SISTEM PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA SDN SALAMAN 01 MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA SDN SALAMAN 01 MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 Naskah Publikasi diajukan oleh Fatimah Nur Arifah kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 DATA PROCESSING SYSTEM LIBRARY ON SDN SALAMAN 01 USING MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 SISTEM PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA SDN SALAMAN 01 MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 ABSTRACT At this time the computer plays an important role in facilitating a job and to improve the quality and quantity of the work. For that, we need a good information system, where such information is an endorsement that can provide service to all sorts of problems faced by private companies and government agencies. SDN Salaman 01 is one government agency that organizes educational programs related to science. In order to generate support for Human Resources (HR) who qualified as early as possible, SDN Salaman 01 provides a library which is still processed manually by the librarian. This problem causes the librarian is still relatively slow and often experience difficulties in doing its job. Therefore, we need a change to the process of computerization to improve any shortcomings that exist in a manual process. The process of computerization in the library becomes very important to speed up data processing, result in accurate information and provide the best services for visitors. With the above considerations and problems, the authors decided and chose the title: "Data Processing System Library on SDN Salaman 01 Using Microsoft Visual Basic 6.0". This system includes data input modules related to the module list of books, book-lending module, the module returns a list of books. The objective of this system is a requirement of graduation from the program Strata 1 (S1) in STMIK AMIKOM Yogyakarta as well as to build a library information system on the SDN Salaman 01 to facilitate the documentation. Keyword: library, data processing system, books

4 1. PENDAHULUAN Pada saat ini komputer memegang peranan penting dalam mempermudah suatu pekerjaan serta dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas pekerjaan tersebut. Untuk itu, diperlukan suatu sistem informasi yang baik, di mana informasi tersebut merupakan suatu dukungan yang dapat memberikan pelayanan terhadap segala macam permasalahan yang dihadapi perusahaan swasta maupun instansi pemerintah. SDN SALAMAN 01 merupakan salah satu instansi Pemerintah yang menyelenggarakan program pendidikan yang berhubungan dengan ilmu pengetahuan. Guna menunjang untuk menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas sedini mungkin, SDN Salaman 01 menyediakan perpustakaan yang saat ini masih diproses secara manual oleh petugas perpustakaan. Permasalahan ini menyebabkan petugas perpustakaan masih tergolong lambat dan sering mengalami kendala dalam melakukan tugasnya. Oleh karena itu, diperlukan suatu perubahan dengan proses komputerisasi untuk memperbaiki segala kekurangan yang ada pada proses manual. Proses komputerisasi di perpustakaan ini menjadi sangat penting untuk mempercepat proses pengolahan data, menghasilkan informasi yang akurat dan memberikan layanan yang terbaik bagi pengunjung. Dengan pertimbangan dan permasalahan di atas, maka penyusun memutuskan dan memilih judul: Sistem Pengolahan Data Perpustakaan pada SDN Salaman 01 Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. Sistem ini meliputi modul-modul masukan data berkaitan dengan modul daftar buku, modul daftar anggota, modul peminjaman buku, modul pengembalian buku. Program ini dibuat dengan tujuan membangun sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi pada SDN Salaman 01 untuk mempermudah pendokumentasian.

5 2. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem Informasi Pengertian sistem informasi secara umum adalah suatu susunan yang sistematik dan teratur dari jaringan-jaringan aliran informasi yang saling berhubungan dalam prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada pengguna, baik data yang bersifat internal maupun data yang bersifat eksternal untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai suatu tujuan Karakteristik Sistem Informasi Karakteristik sistem informasi antara lain memiliki batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, keluaran sistem, komponen dan penyimpanan Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Konsep Arsitektur Sistem Konsep arsitektur sistem terdiri dari dua macam yaitu arsitektur stand-alone (aplikasi komputer yang dapat dijalankan hanya pada satu komputer) dan arsitektur aplikasi client-server (aplikasi dipecah-pecah ke dalam dua komponen utama yang bekerja sama untuk mencapai satu tujuan bersama yang disebut dengan tier atau tingkat) Pemodelan Sistem Dalam membuat sistem informasi perpustakaan ini, menggunakan pemodelan sistem berupa flowchart (gambaran dalam bentuk diagram alir dari algoritma-algoritma dalam suatu program yang menyatakan arah alur program tersebut) dan Data Flow Diagram yang biasa disingkat DFD (suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem).

6 2.6. Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. Syarat sebuah basis data antara lain tidak adanya redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data dan multiple user. Dalam sistem ini, perancangan basis data menggunakan model Entity Relationship Diagram (ERD) dan teknik normalisasi Perangkat Lunak yang Digunakan Perangkat lunak (software) yang digunakan antara lain Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer dan berorientasi pada objek-objek yang dipisah-pisah, sehingga disebut pemrograman Object Oriented Programming (OOP). Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program tersebar di dalam modul-modul (objek-objek) yang terpisah. Sedangkan SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server.

7 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Tinjauan Umum Sejarah SDN Salaman 01 Sekolah Dasar Negeri Salaman 01 merupakan salah satu sekolah berusia tua di Kabupaten Magelang bahkan mungkin Jawa Tengah yang masih tegak berdiri. Menurut Stamboek, perjalanan sejarah sekolah dimulai tahun Sekolah ketika itu diberi nama SEKOLAH GOUVERNEMENT. Tahun 1929 berubah nama menjadi SEKOLAH GOUBERNEMENT. Tahun 1945 berubah lagi menjadi SEKOLAH RAKYAT dan terakhir tahun 1961 berubah menjadi SEKOLAH DASAR Perpustakaan Pelangi SDN Salaman 01 Perpustakaan Pelangi SDN Salaman 01 berlokasi di Dusun Kauman, Kecamatan Salaman Kabupaten Magelang. Perpustakaan ini berdiri pada tahun 1980 dan menempati gedung berukuran 7 x 14 meter persegi. Perpustakaan Pelangi melayani peminjaman buku bagi siswa, guru dan orang tua siswa dengan jam buka mulai pukul setiap hari kerja. Perpustakaan ini dikelola oleh guru SDN Salaman 01, namun untuk pelaksanaan hariannya dilakukan oleh petugas khusus perpustakaan. 3.2 Analisis Sistem Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system desain). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan di tahap berikutnya Identifikasi Masalah Tahap pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan pendefinisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem lama. Dalam kasus ini, dijumpai beberapa kendala seperti pencarian data anggota perpustakaan kurang cepat dan kesulitan dalam menyusun laporan, pendataan yang disimpan belum maksimal dan optimal dalam lembar-lembar buku yang berbentuk arsip walaupun tetap menggunakan komputer dengan alat bantunya.

8 3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service) Metode yang digunakan dalam pelaksanaan analisis sistem adalah metode PIECES yaitu Performance, Information, Economic, Control, Efficiency dan Service. a. Performance (Kinerja) Sistem lama - Jumlah beban kerja lebih besar. - Pelayanan peminjaman dan pengembalian membutuhkan waktu yang lama. Sistem baru yang diinginkan - Beban kerja lebih ringan sehingga semangat kerja tinggi. - Waktu untuk melayani anggota cukup singkat. b. Information (Informasi) Sistem Lama Pencarian data anggota dan data buku cukup lama karena proses pencarian datanya berupa arsip-arsip yang dibuat secara manual dan belum adanya program khusus yang lebih efektif. Sistem Baru Yang Diinginkan Dengan memasukkan nomor anggota maka informasi anggota secara otomatis dapat langsung diketahui begitu pula untuk mencari informasi buku cukup dengan memasukkan kode buku. c. Economic (Ekonomis) Sistem Lama Penggunaan kertas, tinta dan alatalat tulis lainnya untuk penyimpanan dokumen sangat boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi. Sistem Baru Yang Diinginkan Dengan sistem komputerisasi akan menghemat waktu dan penggunaan kertas, alat tulis atau perlengkapan penyimpanan dokumen, jika terjadi kesalahan masih bisa diedit dan digunakan setiap waktu.

9 d. Control (Pengendalian) Sistem Lama Kontrol terhadap dokumen kurang teliti sehingga sering terjadi kesamaan data. Sistem Baru Yang Diinginkan Data lebih aman karena tersimpan dalam file dan tidak ada kesamaan data dalam file. e. Efficiency (Efisiensi) Sistem Lama Sumber daya yang dipakai lebih banyak. Sistem Baru Yang Diinginkan Sumber daya yang dibutuhkan lebih sedikit, karena beban kerja yang ditimbulkan sedikit. f. Service (Pelayanan) Sistem Lama Anggota harus menunggu lama dalam antrian karena harus mencatat nomor anggota dalam dokumen. Sistem Baru Yang Diinginkan Pelayanan terhadap anggota lebih cepat karena sudah terkomputerisasi Analisis Kebutuhan Sistem Sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis). Analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis) disebut juga dengan analisis biaya/efektifvitas (cost/efektivitas) Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem merupakan proses yang mempelajari atas menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir sistem yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak.

10 3.3. Perancangan Sistem Dalam tahap perancangan ini, penyusun mengusulkan pemodelan sistem yang baru dikerjakan menggunakan pemodelan fisik (physical model) dengan membuat flowchart dan pemodelan logika (logical model) dengan DFD (diagram aliran data), sehingga dapat diperoleh hasil dari proses aplikasi yang sedang dikerjakan Perancangan Proses Perancangan proses menguraikan pemodelan sistem yang sedang dikerjakan. Dalam hal ini, penyusun menggunakan Flowchart dan DFD (diagram alir data) Perancangan Basis Data Perancangan basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Dalam hal ini, perancangan basis data dalam pembuatan aplikasi menggunakan tehnik normalisasi untuk menghasilkan tabeltabel dalam basis data Perancangan Antarmuka (Interface) Perancangan interface adalah menguraikan tentang form-form yang terdapat pada aplikasi yang sedang dikerjakan Rancangan Input Rancangan input merupakan bentuk perancangan form pengisian yang berkaitan dengan sistem pengolahan data dalam program Rancangan Output Rancangan output merupakan informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, yang dilakukan secara otomatis oleh komputer dimana data dimasukkan melalui input.

11 4. IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya sistem siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. 4.2 Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi (implementation planning) merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan. 4.3 Kegiatan Implementasi Dalam kegiatan implementasi dilakukan dengan cara 5 tahap yaitu : 1. Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak merupakan tahap awal dari kegiatan implementasi. Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan dalam sistem usulan termasuk di dalam perangkat lunak program aplikasi dan menyiapkan tempat atau ruangan (space) untuk peralatan tersebut sesuai dengan kondisi dan kebutuhan sistem yang ada. 2. Pengetesan Program Pengetesan program merupakan kegiatan yang dilakukan guna mengetahui lebih dini tentang kesiapan program dalam melakukan input data, proses pengolahan data dan output data yang dihasilkan. 3. Pengetesan Sistem Pengujian sistem adalah pengujian yang dilakukan pada sistem computer secara keseluruhan. Pengujian ini dilakukan untuk memastikan bahwa elemenelemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna. Pengujian ini dilakukan untuk mencari kelemahan sistem yang mungkin terjadi pada sistem yang baru. 4. Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru agar siap digunakan. Beberapa metode konversi sistem antara lain konversi langsung, konversi paralel, konversi percontohan dan konversi bertahap.

12 5. Pemilihan dan Pelatihan Personil a. Pemilihan personil Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Jika sistem informasi ingin sukses, personil-personil yang terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi, posisi dan tugas mereka. b. Pelatihan personil Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, maka personil tersebut akan dilatih untuk mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat oleh programmer untuk memperlancar kinerja perpustakaan 4.4 Tindak Lanjut Implementasi Setelah sistem baru diimplementasikan maka dilakukan tes penerimaan sistem, dengan melakukan tes penerimaan sistem ini maka akan dapat diputuskan apakah sistem yang dibuat akan diterima atau tidak. Ada 3 level tes penerimaan sistem antara lain verification testing, validation testing dan audit testing. 4.5 Pembahasan Program (Manual Program) Pembahasan program (manual program) dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penuntun bagi pemakai yang akan menggunakannya. Di dalam sistem yang dibuat, setiap pengguna dalam hal ini bagian perpustakaan dapat langsung menggunakan file.exe sehingga komputer yang digunakan bagian perpustakaan tidak harus terdapat software Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Pemeliharaan Sistem Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahapan pemeliharaan yang dilaksanakan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap pemeliharaan sistem meliputi : a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis ke arah pengembangan sistem. b. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permasalahan yang sama sehingga dapat membantu kelancaran pelaksanaan sistem komputer.

13 5. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang telah penyusun lakukan di Perpustakaan Pelangi SDN Salaman 01, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut. 1. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik daripada sistem sebelumnya karena segala hal pencatatan data anggota, buku, peminjaman dan pengembalian manual digantikan dengan sistem yang terkomputerisasi. 2. Dengan adanya program khusus yang sudah terkomputerisasi untuk pengolahan data sirkulasi perpustakaan ini, pada dasarnya akan memberikan kenyamanan dan kelancaran untuk seluruh pihak yang terkait. 3. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan di perpustakaan tersebut antara lain. a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara lebih cepat, tepat dan akurat. c. Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat. 4. Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan akan meningkatkan keefisienan dan keefektifan dalam mengolah data perpustakaan Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, penyusun memberikan saran-saran kepada instansi sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem baru ini diharapkan pemakai memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem agar segera dicari solusinya untuk perhatian. 2. Instansi perlu memperhatikan pelatihan personil pada petugas perpustakaan yang akan langsung berhubungan dengan sistem baru. 3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi yang digunakan oleh instansi harus selalu menganalisis apakah sistem ini masih layak digunakan atau tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem untuk masa datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang lebih baik dan menguntungkan.

14 DAFTAR PUSTAKA Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Malik, Jaja Jamaludin Kumpulan Tip Trik Pemrograman Visual Basic. Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi Pemrogaman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset.