PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMP PGRI 1 SEMPOR NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMP PGRI 1 SEMPOR NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Apriliyani Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013

2

3 DESIGN INFORMATION SYSTEM OF STUDENTS DATA PROCESSING SMP PGRI 1 SEMPOR PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMP PGRI 1 SEMPOR Apriliyani Kusnawi Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Along the development more sophisticated times, advances in information technology becomes an important requirement at this time. This is due to increasing demand for information. Seen from the use of science and technology to support the superiority from an institution can be done by using technological progress. Therefore it need for a new system that is processing data. Sometimes the data processing errors occur most frequently because that exist student data processing on SMP PGRI 1 Sempor still manual and this can cause inefficiencies in data processing, it is necessary for a system of computerized data processing students. From the description above, the problem will be created a system information processing student data to improve the presentation of the information needed. Applications that are used for the manufacture of this system is the Visual Basic 6.0 and Microsoft Sql Server Where do Microsoft Sql Server 2000 as the database and Visual Basic 6.0 as toolnya. Keywords: Technology, Information, Information System

4 1. PENDAHULUAN SMP PGRI 1 Sempor merupakan sebuah Sekolah Menengah Pertama yang berstatus sekolah swasta. SMP PGRI 1 Sempor memiliki visi yaitu Unggul Dalam Mutu, Berkembang Dalam Prestasi, Santun Dalam Berperilaku Berdasarkan Iman dan Taqwa. SMP PGRI 1 Sempor merupakan salah satu sekolah yang dituntut untuk selalu berkembang dan meningkatkan kualitas pendidikan serta profesionalisme dalam pelayanan informasi. Dengan merujuk pada perkembangan teknologi tentunya sangat tepat jika pada sebuah layanan informasi pengolahan data siswa pada sekolah dibuat lebih terkomputerisasi dan lebih memudahkan pemakai dalam pengolahan data. Salah satunya adalah pengolahan data menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data yang diolah. Sampai saat ini, SMP PGRI I Sempor dalam pengolahan data masih manual, mengakibatkan waktu yang digunakan tidak efisien, sebagai contoh untuk melakukan pengolahan data siswa petugas akan memasukan data siswa dengan cara menulis dalam sebuah buku secara manual. Dengan cara manual tersebut petugas masih banyak melakukan kesalahan karena kurangnya ketelitian. Petugas harus membuat laporan secara manual, hal ini mengurangi efisiensi waktu. Dengan melihat kondisi tersebut dengan pelayanan begitu terbatas dalam menyusun laporan di SMP PGRI 1 Sempor, peneliti untuk melakukan penelitian dan membuat sebuah aplikasi untuk menggantiakan pengolahan data siswa secara manual dengan sistem terkomputerisasi. Sehingga dengan adanya aplikasi tersebut akan mempermudah petugas ketika melakukan pengolahan data siswa dan melakukan input data siswa. Dengan melihat beberapa permasalahan diatas maka penulis terdorong untuk melakukan penelitian tentang Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa Pada SMP PGRI 1 Sempor. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

5 pihak luar tertentu dengan laporan-laoran yang dibutuhkan. (Robert A. Leiitch dan K. Roscoe Davis). 1 Keberhasilan suatu sistem informasi yang diukur berdasarkan maksud pembuatannya, bergantung pada tiga faktor utama yaitu: keserasian dan mutu data, pengorganisasian data dan tata cara penggunaannya (Cook, 1977 dalam Notohadiprawiro, 2006). 4 Struktur dan cara kerja sistem informasi berbeda-beda bergantung pada macam keperluan atau macam permintaan yang harus dipenuhi. Diantara berbagai sistem informasi jelas terdapat banyak perbedaan akan tetapi ada suatu persamaan yang menonjol yaitu semua sistem informasi mengabungkan berbagai ragam data yang dikumpulkan dari berbagai sumber. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Data Siswa Sistem informasi data siswa dapat diartikan sebagai suatu proses yang menyangkut data kesiswaan dari pemasukan data, serta pengaksessan data menjadi informasi yang berguna dan komunikatif. Sedangkan yang dimaksud dengan pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data atau kombinasi - kombinasi dari berbagai macam pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan dan dapat segera dipakai. Menurut Jogiyanto H.M pengolahan data adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna berarti. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengolahan data merupakan kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan masukan berupa data dan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk tujuan sesuai dengan yang direncanakan. 2.3 System Development Life Cycle (SDLC) Menurut Jogiyanto (2002), siklus hidup sistem (system life cycle), atau yang disingkat SLC adalah proses evolusi yang diikuti dalam menetapkan sistem dan sub sistem informasi berbasis komputer. (system life cycle) SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah - langkah pendekatan 1 Jogiyanto, HM, analisis dan desain sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis (Yogyakarta, Andi Offset, 1990), Hal 11

6 sistem, (system life cycle) SLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Sedangkan System Development Life Cycle atau yang disingkat SDLC (Jogiyanto, 2002) adalah metoda tradisional yang digunakan untuk membangun, memelihara dan mengganti suatu sistem informasi. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem tersebut, atau mememutuskan bahwa pengembangan suatu sistem baru sebenarnya tidak perlu dilakukan. Kebutuhan sistem terdiri dari dua jenis yaitu : 1. Kebutuhan Fungsional (Fungtional Requirement) Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan oleh sistem. 2. Kebutuhan Non Fungsional (Non Fungtional Requirement) Kebutuhan non fungsional adalah jenis kebutuhan yang bersifat properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi teknologi, operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status dalam perusahaan. 1. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data siswa. 2. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data guru. 3. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data mata pelajaran 4. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data kelas. 5. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data mengajar 6. Sistem harus dapat menangani pengelolaan data bagi kelas 7. Sistem harus dapat menanganu pengolahan data nilai. 8. Sistem harus dapat menangani batasan akses untuk masing-masing user 9. Sistem harus dapat melakukan beberapa pelaporan, antara lain : a. Laporan data guru. b. Laporan data siswa.

7 c. Laporan data mata pelajaran. d. Laporan data kelas. e. Laporan data mengajar f. Laporan data bagi kelas g. Laporan data nilai Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis terhadap kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem tersebut, atau mememutuskan bahwa pengembangan suatu sistem baru sebenarnya tidak perlu dilakukan. 1. Kebutuhan perangkat keras (Hardware) Hardware untuk mengimplementasikan sistem ini maka spesifikasi hardware minimum yang diperlukan adalah : a. Processor Intel Pentium 4 3,2 GHz b. Mainboard Biostar Inter G31 c. Hardisk 250 GB SATA d. Memory DDR MB e. VGA Intel GMA X3 100 f. DVD-RW g. CASE ATX 450 Watt h. Key, Mouse,Spkr i. Acer LED 16" j. Printer Cannon ip 2770 k. PS XIGMATEX 400 WATT (80+BRONZE) 2. Kebutuhan perangkat lunak (Software) Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung berjalannya aplikasi sistem informasi ini antara lain : a. Microsoft windows XP profesional sebagai sistem operasi untuk mengoperasikan sistem. b. Microsoft SQL Server sebagai databasenya 3. Kebutuhan pengguna Dalam sistem informasi ini, dibutuhkan beberapa tingkatan user. Tingkatan user ini dibedakan berdasarkan wewenangnya terhadap fasilitas dan informasi yang tersaji dalam sistem informasi pengolahan data siswa ini. a. Petugas Tata usaha, pengguna ini memiliki hak penuh atas seluruh fasilitas yang ada di dalam sistem dan pengaturan sistem. Tugas lain

8 dari bagian tata usaha adalah menginputkan seluruh data-data pengolahan data siswa dan pencetakan laporan. Jumlah personil yang dibutuhkan sebanyak satu orang. b. Wali kelas hanya mendapatkan hak akses untuk memasukkan nilai, dan mencetak nilai siswa PERANCANGAN SISTEM PERANCANGAN PROSES Flowchart Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang diusulkan Data Flow Diagram 1. DFD Level 0 Gambar 3.2 DFD Level 0

9 2. DFD Level 1 Gambar 3.3 DFD Level Relasi Antar Tabel Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

10 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1. Pengujian Sistem Uji White-box Testing Uji coba white box menggunakan struktur kontrol rancangan untuk memperoleh tase case. Didasarkan pada pengamatan yang teliti. Didasarkan pada pengamatan yang teliti terhadap detail prosedur dan jalur logika yang melewati perangkat lunak diuji dengan memberikan tase case yang menguji serangkaian kondisi atau loop tertentu. Uji white box yang dilakukan pada aplikasi sistem informasi data siswa pada SMP PGRI 1 Sempor dilakukan pada proses login, apabila nama user belum terisi maka akan muncul pesan informasi. Gambar 4.1 Form Login Gambar 4.2 Peringatan Form Login Pengetesan Black Box Testing Mekanisme pengetesan Melakukan pengetesan seluruh komponen ubah dan simpan terhadap kemampuan komponen untuk merespon single click dan enter, yang mana pada aplikasi ini tombol ubah yang tampak dalam antar muka user dan komputer memiliki dua fungsi yaitu untuk mengaktifkan data pada text box yang akan diedit dan untuk mengedit atau merubah data dari database. 1. Hasil yang diperoleh Seluruh komponen dapat berfungsi dengan baik.

11 Gambar 4.3 Informasi data berhasil diedit Tabel 4. 1 Hasil tesing sistem No Nama Module Jenis Unit Yang Dites Hasil tes 1 Form Login Login File Master 2 Form Menu Utama Olah Data Pencarian Data Laporan Help 3 Form User Hapus 4 Form Guru Hapus 5 Form Siswa Hapus 6 Form Kelas Hapus 7 Form Mata Pelajaran Hapus 8 Form Tahun Ajaran 9 Form mengajar

12 10 Form Bagi Kelas 11 Form Detail nilai Hapus 11 Form Olah Data Nilai Hapus 12 Laporan Guru - 13 Laporan Kelas - 14 Laporan Mata Pelajaran - 15 Laporan Siswa 16 Laporan mengajar - 17 Laporan Bagi Kelas - 16 Laporan Nilai - 17 Manual Program - 18 About -

13 4.2. Tindak Lanjut Implenentasi Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap penerimaan sistem. Pada pengujian ini menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini bertujuan untuk memastikan apakah sistem baru ini nantinya akan dapat diterima dan diterapkan untuk menggantikan sistem lama atau masih perlu diperbaiki. Jika sistem baru dapat diterima oleh semua pihak, bearti tugas analis sistem telah selesai Manual program Form Login Gambar 4.4 Tampilan Form Login Menu Utama Gambar 4.5 Tampilan form menu utama

14 Form Bagi Kelas Form Nilai Gambar 4.6 Tampilan form input data bagi kelas Gambar 4.7 Tampilan form input data nilai 5. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai pembuatan software sistem Informasi Pengolahan Data Siswa penulis menyimpulkan bahwa : 1. Sistem dapat memperbaiki pola kerja yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi terkomputerisasi.

15 2. Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa ini dapat menghasilkan laporan dari laporan data guru, data siswa, data kelas, data bagi kelas, data mata pelajaran, data nilai. 3. Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa dibatasi hak akses penggunaan sistem yaitu login untuk menghindari pengambilan dan perubahan data olah pihak pihak tertentu. 4. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem, bagian tata usaha SMP PGRI membutuhkan sebuah sistem yang mampu mendukung dan menangani kegiatan operasional, yang meliputi pengolahan data siswa dan pembuatan laporan serta siswa Saran Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, penulis memberikan saran saran yang mungkin berguna dan dapat dipertimbangkan,antara lain : 1. Tampilan pada sistem Informasi Pengolahan Data Siswa masih sederhana untuk itu dalam pengembangannya diharapkan untuk ditambahkan icon icon shortcut yangmenarik. 2. Sistem yang baru dirancang ini masih berdasis desktop, belum menggunakan jaringan internet sebagai media komunikasi data. Dengan menggunakan teknologi internet, tentunya akses terhadap sistem akan lebih meluas, tetapi faktor keamanan data harus lebih diperhatikan. 3. Bagian tata usaha SMP PGRI 1 Sempor dapat mempertimbangkan penerapan sistem informasi ini, karena dengan adanya sistem ini pencatatan data siswa dan pembuatan laporan akan mudah diatasi. 4. Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa masih bersifat standalone belum bersifat client server

16 DAFTAR PUSTAKA Alfatah, Hanif Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta. Penerbit : Andi Offset. Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Data Manggunkan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta. Penerbit : Andi Offset. HM, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Penerbit :Andi Offset. Sadeli, Muhammad Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 6.0. Jakarta. Penerbit : Maxikom. Sunyoto, Andi Pemograman Database dengan Visual Basic Microsoft SQL. Penerbit : Andi Offset

17 17