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut : 1. Program ini dnibuat khusus untuk petugas/karyawan bengkel yang nantinya akan membantu dalam mendata transaksi penjualan, pembelian, perhitungan jasa service, dan return pembelian. 2. Pembuatan sistem terkait dengan olah data. ini mencakup : a. b. Karyawan c. Spare Parts d. e. f. Rekam Jejak Ganti Oli g. Transaksi Penjualan h. Transaksi i. Transaksi Retur j Software yang digunakan : a. Microsoft Visual Basic 6.0 b. Microsoft SQL Server 2000 D. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah sebagai berikut : 1. Menganalisa dan mempelajari sistem yang berjalan yang terdapat pada bengkel Rachmat Motor. 2. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi serta informasi apa saja yang dibutuhkan

4 Tampilan Rekam Jejak Rekam Jejak Rekam Jejak Service Service Service Rekam Jejak Service Rekam Jejak Rekam Jejak Service Service Penjualan Penjualan Penjualan Karyawan Karyawan Karyawan Spare Parts Spare Parts Spare Parts Penjualan Karyawan Spare Parts Penjualan Penjualan Karyawan Karyawan Spare Parts Spare Parts Detail Transaksi Detail Detail_Retur Retur Ret. Retur Retur Retur dalam sistem informasi pada bengkel Rachmat Motor. 3. Merancang sistem informasi transaksi service dan penjualan spare parts bengkel Rachmat Motor yang terkomputerisasi. E. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam pembangunan aplikasi ini : 1. Studi Pustaka 2. Observasi 3. Metode Wawancara 4. Metode Kerasipan/Dokumentasi 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari suatu prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.[1] 6. Block kendali (control block) 2.2 Konsep Dasar Bengkel Pengertian Usaha Bengkel Sepeda Motor Usaha bengkel sepeda motor adalah usaha yang melakukan perbaikan sepeda motor agar dapat kembali berjalan dengan baik sesuai dengan keinginan pemilik atau bentuk asli dari sepeda motor tersebut. Dalam usaha ini, sepeda motor yang diperbaiki dapat menggunakan bahan (spare parts) baru atau bahan yang ada dengan melakukan penyesuaian agar sepeda motor dapat berjalan dengan baik. 3.3 Perancangan Sistem Rancangan sistem dilakukan dengan maksud untuk memberikan gambaran kepada user tentang sistem yang baru atau yang diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara terperinci Pengertian Informasi Suatu informasi berguna bagi pembuat keputusan karena informasi bias menurunkan ketidak pastisan (meningkatkan pengetahuan) tentang hal yang sedang dipikirkan. Agar bisa menyediakan keluaran yang berguna untuk membantu manajer atau pengambil keputusan, suatu informasi harus mampu mengumpulkan data dan mentransformasikan data tersebut ke dalam informasi yang memiliki kualitaskualitas tertentu.[2] Flowchart Sistem Pengertian Sistem Informasi Menurut Kristanto, sistem informasi didefiniskian sebagai berikut [3] : 1. Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. Gambar 3.1 Flowchart Sistem Transaski Service dan Penjualan Spare Parts Hubungan Antar Tabel Tabel 3.1 Relasi Antar Tabel Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). [4] Komponen Sistem Informasi 1. Block masukan (input block) 2. Block model (model block) 3. Block keluaran (output block) 4. Block teknologi (technology block) 5. Block basis data (database block) 4

5 3.4 Perancangan Struktur Basis Perancangan basis data merupakan tahapan yang nantinya akan menyimpan data yang akan ditampilkan didalam aplikasi. Tabel 3.2 Tabel Rekam Jejak Ganti Oli Kolom Tipe Size Key Keterangan KdRekam Char 6 PK Kode Rekam Jejak Kd_kons Char 6 FK Kode konsumen No_Pol Varchar 10 FK Nomor polisi Jara/ KM Int Jarak / KM Tgl Ganti Datetime Tgl ganti oli Oli Merk_oli Varchar 30 Merk Oli 3.5 Perancangan Interface / Antarmuka 1. Form Rekam Jejak Ganti Oli 3.6 Implementasi Sistem Pembuatan base Rancangan untuk query rekam jejak ganti oli dalam database penjualan sebagai berikut : Pembuatan query pada tabel rekam jejak Create Table Rekam_Jejak ( KdRekam char (6) Primary Key, Kd_Kons Char (6)Foreign Key References (Kd_Kons), No_Pol Varchar (10), Jarak_KM Int, Tgl_Ganti_Oli Datetime, Merk_oli varchar (30)) 4.6 Manual Program Master 1. Form Menu Utama Form menu utama berfungsi untuk menampilkan pilihan sub menu yang ada dalam program yang terdiri dari master data, transaksi dan laporan. Gambar 4.1 Tampilan Form Menu Utama Gambar 3.2 Rancangan Form Rekam Jejak Ganti Oli 2. Form Cetak Rekam Jejak Ganti Oli Gambar 3.3 Rancangan Form Cetak Rekam Jejak Ganti Oli a. Master data, digunakan untuk mengolah master, terdiri: Olah login, olah karyawan, olah konsumen olah kendaraan, olah supplier, olah service, olah rekam jejak, olah spare parts. b. Transaksi digunakan untuk mengolah transaksi, terdiri: Olah penjualan, olah pembelian, olah retur pembelian. c., digunakan untuk melihat hasil data yang telah dicetak dalam program, terdiri : data karyawan, laporan data konsumen, laporan data supplier, laporan kendaraan, laporan data spare parts, laporan rekam jejak, laporan penjualan berdasar periode, laporan pembelian berdasar periode, laporan return pembelian berdasar periode. 5

6 2. Form Olah Rekam Jejak Ganti Oli Form olah data rekam jejak ganti oli berfungsi sebagai olah data ganti oli konsumen, dengan menggunakan jarak /km sebagai tolak ukur waktu yang tepat untuk konsumen mengganti oli dan memiliki merk oli sesuai dengan kondisi kendaraan. Gambar 4.2 Form Rekam Jejak Ganti Oli 3. Form Rekam Jejak Ganti Oli Form laporan data rekam jejak ganti oli digunakan untuk menampilkan seluruh data rekam jejak ganti oli bengkel rachmat motor. dalam sistem yang baru dapat memberikan keuntungan, antara lain : 5.2 Saran Berdasarkan dari kesimpulan yang sudah diuraikan di atas, maka penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut : 1. Seiring berkembangnya sistem penjualan dan transaksi service maka semakin kompleks kebutuhannya sehingga sistem yang sedang berjalan tidak layak untuk digunakan pada masa berkutnya. Oleh karena itu sistem yang sudah ada perlu dilakukan pengembangan. 2. Untuk mendapatkan hasil yang baik penulis menyarankan supaya sebelum merancang sebuah sistem agar melakukan penelitian terlebih dahulu supaya data yang didapat lebih akurat dan tidak mengada-ada. Demikian kesimpulan dan saran yang diberikan penulis dan berharap sistem baru yang diusulkan dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang muncul pada sistem lama dan dapat meberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Daftar Pustaka [1] Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Wareen D. Stailings Jr., Fundamentals of Systems Analysis (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons). [2] Kusrini Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. [3] Andri, Kristanto Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Andi Offset. Biodata Penulis Arum Kumalasari, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Gambar 4.3 Rekam Jejak Ganti Oli 5.1 Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan pada sistem transaksi service dan penjualan spare parts pada bengkel Rachmat Motor Imogiri, maka dapat dilihat bahwa hasil informasi yang dihasilkan dari sistem yang berjalan masih kurang akurat, relevan, dan tepat waktu karena sistem yang digunakan masih manual. Penggunaan sistem baru diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena Ksrini, Dr., M.Kom Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.KOM), Jurusan Ilmu Komputer UGM Yogyakarta, (lulus tahun 2002). Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom), Jurusan Ilmu Komputer UGM Yogyakarta, (lulus tahun 2006). Memperoleh gelar Doktor (Dr), Jurusan Imu Komputer UGM Yogyakarta, (lulus tahun 2010). Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6